كيف ينبغي لمدير المشروع التعامل مع الزحف النطاقي؟

يجب أن يكون لكل مشروع مجموعة من المخرجات وميزانية محددة ووقت إغلاق متوقع. وهناك متطلبات ومهام متفق عليها يجب إكمالها قبل إغلاق المشروع. وتشكل هذه المتطلبات والمهام نطاق المشروع. وأي قدر من التباين في نطاق المشروع يمكن أن يؤثر على الجدول الزمني والميزانية وبالتالي نجاح المشروع.
تحديد النطاق هو الفصل بين ما هو مشمول في المشروع وما هو مستبعد منه. يحدث توسع النطاق عندما يتم تحريك الخط، عادةً إلى الخارج. وبالتالي، يتم تضمين ما تم استبعاده الآن، مما يجعل المشروع أكبر في معظم الحالات.
وفقًا لدليل إدارة المشروعات PMBOK، يُعرَّف التوسع في النطاق بأنه إضافة ميزات ووظائف (نطاق المشروع) دون معالجة التأثيرات على الوقت والتكاليف والموارد، أو دون موافقة العميل. يمكن أن تحدث هذه الظاهرة عندما لا يتم تحديد نطاق المشروع أو توثيقه أو التحكم فيه بشكل صحيح. يُعتبر عمومًا حدثًا سلبيًا يجب تجنبه. ما الذي يجب أن تعرفه أكثر عن ميزات نطاق المشروع؟ تحقق من دورة تدريب PMP عبر الإنترنت وأتقن المهارات اللازمة.
في الماضي، شاركت (ليس بصفتي قائد مشروع أو مدير مشروع) في عدد من المشاريع التي فشلت بسبب التوسع في نطاق المشروع. لم أتمكن من العثور على أي إحصائيات رسمية للإشارة إليها، ومع ذلك، فقد لاحظت أن غالبية هذه المشاريع فشلت بسبب شكل من أشكال التوسع في نطاق المشروع. لاحظ أن الدليل المعرفي لإدارة المشروعات يعتبر المشروع فاشلاً في أي وقت يتجاوز فيه الميزانية أو لا يفي بالموعد النهائي المحدد مسبقًا للجدول الزمني.
يمكن أن ينشأ الزحف النطاقي من:
سوء تنفيذ التحكم في التغيير
عدم اكتمال تجميع المتطلبات قبل بداية تنفيذ المشروع
عدم كفاية مشاركة أصحاب المصلحة الأساسيين (بما في ذلك العميل)
عدم وجود دعم من الراعي التنفيذي
يمكن تصنيف الزحف النطاقي على النحو التالي:
الزحف في النطاق التقني
توسع نطاق الأعمال
قد يظهر التجاوز في النطاق الفني عندما يرغب فريق المشروع في إرضاء العميل ولا يتمكن من رفض طلب العميل بتغيير المتطلبات أثناء تنفيذ المشروع. يعد التزييف سببًا آخر يمكن أن يتسبب في التجاوز في النطاق الفني. في هذه الحالة، يضيف فريق المشروع (أو فريق التطوير/التصميم) ميزات ووظائف إضافية ليست جزءًا من المتطلبات الأصلية من أجل إرضاء العميل.
يحدث توسع نطاق العمل نتيجة لقوى خارجية قد تكون خارجة عن سيطرة مدير المشروع. ومن الأمثلة على ذلك التغيرات المستمرة في اتجاهات السوق، والتي تجعل المتطلبات المحددة مسبقًا غير ذات أهمية الآن.
يمكن تجنب التوسع في نطاق المشروع من خلال إدارة نطاق المشروع بشكل فعال. هناك عدد من الطرق للسيطرة على التوسع في نطاق المشروع أو تجنبه:
إشراك العميل و/أو المستخدمين النهائيين في وقت مبكر من المشروع.
تحليل وتجميع المتطلبات بشكل شامل خلال المراحل الأولية للمشروع.
إنشاء فريق مجلس مراقبة التغيير (CCB) الذي من شأنه تقييم مخاطر تنفيذ التغييرات.
تأكد من إشراك أصحاب المصلحة الأساسيين طوال مراحل المشروع (خاصة أثناء مرحلة التخطيط).
تجنب التكلف واكتسب القدرة على رفض التغييرات في المتطلبات مع وجود أسباب ودعم مناسبين.
في الحالات القصوى، أوقف المشروع حتى يمكن تحديد نطاق المتطلبات الإضافية الجديدة ودمجها بشكل صحيح بدلاً من إضافتها.
ثانيًا، لاحظ أن فكرة التوسع في النطاق قد تطورت في SCRUM. فكتالوج المنتج (النطاق) ديناميكي ويتغير طوال دورة حياة تطوير المنتج البرمجي طالما يشعر العميل بأن هذه التغييرات تضيف قيمة إلى المشروع ويقبل المسؤولية عنها. وفي الوقت نفسه، يتم بذل كل محاولة للتأكد من فرض النطاق داخل كل سباق SCRUM بشكل صارم. يمثل هذا التطور في التوسع في النطاق في SCRUM بعض المشكلات المثيرة للاهتمام، والتي تتجاوز نطاق هذه المقالة.
بقلم كونتال ثاكور
كن خبيرًا في إدارة المشاريع من خلال دوراتنا التدريبية للحصول على شهادة PRINCE2 Foundation. ابدأ رحلتك نحو النجاح الآن!
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت