لماذا يجب أن تكون متطلبات المشروع مطلوبة – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

عندما يفشل مشروع ما، غالبًا ما يتم إلقاء اللوم في اتجاهات عديدة: نقص الميزانية، أو مشاكل تقنية، أو ثغرات في التواصل. إلا أن تحليل الأسباب الجذرية لفشل المشروع غالبًا ما يكشف أن فشل المشروع يبدأ في المتطلبات التي لم يتم تحديد نطاقها بشكل جيد أو تفتقر إلى مدخلات المستخدم النهائي. وقد ذهبت بعض التقارير إلى حد تقدير أن 71% من فشل المشروع هو نتيجة سوء إدارة المتطلبات. يمكن لمديري المشاريع الذين يفهمون تمامًا أهمية وتعقيد متطلبات العملاء أن يضمنوا بشكل أفضل نتائج ناجحة للمشروع.
في هذه الصفحة:
ما هي متطلبات المشروع
يمكن اعتبار متطلبات المشروع بمثابة أوصاف للمخرجات النهائية. فكر في هذا المثال: أنت ستقوم بإعادة تصميم مطبخك ويسألك المقاول العام “كيف تستخدم مطبخك أكثر من غيره – للطهي لنفسك؟ للتجمعات الكبيرة؟ للتجمعات الكبيرة؟ كمساحة مكتبية منزلية؟ ” في هذه المحادثة، يقوم المقاول العام بدور مدير المشروع ويجمع مدخلاتك كمستخدم نهائي حتى يمكن التخطيط للعمل على إنشاء مطبخك الجديد. يجب أن يطرح عليك المقاول العام أيضًا أسئلة مثل: “كم من الوقت يمكنك استخدام مساحة مؤقتة أثناء بناء المطبخ الجديد؟ ما هي ميزانيتك؟ من يمكنه الموافقة على أي مشتريات للمواد أو التصميم؟ يتم استخدام مدخلات العميل لتحديد نطاق مدة المشروع وتكلفته وعملية الموافقة عليه.
إن متطلبات المشروع في جوهرها تجسد أمرين: ما الذي تنشئه ولماذا تنشئه؟
يمكن أن تكون المتطلبات معقدة وتختلف باختلاف العميل حتى لو بدا المشروع مماثلاً للمشاريع السابقة. وبسبب المتغيرات العديدة والارتباط القوي بالفشل المحتمل للمشروع، يسرد معجم معجم كتاب إدارة المشاريع الرسمي لمعهد إدارة المشاريع التابع لمعهد إدارة المشاريع هذه الأدوات الخاصة بالمتطلبات:
خطة إدارة المتطلبات
أحد مكونات خطة إدارة المشروع أو البرنامج التي تصف كيفية تحليل المتطلبات وتوثيقها وإدارتها.
مصفوفة تتبع المتطلبات
شبكة تربط متطلبات المنتج من أصلها إلى النواتج التي تلبيها.
الأدوات الجيدة مهمة. ومع ذلك، يكمن المسار الأقوى لجمع المتطلبات وإدارتها في قدرة مدير المشروع على التكيف مع تغييرات العميل ودقة المتطلبات الموثقة.
العميل على حق… حتى لا يكون كذلك
في عام 1909، صاغ رائد الأعمال هاري جوردون سلفريدج عبارة: “العميل دائمًا على حق”. ومع ذلك، عندما يتفق مدير المشروع مع العميل فقط، فإن ذلك يؤدي دائمًا تقريبًا إلى فشل المشروع. كيف يمكن أن يكون ذلك؟ هذه الصورة الشهيرة لإدارة المشاريع التي رسمها فنان غير معروف تجسد ذلك بشكل مثالي: الفشل في تأكيد ما تقوم به يؤدي إلى الفشل.
