كيف يمكنك الوفاء بالمواعيد النهائية الصعبة للمشروع؟ اتبع هذه النصائح!

جدول المشروع وعمليات إدارة الوقت 6 خطوات للوفاء بأصعب المواعيد النهائية للمشروع في الوقت المحدد
مقدمة
ما هي إدارة الوقت أو الجدول الزمني للمشروع؟ يبدو الجدول الزمني للمشروع مصطلحاً بسيطاً ولكنه قد يصبح معقداً بسرعة. قد نقوم بسرعة بوضع جدول زمني عالي المستوى، وبعد ذلك عندما نتعمق في التفاصيل، ندرك أن تلك المواعيد عالية المستوى غير ممكنة. فما مدى العمق الذي يجب أن أتعمق فيه؟ هل هناك قاعدة؟ أو ربما بعض الأدوات؟ هل إدارة الوقت بهذه الأهمية؟ هل هناك أي مهارات لإدارة الوقت؟ أو ربما نصائح لإدارة الوقت؟ كيف يحدد مدير المشروع كل هذا وما هي الفوائد؟ سنكتشف كل هذا بعد قليل في هذه المقالة.
ما هو جدول المشروع وإدارة وقت المشروع؟
يشار إلى إدارة الجدول الزمني للمشروع أيضًا باسم إدارة وقت المشروع. إنها إحدى الركائز الرئيسية في إطار إدارة المشروع. لكل مشروع إطار زمني معين يجب أن يكتمل فيه المشروع. وله تاريخ بدء وانتهاء محدد. وبالتالي، يحتاج مدير المشروع إلى تحسين كل جزء من الوقت المتاح. في هذه المقالة حول إدارة وقت المشروع، سأرشدك خلال العمليات المختلفة المعنية. سأدخل أيضًا في التفاصيل حول كيفية جدولة المشروع.
في إطار عمل إدارة المشاريع، تعد إدارة وقت المشروع أحد مجالات المعرفة العشرة. وقد تم تغيير اسمها إلى إدارة الجدول الزمني للمشروع في دليل PMBOK®Guide – الإصدار السادس، الذي صدر في سبتمبر 2017. وفقًا لدليل PMBOK®Guide,
بكلمات بسيطة، تتعامل إدارة الوقت مع إدارة الوقت الذي ستقضيه في مهام وأنشطة المشروع. يلزم التخطيط الجيد والمراقبة والجدولة والتحكم في جميع أنشطة المشروع من أجل إدارة وقت المشروع بشكل ممتاز. تشير إدارة وقت المشروع أيضًا إلى الأدوات والتقنيات المستخدمة لإدارة الوقت.
الجدولة في إدارة المشروع هي سرد المهام والمخرجات والأنشطة والمعالم الرئيسية في المشروع. يجب أن يتضمن الجدول الزمني للمشروع أيضًا المدة وتاريخ البدء والانتهاء المخطط له والموارد المخصصة لكل نشاط. تتطلب الإدارة الناجحة للوقت جدولة فعالة للمشروع.
قد يعجبك أيضًا: إدارة أصحاب المصلحة: ما هي ولماذا هي مهمة جداً؟
لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟
وفقًا لتعريف المشروع، يجب أن يكون للمشروع تاريخ انتهاء. جدولة المشروع مطلوبة للوفاء بهذا التاريخ. أيضًا، يحتاج مدير المشروع إلى إدارة وقت الفريق ووقته الخاص لضمان الوفاء بالجدول الزمني. تخيل أنك قررت تجديد مطبخ منزلك. قد تعتقد أنك تريد القيام بذلك في وقت فراغك. لذا، لن تقوم بإنشاء جدول زمني للمشروع أو تحديد موعد لانتهائه. لن تقوم بتخصيص بعض الوقت أيضًا لأعمال التجديد. ماذا يحدث؟ إذا كنت مثل الآخرين، تمر السنوات ولا تنتهي أعمال التجديد الخاصة بك أبداً. في الأساس، لن يكتمل مشروعك أبدًا…!
