يعد التواصل أمرًا ضروريًا في الحياة اليومية، سواء كان شخصيًا أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي. ومع ذلك، فإن التواصل الفعال هو مفتاح نجاح الأعمال. وبينما نتفاعل مع العديد من الأشخاص يوميًا، فإن فعالية اتصالاتنا وتأثيرها على الجمهور المستهدف غالبًا ما تكون غير واضحة.
التواصل الفعال يعني أننا نعرف ما نحاول توصيله وأن الجمهور يفهم بالضبط ما نحاول قوله. هذا التواصل هو جانب مهم للغاية في حياتنا المهنية والشخصية. وهو يتضمن تطوير مهارات معينة يمكننا من خلالها تبادل المعلومات بمزيد من الوضوح والفهم والتعاطف. لمعرفة كل شيء عن التواصل الفعال وكيف يمكن أن يحسن حياتك المهنية، قم بالالتحاق بدورة إدارة المشاريع لأنها ستكون نقطة إيجابية في حياتك المهنية في المستقبل.
ما هو التواصل الفعال؟
تعريف الاتصال الفعال هو عملية تبادل أو نقل الأفكار أو المعلومات أو الأفكار أو المعرفة أو البيانات أو الرأي أو الرسائل من المرسل عبر طريقة أو قناة مختارة إلى المستقبل بغرض يمكن فهمه بوضوح. إن عملية مهارات الاتصال الفعال تجعل كل من المرسل والمستقبل راضيين. إنها عملية دورية تبدأ بالمرسل وتنتهي أيضًا بالمرسل حيث يتلقى المرسل استجابة أو ملاحظات من المستقبل.
يمكن أن يحدث الاتصال بأشكال متعددة ويمكن نقل المعلومات من شخص إلى آخر بطرق مختلفة. ويمكن تحديد أشكال الاتصال المختلفة على النحو التالي:
- التواصل اللفظي
- التواصل غير اللفظي
- التواصل الكتابي
- التواصل البصري
يمكن أن تتم هذه الأشكال من التواصل شخصيًا أو عبر الهاتف أو من خلال منصات رقمية مختلفة. ورغم أن فعالية تواصلك قد تتفاوت، إلا أنها تؤثر على مجالك المهني بطرق مختلفة. وكلما كانت اتصالاتك أكثر فعالية، كلما كنت أفضل في جوانب عملك وشخصيتك.
على الرغم من صعوبة قياس فعالية اتصالاتك، إلا أنه يمكنك الشعور بتأثيرها على عملك أو رؤيته. وفقًا لتقارير من دراسة استقصائية أجريت في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة، حيث خسر ما يقرب من 100 ألف موظف 62.4 مليون دولار في المتوسط في عام واحد نتيجة لسوء التواصل. على العكس من ذلك، حصلت الشركات التي تنطوي على تواصل فعال على عائدات إجمالية أعلى بنسبة 50 بالمائة تقريبًا وجعلت أصحاب المصلحة راضين.
أمثلة على التواصل الفعال
يمكن ذكر أمثلة على التواصل الفعال على النحو التالي: - الاستماع النشط
- إعطاء وتلقي ردود الفعل
- تعاطف
- الإحترام
- الرد على الرسائل
- وجود حجم ووضوح في الرسائل
- فهم البيانات غير اللفظية
- بناء الود والثقة
- تكييف أسلوب التواصل الخاص بك مع الجمهور، وما إلى ذلك.
فوائد التواصل الفعال
الجزء الصعب في التواصل الفعال هو ما إذا كان ما نحاول قوله مفهومًا تمامًا من قبل المتلقي أم لا. يجب عليك التواصل بشكل فعال للأسباب التالية:
أ. التواصل الفعال في الحياة العامة - يجمع الناس معًا ويساعد في بناء العلاقات والحفاظ عليها.
- يشجع على تنمية بناء الثقة فيما بين بعضهم البعض.
- يساعد على تحويل مجموعة من الأشخاص أو فريق إلى وحدة فعالة.
