لماذا التفويض أمر بالغ الأهمية في إدارة المشاريع؟

لماذا يعتبر التفويض أمراً بالغ الأهمية في إدارة المشاريع؟
يتحمل مديرو المشاريع مجموعة متنوعة من المسؤوليات في روتين عملهم اليومي، وإحدى الوظائف المهمة التي تقع على عاتقهم هي تفويض العمل بين أعضاء فريقهم. يجب على مديري المشاريع التأكد من تفويض العمل المناسب لأعضاء الفريق المناسبين. ولهذا، يجب أن يكون لدى مديري المشاريع معرفة شاملة بقدرات أعضاء فريقهم وخبراتهم في العمل. إذا لم يكن لديهم معلومات كافية عن أعضاء فريقهم، فقد يؤدي ذلك أيضًا إلى فشل المشروع حيث لن يتم تفويض المهام وفقًا لقدرات أعضاء فريقهم.
على سبيل المثال، إذا تم تفويض مهمة عمل ما إلى عضو فريق أقل خبرة وليس لديه معرفة كافية بالمشروع، فلن يتمكن عضو الفريق من إكمال المهمة الموكلة إليه في فترة زمنية معينة. يحدث هذا لأن مديري المشروع يجب أن يكتسبوا المعرفة الكافية حول الموضوع ومن ثم يتعين عليهم البدء في المهمة الفعلية الموكلة إليهم. لذا، من المهم أن يكون لدى مديري المشاريع معرفة جيدة بأعضاء فريقهم، لأن ذلك سيوفر الوقت. هذا العنصر مهم جدًا في إدارة المشروع ويزيد أيضًا من معدل نجاح المشروع. من خلال تفويض المهام لأعضاء الفريق المناسبين، سيتمكن مديرو المشاريع من تحقيق أهداف المشروع وغاياته بطريقة فعالة. فيما يلي بعض الجوانب المهمة لتفويض العمل التي يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بها من أجل تنفيذ المشروع بنجاح.
1. إسناد المهام بعناية إلى أعضاء الفريق
يجب على مديري المشاريع اختيار أعضاء الفريق بعناية أثناء تخصيص المهام لهم. وعليهم أن يأخذوا بعين الاعتبار الخبرة التي يمتلكونها في مشاريع مماثلة حتى يتمكنوا من إدارة المهام الموكلة إليهم بكفاءة. إذا كان أحد أعضاء الفريق أقل خبرة، فيجب على مديري المشروع إسناد مهام أقل أهمية لهم. إذا لم يكن لدى مديري المشروع معرفة كافية ببعض المهام، فيمكنهم تفويضها إلى أعضاء الفريق الذين لديهم خبرة جيدة في العمل على تلك المهام أو لديهم دراية بنوع مماثل من المهام.
2. تقديم تعليمات واضحة لأعضاء الفريق
من المهم أن يعطي مديرو المشاريع تعليمات واضحة لأعضاء فريقهم أثناء إسناد المهام إليهم. يجب أن يشرحوا لهم مدى أهمية المهمة وكيف ستؤثر على نجاح المشروع إذا لم يتم تسليمها في الإطار الزمني المحدد. إذا كان عضو الفريق جديدًا نسبيًا في المشروع، فيمكن لمديري المشروع إعطاء توجيهات لأعضاء الفريق فيما يتعلق بكيفية تنفيذ المشروع من أجل إكمال المهمة في فترة زمنية محددة.
3. تحديد إطار زمني
يجب على مديري المشروع أيضًا تحديد الإطار الزمني للمهمة أثناء إسنادها إلى أعضاء الفريق. يجب على مديري المشروع أيضًا التأكد من أن الحد الزمني المحدد عملي وقابل للتحقيق من قبل أعضاء الفريق. إذا حدد مدير المشروع حدًا زمنيًا غير عملي، فهناك احتمال كبير أن يرتكب أعضاء الفريق أخطاء لأنهم سيكونون في عجلة من أمرهم لإكمال المشروع. سيؤثر هذا بدوره على جودة المشروع، كما أن هناك احتمال أن يرسله العميل مرة أخرى إلى الشركة ويطلب منهم إعادة العمل على تلك المهمة المحددة. سيكون هذا عبئًا على الشركة حيث يتعين عليهم الإنفاق مرة أخرى على تلك المهمة المحددة.
4. التوزيع المتساوي للعمل
يجب على مديري المشاريع أيضًا التأكد من تقسيم العمل بالتساوي بين أعضاء الفريق. يجب ألا يضعوا عبء العمل الزائد على عضو معين في الفريق. وينبغي عليهم تفويض العمل وفقًا لكفاءة أعضاء الفريق. إذا كان أحد أعضاء الفريق مثقلاً بالعمل، فإن ذلك سيزيد من مستويات التوتر لديهم ويقلل من جودة العمل، مما قد يؤثر على الجودة الإجمالية للمنتج النهائي.
5. الاحتفاظ بمسار كامل للمشروع
يجب على مديري المشاريع متابعة الأنشطة الموكلة إلى أعضاء الفريق. يجب عليهم عقد اجتماعات منتظمة للفريق مع أعضاء فريقهم والتحقق من حالة المهام الموكلة إليهم. يمكنهم إجراء هذه الاجتماعات كل أسبوع حتى يحصلوا على فكرة دقيقة عن حالة المشروع.
الخاتمة
يجب على مديري المشاريع تفويض المهام بفعالية لأعضاء الفريق لأنها مرتبطة بنجاح المشروع. عندما يتم تفويض العمل بطريقة فعالة، فإن ذلك سيعزز معدل نجاح المشروع ويوفر الوقت والمال للشركة.