لماذا تحتاج إلى برنامج PMO؟

لماذا تحتاج إلى برنامج مكتب إدارة المشاريع؟
ما هو مكتب إدارة المشاريع (مكتب إدارة المشاريع)؟
يُعرف القسم داخل الشركة أو المؤسسة الذي يضع القواعد ومعايير النجاح لإدارة المشاريع باسم مكتب إدارة المشاريع (PMO).
صفات مكتب إدارة المشاريع الجيد
إن الهدف من مكتب إدارة المشاريع هو ضمان نجاح كل مشروع تقوم به المؤسسة وإضافة قيمة مضافة إلى العمل. ويتحقق ذلك من خلال توحيد إجراءات وإرشادات المشروع وإضفاء الطابع المنهجي التكنولوجي على هذه التقنيات.
يقوم مكتب إدارة المشاريع بما هو أكثر من مجرد إدارة المشاريع. فهو يشرف على أنشطة إدارة المشاريع في الشركة. ومن أجل ضمان تحقيق الربحية والقيمة المضافة للشركة، فهو بالتالي مسؤول عن العناصر التشغيلية والمالية للمشاريع التي تقوم بها الشركة.
يجب على مكتب إدارة المشاريع تنظيم عمليات أعمال المشاريع إذا ما أراد أن يكون فعالاً. وهذا يضمن الامتثال، ويعزز الإنتاجية، ويوفر نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي للمبادرات التي تعمل عليها المؤسسة.
برنامج خط الأساس القائم على الذكاء الاصطناعي لمكتب إدارة المشاريع هو الطريقة الأكثر فعالية لتنظيم مكتب إدارة المشاريع. الخط الأساسي هو فئة جديدة تمامًا من منتجات البرمجيات المصممة للتعامل مع جميع جوانب شركة مشروعك.
ما مدى انتشار مكاتب إدارة المشاريع؟
يوجد مكتب إدارة المشاريع في 71% من جميع الشركات، وفقًا لاستطلاع معهد إدارة المشاريع “نبض المهنة” (PMI Pulse of the Profession). وبمزيد من التفصيل تستخدم الشركات الكبيرة مكاتب إدارة المشاريع في 90% من الحالات. 88% من الشركات متوسطة الحجم تستخدم مكاتب إدارة المشاريع. يستخدم مكتب إدارة المشاريع 61% من الشركات الصغيرة.
أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة المشاريع
يمكن أن يلعب مكتب إدارة المشروع مجموعة متنوعة من الأدوار لأنه يؤدي العديد من المهام المختلفة للشركة. ومع ذلك، تشمل مهام مكتب إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا ما يلي: الإشراف على المشروع والرقابة على المشروع إنشاء إجراءات موحدة وعمليات تنفيذ المشروع اختيار البرامج وتنفيذها لمكتب إدارة المشاريع إدارة محفظة المشاريع تعظيم استخدام الموارد وتوزيعها تحليل المشاريع والمحافظ وإعداد التقارير عنها تعليم وتدريب مديري المشاريع
الهيكل المكتبي لإدارة المشاريع
يسرد دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide) ثلاثة هياكل أساسية لمكتب إدارة المشاريع، في حين أن هناك تفسيرات متعددة لهذه الأنواع المتميزة من الهياكل. داعمة: يقدم النماذج وأفضل الممارسات والتدريب والوصول إلى المعلومات والدروس المكتسبة من المشاريع السابقة كدور استشاري للمشاريع. ضابطة: تقديم المساعدة وفرض الامتثال باستخدام مجموعة متنوعة من التقنيات التوجيهية: توجيه المشاريع المراد تنفيذها من أجل تولي السيطرة عليها.
اعتمادًا على الإطار الذي يستخدمه، يمكن لمكتب إدارة المشاريع التأثير على المنظمة بدرجات متفاوتة. ونتيجة لذلك، اعتمادًا على الهيكل الذي يتبناه المكتب، تتغير المناصب داخله.