- يساعدك على توصيل رسالتك وبناء تفاهم مع مستمعيك.
- يشجع الناس على أن يصبحوا أكثر ابتكارًا حتى يتمكنوا من أن يكونوا منتجين.
- يساعد على زيادة المساءلة لدى الشخص حتى يتمكن من زيادة سير العمل في عملية أو وحدة معينة.
ب. التواصل الفعال في الحياة الشخصية
إن التواصل الفعال في حياتك الشخصية يمكن أن يحسن علاقاتك مع الناس بالطريقة التالية: - يمكن أن يحسن صحتك العقلية وعلاقاتك الاجتماعية مع الأشخاص من حولك.
- يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر استقرارًا عاطفيًا لأنك تستطيع التواصل بشكل أفضل مع الناس.
- يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين علاقاتك الحالية مع أقرانك ويمكن أن يطور رابطة عميقة.
- يمكن أن يساعد على بناء علاقات جديدة مبنية على الثقة والشفافية.
- كما أنه يمكن أن يعزز مهارات حل المشكلات التي يمكن أن تساعدك في حل النزاعات مع الأشخاص من حولك.
ج. التواصل الفعال في مكان العمل
يمكن أن يساعدك التواصل الجيد في مكان العمل على النحو التالي: - يمكن أن يساعدك في بناء فريق فعال وإدارة أعضاء الفريق والموظفين الآخرين إذا لزم الأمر.
- يمكن أن يعزز ابتكارك وإبداعك ويمكنك أن تجني ثماره بفوائد متعددة.
- يمكن أن يساعدك على تنمية شركتك بوتيرة سريعة حيث أن التواصل الجيد سيساعدك في الحصول على نتائج أفضل.
- يمكنك الاحتفاظ بالمزيد والمزيد من الموظفين المخلصين في شركتك بمساعدة مهارات التواصل الفعالة.
- سيساعدك على بناء علاقات قوية بين الموظفين والحصول على المزيد من الفرص لشركتك.
- يزيد من مشاركة الموظفين في عملهم ويعزز أيضًا المسؤولية تجاه فريقهم.
- فائدة أخرى مهمة للتواصل الفعال هي أنه يزيد من رضا العملاء.
- يساعد على اتخاذ القرارات بسهولة وإجراء المناقشات الموجهة نحو الهدف.
كيفية تحسين مهارات التواصل لديك؟
إن تحسين مهارات التواصل لديك قد يؤدي إلى فهم أفضل واتصالات أقوى ونجاح أكبر. إليك بعض النصائح لتحسين مهارات التواصل لديك: - مارس الاستماع النشط: بدلاً من مجرد انتظار دورك للتحدث، ركز على فهم وجهة نظر الشخص الآخر حقًا. حافظ على التواصل البصري، وتجنب المقاطعة، واطرح أسئلة توضيحية للتأكد من فهمك لرسالته.
- كن على دراية بالإشارات غير اللفظية: إن التواصل يتجاوز الكلمات. انتبه إلى لغة الجسد وتعبيرات الوجه ونبرة الصوت، سواء في نفسك أو في الآخرين. يمكن لهذه الإشارات غير اللفظية أن تنقل جزءًا كبيرًا من المعنى المقصود.
- تحدث بوضوح واختصار: عبّر عن أفكارك بطريقة واضحة ومنظمة، باستخدام لغة بسيطة وتجنب المصطلحات غير الضرورية أو التعقيد. يساعد هذا في ضمان فهم رسالتك بدقة.
- أظهر التعاطف والذكاء العاطفي: حاول فهم وتصديق مشاعر وعواطف الشخص الذي تتواصل معه. وهذا يعزز الروابط العميقة ويساعد في منع سوء الفهم.
- الممارسة، الممارسة، الممارسة: التواصل مهارة يمكن تطويرها وتحسينها من خلال الممارسة المستمرة. ابحث عن فرص للمشاركة في المحادثات، أو التحدث أمام الجمهور، أو تمارين الكتابة لصقل قدراتك.
