ما هو إطار عمل إدارة المشاريع وكيفية اختيار واحد؟

ما هو إطار عمل إدارة المشاريع بالضبط، وكيف تختار الإطار المناسب لاحتياجاتك؟ لا مزيد من البحث! في هذه المقالة، سوف نتعمق في عالم أطر إدارة المشاريع، ونزيل الغموض عن هذا المفهوم ونقدم رؤى حول الاختيار الصحيح.
إطار عمل إدارة المشاريع هو نهج منظم يساعد المؤسسات على تخطيط المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها بفعالية. علاوة على ذلك، فهو يوفر إرشادات وعمليات ونماذج لضمان نجاح المشروع. وبغض النظر عن مدى خبرتك في إدارة المشاريع أو تطلعك للحصول على شهادة PMP، فإن فهم أطر إدارة المشاريع المختلفة أمر ضروري. لذا، دعنا نتعمق ونكتشف عالم أطر إدارة المشاريع.
ما هو إطار عمل إدارة المشاريع؟
لإنجاز أهداف المشروع وغاياته، فإن إدارة المشروع هي نظام تنظيم وتخطيط وإدارة الموارد. ضمن هذا التخصص، يعمل إطار عمل إدارة المشروع كهيكل أساسي أو سقالة يُبنى عليها المشروع بأكمله.
علاوة على ذلك، يمكن فهم إطار عمل إدارة المشروع على أنه مجموعة من المبادئ والإرشادات والعمليات والأدوات المترابطة التي تساعد مديري المشاريع وفرق العمل على التعامل مع تعقيدات مشاريعهم. كما أنه يوفر نهجًا منهجيًا لبدء المشاريع والتخطيط لها وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها وإغلاقها. لذا، اعتبره المخطط الأساسي الذي يضمن أن خطة إدارة المشروع تسير على المسار الصحيح وتحقق النتائج المرجوة منها.
ما هو الغرض من إطار عمل إدارة المشروع؟
الغرض الأساسي من إطار عمل إدارة المشروع هو توفير الوضوح والاتساق والهيكلية لمجموعات عمليات إدارة المشروع. وهو عبارة عن لغة ومنهجية مشتركة لفرق المشروع، مما يساعدهم على العمل بشكل متماسك نحو أهداف مشتركة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تحديد الأدوار والمسؤوليات وسير العمل يضمن إنجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبما يرضي أصحاب المصلحة.
المكونات الرئيسية لإطار عمل المشروع
المنهجية: النهج أو الاستراتيجية الشاملة التي توجه عملية إدارة المشروع بأكملها. علاوة على ذلك، فهي توفر رؤية رفيعة المستوى لكيفية بدء المشاريع والتخطيط لها وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها وإغلاقها.
الغرض: تحدد المنهجية “الصورة الكبيرة” لإدارة المشروع. وهي تحدد المراحل والمراحل والمعالم الرئيسية التي يجب أن يمر بها المشروع. كما أنها تحدد اتجاه المشروع وتساعد الفرق على فهم الاستراتيجية العامة للمشروع.
العمليات: العمليات هي الإجراءات والمهام المحددة والمفصلة التي يجب تنفيذها لإكمال المشروع بنجاح. كما توفر دليلاً مفصلاً خطوة بخطوة لتنفيذ جوانب مختلفة من المشروع.
الغرض: تقسم العمليات المنهجية إلى خطوات قابلة للتنفيذ. وهي تقدم إرشادات حول كيفية إدارة المهام والموارد والمخاطر وأصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع. علاوة على ذلك، تضمن العمليات تنفيذ العمل بشكل منهجي ومتسق.
الأدوات والقوالب: الأدوات والقوالب هي الموارد التي تدعم تنفيذ المنهجية والعمليات. ولذلك، يمكن أن تشمل هذه الأدوات والقوالب برامج إدارة المشاريع، وقوالب المستندات، وأدوات التواصل، وآليات إعداد التقارير.
