بيان العمل هو وثيقة حوكمة مهمة تم إنشاؤها أثناء عملية شراء الخطة. يمكن أن يكون بيان العمل أفضل أصولك أو انهيار مشروعك. فكر في الأمر كمخطط لمشروع بناء ، إذا كان القياس بعيدًا قليلاً ، فسيتم مضاعفة الخطأ مع اكتمال المزيد من العمل. في النهاية ، سيؤدي ذلك إلى إعادة صياغة شاملة أو فشل المشروع. على الرغم من أن هذا يبدو ساحقًا ، فلا داعي للذعر إذا اتبعت بعض الخطوات الأساسية ، فستتمكن من إنشاء بيان قوي للعمل لمشروعك.
ما هو بيان العمل؟
بادئ ذي بدء ، ما هو بيان العمل؟ بيان العمل هو عقد يحتوي على وصف واضح وموجز لجميع الأعمال والأنشطة المطلوب من البائع إكمالها. يوفر هذا المستند طبقة إضافية من السياق لا تحتوي عليها عادةً تقديرات التكلفة والخطط. وتتمثل مهمتها الرئيسية في توجيه العمل للبائع أو المقاول أو أي شخص تم تكليفه بالعمل. فقط ضع في اعتبارك ، إذا كنت تقوم بتطوير “بيان عمل” لمشروع كبير ، فسيكون من غير العملي تقسيمه إلى مستوى التفاصيل ولكن لا يزال يتعين عليك تضمين العمل المتوقع المطلوب لإنتاج المخرجات. من المهم في أي ظرف من الظروف تزويد أولئك الذين يؤدون العمل بمتطلبات واضحة الصياغة والنتائج المتوقعة.
هل أحتاج حقًا إلى بيان عمل؟
iStock-1132287016 بصفتك مدير مشروع ، من مصلحتك دائمًا أن يكون لديك شيء يسمح لك بقول هذه الكلمات السحرية ، “ولكن هذا ما نوافق عليه” عند مناقشة أحد البائعين حول أحد المنتجات. إذا اخترت عدم إنشاء بيان عمل ، فإن مشروعك يخاطر بالفشل ويؤدي إلى جدالات مع البائع.
قد تبدو كتابة بيان العمل مهمة شاقة ولكن إذا اتبعت هذا النهج وأبلغت توقعاتك ، فستتلقى ما تحتاجه في مشترياتك أو على الأقل سيكون لديك شيء ترجع إليه إذا فشل البائع في تقديمه.
قائمة مراجعة لكتابة بيانات العمل
من أجل كتابة بيان عمل ناجح يحقق ما يجب القيام به مع تقليل النزاعات والتعارض مع الطرف الآخر ، أوصي باتباع قائمة التحقق هذه.
التواصل مع أصحاب المصلحة ربما يختلف هذا عن معظم التوصيات لبدء بيان العمل ، ولكن من واقع خبرتي ، وجدت أن هذا يمكن أن يخفف الكثير من المشاكل المحتملة. في هذه المرحلة ، تكون قد أكملت قرار الشراء أو الشراء. في أي وقت تدرك أنك بحاجة إلى شراء شيء ما ، فمن الأهمية بمكان أن يقدم جميع صانعي القرار مدخلات ويمكنك أنت كمدير للمشروع إدارة توقعاتهم وتطوير بيان عمل لتلبية متطلباتهم.
سيؤدي الفشل في إجراء هذا الاتصال الأولي إلى إعادة كتابة العديد من المستند. سيكون لكل فرد مفهومه الخاص عن بيان العمل ، وسيؤدي إجراء هذه المناقشة المسبقة إلى تجميع رغبات واهتمامات الجميع معًا. بعد تحديد متطلبات أصحاب المصلحة ، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية. كما هو الحال مع معظم الأشياء ، يعد الاتصال المرتبط بإدارة المشروع عاملاً رئيسياً.
نطاق العمل: ببساطة ، هو وصف تفصيلي للعمل ، ونوع العمل ، والأدوات أو الأساليب التي يجب استخدامها.
التسليمات: في هذا المجال ، تحتاج إلى تحديد ما تريد أن يقدمه لك البائع كمنتج. إذا لم يكن مدرجًا ، فلن تتسلمه ، وقد تتسبب محاولة إضافة مخرجات إلى العقد بعد وقوعه في حدوث تأخيرات ومشكلات أخرى. وسيشمل ذلك أيضًا مواعيد الانتهاء لاستلام المخرجات.
المعالم: سيسمح لك تحديد المعالم بتتبع تقدم البائع من خلال توثيق الإنجازات طوال فترة العمل. ستحافظ هذه النقاط المحددة في المشروع على توافق البائع مع التوقعات الواردة في بيان العمل.
فترة الأداء والموقع: يبدو هذا أمرًا أساسيًا ، ولكن تحديد تاريخ البدء والانتهاء لبدء العمل وانتهائه سيؤسس جدولا زمنيا للمشروع. للتوافق مع تواريخ المشروع ، يجب وضع تعليقات توضيحية على الحد الأقصى لمعدل الفواتير أو السعر الثابت أو أي طريقة أخرى للدفع أو الفواتير. أخيرًا ، يجب تضمين الموقع الذي سيتم فيه العمل. على سبيل المثال ، قد تتطلب الأعمال التجارية التي لها العديد من مواقع الأقمار الصناعية سفر بائع ، بينما يمكن إكمال بعض المشاريع في موقع عمل البائع.
مدة العمل: على سبيل المثال ، إذا كنت بصدد شراء شركة استشارية لإجراء تمرين تخطيط القوى العاملة لمؤسستك ، فأنت تريد التأكد من تعيين مدة العمل المراد استكماله. إذا فشلت في القيام بذلك ، فقد يشعر البائع أنه بإمكانه إما التسرع في تنفيذ المشروع أو العمل عليه في أوقات فراغه حتى اكتماله. من المهم أن تحدد هذه المدة بناءً على توقعاتك.
معايير الصناعة / المنظمة: هذه هي المعايير التي تفرضها على مخرجات المشروع. وتشمل هذه أي معايير مثل OSHA و ISO و HIPAA والحكومة والخطط الاستراتيجية التنظيمية ، إلخ.
معايير القبول: سيشمل ذلك أي شروط ، أو معايير جودة ، أو اختبار ، أو وسائل قبول أخرى ليتم توثيقها. إذا كان مشروعك يشتري تطبيقًا برمجيًا ، فستحدد القواعد التي تغطي السلوك الوظيفي وغير الوظيفي الذي تتوقعه من التطبيق.
المتطلبات المتخصصة: هل تحتاج إلى شخص لديه مؤهل معين (PMP ، SPHR ، CISSP)؟ هل هناك معدات متخصصة مطلوبة (أدوات ، برامج ، أجهزة)؟