المناصب في مكتب إدارة المشاريع
اعتمادًا على حجم العمل ومدى تعقيد المشروع، قد يكون هناك العديد من المستويات الإدارية والوظائف داخل مكتب إدارة المشاريع. الخبرة الرسمية في إدارة المشاريع مطلوبة على جميع المستويات. يمكنك أن تصادف المستويات والمسميات التالية:
رئيس مكتب إدارة المشاريع
هذا الشخص هو المسؤول عن مكتب إدارة المشاريع وهو مسؤول عن جميع المهام المتعلقة بمكتب إدارة المشاريع. يمكن أن تشمل الأسماء رئيس إدارة المشاريع مدير مكتب إدارة المشاريع مدير مكتب إدارة المشاريع مدير المحفظة مدير مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
مدير مكتب إدارة المشاريع
يتركز هذا المستوى من الإدارة على الأنشطة الجارية لمكتب إدارة المشاريع. وتتكون المسميات من: مدير مكتب إدارة المشاريع مدير مكتب إدارة المشاريع مدير مكتب المشروع مدير مكتب البرنامج مدير مكتب الحافظة مدير مكتب المشروع مدير مكتب البرنامج مدير مكتب البرنامج مدير مكتب الحافظة
دعم مكتب إدارة المشاريع
تساعد وظيفة الدعم هذه، وهي وظيفة مبتدئة بشكل عام، المشرفين في تنظيم المهام وجمع البيانات. يمكن العثور على هذه المسميات هنا: مسؤول المشروع منسق مكتب المشروع منسق مكتب المشروع محلل مكتب المشروع دعم مكتب المشروع
ما هو برنامج مكتب إدارة المشاريع؟
يستخدم مكتب إدارة المشاريع (PMO) برمجيات مكتب إدارة المشاريع (PMO) كنوع من التكنولوجيا لإدارة الجوانب التشغيلية والمالية للمشاريع التي يكون مسؤولاً عنها. تساعد أدوات برمجيات مكتب إدارة المشاريع مكتب إدارة المشاريع على تحقيق أهدافه المتمثلة في إدارة مشاريع المؤسسة بنجاح وكفاءة.
أفضل برنامج لمكتب إدارة المشاريع
أفضل حل برمجي لمكاتب إدارة المشاريع هو الأداة التي تدير كامل أعمال المشاريع، بما في ذلك الجوانب المالية والتشغيلية في نظام واحد. يتجاوز هذا النظام الشامل إدارة المشاريع ويمكّن مكتب إدارة المشاريع من إدارة المشاريع مثل الأعمال التجارية. القيمة، والهامش، والمواعيد النهائية، والمواعيد النهائية، والتراكمات المتراكمة، والتعارضات، وكلها مرئية ويمكن التحكم فيها في الوقت الفعلي.
إن الطريقة الأكثر فعالية لتنظيم المشروع هي باستخدام برنامج مكتب إدارة المشاريع القائم على الذكاء الاصطناعي. إنها فئة جديدة من الحلول البرمجية المصممة لإدارة مشروعك من البداية إلى النهاية.
ميزات برنامج مكتب إدارة المشاريع
سيكون مكتب إدارة المشاريع قادرًا على إدارة دورة حياة المشروع بالكامل والإشراف عليها والحصول على نظرة ثاقبة في دورة حياة المشروع الكاملة باستخدام منصة قوية لمكتب إدارة المشاريع. يجب أن يوفر أدوات إدارة للعمليات والمال وتحليلات الشركة.
أدوار المستخدم: الراعي الرئيسي راعي المشروع راعي المشروع مدير المشروع’ المستخدم
منشئ المشروع / ميثاق المشروع
إنشاء WBS
بطاقة معدل الموارد
لوحة كانبان
الإدارة المتكاملة للمخاطر
إدارة المهام
إدارة الموارد
الإدارة المتكاملة للمشكلات
إدارة الجداول الزمنية
تقويم الموارد
إدارة التغيير المتكاملة
إدارة التبعيات
ميزانية المشروع
التقارير الذكية للمشروع
إدارة الأعمال المتراكمة
متتبع الأخطاء
إدارة المستندات
إدارة WBS
الدروس المستفادة
طلب التمديد
يعني الذكاء الاصطناعي في إدارة المشاريع استخدام خوارزميات ذكية لإعطاء حالة المشروع في الوقت الفعلي للمشروع مما يساعد الإدارة العليا في اتخاذ القرارات الفعالة. قد يشمل ذلك: التنبؤ بالمشروع (سوف يتنبأ الذكاء الاصطناعي بما إذا كان المشروع سينجح أو يفشل) الإدارة الذكية للمخاطر والتصعيد الإدارة الذكية للمخاطر والتصعيد الإدارة الذكية للمشاكل والتصعيد التوزيع الذكي للمهام الإدارة الذكية للموارد ومصفوفة المهارات الإدارة الذكية للموارد ومصفوفة المهارات الدروس المستفادة الذكية (سوف يتنبأ النظام بالمشاريع الأكثر نجاحًا في المؤسسة X)
بنية الحلول
تم تطوير مكتب إدارة المشاريع الأساسي باستخدام بنية سحابية قائمة على البرمجيات كخدمة. يقدم نموذج تسليم البرمجيات كخدمة (SaaS) للمطورين مشهدًا جديدًا من الاعتبارات التقنية والتشغيلية والنشر. وغالبًا ما يعني التبني الكامل لملامح المرونة في البرمجيات كخدمة إعادة التفكير في أساسيات كيفية التعامل مع أعمالك. ويزداد الأمر تعقيداً بسبب عدم وجود استراتيجية واحدة لتنفيذ حلول البرمجيات كخدمة. فالاحتياجات الفريدة للعملاء والأسواق والشركات هي التي ستحدد نكهة البرمجيات كخدمة التي تناسب بيئتك على أفضل وجه.