الغرض: تعمل الأدوات والقوالب على تبسيط وتبسيط مهام إدارة المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد برمجيات إدارة المشروع في تتبع المهام، بينما تضمن قوالب المستندات الموحدة الاتساق في توثيق المشروع. لذلك، توفر هذه الموارد الوقت وتعزز الالتزام بإطار العمل.
الخصائص المشتركة لأطر عمل المشاريع الفعالة
تتميز أطر المشاريع الفعالة بالعديد من الخصائص الرئيسية التي تساهم في نجاحها في توجيه المشاريع وإدارتها. لذلك، تضمن هذه الخصائص إنجاز المشاريع بكفاءة وتحقيق الأهداف المرجوة منها. وفيما يلي، سنقوم بشرح هذه الخصائص بالتفصيل:
1. المرونة
تتميز أطر المشاريع الفعالة بالمرونة والقدرة على التكيف مع مختلف أنواع المشاريع وأحجامها. إنهم يدركون أنه لا يوجد شيء مثل نهج واحد يناسب الجميع لإدارة المشاريع. بدلاً من ذلك، فإنها توفر خيارات وتكوينات يمكن تلبية المتطلبات الفريدة لكل مشروع.
علاوة على ذلك، تضمن المرونة أن إطار العمل يمكن أن يستوعب المشاريع ذات التعقيدات المختلفة، من المساعي الصغيرة والمباشرة إلى المبادرات الكبيرة والمعقدة. كما أنها تسمح للمؤسسات باستخدام نفس الإطار لمختلف المشاريع، مما يعزز الاتساق مع الاعتراف بالاختلافات.
2. قابلية التوسع
تعني قابلية التوسع أن إطار عمل المشروع يمكن توسيعه أو تقليصه ليتناسب مع النطاق والحجم. وينبغي أن يعمل بشكل جيد بنفس القدر مع المشاريع الصغيرة ذات الموارد المحدودة مقارنة بالمشاريع الكبيرة كثيفة الموارد.
بالإضافة إلى ذلك، تعد قابلية التوسع أمرًا بالغ الأهمية لأنها تسمح للمؤسسات بالحفاظ على مبادئ إدارة المشاريع المتسقة أثناء التكيف مع المشاريع ذات النطاقات المختلفة. وبالتالي، فإن هذا يضمن بقاء الإطار ملائمًا وعمليًا عبر سيناريوهات المشاريع المختلفة.
3. الوضوح
توفر أطر المشاريع الفعالة مبادئ توجيهية وأدوار ومسؤوليات واضحة. فهي لا تترك مجالاً للغموض فيما يتعلق بمن هو المسؤول عن ماذا وكيف ينبغي تنفيذ المهام.
يعزز الوضوح التواصل ويقلل من سوء الفهم ويعزز المساءلة. وبالتالي، يمكن لأعضاء الفريق العمل بكفاءة أكبر عندما يفهمون بوضوح أدوارهم والهيكل العام للمشروع.
4. التحسين المستمر
من السمات المميزة لأطر العمل الفعالة انفتاحها على التحسين المستمر. فهي تشجع المنظمات على جمع الملاحظات والتعلم من المشاريع السابقة وتحديث إطار العمل وفقًا لذلك.
ويضمن التحسين المستمر بقاء الإطار ملائماً وفعالاً في بيئة ديناميكية. كما أنه يسمح للمنظمات بالتكيف مع أفضل ممارسات إدارة المشاريع المتغيرة، والتقنيات الناشئة، ومتطلبات المشروع المتطورة.
5. المواءمة
تتوافق أطر العمل الفعالة مع الأهداف والغايات الاستراتيجية للمنظمة. فهي تضمن تنفيذ المشاريع بطريقة تساهم في تحقيق المهمة الأوسع للمنظمة.
وتضمن المواءمة ألا تكون جهود المشروع معزولة بل مدمجة في التوجه الاستراتيجي للمؤسسة. وبالتالي، فإن هذا الربط بين المشاريع والاستراتيجية يعزز نجاح المنظمة بشكل عام.
