ما هو اتخاذ القرار في إدارة المشاريع؟

يعد اتخاذ القرارات مهارة أساسية في إدارة المشروع. وعلى الرغم من أنها عملية تكتيكية أو روتينية، إلا أن اختيار المسار الأفضل من بين مجموعة من الخيارات لمساعدة المشروع على تحقيق أهدافه سيكون له تأثير على نجاح المشروع.
علاوة على ذلك، بدءًا من إدارة الجداول الزمنية إلى إدارة الموارد، فإن اتخاذ القرار في مدير المشروع يحدد دورة حياة المشروع. وعلى هذا النحو، فإنه يحظى بتقدير كبير في برامج شهادة PMP وهو ضروري في أي دورة تدريبية في إدارة المشاريع.
أهمية اتخاذ القرارات في إدارة المشاريع
من الضروري التأكيد على أن اتخاذ القرار يمكن اعتباره أحد أهم الأجزاء الأساسية في إطار إدارة المشروع. أولاً وقبل كل شيء، تعد كفاءة إدارة المشروع في اتخاذ القرار في الوقت المناسب وفي نطاق المعلومات المتاحة أمرًا مهمًا للغاية لأداء المشروع. فبدون وجود هيكل مناسب لصنع القرار، يمكن أن تتأخر المشاريع بسهولة، وتواجه مشاكل في ميزانياتها، وتتوسع بما يتجاوز حجمها الذي يمكن التحكم فيه. ومع ذلك، إذا كانت عملية صنع القرار مثمرة، فإنها يمكن أن تقلل من المشاكل المحتملة لأنها توفر التوجيه والحلول في اللحظات التي تستدعي ذلك. وأخيرًا، تعتبر عملية اتخاذ القرارات الفعالة أمرًا بالغ الأهمية للمراقبة لأنها تعكس المرحلة النهائية من تنفيذ المشروع.
تجلب عملية صنع القرار المتقنة العديد من الفوائد:
توفير الوقت والموارد: يصبح من الأسهل على مدير المشروع اتخاذ القرارات الصحيحة في أقصر وقت ممكن وبالتالي تعزيز تخصيص الموارد وتجنب الهدر.
يخفف من المخاطر: عندما يكون هناك قرار مبكر، يمكن عندئذٍ حل بعض المشاكل المحتملة التي تتسم بها مراحل معينة مسبقًا وقبل أن تتداخل مع العمليات الرئيسية للمشروع.
يرفع معنويات الفريق: هذا صحيح لأنه عندما تُتخذ القرارات علنًا وتتاح الفرصة للجميع للإدلاء برأيه، فإن الناس ينمو لديهم شعور بالانتماء ويكونون أكثر ميلًا إلى ملكية القرار النهائي المتخذ.
يعزز ثقة أصحاب المصلحة: تضمن القرارات الصحيحة والمنطقية إطلاع أصحاب المصلحة على سير المشروع وما يسعى إلى تحقيقه. يُستخدم اتخاذ القرارات السليمة في المشروع لإظهار أن المشروع في أيدٍ أمينة وبالتالي كسب ثقة الأشخاص المعنيين.
هذه الفوائد تجعل عملية اتخاذ القرارات أمرًا لا غنى عنه، وإتقانها أمر أساسي لأي شخص يسعى للحصول على شهادة PMP أو دورة متقدمة في إدارة المشاريع.
أنواع القرارات في إدارة المشاريع
يجب على مديري المشاريع اتخاذ مجموعة متنوعة من القرارات أثناء المشروع. يمكن استخدام ثلاث مجموعات رئيسية لتصنيف هذه القرارات:
1. القرارات الاستراتيجية
القرارات التكتيكية لها عواقب أقل وعادة ما يتم اتخاذها بشكل متكرر أكثر من القرارات الاستراتيجية وهي تحدد المسار العام للمشروع. وهي استراتيجية لأنها خيارات استراتيجية وهذا يحدد الأهداف العامة للمشروع ونطاق المشروع وأهميته بالنسبة للمؤسسة. علاوة على ذلك، قد تتضمن القرارات الاستراتيجية اعتبارات المخاطر والموارد وعوامل الوقت قبل الوصول إلى استنتاجات معينة.