- اطلب الملاحظات: اطلب ملاحظات بناءة من أفراد موثوق بهم حول أسلوب تواصلك. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد مجالات التحسين وإجراء التعديلات اللازمة.
ومن خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات، يمكنك تعزيز مهاراتك تدريجيًا وجني فوائد الفهم الأفضل والنجاح الأكبر.
أفضل 9 مهارات للتواصل الفعال
إن التواصل مع الآخرين مهارة وفن يتطلبان الخبرة والممارسة المستمرة، إلا أن هناك بعض المهارات المحددة مسبقًا والتي تُعرف بأنها مفتاح التواصل الفعال، والتي يمكن سردها على النحو التالي:
- الاحتفال
يجب أن تمتلك مهارات ملاحظة حادة لأداء اتصالات فعالة. باعتبارك محترفًا، من المتوقع منك أن تراقب ما يحدث في مؤسستك وما حولها حتى تتمكن من اكتساب المزيد من المعلومات والمعرفة ونقل الرسائل إلى أعضاء فريقك. - الوضوح والشجاعة
يجب عليك صياغة الرسالة بكلمات مفهومة وبسيطة. إن صياغة رسالة بسيطة ستتيح لموظفيك أن يكونوا على دراية بما تحاول توصيله. يجب أن يتلقى المتلقي الرسالة المطلوبة ويفهمها ولهذا السبب يجب أن تكون واضحة ودقيقة. - الاستماع والفهم
من أهم جوانب التواصل الجيد والفعال أن يكون المتلقي مستمعًا جيدًا حتى يتمكن من فهم ما يحاول المرسل قوله أو توصيله بشكل صحيح. يجب أن يكون المتلقي متيقظًا لالتقاط رسالة المرسل وتفسير الرسالة بشكل صحيح. - الذكاء العاطفي
إن الوعي العاطفي والذكاء من المتطلبات الرئيسية للتواصل الفعال. يجب أن تكون لديك القدرة على التأثير على الآخرين عاطفياً حتى يعملوا على تحقيق الهدف التنظيمي من الداخل وليس فقط من أجل مصلحتهم الخاصة. - الكفاءة الذاتية
لتحقيق هدف التواصل الفعال، من المهم أن تثق بنفسك كمدير مسؤول عن أعضاء فريقه وأن تثق في قدرتك على تحقيق أهداف التواصل. إن الثقة بالنفس ستقودك إلى فهم أفضل لأهداف المنظمة حتى تتمكن من تحقيقها. - الثقة بالنفس
عندما تحاول توصيل رسالة إلى شخص آخر، لا تنسَ أن تكون واثقًا بما يكفي مما تحاول توصيله. فالثقة بالنفس ستتيح لك أن تكون لديك رؤية واضحة للغرض من اتصالك حتى يتمكن المتلقي أيضًا من تفسير رسالتك بوضوح. - محترم
لتعزيز جوهر التواصل الفعال، من المهم أن تحترم أثناء توصيل الرسالة أفكار وقيم ومعتقدات ومفاهيم المتلقي. يجب أن تحافظ على اللباقة حتى يتمكن المتلقي من تفسير رسالتك بالطريقة التي تريدها. - اختيار الوسيلة المناسبة
تتوفر العديد من الوسائط التي يمكنك من خلالها توصيل رسالتك. يجب أن تكون حريصًا على اختيار الوسيلة المناسبة لرسالتك. يمكنك اختيار الوسيلة المناسبة اعتمادًا على طبيعة رسالتك، وأولوية الموقف، واختيارات المتلقي، وما إلى ذلك. - تقديم الملاحظات
لكي يكون التواصل ناجحًا وفعّالاً، لا بد أن تكون العملية متبادلة. لذا، لفهم وجهة نظر الشخص الآخر، يجب على المرسل والمستقبل أن يتبادلا الآراء بناءً على ما يفكران فيه أو يريدان قوله بشأن الرسالة.