مع التأخير المستمر، قد تواجه بعض المشكلات مثل:
لقد كنت مشغولاً للغاية وظللت تؤجله إلى نهاية قائمة مهامك
لم تطلب المدخنة الجديدة في الوقت المناسب ويجب عليك الانتظار لمدة أسبوعين (إدارة المشتريات تساعد هنا)
لم تتمكن من العثور على أي رسام بناءً على الوقت الذي تريده (إدارة الموارد البشرية وتخصيص الموارد تساعد هنا)
نسيت أنك بحاجة إلى مدخل إضافي لغسالة أطباقك (يساعد هنا تحديد المتطلبات والمهام)
اكتشفت لاحقًا أن عليك أخذ موافقة من مجتمعك لبدء أي أعمال تجديد. سيستغرق الأمر أسبوعاً للحصول على الموافقة.
والقائمة تطول….
إذن أنت تعرف الآن لماذا تعتبر إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية! فبدونها لن يتم إنجاز المشاريع في الوقت المحدد. قد لا يتم إنجاز بعض المشاريع على الإطلاق أو قد تكون هناك زيادة كبيرة في التكلفة.
كيف سيفيد ذلك مدراء المشاريع؟
يعد المجال المعرفي لإدارة وقت المشروع مساعدة كبيرة لمدير المشروع في إدارة المشروع بشكل عام. فهو يساعد في الحصول على جدول زمني محلل جيدًا ومحسّن. وهذا يوجه فريق المشروع بأكمله في تسليم مخرجات المشروع ضمن الجداول الزمنية. يرتبط هذا ارتباطًا وثيقًا بمجالي المعرفة الآخرين: إدارة تكاليف المشروع، وإدارة نطاق المشروع. تقدم الفرق المختلفة التي لديها إدارة الوقت الخاصة بها مدخلات لهذا الأمر. يتم أخذ جميع هذه المدخلات ودمجها معًا. تساعد المكونات المترابطة والمترابطة في الوقت نفسه على إنشاء الناتج النهائي. الجدول الزمني أو خطة إدارة الوقت هي ناتج هذا الجهد المتكامل. لذا، فإن خطة إدارة الجدول الزمني هي مجموعة فرعية من خطة إدارة المشروع الشاملة. أخبرتك أن الأمر يبدو بسيطًا ولكنه قد يصبح معقدًا قريبًا…!!! سنجعلها بسيطة مرة أخرى في غضون دقائق قليلة.
فوائد إدارة الوقت
دعونا نستعرض الفوائد المختلفة لوجود إدارة منهجية للجدول الزمني للمشروع:
1. تنظيم أفضل: تتكون المشاريع بشكل عام من العديد من أصحاب المصلحة. وتشمل هذه الإدارات المختلفة والبائعين والفرق والموارد والمواقع وما إلى ذلك. تساعد خطة إدارة الوقت الفعالة مدير المشروع على تنظيم جميع جوانب المشروع بكفاءة. وهذا بدوره يساعد على إكمال المشروع ضمن القيود الثلاثية النطاق والوقت والتكلفة، على سبيل المثال: في تجديد مطبخك، تعرف متى تتصل بالسبّاك والدهان وعامل المدخنة وما إلى ذلك.
2. تقدير أفضل: مع إدارة الجدول الزمني، سيعرف مدير المشروع جميع المهام وجدولها الزمني. سيعرف أوجه الترابط. إذا كانت هناك مخاطر أو مشكلة، فيمكن إثارتها مع أصحاب المصلحة المعنيين بشكل استباقي وحلها. سيعرف الفريق المدخلات التي سيحصل عليها والمخرجات التي يجب إرسالها. كل هذا سيساعد في تقدير أفضل. على سبيل المثال، في تجديد مطبخك، يعرف السباك أنه يحتاج إلى إصلاح مدخل ومخرج غسالة الصحون. سيكون قادرًا على تقدير الوقت المستغرق لذلك.