على سبيل المثال، في مشروع كبير لتكنولوجيا المعلومات، يعد اختيار بناء تطبيق برمجي داخلي أو إنشاء برنامج داخليًا قرارًا استراتيجيًا في مشروع كبير لتكنولوجيا المعلومات. وذلك لأن هذا القرار سيؤثر على نطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني والموظفين.
ولهذا السبب، تحدد هذه القرارات الإطار العام لإدارة المشروع وتساهم بشكل كبير في نجاحه أو فشله. غالبًا ما يتم تنفيذ القرارات الاستراتيجية خلال مرحلة التخطيط ولكنها تؤثر على جميع مراحل المشروع الأخرى.
2. القرارات التكتيكية
تتعلق هذه القرارات بكيفية تنفيذ مدير المشروع للاستراتيجيات التي تم تحديدها في خطة المشروع. من الناحية التكتيكية، قد تتعلق القرارات التكتيكية بتعيين المهام أو تغيير الجداول الزمنية للمشروع أو التحكم في الميزانيات. وغالباً ما تعالج هذه القرارات قضايا معينة بينما تتناسب في الوقت نفسه مع الاستراتيجية العامة للمشروع.
على سبيل المثال، إذا اضطر أحد أعضاء الفريق للانسحاب من المشروع لسبب ما، سواء على المدى القصير أو الطويل، يجب على مدير المشروع اختيار ما إذا كان ينبغي توزيع عبء عمل الشخص المغادر على أعضاء الفريق الآخرين أو ما إذا كان من الفعال تعيين عضو آخر. على المدى الطويل، يضمن هذا القرار التكتيكي على المدى الطويل أن التقدم في المشروع يمضي قدمًا على الرغم من الانقطاعات.
بالإضافة إلى ذلك، فإن الإجراءات التكتيكية تنطوي على حل المشاكل، باستمرار، في اتخاذ القرارات، ويجب القيام بها بسرعة. ويمكنهم أن يروا أن نجاح المشروع يتماشى مع الأهداف المحددة خلال مرحلة التخطيط الاستراتيجي ولا ينحرف بسبب عوامل خارجية.
3. القرارات التشغيلية
تتعامل القرارات الإدارية مع القضايا المتعلقة بالعمل اليومي للمشروع. وهي تضمن تنسيق جميع العمليات، وإنجاز المهام في الوقت المحدد، وبقاء كل شيء ضمن نطاق المشروع. تتضمن القرارات التشغيلية حل المشاكل وهيكلة المهام وإدارة تفاعلات الفريق داخل المؤسسة.
يجب على كاتب الأشغال المشرف على البناء أن يقرر كيفية تجنب التأخير الناجم عن تعطل المعدات، مثل استئجار معدات جديدة أو تعديل الجدول الزمني أو إعادة تخصيص الموارد.
وبالتالي، هذه هي القرارات التي تؤثر على سير المشروع وتساعد على تجنب المشاكل الكبيرة الناشئة عن عوامل تبدو غير مهمة. وعلى الرغم من أن القرارات التشغيلية يتم اتخاذها بانتظام، إلا أن هذه القرارات حاسمة في الإدارة الفعالة للمشروع.
وأخيراً، من الضروري فهم وإتقان كل نوع من أنواع اتخاذ القرارات من أجل الإدارة الفعالة للمشروع، وهي جزء من المحتوى التعليمي لدورة إدارة المشاريع.
نماذج اتخاذ القرارات في إدارة المشاريع
غالباً ما يستخدم مدراء المشاريع نماذج منظمة توجه عملية التفاوض حول الطبيعة المعقدة لعملية اتخاذ القرارات. تساعد هذه النماذج مدراء المشاريع على تحليل خياراتهم واتخاذ أفضل القرارات.
