لماذا يعتبر توثيق المشروع مهمًا؟

وثائق المشروع: هل يحتاج المشروع إليها حقًا؟
مقدمة:
التوثيق – يبدو أنه مهمة شاقة لمدير المشروع. غالبًا ما يشارك مديرو المشاريع في تقديم مشاريع معقدة عالية المستوى. من المفترض أن ينتجوا الإنجازات المتوقعة من خلال مواجهة قيود ثلاثية في المشروع. وبالتالي، فإن وظيفة مدير المشروع دائمًا ما تكون صعبة مع إدارة الكثير من الأنشطة. مع هذا الجدول الزمني المزدحم، نادراً ما يقدّر مدير المشروع جزء التوثيق من إدارة المشروع. ولكن، حتى مع ذلك، فإن مدير المشروع الجيد لا يبتعد أبدًا عن التوثيق أثناء إدارة التفاصيل الدقيقة للمشروع. والسبب هو أن توثيق المشروع مهم بنفس القدر لمدير المشروع الجيد.
توثيق المشروع:
ما هو التوثيق؟
دعنا نراجع بعض التعريفات القياسية للتوثيق,
يقول قاموس أوكسفورد: “التوثيق هو المادة التي توفر معلومات أو أدلة رسمية أو التي تعمل كسجل، وعملية تصنيف النص وشرحه”
يعرّف قاموس ميريام ويبستر، “التوثيق هو فعل أو حالة من حالات التزويد أو التوثيق بالوثائق”
ينص قاموس كامبريدج على أن “التوثيق هو الأوراق الرسمية أو المواد المكتوبة التي تقدم دليلاً على شيء ما”
وبالتالي، التوثيق هو مجموعة من
مكتوبة رسمياً
أو محفوظة أو مسجلة رسميًا
بمعلومات أو أدلة.
الغرض من التوثيق
يمكن أن تخدم الغرض من تقديم دليل على إمكانية التتبع أو الإشارة إلى شيء ما تم إنجازه.
ما هو توثيق المشروع؟
تشمل وثائق المشروع جميع أجزاء التوثيق المتضمنة في المشروع.
إنه يجعل
توقعات المشروع وأهدافه سليمة
يمكن تتبع مهام المشروع؛ و
يساعد في معالجة أي مشاكل في المشروع من بين أمور أخرى.
وبطريقة أو بأخرى، تساعد إدارة المشروع مدير المشروع على حفظ وظيفته. في الواقع، هي مسؤولة ومسؤولة عن حالة المشروع ونتائجه. يجب على مدير المشروع أن يكون محترفًا يقظًا ومهتمًا بتتبع تقدم المشروع.
تساعد وثائق المشروع على تتبع تقدم المشروع وأدائه واتخاذ القرارات.
في بعض الأحيان، يبدو توثيق المشروع عبئًا على محترف إدارة المشروع. ولكن، يمكن للمحترف المتمرس أن يفهم أهمية التوثيق الجيد. فهي لا تقلل أبدًا من استخدام التوثيق طوال دورة المشروع. بل تدعو إلى استخدام قوالب التوثيق الجيدة. وهي تحاول تعزيز ثقافة التوثيق والتسجيل. فالتوثيق غير الكافي أو عدم التوثيق يزيد من فرص فشل المشروع. كما أن عدم كفاية التوثيق يمكن أن يؤدي إلى مشاكل تتعلق بعدم كفاية الدعم في المشروع.
أهمية التوثيق في إدارة المشاريع:
مصدر الصورة: https://pxhere.com/en/photo/764428
لماذا التوثيق ذو أهمية قصوى في إدارة المشاريع؟
غالبًا ما يواجه مديرو المشاريع عديمو الخبرة صعوبة في فهم سبب أهمية التوثيق؟ يضيف التوثيق قلقًا لمدير المشروع المبتدئ. حيث من المفترض أن تقوم بتسليم مشاريع متعددة ضمن القيود. ولكن، دعني أنصحك بعدم تخطي جزء التوثيق بأي ثمن لتعويض تحديات الوقت. الإدارة الجيدة للوقت هي مهارة مطلوبة بشدة لمدير المشروع. وعلى نفس المنوال، فإن التوثيق مهم أيضًا بنفس القدر، إذا كنت ترغب في صقل مهارات إدارة المشروع. من المؤكد أن مجموعة جيدة من وثائق إدارة المشروع ستؤتي ثمارها في النهاية. إذا قمت بإدارة وثائق المشروع بشكل جيد، فسترى مهنة مجزية كمتخصص في إدارة المشاريع.
