لماذا تعتبر عبارة “لا تصعّد أبدًا ولا تغلق أبدًا” نصيحة سيئة من مديري المشتريات

يصادف العديد من الطامحين للحصول على شهادة PMP نصائح تقترح عدم تصعيد مشاكل المشروع خارج الفريق أو عدم إغلاق المشروع قبل الأوان. وفي حين أن هذا قد يبدو نهجًا منطقيًا، إلا أن إدارة المشاريع في العالم الحقيقي وامتحان PMP يتطلبان اتخاذ قرارات مصممة خصيصًا بدلاً من القواعد الصارمة. يمكن أن تؤدي هذه العقلية إلى إجابات غير صحيحة في اختبار PMP واستراتيجيات غير فعالة لإدارة المشاريع.
أهمية تصميم قرارات اختبار PMP حسب الطلب
الهدف النهائي لإدارة المشروع هو تقديم قيمة لأصحاب المصلحة. يجب تقييم كل قرار – سواء كان تصعيد مشكلة أو إغلاق مشروع أو تعديل النطاق – بناءً على مساهمته في تقديم القيمة. تم تصميم اختبار PMP لاختبار الحكم على الموقف، مما يعني أن أفضل إجابة تعتمد على السياق. وفي حين يمكن حل بعض المشكلات داخل فريق المشروع، فإن الحالات القصوى تتطلب التصعيد أو إغلاق المشروع أو حتى إزالة الموارد الرئيسية.
عندما يكون إغلاق المشروع هو القرار الصحيح
من المفاهيم الخاطئة الشائعة في إدارة المشاريع أن المشاريع يجب أن تستمر دائمًا حتى اكتمالها، بغض النظر عن التحديات التي تواجهها. ومع ذلك، تتطلب بعض الحالات إغلاق المشروع بدلاً من محاولة المضي قدمًا في مبادرة فاشلة.
على سبيل المثال، ضع في اعتبارك مشروعًا تم إيقافه في البداية منذ عدة سنوات وأعيد تشغيله الآن مع تغييرات كبيرة في النطاق. تم بالفعل إنفاق معظم الميزانية، والمشروع متأخر بشدة عن الجدول الزمني. تكون مؤشرات الأداء مثل مؤشر أداء الجدول الزمني ومؤشر أداء التكلفة أقل بكثير من المستويات المقبولة، مما يجعل التعافي شبه مستحيل.
في مثل هذا السيناريو، لن يؤدي دفع المشروع إلى الأمام إلى تحقيق قيمة مجدية. أفضل مسار للعمل هو إغلاق المشروع وطلب مشروع جديد يتماشى مع النطاق والتوقعات المنقحة. ومن المرجح أن يؤدي الاستمرار في الهيكل القديم إلى مزيد من عدم الكفاءة وإهدار الموارد. يعد إدراك متى يصبح المشروع غير قابل للتطبيق مهارة أساسية لمديري المشاريع.
إدراك متى يكون التصعيد ضروريًا
غالبًا ما يُنظر إلى التصعيد بشكل سلبي، كما لو أنه ينطوي على فشل من جانب مدير المشروع. ومع ذلك، في الواقع، يمكن أن يكون تصعيد مشكلة ما قرارًا استراتيجيًا يحمي نتائج المشروع ومصالح أصحاب المصلحة.
ومن الأمثلة القوية على ذلك مشروع دفاعي شديد الحراسة حيث يتبين أن أحد أعضاء الفريق قد زوّر تصريحه الأمني. وهذا خرق خطير يؤثر بشكل مباشر على سلامة المشروع. في مثل هذه الحالة، فإن مجرد توفير تدريب إضافي أو تعديل الجداول الزمنية سيكون استجابة غير كافية. النهج الصحيح هو إزالة عضو الفريق على الفور من المشروع للتخفيف من المخاطر الأمنية وضمان الامتثال للوائح.
يجب على مديري المشاريع التفريق بين المشاكل التي يمكن حلها داخلياً وتلك التي تتطلب التصعيد. في الحالات عالية الخطورة، من الضروري اتخاذ إجراء فوري وحاسم.
تقديم القيمة فوق كل شيء آخر
يجب اتخاذ كل قرار لإدارة المشروع بهدف أساسي هو تقديم القيمة. عندما يكون المشروع متأخرًا جدًا عن الجدول الزمني المحدد، أو تجاوز الميزانية، أو انحرف بشكل كبير عن أهدافه الأصلية، فقد لا يخدم المشروع الغرض المقصود منه. وبدلاً من اتباع العمليات بشكل أعمى، يجب على مديري المشاريع تقييم ما إذا كان استمرار المشروع يتماشى مع أهداف العمل.
وبالمثل، لا ينبغي أبدًا تجاهل المشاكل المتعلقة بالفريق، خاصة تلك التي تنطوي على انتهاكات للأخلاقيات أو الأمن أو الامتثال. يساعد تصعيد المشاكل أو إزالة أعضاء الفريق عند الضرورة في الحفاظ على نزاهة المشروع ويضمن توافق الموارد مع تقديم نتائج عالية القيمة.
النهج الصحيح للنجاح في اختبار PMP
صُمم اختبار PMP لتقييم قدرة المرشح على التكيف مع حالات المشروع المختلفة بدلاً من اتباع نهج واحد يناسب الجميع. تقدم العديد من أسئلة الامتحان سيناريوهات تتطلب التصعيد أو إغلاق المشروع أو اتخاذ إجراءات حاسمة، ويعد التعرف على وقت اتخاذ هذه الخطوات أمرًا بالغ الأهمية لاختيار الإجابات الصحيحة.
من خلال فهم أن المواقف القصوى تتطلب إجابات قصوى، يمكن للطامحين في اختبار PMP تطوير نهج أكثر دقة للإجابة على أسئلة الامتحان. تتطلب بعض تحديات المشروع التعاون والتدريب وتحسين العمليات، بينما تتطلب تحديات أخرى التصعيد أو الإنهاء أو إعادة تعيين الموارد.
الأفكار النهائية
لا تتمحور الإدارة الفعالة للمشروع حول القواعد الصارمة؛ بل حول اتخاذ القرارات في سياقها ومواءمة الإجراءات مع الهدف العام المتمثل في تقديم القيمة. يمكن أن تكون نصيحة “عدم التصعيد” أو “عدم إغلاق” المشروع مضللة وفي بعض الحالات قد تؤدي إلى نتائج عكسية. إن إدراك متى يجب التصعيد، ومتى يجب إغلاق المشروع، ومتى يجب اتخاذ إجراء حاسم هو ما يميز مدير المشروع الناجح عن مدير المشروع غير الفعال.
من خلال تطبيق هذه المبادئ في اختبار PMP وسيناريوهات العالم الحقيقي، يمكن لمديري المشاريع ضمان أن تؤدي قراراتهم إلى نتائج ناجحة ونجاح مستدام للمشروع.