1. نموذج اتخاذ القرار العقلاني
يعد نموذج اتخاذ القرارات العقلانية مورداً من الموارد التي ينطوي تخطيطها على نهج إدارة المشروع لتحقيق أي أهداف وغايات. هذا النموذج مفيد بشكل خاص لتلك القرارات التي يتم فيها أخذ كل عامل في الموقف في الاعتبار وتحليله.
الخطوات المتضمنة:
يحظى النموذج العقلاني بشعبية خاصة في برامج شهادة PMP لأنه يعزز استخدام العقل والقدرات التحليلية. وهذا يقلل من الشكوك واحتمالات الفشل في عمليات اتخاذ القرار في هذا النموذج.
2. نموذج اتخاذ القرار البديهي
من ناحية أخرى، يعتمد نموذج اتخاذ القرارات البديهية على حدس مدير المشروع والمعرفة المسبقة فقط. وعموماً، يتم تطبيق هذا النموذج عندما يكون الوقت محدوداً، أو عندما تكون المعلومات غير كافية للتحليل. وبالتالي، فإن استخدام الحدس هو السائد في البيئات التي تكون فيها القرارات السريعة ضرورية.
على سبيل المثال، عند العمل على مشروع متأخر قليلاً عن الجدول الزمني المحدد، قد يكون لدى مدير المشروع حدس بأن المشكلة يمكن حلها عن طريق دمج المزيد من الموارد البشرية أو العمل لوقت إضافي، حتى بدون وجود أدلة تدعم هذا القرار.
يفيد اتخاذ القرار الحدسي مديري المشاريع ذوي الخبرة، على الرغم من أنه أقل رسمية من النموذج العقلاني. كما أنه يتطلب الثقة بالنفس، بالإضافة إلى القدرة على تحديد المخاطر وتقييمها خلال وقت قصير.
3. نموذج فروم-يتون لصنع القرار
يركز نموذج فروم-يتون بشكل أكبر على مقدار المشاركة التي يجب أن يشارك بها الآخرون في عملية صنع القرار. وهو يعطي توجيهات حول متى يجب على مدير المشروع اتخاذ القرارات بمفرده.
العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها:
ما مدى أهمية مشاركة الفريق في اتخاذ القرار؟
هل يتطلب القرار خبرة محددة لا يمتلكها سوى بعض أعضاء الفريق؟
ما مقدار الوقت المتاح لاتخاذ القرار؟
ما هو تأثير القرار على الفريق ونتائج المشروع؟
على سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع الذي يحتاج إلى تحديد ساعات العمل للفريق في سباق السرعة التالي أن يطبق نموذج فروم-يتون لتحديد ما إذا كان يجب إشراك الموظفين أو اتخاذ القرار بمفرده. يساعد هذا النموذج مديري المشاريع على تلبية احتياجات المدخلات بسرعة.
4. اتخاذ القرارات الجماعية
تتضمن هذه العملية اتخاذ القرار الجماعي مع مدخلات من أطراف متعددة. وهي مثالية عندما تتأثر آراء أصحاب المصلحة أو العديد من الأشخاص. ومع ذلك، عندما يتم اتخاذ القرارات الجماعية، يمكن أن تستغرق العملية وقتًا طويلاً وقد تؤدي إلى تشكيل فصائل.
في اجتماع المشروع، قد يناقش الفريق في اجتماع المشروع حلولاً لمعالجة مشكلة ملحة أثناء التنفيذ. وأخيراً، يتعين على أعضاء المجموعة اتخاذ قرار بشأن أفضل طريقة للتعامل مع الموقف.
تقنيات اتخاذ القرارات الفعالة
فيما يلي الاستراتيجيات والتقنيات التالية التي يستخدمها مديرو المشاريع لضمان فعالية اتخاذ القرارات
1. تحليل SWOT
تحليل SWOT هو أداة مفيدة تسمح لمديري المشاريع بالتعرف على العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على خياراتهم. كما أنه يحدد كيف يمكن لمديري المشاريع الموازنة بين مخاطر ومكافآت تنفيذ استراتيجيات مختلفة لحل المشاكل.