فكر في الحالات التالية لفهم المزيد عن أهمية توثيق المشروع:
1. ميثاق المشروع هو وثيقة مخطط أولي في إدارة المشروع. فهو يوجه مدير المشروع لفهم سياق المشروع وتوقعاته. كما أنه يساعد على وضع خطة المشروع لتحقيق المخرجات. في الواقع، تحدد هذه الوثيقة اتجاهًا لمدير المشروع وفريق المشروع للإبحار خلال دورة حياة المشروع. بدون هذه الوثيقة في المقام الأول، لن يكون هناك وضوح لبدء المشروع.
2. بصفتك مدير مشروع، قد تعمل على مشاريع متعددة في وقت واحد. وتتمثل مهمتك في تسليم جميع المشاريع في متناول اليد مع التوقعات والفوائد المرجوة. للتأكد من أنك على المسار الصحيح، تحتاج إلى قياس مخرجات المشروع مقابل خطة إدارة المشروع. وبالتالي، فإن خطة إدارة المشروع هي جزء مهم من وثائقك طوال دورة حياة المشروع. إنها وثيقة حية مع تحديثات منتظمة خلال المشروع، بحيث يمكن أن تحل الغرض منها في سيناريو الوقت الحقيقي.
3. فيما يتعلق بتقدم المشروع، من المفترض أن يقوم مدير المشروع وفريق العمل بإبلاغ أصحاب المصلحة المعنيين بالحالة. ولكن من الذي يجب التواصل معه؛ ومتى يتم التواصل؛ وكيف يتم التواصل، هذه كلها أسئلة واضحة. الإجابة على هذه الأسئلة هي – خطة تواصل موضوعة بشكل جيد. بوجود هذه الوثيقة في مكانها الصحيح، لن يفوتك أنت وفريقك أي جزء من التواصل على النحو المطلوب.
4. جدولة المشروع هي وثيقة أخرى لمساعدتك في التنقل خلال المشروع من خلال تتبع الأنشطة. من المهم للغاية التحقق من التقدم المحرز خلال المشروع. وتساعد أيضًا على إجراء التصحيحات عند الحاجة. إن الالتزام بالجدول الزمني هو مطلب أساسي لمدير المشروع.
5. التحدي الرئيسي مع فريق المشروع هو كيفية بدء عمل المشروع. بعض المشاريع معقدة للغاية لدرجة أنها قد تتطلب قدراً كبيراً من العمل والجهد لإكمالها. خطة العمل هي اعتبار آخر مهم لمدير المشروع. فهي تضع هيكل عمل المشروع بالكامل على مستوى النشاط. يمكن تخصيص الموارد بسهولة للأنشطة الأصغر بدلاً من التركيز على مجموعة كاملة من العمل. ويساعد هيكل تقسيم العمل على تقسيم العمل المعقد إلى أنشطة يمكن إدارتها، تسمى حزم العمل.
6. فهم متطلبات المشروع وتتبع المخرجات لضمان تلبية المتطلبات أمر مهم بنفس القدر لمدير المشروع وفريقه. يجب إنجاز متطلبات وأهداف المنتج/الخدمة للتأكد من نجاح المشروع. يجب على مدير المشروع الرجوع إلى خطة المتطلبات والحصول على أقصى درجات الوضوح بشأنها. فهم المتطلبات أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. لتتبع المتطلبات مع المخرجات، تعتبر مصفوفة تتبع المتطلبات وثيقة مهمة.
