لماذا التعريف التشغيلي مهم في مرحلة قياس سداسية سيجما؟

إن ممارسي الحزام الأخضر لسداسية سيجما الذين حصلوا على تدريب الحزام الأخضر للحزام الأخضر لسداسية سيجما اللين لديهم فهم راسخ لمفهوم “التعريف التشغيلي” في مرحلة القياس وكيف يمكن أن يساعد المشروع الذي يستخدم نهج سداسية سيجما. دعونا نعرّف “التعريف التشغيلي”. يمكن تعريفه على أنه وصف واضح ومفهوم لما يجب ملاحظته وقياسه، بحيث يقوم مختلف الأشخاص الذين يقومون بجمع البيانات واستخدامها وتفسيرها بشكل متسق. وهو عبارة عن بروتوكول يتم اتباعه في مرحلة القياس MEASURE من عملية DMAIC كما تمت مناقشته في الدورات التدريبية الخاصة باللِّين. التعريف التشغيلي هو تعريف واضح وموجز ومفصّل للمقياس، ولهذا السبب فهو مصطلح مهم لمرحلة القياس. إنه مفهوم لتوجيه الخصائص التي سيتم قياسها وكيفية قياسها خلال مرحلة القياس.
احضر تدريب سداسية سيجما السداسية المجاني المجاني عبر الإنترنت 100% وذاتي الوتيرة.
تحديد التعريف التشغيلي لمرحلة القياس
في مرحلة القياس في سداسية سيجما السداسية، التعريف التشغيلي هو تعريف دقيق لـ “Y” المحدد الذي سيتم قياسه. يمكن أن تكون “Y” “Y الصغيرة” أو “Y الكبيرة”. وغالباً ما يتم استخدامه لبيانات السمات ويصف معياراً قياسياً للقياس على أساسه. يمكن أن تتضمن التعريفات التشغيلية لمرحلة القياس أيضًا أوصافًا نصية أو صورًا أو صورًا فوتوغرافية أو نماذج أو عينات. على حد تعبير خبير الجودة ديمنج
“التعريف التشغيلي هو التعريف الذي يمكن للناس التعامل معه…. يجب أن يكون قابلاً للتوصيل، بنفس المعنى بالنسبة للبائع كما هو الحال بالنسبة للمشتري، وبنفس المعنى بالأمس واليوم…”
لماذا وضع خط أساس؟
تُستخدم التعريفات التشغيلية لمرحلة القياس لوضع خط أساس للأداء. والغرض من التعريف هو توفير معنى واحد متفق عليه لكل “Y” محدد. وهذا يساعد على ضمان الموثوقية، كما أن الاتساق مدمج مقدمًا أثناء مرحلة القياس. تحتاج إلى تعريفات تشغيلية عند جمع جميع أنواع البيانات في مرحلة القياس. وهي مهمة بشكل خاص عندما يتم اتخاذ قرار حول ما إذا كان هناك عيب في شيء ما أم لا، وما إذا كان العيب موجودًا أم لا، وما إلى ذلك.
على سبيل المثال، كيف تعرف ما إذا كان قد تم تسليم طرد عبر البريد السريع في الوقت المحدد أم لا؟ سيكون جمع البيانات بلا معنى إذا لم يتم تحديد تعريف “في الوقت المحدد”. لذلك، يجب تطوير التعريفات التشغيلية واختبارها قبل بدء جمع البيانات في مرحلة القياس.