3. تحسين عملية اتخاذ القرار: مع الإدارة السليمة للوقت، سيكون لديك الوقت الكافي للتفكير بشكل استباقي وسيكون لديك معظم الحقائق. وسيساعدك هذا على اتخاذ القرارات بعد البحث والتفكير السليم، على سبيل المثال في تجديد مطبخك، يمكنك قضاء بعض الوقت في التفكير في أنك قد تحتاج إلى بلاط بالقرب من غسالة الصحون وحوض الغسيل. سيضمن ذلك بقاء الجدران المحيطة بها جيدة لفترة أطول.
4. يقلل من الإجهاد: بصفتك مديراً للمشروع، ستتمكن من معرفة ما إذا كنت متقدماً عن الجدول الزمني أم متأخراً. فإذا كنت متأخرًا عن الجدول الزمني المحدد، ستتخذ التدابير المناسبة للعودة إلى الجدول الزمني المحدد. أيضًا، يمكنك الاستمرار في مشاركة التقدم المحرز مع جميع أصحاب المصلحة المعنيين. هذا يزيل أي عنصر مفاجأة وبالتالي يقلل من الضغط على الجميع. على سبيل المثال: إذا كنت تعرف الجدول الزمني، فستخبر السباك والنجار والدهان بموعد قدومهم. إذا كان عليك التخطيط لقضاء إجازة بعد التجديد، فستعرف تاريخ الانتهاء ويمكنك التخطيط بشكل استباقي لأشياء أخرى بعد الانتهاء من المشروع.
قد يعجبك أيضًا: محللو الأعمال ومديرو المشاريع: مقارنة بين أدوارهم ومسؤولياتهم
5. يبقي المشروع على المسار الصحيح: الجدول الزمني للمشروع هو بمثابة خارطة طريق. فهو يساعدك على تتبع ما هي الخطة الأصلية؟ وكم انحرفت عنها؟ كما ذكرنا سابقًا، يمكنك تجنب أي فشل أو خسارة من خلال إعادة مشروعك إلى المسار الصحيح.
6. يحسّن التواصل: بمجرد إعداد الجدول الزمني للمشروع، تتم مشاركته مع الفريق بأكمله. هذا يُعلمهم بالجداول الزمنية الخاصة بهم. وبهذا، سيعرف أعضاء فريقك والفرق الأخرى النشاط الذي يجب القيام به. كما أنه سيخبرهم أيضًا من قبل من ومتى يجب القيام بكل نشاط. لذلك، لن يكون هناك مجال للغموض أو الالتباس.
7. يقلل من التكلفة ووقت التسليم: تساعد إدارة الجدول الزمني للمشروع في تحديد تواريخ ومدد المهام. سيؤدي ذلك إلى الشعور بالإلحاح. وبهذه الطريقة سيكتمل المشروع في الوقت المحدد دون زيادة في الميزانية أو الحاجة إلى وقت إضافي.
8. يعزز الإنتاجية: تمنحك إدارة جدول المشروع نظرة شاملة للمشروع بأكمله. سيساعدك هذا على تحليل أي موارد غير مستغلة بشكل كافٍ. يمكن لمدير المشروع تحديد أولويات المهام وفقًا لذلك. سيضمن ذلك استخدام كل مورد على النحو الأمثل.
عمليات ومهارات إدارة الوقت
عمليات إدارة وقت المشروع
يتكون جدول المشروع أو إدارة وقت المشروع من ست عمليات:
ست عمليات لإدارة الجدول الزمني للمشروع
1. تخطيط إدارة الجدول الزمني
العملية الأولى في هذا المجال المعرفي هي إدارة الجدول الزمني للتخطيط. في هذه العملية يتم وضع إجراءات وسياسات مختلفة. يتم تنسيق الوثائق التي تحتوي على التفاصيل الكاملة للجدول الزمني للمشروع. تتضمن هذه التفاصيل معلومات حول كيفية تخطيط الجدول الزمني للمشروع وإدارته وتطويره والتحكم فيه وتنفيذه. يصبح هذا دليلاً لمدير المشروع. يستخدم هذا لفهم كيفية إدارة المشروع من البداية وحتى التسليم النهائي.