7. تسليم المشروع في حدود الميزانية أمر مرغوب فيه للغاية من مدير المشروع. ماذا لو تم تجاوز تكلفة المشروع خلال منتصف المشروع؟ قد يكون ذلك بسبب نقص حسابات التكلفة التقديرية على مستوى النشاط أو عدم وجود مراقبة للتكلفة خلال دورة المشروع؟ سيؤدي ذلك بالتأكيد إلى تراجع المشروع. وبالتالي، يصبح تقدير التكلفة هو الجزء المهم من التوثيق لتقدير تكلفة المشروع. وإذا تم وضع الافتراضات، قم بتسجيلها في سجل الافتراضات بشكل صحيح. تأكد أيضًا من مراقبة وضبط تكلفة المشروع وفقًا لتقدير التكلفة للالتزام بالميزانية.
8. يعاني معظم مديري المشاريع في تقدير الموارد المطلوبة في المشروع. بل إن بعض حالات فشل المشروع ترجع إلى سوء إدارة الموارد. تساعد خطة إدارة الموارد على تحديد الموارد المطلوبة في المشروع. وهي توجه للحصول على الموارد وتحدد أدوار/مسؤوليات الموارد البشرية. كما أنها تضع الأساس لضمان كفاية الموارد. ومن الجوانب المهمة الأخرى تقييم أداء العمل ومراقبته. وتساعد التقارير على فهم المتطلبات من الموارد في جميع مراحل المشروع.
9. إعداد خطة إدارة المخاطر والاحتفاظ بسجل للمخاطر يساعد مدير المشروع على التعامل مع المخاطر المحتملة أو القادمة أثناء المشاريع. يمر أي مشروع بمستوى منخفض إلى مرتفع من عدم اليقين. تمثل إدارة المخاطر دائمًا تحديًا لمدير المشروع أثناء المشروع. من خلال الاحتفاظ بها موثقة، يمكن لمدير المشروع وضع استراتيجية حكيمة للتعامل مع المخاطر. وبالتالي، يزيد من فرصة نجاح المشروع.
10. لا يمكن لمدير المشروع إهمال أهمية إدارة أصحاب المصلحة. يعتمد نجاح المشروع على جميع أصحاب المصلحة هؤلاء بقدر ما يعتمد على مدير المشروع. أصحاب المصلحة لديهم مستويات مختلفة من الاهتمام والتأثير في المشروع. يجب إدارتها بشكل جيد لسحب أقصى قدر من الدعم منهم. وبالتالي، يجب إعداد خطة إدارة أصحاب المصلحة لضمان ذلك.
11. يمر المشروع ببعض التغييرات خلال دورة المشروع. من الواضح جدًا عندما تتغير متطلبات المشروع بشكل متكرر أو عندما يكون من الصعب تجميد نطاق المشروع في المرحلة الأولى من المشروع. يُنصح دائمًا برفع طلبات التغيير للحصول على موافقات التغيير رسميًا. يمكن أن يحفظ هذا المستند مصداقيتك ويؤهلك جيدًا للنجاح. فبدون وجود هذه الوثيقة، قد ينتهي بك الأمر في زحف نطاق المشروع. وستتلاشى ثقة الإدارة فيك.
12. متتبع المشكلات هو مستند لتسجيل جميع المشكلات التي أثيرت خلال المشروع. يجب على مدير المشروع إعداد متتبع للمشكلات وتحديثه بانتظام. وينبغي عليه إسناد المسؤوليات المناسبة للأفراد المعنيين مع وضع جداول زمنية لحل هذه المشكلات. كما يصبح تتبع حل المشكلات في الوقت المناسب أمرًا مهمًا لنجاح المشروع.
13. من المستحسن دائمًا أن يقوم مدير المشروع الجيد بتسجيل أفضل أو أسوأ الحالات خلال المشروع. فهو ينشئ سجلًا للمشروع للتعلم وتبادل المعرفة. تساعدك الدروس المستفادة من عمل المشروع في المشاريع القادمة المماثلة بتقديرات سليمة. يجب الاحتفاظ بهذه الدروس المستفادة من قبل المنظمة كمستودع.