مرحلة القياس: ورقة عمل التعريفات التشغيلية
عند جمع البيانات، من الضروري أن يكون لدى كل فرد في النظام نفس الفهم ويجمع البيانات بنفس الطريقة. لذلك، يجب أن يتم عمل ورقة عمل التعريفات التشغيلية (ODW) في مرحلة القياس؛ قبل بدء جمع البيانات. في أي وقت يتم فيه جمع البيانات، من الضروري تحديد كيفية جمع البيانات. فالبيانات التي لم يتم تحديدها عادةً ما تكون غير متسقة وستعطي نتائج خاطئة. من السهل أن نفترض أن أولئك الذين يجمعون البيانات خلال مرحلة القياس يفهمون ماهية وكيفية إكمال المهمة. ومع ذلك؛ يكون لدى الأشخاص آراء ووجهات نظر مختلفة، وسيؤثر ذلك على عملية جمع البيانات. الطريقة الوحيدة لضمان جمع البيانات بشكل متسق هي عن طريق تعريف تشغيلي مفصل يزيل الغموض.
لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتوثيق التعريف التشغيلي. يتم توثيق ما يتفق الأشخاص في الفريق أو المجموعة على استخدامه لغرض معين من خلال التعريف التشغيلي. المفهوم بسيط بما فيه الكفاية لأولئك الذين يعملون على التغيير التنظيمي.
مرحلة القياس: عناصر ورقة عمل التعريف التشغيلي
ورقة عمل التعريف التشغيلي هي مستند أو مستودع لتسجيل التعريفات التشغيلية قبل بدء نشاط جمع البيانات في مرحلة القياس. لقد تعرفنا بالفعل على ماهية التعريف التشغيلي لمرحلة القياس وما يجب أن يكون عليه. والآن، دعونا نناقش عناصر ورقة عمل التعريف التشغيلي. يرجى الاطلاع على الشكل أدناه لفهم عناصر ورقة عمل التعريف التشغيلي. ما الذي نحاول قياسه؟
يشير العنصر الأول من ورقة عمل التعريف التشغيلي إلى ما نحاول قياسه. عادةً؛ في مرحلة القياس، نحاول قياس أداء العملية بمساعدة مقياس أو اثنين من مقاييس العملية. يمكن أن يكون التسليم في الوقت المحدد، ووقت التسليم، وعدد العيوب وما إلى ذلك.
مرحلة القياس: ما هو داخل وخارج النطاق؟
يشير العنصر الثاني من ورقة عمل التعريف التشغيلي إلى نطاق ما نحاول قياسه. بعبارة أخرى، نحتاج إلى فهم ما هو داخل النطاق وخارج النطاق لمقياس معين. على سبيل المثال؛ قد لا يتضمن مقياس “الاستجابة” مقياس “الاستجابة” ما ورد من العملاء حرفيًا وتعليقاتهم. قد تتضمن الرسالة الإلكترونية التي تم اعتبارها “منتقصة” أو “غير صحيحة” و/أو “غير مكتملة” أو قد لا تتضمن العيوب الشائعة وغير الحرجة. باختصار، يتعين على فريق المشروع تحديد نطاق كل معلمة يحاول قياسها في مرحلة القياس.
مرحلة القياس: كيف نحدد المقياس؟
يشير العنصر الثالث من ورقة عمل التعريف التشغيلي إلى تعريف المقياس. وقد تم تعريف وقت الاستجابة للعملية قيد النظر على أنه نسبة X% من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم الرد عليها خلال 24 ساعة. وعلاوة على ذلك، تم تعريف وقياس رضا العملاء على أنه X% من العملاء الذين يقيمون مقدم الخدمة بدرجة 90% فما فوق.
كيف نسجل القياس؟
يشير العنصر الرابع من ورقة عمل التعريف التشغيلي إلى طريقة تسجيل القياس. يتم تسجيل البيانات المتعلقة برضا العملاء من تقرير C-Sat المقدم من الطرف الثالث المورد. يجب أن تكون الدرجة المسجلة في تقرير C-Sat نهائية.
كيف يتم تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي في مرحلة القياس؟
دعونا نناقش عملية تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي في مرحلة القياس.
1) تحديد الخاصية المراد قياسها
تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الخاصية التي نهتم بها. بعبارة أخرى، خلال مرحلة القياس، علينا أن نحدد الخاصية التي نريد قياسها أو نوع العيب الذي يهمنا.