بالنسبة لكل كتلة في هذا الكاريكاتير، يكون العميل/صاحب المصلحة واثقًا تمامًا من أن الجميع يعمل على صنع نفس الشيء بالضبط. إذا كان العميل على حق دائمًا، فكيف يمكن أن يكون هناك 10 أشكال مختلفة من الناتج النهائي المتأرجح؟
أحد أهم الأشياء التي يجب تذكرها عند العمل كمدير مشروع هو أنه لا يجب عليك أبدًا الاتفاق مع العملاء فقط. فغالبًا ما يؤدي ذلك إلى سوء الفهم وقد يؤدي إلى عدم القدرة على تقديم ما يريده عميلك.
لا يدرج معجم كتاب المعرفة الرسمي لمعهد إدارة المشاريع التابع لمعهد إدارة المشاريع تعريفًا رسميًا لـ “المتطلبات”، ولكن حتى لو كان كذلك، فإنه لن ينقل التعقيدات كما هو الحال في هذا الرسم البياني. تحتاج الشركات إلى مديري المشاريع الذين يحصلون بالتأكيد على مدخلات العملاء، ولكن لديهم التدريب اللازم لمعرفة كيفية “التمييز بين تصور العميل لاحتياجات عمله” والمشروع. عندما يكون لديك التدريب الذي يضمن لك علاقات قوية مع العملاء ومتطلبات دقيقة، فإنك تجعل نفسك أكثر قيمة لشركتك وفي سوق العمل.
الفشل في المتطلبات يؤدي إلى فشل المشروع
يكشف بحث نشره معهد إدارة المشاريع (PMI) عن التأثير الكبير لجمع المتطلبات الجيدة أو السيئة وإدارتها على المشروع:
ببساطة، إذا لم يتم تحديد احتياجات العميل الأولية بدقة، فمن المرجح أن يفشل المشروع الذي يتم إنشاؤه.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيف يمكنك الحصول على المتطلبات
الخطوة الأولى هي تضمين جمع المتطلبات في عمل مشروعك. ترغب العديد من الفرق في القفز إلى الإنشاء الفعلي، ولكن بدون متطلبات قوية، لن يتم إنشاء ما هو مطلوب. تنطبق المتطلبات في أي مشروع (إنشاء المنتج، تحسين المنتج، تطوير البرمجيات، التصنيع، تحسين العمليات، حل المشكلات، إلخ) وفي جميع أنواع الصناعات (الأعمال المصرفية، التعليم، الصحة، التصنيع، التكنولوجيا، إلخ).
تتزايد الحاجة إلى مديري المشاريع في الشركات مع اتساع نطاق مسؤولياتهم. ونتيجة لذلك، سيستمر الطلب على المهنيين ذوي المهارات العالية والخبرة والمهارات التقنية القوية في الارتفاع. وبينما تقوم الشركات بالتوظيف، فإنها تسعى إلى الاحتفاظ بمديري المشاريع الذين يتمتعون بمهارات قوية في جمع المتطلبات ومهارات الإدارة. تتضمن بعض الأمثلة على أدوات جمع المتطلبات ما يلي:
كيف يمكن لمديري المشاريع تحسين مهارات إدارة المتطلبات
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تعمل بنشاط على تطوير المهارات الشخصية والتقنية اللازمة لجمع المتطلبات بفعالية بغض النظر عن منهجية المشروع المستخدمة في شركتك. استخدم التدريب على أساسيات إدارة المشاريع للحصول على العناصر الأساسية في شهادة محترف إدارة المشاريع، بما في ذلك إدارة المتطلبات. في أساسيات أجايل، يستخدم مديرو المشاريع قصص المستخدمين ومعايير القبول لالتقاط صوت العميل. سيستفيد أي مدير مشروع من التدريب على إدارة توقعات العميل وأصحاب المصلحة لأن المتطلبات مرتبطة مباشرةً بمدخلات العميل.
سيساعد الجمع القوي للمتطلبات في بداية المشروع، مع إدارة المتطلبات طوال الوقت، أي مدير مشروع على زيادة احتمالية نجاح المشروع. تأكد من الحصول على متطلبات شاملة في بداية المشروع. من المهم تحديد التوقعات والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة منذ اليوم الأول.
التدريب القادم لشهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
[القطعة widget widget_name=”geoScheduleLite”]