لفهم عملية الاتصال الفعال بالتفصيل، قم بأخذ دورة شهادة PMP التي ستساعدك على التواصل بشكل فعال كمرسل ومستقبل.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
غيّر نهجك الإداري من خلال دورات Agile. اعتمد على القدرة على التكيف والعمل الجماعي والإبداع لتحقيق إنجازات لا مثيل لها.
عملية التواصل الفعال
إن عملية الاتصال عملية طويلة تتضمن عناصر معينة. وبدون العناصر الرئيسية للاتصال الفعال، لا يمكن أن تكون العملية ناجحة. إن التعريف الجيد للمشروع هو عنصر أساسي للاتصال الفعال الذي يضمن أن يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة ويمكنهم العمل معًا لتحقيق نجاح المشروع. فيما يلي عناصر عملية الاتصال الفعال:
7 قواعد للتواصل الفعال
تم تطوير مبادئ التواصل الفعّال السبعة لضمان أن تصبح شخصًا جيدًا في التواصل وأن تتواصل مع زملائك بأكبر قدر من الفعالية والكفاءة. سيساعدك ذلك على إشراك جمهورك بشكل أفضل وزيادة إنتاجيتك في العمل. يتم سرد مبادئ التواصل الفعّال السبعة على النحو التالي: - واضح
عندما تحاول بناء تواصل فعال، يجب أن تتأكد من أن تواصلك واضح وأن المتلقي لا يضطر إلى افتراض أشياء لتفسير رسالتك. يساعد التواصل الواضح في توفير الوقت والجهد من كلا الطرفين. لا تحاول جمع الكثير من المعلومات في اتصال واحد. سيؤدي هذا إلى حدوث خلل في فهم المتلقي. اجعل التواصل واضحًا ومختصرًا. - صحيح
تأكد دائمًا من أن تواصلك صحيح. باعتبارك محترفًا، قد تضطر إلى كتابة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في يوم واحد، مما يتسبب غالبًا في حدوث أخطاء مطبعية. تأكد من التخلص من هذه الأخطاء وعدم حدوث أي خلل في تواصلك. استخدم التدقيق الإملائي وراجع رسالتك قبل توصيلها إلى المتلقي. لا تكتب اسم المتلقي بشكل غير صحيح وتأكد من أن المصطلحات الفنية التي تستخدمها مفهومة للمتلقي. - كامل
يضمن التواصل الكامل حصول المتلقي على كل التفاصيل اللازمة للرد أو اتخاذ إجراء. إن تضمين “دعوة واضحة للعمل” في بريدك الإلكتروني يرشد المتلقي إلى الخطوات التالية. يمكن أن تؤدي الرسائل غير المكتملة إلى إهدار الوقت، وتسبب سوء الفهم، وتعيق كفاءة الفريق. تأكد من أن تواصلك شامل. - مختصر
يتطلب التواصل الجيد أن تكون رسالتك واضحة ومباشرة. التزم بالهدف الذي تحاول توصيله ولا تدور حول الموضوع. غالبًا ما يميل الناس إلى قول خمس جمل في مكان كان بإمكانهم توصيل الرسالة فيه في جملتين فقط. يمكن أن يؤدي هذا إلى نقص الكفاءة في المنظمة مما قد يؤثر سلبًا على الإنتاجية أيضًا. يجب أن تكون اتصالاتك واضحة ودقيقة لجعلها فعالة. - الخرسانة
قبل التواصل، تأكد من أن لديك فكرة واضحة وملموسة. تساعد الثقة في رسالتك جمهورك على فهمها بشكل أفضل. إن الوضوح أمر بالغ الأهمية، وخاصة في الإعلانات والمبيعات والتسويق، حيث يكون جذب الانتباه أمرًا أساسيًا. اجعل تواصلك جذابًا ومؤثرًا لتجنب فقدان اهتمام جمهورك. - متماسك
لا يمكنك أن تكون متواصلاً فعالاً إذا أصبحت غير منطقي أثناء التواصل. يجب أن يكون تواصلك منطقيًا حتى يكون فعالاً. يجب أن تكون عباراتك ورسائلك مترابطة مع تبادل الرسائل السابق حتى تتمكن من الالتزام بالموضوع الرئيسي وعدم تحويل انتباه المتلقي. سيساعد هذا المتلقي على تتبع الموضوع وما تريد نقله. - مهذب
باعتبارك محترفًا في الشركات، فإن اللباقة ضرورية للحفاظ على علاقات عمل صحية وتعزيز التواصل الإيجابي مع الزملاء. ونظرًا لأن شركاء العمل ليسوا أصدقاء دائمًا، فإن اللباقة تساعد في تجنب الصراعات التي يمكن أن تضر بالمعنويات وتقلل من إنتاجية المنظمة.
أهمية التواصل الفعال في الأعمال
تلعب الاتصالات دورًا أساسيًا في جوانب مختلفة من العمل. وبالتالي، يجب أن يكون لديك اتصالات داخلية مناسبة بالإضافة إلى اتصالات فعّالة خارج مؤسستك. ستتيح لك الأسباب التالية معرفة ما يجعل الاتصالات فعّالة ولماذا يجب أن تكون محورًا في عملك: - إدارة الموظفين
يجب أن يكون المديرون جيدين في التواصل، ومن المفترض أن يبلغوا أعضاء فريقهم وموظفيهم بما هو متوقع منهم. من خلال التواصل الفعال، تصبح إدارة الموظفين سهلة حيث يقدم المديرون أيضًا ملاحظات بناءة حول أدائهم لبناء علاقات نموذجية وتحسين العمل التنظيمي. من خلال مهارات التواصل الجيدة، يتعرف المدير أيضًا على الأهداف الشخصية للموظف التي قد يرغب في العمل من أجلها. - بناء الفريق
إن الفريق الأكثر تماسكًا وفعالية سيقف بجانب تشجيع التواصل الفعال في المنظمة. كما أنه سيعزز من معنويات الموظفين وأعضاء الفريق. وسيشعر الموظفون بالسعادة لأداء أدوارهم مع فكرة أنهم على دراية أكثر برؤية المنظمة. تؤثر ممارسات الاتصال الجيدة بشكل مباشر على أهمية بناء الفريق في مكان العمل. يتضمن التواصل الفعال أيضًا جانب صياغة الموظفين حول إنجازاتهم وإخبارهم بأنهم يعملون نحو هدف مشترك. - نمو المنظمة
إن ضعف التواصل أو الافتقار إليه قد يؤدي إلى سقوط المنظمة. وهذا قول صحيح ومرير. فبدون التواصل الداخلي والخارجي المناسب، ستواجه الشركات الكثير من الصراعات من أجل البقاء. كما يؤدي التواصل الفعال إلى إزالة التأخيرات غير الضرورية في تنفيذ السياسات وزيادة إنتاجية المنظمة مما يؤدي إلى نموها. - بناء علاقة قوية
تُبنى العلاقات الجيدة وتحافظ عليها بمساعدة تشجيع التفاعلات الإيجابية مع الموظفين الآخرين وأعضاء الفريق، ولا يمكن أن يحدث ذلك إلا إذا كنت تمتلك مهارات التواصل الفعّال. التواصل هو المفتاح لعملية اللقاءات الإيجابية. وبدون التواصل الفعّال، سيكون من المستحيل بناء وتعزيز علاقات إيجابية ومنتجة. - ضمان الشفافية وبناء الثقة
تظل الشركات أكثر شفافية من خلال التواصل الداخلي والخارجي المستمر. وهذا مهم للغاية عندما تحاول بناء الثقة في منتجك وخدماتك وعلامتك التجارية. وينطبق هذا أيضًا على بناء ثقة الموظفين في الإدارة العليا والعكس صحيح. الشفافية والثقة جزءان لا يتجزأان من العملية التنظيمية، وخاصة عند التعامل مع اتخاذ القرارات الصعبة. - تسهيل الإبداع والابتكار
لا يمكن أن يحدث الإبداع والابتكار إلا عندما يشعر الموظفون بالحرية في توصيل أفكارهم الجديدة والمبتكرة إلى الإدارة العليا. وبمساعدة التواصل الفعال، يمكنك جعل موظفيك يشعرون بالراحة حتى يتمكنوا من التعبير عن أفكارهم الجديدة ودمج التعاون. بدون التواصل الفعال، لن يتمكن الموظفون من توصيل أفكارهم المبتكرة أو الإبداعية بشكل كامل، ونتيجة لذلك، لن يتم تنفيذها لتحسين الشركة. - يقلل من سوء الفهم