6. مشاركة أصحاب المصلحة
يشمل تطوير الإطار واستخدامه أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك رعاة المشروع والعملاء والمستخدمين النهائيين. ويتم أخذ مدخلاتهم بعين الاعتبار أثناء تصميم الإطار وتنفيذه.
بالإضافة إلى ذلك، يضمن إشراك أصحاب المصلحة أن يعكس الإطار احتياجاتهم وتوقعاتهم. كما أنه يعزز المشاركة والملكية، مما يؤدي إلى تحسين نتائج المشروع ورضا أصحاب المصلحة.
7. التوثيق
تؤكد الأطر الفعالة على أهمية التوثيق الشامل لأنشطة المشروع وقراراته ونتائجه. ويعمل هذا التوثيق كسجل تاريخي ويسهل المساءلة.
علاوة على ذلك، يضمن التوثيق الاحتفاظ بمعرفة المشروع داخل المؤسسة. فهو يساعد في التدقيق واستكشاف الأخطاء وإصلاحها والرجوع إليها في المستقبل عندما يتغير أعضاء الفريق أو تتطور ظروف المشروع.
8. دعم القرار
توفر أطر العمل الفعالة الأدوات والعمليات والمبادئ التوجيهية لدعم عملية صنع القرار. فهي تساعد مدراء المشاريع وفرق العمل على اتخاذ خيارات مستنيرة وإدارة مخاطر المشروع وحل المشكلات.
علاوة على ذلك، تعمل آليات دعم اتخاذ القرار على تعزيز الفائدة العملية لإطار العمل. وبالتالي، فهي تمكّن فرق المشروع من التغلب على التحديات واتخاذ القرارات في الوقت المناسب وإبقاء المشاريع على المسار الصحيح.
9. الاتساق
تعزز الأطر الفعالة ممارسات إدارة المشاريع المتسقة في جميع أنحاء المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، فهي تؤسس لغة ونهجاً مشتركاً لإدارة المشاريع.
يقلل الاتساق من التباين في نتائج المشروع ويعزز القدرة على التنبؤ. كما أنه يبسط تخصيص الموارد، حيث يمكن تدريب الفرق على اتباع نهج موحد.
10. التدريب والتعليم
تدعم أطر العمل الفعالة التدريب والتعليم لفرق المشروع وأصحاب المصلحة. فهي تدرك أهمية ضمان فهم الأفراد للإطار واستخدامه بفعالية.
ويعزز التدريب والتعليم اعتماد الإطار ونجاحه. فهي تزود الفرق بالمعرفة ومهارات إدارة المشاريع لتطبيق إطار العمل بشكل صحيح ومتسق.
أنواع أطر إدارة المشاريع
أطر إدارة المشاريع ليست حلولاً واحدة تناسب الجميع. تتطلب المشاريع المختلفة مناهج مختلفة بناءً على خصائصها ومتطلباتها وأهدافها الفريدة. في هذا القسم، سنستكشف في هذا القسم مختلف أطر إدارة المشاريع، بما في ذلك الأطر التقليدية والرشيقة والهجينة والمخصصة، مع توضيح ميزاتها الرئيسية ومتى تكون الأنسب للاستخدام.
A. أطر إدارة المشاريع التقليدية
1. الشلال
الشلال هو نهج خطي متسلسل لإدارة المشاريع يقسم المشروع إلى مراحل منفصلة: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. وقبل الانتقال إلى المرحلة التالية، يجب الانتهاء من المرحلة السابقة.
ويتميز هذا النهج بهيكله الصارم والتخطيط المكثف مقدمًا والمرونة المحدودة بمجرد بدء المشروع. علاوة على ذلك، غالبًا ما يتم استخدامه للمشاريع ذات المتطلبات المحددة جيدًا وانخفاض مستوى عدم اليقين.
وعلاوة على ذلك، فإن الشلال هو الأنسب عندما تكون إدارة نطاق المشروع مفهومة جيدًا ومن غير المرجح أن تتغير بشكل كبير أثناء المشروع. ويشيع استخدامه في صناعات مثل البناء والتصنيع.