على سبيل المثال، يمكن لمدير المشروع الذي يقوم ببناء منتج جديد أن يستخدم تحليل SWOT ليقرر ما إذا كان سيصدر إصدارًا بميزات أكثر أو إصدارًا أسرع.
2. تحليل التكلفة والعائد
يطبق مديرو المشاريع تحليل التكلفة والعائد لتقييم تكاليف وفوائد القرارات. فهو يساعدهم على مقارنة المزايا والعيوب، مما يضمن إعطاء الأولوية للخيارات الأكثر أهمية.
على سبيل المثال، يستخدم مدير المشروع تحليل التكلفة-الفائدة لمقارنة تكاليف البرمجيات مع الفوائد المتوقعة من تحسين كفاءة الفريق.
3. محاكاة مونت كارلو
تساعد مديري المشروع على تقييم تأثير القرار ونتائجه المحتملة بناءً على توزيعات الاحتمالات. وتساعد هذه التقنية في تقدير تكلفة المخاطر المرتبطة بمختلف القرارات المحتملة واحتمالات النتائج المحتملة.
على سبيل المثال، في مشروع إنشائي، يمكن لمدير المشروع تطبيق محاكاة مونت كارلو لتقدير احتمالات التأخير اعتماداً على عوامل مختلفة، بما في ذلك، ربما، الظروف الجوية أو مشاكل التوريد.
4. العصف الذهني وورش العمل
تساعد المناقشات الجماعية أو العصف الذهني على وجه الخصوص الأعضاء على مشاركة آرائهم ومدير المشروع. للحصول على مدخلات حاسمة من كل عضو من أعضاء الفريق قبل اتخاذ القرار النهائي. كما تعزز هذه الجلسات مشاركة أصحاب المصلحة داخل الفرق، مما قد يحسن عمليات اتخاذ القرار والنتائج.
يمكن لمدير المشروع عقد جلسة عصف ذهني لتطوير أفضل استراتيجية لإدارة المخاطر في مشروع حساس.
دور الأدوات والتكنولوجيا في اتخاذ القرارات
أحدثت التدخلات التكنولوجية المتقدمة ثورة في عملية صنع القرار في إدارة المشاريع في المجتمع المعاصر. ومن الأمثلة على ذلك برامج إدارة المشاريع مثل Microsoft Project وAsana وJira التي تساعد المديرين على تتبع التقدم المحرز وتقييم البيانات والتواصل مع أعضاء الفريق. كما أنها توفر معلومات مفيدة وتمكن مدير المشروع من اتخاذ القرارات الصحيحة في أسرع وقت ممكن.
يساعد الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة مديري المشاريع على التنبؤ بالمخاطر وتخصيص الموارد ووضع الخطط المثلى. إن تطبيق هذه التقنيات قادر على تحسين مهارات مدير المشروع في اتخاذ القرارات بشكل كبير.
ومن الأهمية بمكان تحديد متى وكيف يتم تطبيق جميع هذه الأدوات في إدارة المشاريع اليومية، وهو أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأولئك الذين يخضعون لتدريب PMP.
الخاتمة
من العناصر الأساسية الأخرى للإدارة الفعالة للمشروع هو اتخاذ القرارات. فكل قرار يتخذه مدير المشروع، من الاستراتيجي إلى التكتيكي، يحدد نجاح المشروع أو فشله. وباستخدام أساليب وتقنيات وأدوات إدارة المشاريع، يتخذ مدير المشروع قرارات مستنيرة لتحقيق أهداف المشروع وتخفيف المخاطر وضمان النجاح. يمكن أن تساعدك برامج التدريب عبر الإنترنت للحصول على شهادة PMP المقدمة في مؤسستنا على الارتقاء بمهاراتك في اتخاذ القرارات إلى المستوى التالي والمساعدة في تقدمك المهني.