المجالات التي يكون فيها توثيق المشروع مفيداً
كما يمكننا أن نفهم أن وثائق المشروع قابلة للتطبيق في جميع المجالات خلال المشروع. إنها جزء من جميع مجالات المعرفة العشرة، وتغطي جميع مراحل العملية. يجب أن يولي مدير المشروع دائمًا الأهمية الواجبة للتوثيق الجيد. في بعض الأحيان، لا يتم تقدير التوثيق كعمل من أعمال المشروع. يتم تعريف نجاح المشروع من خلال تحقيق أهداف المشروع ضمن قيود المشروع. ولكن لضمان النجاح، تحتاج إلى دعم التوثيق الجيد للمشروع.
لا يتم نجاح المشروع من خلال إعداد الوثائق في وقت واحد فقط، ولكن من خلال الاستمرار في تحديثها وزيارتها وإعادة النظر فيها. يعد تحديث الوثائق أيضًا جزءًا أساسيًا من التوثيق الجيد. فهو يمنحك معلومات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات مثالية. فهو يهيئك لاتخاذ أي تصحيح للمسار، كلما ثبت وجود خلل ما.
فوائد توثيق المشروع
فيما يلي قائمة بفوائد توثيق المشروع:
على الرغم من أنني حاولت أن أذكر في الغالب الفوائد المرجوة من توثيق المشروع. إلا أنها قائمة لا تنتهي. هناك الكثير من الفوائد المباشرة وغير المباشرة لتوثيق المشروع. توثيق المشروع الجيد هو اختيار جميع مديري المشاريع ذوي الخبرة. إنهم لا يفشلون أبدًا في تسجيل أفضل وأسوأ حوادثهم. لديهم دائمًا الميل للتعلم من الأخطاء. وأيضًا التأكد من عدم تكرار الأخطاء. وبالتالي، فإن التوثيق الجيد يجعلهم موردًا ملتزمًا.
كيف يساعد مدير المشروع؟
كما فهمنا الآن أهمية التوثيق، فإنه يساعد مدير المشروع حقًا أثناء المشاريع. التوثيق الجيد يزيد من مصداقيتك بين المتخصصين في إدارة المشاريع. لا يوجد تخطي للتوثيق إذا كنت تريد أن تطمح إلى أن تكون مدير مشروع واعد. تساعدك وثائق المشروع على إعدادك للتعامل مع المواقف القادمة بكل سهولة. فهو يمهد الطريق للتواصل والتفاهم الشامل. يؤكد الإصدار الجديد من دليل PMBOK، PMBOK 6th على أهمية التوثيق بشكل أكبر. ويشجع بشكل خاص على الاحتفاظ بمعرفة المشروع من خلال التوثيق المناسب. قبل وضع الإجراءات الخاصة بمشروعك، يمكنك الرجوع إلى أصول العمليات التنظيمية ومستودع إدارة المعرفة. فكّر، إذا لم تحتفظ بالوثائق المناسبة خلال مشاريعك، هل ستساعد الآخرين على ما قمت به؟ هل يمكنك إضافة قيمة إلى مستودع المعرفة المؤسسية الخاصة بك؟ حتى لو حصلت على مفهوم مشروع مماثل، لا يمكنك الرجوع إلى أعمالك السابقة. يساعد التوثيق مدير المشروع على اتخاذ قرارات سليمة ومستنيرة. وبالتالي، فإنه يمهد الطريق لنجاح مشروعك بالفعل.
أيضًا، استنادًا إلى السيناريو والسياق التنظيمي، يمكنك تخصيص قوالب مشروعك. يمكن تخصيص الوثائق بناءً على خبرة مدير المشروع. كما يمكن تخصيصها على أساس تاريخ المشروع أو قصص النجاح. وثائق المشروع لها أهميتها لأي نوع من المشاريع. ومع ذلك، فإن الخيار لك لتخصيصها حسب المتطلبات والسياق.
الخلاصة
باختصار، مدير مشروع ألفا لا يقلل أبدًا من أهمية التوثيق الجيد. وثائق إدارة المشاريع، على الرغم من أنها تستهلك الوقت إلا أنها توفر وقتك – كيف؟ إنها توفر عليك الوقت من المعاناة في اتخاذ الإجراءات المطلوبة واتخاذ القرارات. كل الجهود والوقت الذي يستغرقه التوثيق يؤتي ثماره عندما تكون قراراتك مبنية على حقائق. التوثيق الجيد يزيد من معدل نجاح مشروعك.