2. طريقة المسار الحرج (CPM)
طريقة المسار الحرج (CPM) هو نهج لإدارة المشاريع قائم على الشبكة يحدد المسار الحرج وتسلسل الأنشطة التي تحدد المدة الإجمالية للمشروع. وهي تساعد في الجدولة وتخصيص الموارد.
وهو تحليلي للغاية ويستخدم بشكل أساسي لجدولة وإدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة. كما أنه يسمح لمديري المشاريع بتحديد الأنشطة التي لا يمكن إكمالها إلا دون التأثير على الجدول الزمني للمشروع.
بالإضافة إلى ذلك، فإن CPM مناسب للمشاريع ذات التبعيات المعقدة والتسلسل الدقيق للمهام. وغالبًا ما يتم استخدامه في صناعات البناء والهندسة والبحث والتطوير.
B. أطر إدارة المشاريع الرشيقة
1. سكروم
إطار العمل الرشيق Scrum هو إطار عمل رشيق تكراري وتدريجي يركز على التعاون والقدرة على التكيف وتقديم القيمة في دورات تطوير قصيرة تسمى سباقات السرعة. وهو يتألف من أدوار (مالك المنتج، وسكروم ماستر، وفريق التطوير)، وأحداث (الوقوف اليومي، والتخطيط السريع، والمراجعة، والاستعراض بأثر رجعي)، والقطع الأثرية (تراكمات المنتج، وتراكمات السباق، والزيادة).
وهو يشجع الفحص والتكيف المتكرر، مما يسمح للفرق بالاستجابة للمتطلبات المتغيرة وملاحظات العملاء، وتعزيز الشفافية والتحسين المستمر.
علاوة على ذلك، يعد Scrum مثاليًا لمشاريع تطوير البرمجيات وغيرها من المساعي الإبداعية حيث تتطور المتطلبات وتكون ملاحظات العملاء ضرورية.
2. كانبان
يركز الفريق على تصور العمل، والحد من العمل الجاري (WIP)، وتحسين سير العمل باستخدام إطار كانبان الرشيق. وتستخدم لوحة كانبان لتصور المهام أو العناصر أثناء انتقالها عبر مراحل العمل المختلفة، من العمل المتراكم إلى المنجز.
بالإضافة إلى ذلك، فهو مرن للغاية ويتيح للفرق إدارة العمل وتحديد أولوياته بناءً على الطلب والسعة. كما أنه يوفر عرضًا في الوقت الفعلي للعمل الجاري.
علاوة على ذلك، فهو يناسب الفرق ذات سير العمل المستمر والأولويات المتطورة، مثل دعم العملاء وإنشاء المحتوى ومشاريع الصيانة.
C. أطر إدارة المشاريع الهجينة
1. PRINCE2 Agile
يجمع PRINCE2 Agile بين PRINCE2 (PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) والمنهجيات الرشيقة. بينما يسمح بتكامل الممارسات الرشيقة، فإنه يقدم استراتيجية منضبطة لإدارة المشاريع.
بالإضافة إلى ذلك، تقدم PRINCE2 Agile الحوكمة والتحكم في إدارة المشاريع التقليدية إلى جانب مرونة وقابلية التكيف مع منهجيات أجايل. وهي تتضمن مفاهيم رشيقة مثل التطوير التكراري والتعاون مع العملاء.
ولذلك، فهي مناسبة تمامًا للمؤسسات التي تسعى إلى تحقيق التوازن بين إدارة المشاريع التقليدية والممارسات الرشيقة، وغالبًا ما تكون في صناعات مثل الحكومة والمؤسسات الكبيرة.
2. إدارة المشاريع الرشيقة
تم إنشاء إطار إدارة المشروع المعروف باسم AgilePM خصيصًا للمشاريع الرشيقة. وهو يوفر نهج دورة حياة كاملة لإدارة المشاريع الرشيقة، بما في ذلك الأدوار والعمليات والمنتجات.