2) اختيار أداة القياس
الخطوة الثانية في تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي هي اختيار أداة القياس لمرحلة القياس. تكون أداة القياس إما قطعة مادية من معدات القياس (مثل الميكرومتر أو الميزان أو الساعة) أو فحص بصري. قد نرغب في تضمين المعايير؛ إذا كنا نجري فحصًا بصريًا. على سبيل المثال، قد نقوم بالحكم على لون المنتج. يجب علينا تضمين المعايير التي تشير إلى نطاق اللون المقبول
3) وصف طريقة الاختبار
الخطوة الثالثة في تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي هي وصف طريقة الاختبار لمرحلة القياس. طريقة الاختبار هي الإجراء الفعلي المستخدم لأخذ القياس. عند قياس الوقت، يجب تحديد وقت بدء الاختبار ووقت انتهائه. عند إجراء أي قياس، يجب ذكر درجة الدقة دون إخفاق. على سبيل المثال، من المهم معرفة ما إذا كان سيتم قياس وقت التحول بالساعات والدقائق والثواني أو بالساعات والدقائق فقط.
4) تحديد معايير القرار
الخطوة الرابعة في تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي خلال مرحلة القياس هي تحديد معايير القرار. تمثل معايير القرار استنتاج الاختبار. هل المشكلة موجودة؟ هل العنصر صحيح؟ عند استخدام الفحص البصري، من الضروري وضع تعريف واضح لـ “المقبول” مقابل “غير المقبول”. تعتبر الأمثلة المادية أو الصور الفوتوغرافية للمقبول وغير المقبول، إلى جانب الدعم المكتوب، أفضل التعريفات.
5) توثيق التعريف التشغيلي
الخطوة الخامسة في تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي هي توثيق التعريف التشغيلي. من المهم أن يتم توثيق التعريف التشغيلي وتوحيده في مرحلة القياس. يجب تضمين التعاريف في مواد التدريب وأوراق الإجراءات الوظيفية. يجب تضمين نتائج الخطوات من 1 إلى 4 في وثيقة واحدة. يجب الاحتفاظ بالتعريف التشغيلي والمعايير المناسبة في محطة العمل.
6) اختبار التعريف التشغيلي
الخطوة السادسة في تطوير ورقة عمل التعريف التشغيلي هي اختبار التعريف التشغيلي. من الضروري اختبار التعريف التشغيلي قبل التنفيذ خلال مرحلة القياس. تعتبر المدخلات من أولئك الذين سيقومون بالفعل بإكمال الاختبارات مهمة بشكل خاص. يجب أن يجعل التعريف التشغيلي المهمة واضحة وسهلة التنفيذ. أفضل طريقة لاختبار التعريف التشغيلي هي أن نطلب من أشخاص مختلفين إكمال الاختبار على عدة عناصر باتباع التعريف التشغيلي. يمكننا مراقبة كيفية أدائهم للاختبار.
عند النظر إلى كيفية إجرائهم للقياسات في مرحلة القياس، على المرء أن يطرح الأسئلة التالية: أولاً، هل يكملون الاختبار كما هو متوقع؟ ثانياً، هل النتائج متسقة؟ وأخيراً، هل النتائج صحيحة؟
وهذه هي الطريقة التي تصمم بها ورقة عمل التعريفات التشغيلية في مرحلة القياس. إن وجود بروتوكول موحد أو ورقة عمل تعريفات تشغيلية موحدة لأخذ القياسات أمر حيوي لمرحلة قياس سداسية سيجما. تعتمد مشاريع سداسية سيجما السداسية على البيانات ويعتمد نجاح المشروع على دقة البيانات. وستمكّن ورقة عمل التعريفات التشغيلية الجيدة ممارس سداسية سيجما من جمع بيانات دقيقة وموثوقة.