من أهم عيوب ضعف التواصل أو افتقاره إلى التواصل هو أنه يخلق الكثير من سوء الفهم بين صاحب العمل والموظفين. إذا كان الموظف يفتقر إلى مهارات التواصل ذات الصلة، يصبح من الصعب جدًا على صاحب العمل فهم ما يحاول الموظف قوله، مما يؤدي إلى سوء فهم غير ضروري. لذا، من خلال التواصل الفعال، يمكن تقليل سوء الفهم بشكل مناسب. - النمو التنظيمي
مع التواصل السليم، تميل المنظمات إلى النمو لأنها تزيل كل التناقضات المتعلقة بالمعلومات والبيانات والرسائل. يجعل التواصل الفعال العملية التنظيمية أسرع وأكثر ملاءمة بحيث يمكنها تقديم النتائج المرجوة ويمكنها أن تهدف إلى النمو التنظيمي. ونتيجة لذلك، فإنه يزيد من ربحية وإنتاجية الشركة ويبني أيضًا حسن النية بين العملاء.
اكتشف دورات إدارة المشاريع الرائدة في SPOTO:
خاتمة
باعتبارك محترفًا في عالم الشركات، فأنت بحاجة إلى تحديث نفسك باستمرار لبناء مهارات تواصل أفضل. وبصرف النظر عن الحياة المهنية، يمكن للتواصل الفعال أن يعزز حياتك الشخصية أيضًا. الآن بعد أن تعرفت على “معنى التواصل الفعال” ولتحسين مهاراتك، يمكنك التسجيل في أفضل تدريب على PRINCE2، وسيساعدك ذلك على اكتساب الكثير من المعرفة فيما يتعلق بإدارة المشاريع والتواصل الفعال.
الأسئلة الشائعة - ما هو جيد للتواصل الفعال؟
يعتمد التواصل الفعال على العديد من العوامل ولكن أهم الأشياء التي تجعل تواصلك فعالاً هي:
- كن مستمعًا نشطًا وجيدًا
- اتبع قواعد التواصل الفعّال السبعة
- ممارسة التحدث أمام الجمهور
- التركيز على التواصل غير اللفظي
- إرسال واستقبال ردود الفعل البناءة
- ما هي مهارة التواصل الفعالة؟
أهم مهارات التواصل الفعال هي:
- مراعاة
- الوضوح والشجاعة
- الاستماع والفهم
- الذكاء العاطفي
- الكفاءة الذاتية
- الثقة بالنفس
- محترم
- اختيار الوسيلة المناسبة
- تقديم ردود الفعل
- ما هي عوائق التواصل؟
وفيما يلي الحواجز الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تؤثر سلبًا على التواصل الفعال:
- الحواجز الشخصية
- الحواجز اللغوية
- الحواجز الثقافية
- الحواجز بين الجنسين
- الحواجز الإدراكية
- الحواجز العاطفية
- الحواجز المادية
- ما هي بعض الأمثلة على التواصل الفعال؟
وفيما يلي بعض الأمثلة على التواصل الفعال:
- الاستماع النشط
- تكييف أسلوب التواصل الخاص بك مع المستمعين
- الود
- تقديم واستقبال ردود الفعل البناءة
- ثقة
- الحجم والوضوح
- التعاطف والاحترام
- فهم الرسائل غير اللفظية
- الاستجابة