يحتوي الرسم البياني أدناه على العديد من المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التي تشارك في عملية إدارة الجدول الزمني للخطة:
2. تحديد الأنشطة
تحديد الأنشطة هي العملية التالية لإدارة وقت المشروع. هنا كما يوحي الاسم، يتم تحديد وتوثيق الأنشطة أو الإجراءات المختلفة الضرورية لتطوير الناتج النهائي. تساعد هذه العملية أيضًا في تقسيم حزم العمل إلى مهام أصغر ومجدولة. تعمل هذه المهام الأصغر كخطوط أساس لتقدير وتنفيذ وجدولة ومراقبة ومراقبة ومراقبة عمل المشروع بأكمله.
تتضمن عملية تحديد الأنشطة المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المذكورة أدناه:
3. تسلسل الأنشطة
يتم تحديد العلاقة بين أنشطة المشروع المختلفة وتوثيقها في عملية تسلسل الأنشطة. وهي تأخذ بعين الاعتبار جميع القيود. هنا نقوم بإنشاء تسلسل منطقي للعمل. تساعد هذه الخطوة في تحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
قد يعجبك أيضًا: طرق فعالة للعمل مع فرق المشروع عن بُعد
فيما يلي جميع المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التي تنطوي عليها عملية إدارة وقت المشروع هذه.
4. تقدير مدد الأنشطة
هذه عملية يتم فيها التقدير على مستوى منطقي يقرره مدير المشروع. هنا نحدد عدد فترات العمل المطلوبة لإنهاء كل نشاط على حدة. وتأخذ في الاعتبار الموارد المتاحة والمهارات المطلوبة. تساعد هذه العملية في حساب الوقت التقديري المطلوب لإكمال الأنشطة الفردية.
ويرد في الجدول أدناه المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المختلفة التي تنطوي عليها عملية تقدير مدة النشاط:
5. تطوير الجدول الزمني
في هذه العملية، نقوم بإنشاء الجدول الزمني النهائي. سيساعد هذا الجدول الزمني في التنفيذ الفعلي للمشروع ومراقبته والتحكم فيه طوال دورة حياة المشروع. خلال ذلك، يتم تحليل أنشطة المشروع مثل متطلباته من الموارد والتسلسل والمدة والقيود. والنتيجة النهائية هي جدول زمني نموذجي. ويشمل ذلك جميع أنشطة المشروع وتواريخ بدايتها ونهايتها.
يتضمن تطوير الجدول الزمني المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التالية:
6. جدول التحكم
جدول التحكم هو العملية النهائية لإدارة وقت المشروع. يتم تنفيذها طوال دورة حياة المشروع. يتم تحديث الجدول الزمني للمشروع بناءً على الحالة الفعلية للمشروع خلال هذه العملية. وبناءً على ذلك يتم إجراء التغييرات على الجدول الزمني الأساسي للمشروع. طوال فترة تطوير المشروع، تساعد هذه العملية في الحفاظ على الجدول الزمني الأساسي للمشروع
تتضمن هذه العملية مدخلات وأدوات وتقنيات ومخرجات مختلفة كما هو موضح أدناه:
فيما يلي نموذج نموذج لجدول المشروع للرجوع إليه:
الخاتمة
هناك فوائد هائلة لإدارة وقت المشروع. لها تأثير عميق على كفاءة المشروع. يمكن أن يكون لذلك تأثير إيجابي كبير على القيود الثلاثية – النطاق والوقت والتكلفة، وبالتالي الجودة أيضًا. إنه يبسط التواصل والتنسيق ويقلل من الضغط على جميع أصحاب المصلحة. في النهاية، ستظهر هذه الفوائد بمجرد اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تأكد من أنك تقوم بإدارة شاملة لجدول المشروع في مشاريعك!
شهادات معينة تتحدث عن قدرتك كمدير مشروع لا مثيل لها. انقر هنا لمزيد من التفاصيل.