علاوة على ذلك، تؤكد AgilePM على المرونة والتعاون والتطوير التكراري. كما أنه يتضمن أيضًا أدوارًا مثل مدير مشروع طريقة تطوير الأنظمة الديناميكية (DSDM) وسفير الأعمال والمنسق الفني.
لذلك، فهو مصمم خصيصًا للمؤسسات الملتزمة تمامًا بالممارسات الرشيقة والتي تبحث عن إطار عمل شامل لتوجيه مشاريعها الرشيقة.
D. أطر إدارة المشاريع المخصصة
يتم تخصيص أطر إدارة المشاريع المصممة خصيصًا لتلبية الاحتياجات الفريدة لمشاريع أو مؤسسات معينة. وقد تتضمن اختيار ودمج عناصر من أطر أو منهجيات مختلفة لإنشاء نهج هجين يتماشى مع متطلبات المشروع.
بالإضافة إلى ذلك، توفر أطر العمل المرونة اللازمة للتكيف مع التحديات والأهداف الخاصة بالمشروع. فهي تسمح للمؤسسات بالاستفادة من أفضل الممارسات من مصادر مختلفة.
علاوة على ذلك، تعد الأطر المخصصة مناسبة للمشاريع ذات الخصائص أو المتطلبات المميزة التي لا يمكن معالجتها بالكامل من خلال الأطر المحددة مسبقًا وحدها. كما يمكن للمؤسسات إنشاء أطر عمل مخصصة تدمج عناصر من المنهجيات التقليدية أو الرشيقة أو غيرها من المنهجيات لتناسب احتياجاتها الخاصة.
أفضل إطار عمل لإدارة المشاريع: كيف تختاره؟
يمكن أن يتأثر نجاح مشروعك بشكل كبير باختيارك لإطار عمل إدارة المشروع، وهو خيار حاسم. اتخذ قرارًا مستنيرًا من خلال مراعاة العناصر التالية:
A. تقييم متطلبات المشروع
1. حجم المشروع ومدى تعقيده
حجم المشروع – قم بتقييم حجم مشروعك. هل هو صغير أم متوسط أم كبير؟ قد تستفيد المشاريع الأصغر حجماً من الأطر المبسطة، بينما قد تتطلب المشاريع الأكبر حجماً نهجاً أكثر تنظيماً.
التعقيد – قم بتقييم مدى تعقيد المشروع. هل هناك العديد من أوجه الترابط أو عدم اليقين أو المتطلبات التنظيمية؟ قد تستفيد المشاريع المعقدة من الأطر التي تسمح بالمرونة والتكيف.
2. الصناعة والمجال
الصناعة – ضع في اعتبارك الصناعة التي يعمل فيها مشروعك. قد تفضل بعض الصناعات، مثل البناء، الأطر التقليدية، في حين أن تطوير البرمجيات غالباً ما يميل نحو الأساليب الرشيقة.
الخبرة في المجال – قد تتطلب المشاريع في المجالات المتخصصة (على سبيل المثال: الرعاية الصحية والمالية) أطر عمل تستوعب اللوائح والممارسات الخاصة بالصناعة.
B. النظر في قدرات الفريق
1. خبرة الفريق ومجموعة المهارات
الخبرة – قم بتقييم خبرة فريقك مع أطر عمل إدارة المشاريع المختلفة. قد يكون الالتزام بإطار العمل المألوف لفريقك أكثر فعالية إذا كان فريقك على دراية به.
مجموعة المهارات – قم بتقييم مجموعة مهارات فريقك. هل يمتلكون المهارات اللازمة للممارسات الرشيقة، مثل Scrum أو Kanban، أم أنهم أكثر انسجامًا مع إدارة المشاريع التقليدية؟
2. حجم الفريق وموقعه
الحجم – ضع في اعتبارك حجم فريقك. تعمل أطر العمل الرشيقة مثل Scrum بشكل جيد مع الفرق الصغيرة متعددة الوظائف، بينما قد تستفيد المجموعات الأكبر حجمًا من الأساليب الأكثر تنظيمًا.
الموقع – إذا كان فريقك مشتتًا جغرافيًا، فقد تكون أطر العمل التي تركز على التعاون والعمل عن بُعد مفيدة.
C. المواءمة مع الثقافة المؤسسية
1. القيم والثقافة المؤسسية
القيم – تأكد من توافق إطار العمل المختار مع قيم مؤسستك ومبادئها. فبعض المؤسسات تعطي الأولوية للمرونة والابتكار (تفضّل المرونة والابتكار)، بينما تعطي مؤسسات أخرى الأولوية للاستقرار والقدرة على التنبؤ (تفضّل الأطر التقليدية).
الثقافة – ضع في اعتبارك ثقافة مؤسستك. هل هي منفتحة على التغيير والتجريب، أم أنها تفضل العمليات والتسلسلات الهرمية الراسخة؟
2. الاستعداد للتغيير
التقييم – حدد مدى استعداد مؤسستك للتغيير. في الواقع، قد يتطلب تنفيذ إطار عمل جديد تحولات ثقافية وتدريبات. لذا، تأكد من أن مؤسستك مستعدة لهذا التحول.
D. مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع
1. تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين
تحليل أصحاب المصلحة – حدد جميع أصحاب المصلحة في المشروع مثل الرعاة والعملاء والمستخدمين النهائيين وأعضاء الفريق. فهم أدوارهم واهتماماتهم أمر بالغ الأهمية.
تأثير المشروع – تقييم مستوى تأثير كل صاحب مصلحة على المشروع. عند اختيار إطار العمل، يجب أخذ أصحاب المصلحة المهمين في الاعتبار.
2. فهم تفضيلاتهم
تفضيلات أصحاب المصلحة – التشاور مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لفهم تفضيلاتهم وتوقعاتهم فيما يتعلق بإدارة المشروع. وعلاوة على ذلك، قد يكون لدى البعض خيار قوي لمنهجيات أو آليات إبلاغ محددة.
E. قيود التكلفة والموارد
1. قيود الميزانية
الميزانية – تحديد الميزانية المتاحة لأدوات إدارة المشاريع والتدريب والموارد. قد تتطلب بعض أطر العمل استثمارات مالية أكبر من غيرها.
2. توافر الموارد
تخصيص الموارد – النظر في مدى توفر الموارد، بما في ذلك الموظفين والأدوات والبنية التحتية. تأكد من توافق إطار العمل المختار مع قيود الموارد الخاصة بك.
يمكنك الاختيار بحكمة من خلال موازنة هذه الجوانب بعناية عند اختيار إطار العمل المناسب لإدارة المشروع. قد يكون النهج المختلط هو الأنسب في بعض الحالات، حيث يجمع بين عناصر من أطر عمل مختلفة لتلبية المتطلبات الفريدة لمشروعك. بالإضافة إلى ذلك، كن منفتحاً لمراجعة وتكييف إطار العمل الذي اخترته مع تقدم المشروع وتطور الظروف.
الخلاصة
يعد اختيار إطار العمل المناسب لإدارة المشاريع، مثل إطار عمل PMP (محترف إدارة المشاريع)، أمرًا بالغ الأهمية لنجاح مشاريعك. كن قابلاً للتكيف، وابقَ منفتحاً على الملاحظات والتحسينات، وكن مستعداً لتطوير الإطار الذي اخترته حسب الحاجة. سيؤدي القيام بذلك إلى زيادة فرصك في تقديم مشاريع ناجحة، مما يساهم في نمو مؤسستك ونجاحها. وبما أن شهادة PMP هي الشهادة المعترف بها دوليًا التي تدل على الكفاءة في إدارة المشاريع. وغالبًا ما يتم السعي للحصول عليها من خلال برامج التدريب عبر الإنترنت للحصول على شهادة PMP، والتي تزود المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في إدارة المشاريع.