كيف تعقد اجتماع سكروم ناجح؟

مقدمة
Scrum هي طريقة للتعامل مع التعقيدات. يعتبر إطار عمل بسيط يمكّن الفرق من التعاون بشكل أكثر فعالية عند العمل على مشاريع كبيرة. سكروم هو نهج تطوير البرمجيات الذي يعد جزءًا من المنهجية الرشيقة. وهي مصممة للمجموعات الصغيرة التي تعمل في “سباقات السرعة”، أو فترات زمنية قصيرة لا تزيد عن 30 يومًا وغالبًا لا تزيد عن أسبوعين. ويتابعون تقدمهم من خلال اجتماعات قصيرة.
“اجتماعات الاستعداد” أو “الاجتماعات اليومية” أو “اجتماعات سكروم” أو اجتماع سكروم” هي عبارة عن تبادلات يومية قصيرة تستمر حوالي 15 دقيقة. وتُعرف أيضًا باسم اجتماعات الوقوف لأن أعضاء الفريق عادةً ما يقفون خلالها، وهي طريقة رائعة لإبقاء الاجتماعات مختصرة. عندما يتعلق الأمر باجتماعات سكروم، فإن الأمر كله يتعلق بالكفاءة.
ولكن بصرف النظر عن الوقوف، هل هناك أي استراتيجيات أخرى لتحقيق أقصى استفادة من اجتماع سكروم الخاص بك؟ إذا كنت مسؤولاً عن إدارة اجتماع سكروم، فاجعله قصيرًا، واجعل الناس يشاركون وتأكد من أن كل شخص في فريق سكروم يعرف ما يجب أن يفعله بعد ذلك عند الاستراحة.
ماذا يستلزم اجتماع سكروم اليومي؟
عادة ما يُعقد اجتماع سكروم اليومي في الصباح وفي نفس المكان كل يوم. ونتيجة لذلك سيكون من الأسهل الاندماج في روتين العمل وبالتالي يقل احتمال نسيانه أو تأجيله. من الأهمية بمكان أن يبدأ اجتماع سكروم في وقت مبكر لأنه يحدد مسار بقية أنشطة اليوم.
كما ذكرنا سابقًا، الهدف هو أن يكون الاجتماع موجزًا ولطيفًا. اقتصر على الأساسيات. احصل على المعلومات التي يجب تقديمها للجمهور بطريقة واضحة وفي الوقت المناسب. الهدف هو جعل الفريق يلتزم بدلاً من مجرد المشاركة على المستوى السطحي.
يجب أن يحضر اجتماع سكرم اليومي الجميع بدءًا من مسؤول سكرم وهو الخبير، إلى أعضاء الفريق. لقد وافقوا جميعًا على المشاركة ومن المتوقع أن يفعلوا ذلك. أما الآخرون، مثل مندوبي المبيعات أو مديري المشاريع، فمرحب بهم للحضور ولكن لمجرد الاستماع.
11 مؤشراً لاجتماع ناجح لسكروم
1) حافظ على المسار الصحيح لاجتماعاتك
إن التأكد من بقاء الاجتماع على المسار الصحيح هو الخطوة الأولى نحو اجتماع سكروم فعال. للقيام بذلك، فإن الموضوعات الوحيدة التي يجب مناقشتها في هذا الوقت هي ما يعمل عليه كل عضو من أعضاء الفريق والتحديات التي يواجهونها.
يقترح العديد من الأشخاص أن يجيب كل عضو من أعضاء الفريق على هذه الأسئلة الثلاثة، وهذه الأسئلة الثلاثة فقط، خلال اجتماع سكروم اليومي للحصول على هذه المعلومات. ماذا كنت تعمل منذ الاجتماع السابق؟ يناقش أعضاء الفريق ما إذا تم الوفاء بمسؤوليات اليوم السابق أم لا. ما هي خططكم لهذا اليوم؟ يشارك أعضاء الفريق ما الذي يعملون عليه اليوم وما الذي سينجزونه بحلول الاجتماع اليومي في الغد. ما هي مشاكلكم؟ يناقش أعضاء الفريق أين يواجهون صعوبات في مجالات محددة من المشروع.
عندما يحين دورهم، يجب أن يجيب فريقك على كل سؤال من هذه الأسئلة دون أن يطلب منك ذلك. إذا فاتك أحد الأسئلة، تأكد من حصولك على إجابة قبل الانتقال إلى الشخص التالي. لن يكون لدى الفريق فكرة حقيقية عما يقوم به الجميع إلا إذا أجابوا عن الأسئلة الثلاثة.
2) لا ينبغي استخدام الاجتماعات لحل المشاكل
شيء واحد يجب أخذه في الاعتبار هو أنه لا يمكن التعامل مع المشاكل في جلسات سكروم اليومية لكي تكون مثمرة. في حين أن السؤال الثالث يلفت الانتباه إلى المشاكل، إلا أن هذه المشاكل قد لا تؤثر على الفريق بأكمله.
ونتيجة لذلك، فإن قضاء الكثير من الوقت في مناقشة هذه المشاكل مع الفريق بأكمله ليس استخدامًا فعالًا لوقت الفريق. في الوقت الحاضر، اتصل بـ “موقف السيارات” وأرجئوا المشاكل. حدد موعدًا لعقد اجتماع لحل المشكلات مع الأشخاص المتأثرين بهذه المشكلات بعد انتهاء الاجتماع اليومي. سيكون حل المشكلات المستهدفة ممكنًا باستخدام هذه الطريقة.
3) يجب أن يكون أعضاء الفريق مستعدين في وقت مبكر
يجب أن يكون أعضاء فريقك قادرين على الإجابة عن هذه الأسئلة دون إلحاح منك، كما هو موضح في شرح الأسئلة الثلاثة. يجب أن تحدد ما تتوقع أن تسمعه من فريقك كل يوم حتى يحدث ذلك.
يجب أن يأتي أعضاء فريقك مستعدين بالإجابات على أساس يومي بمجرد أن تحدد تلك التوقعات. كافئ من يفعلون ذلك وضع من لا يفعلون جانباً. اشرح كيف أن إعداد هذه الإجابات يساعد الفريق وبالتالي بقاء المشروع في الموعد المحدد.
4) اجعل الاجتماعات مختصرة
الاجتماعات اليومية الطويلة جدًا غير فعالة. حيث ينشغل الناس ويتوقفون عن الانتباه ويتحدثون لفترة طويلة جدًا. ونتيجة لذلك، يبدأ موظفوك في كره هذه الاجتماعات وينهار التواصل. لهذا السبب من المهم أن تقلل وقت الاجتماع إلى أدنى حد ممكن. يميل الناس أكثر للانتباه ويجدونها ضرورية إذا كانت الاجتماعات أقصر.
يجب أن يستغرق الاجتماع اليومي حوالي 15 دقيقة من أجل اجتماع مثمر. يستخدم بعض الأشخاص المعادلة 2n + 5 دقائق، حيث n هو العدد الإجمالي للأشخاص في فريقهم. وفي كلتا الحالتين، فإن اتباع قاعدة 3 أسئلة سيضمن حصول فريقك على جميع المعلومات التي يحتاجها في حدود الوقت المحدد.
5) الوقوف في الاجتماعات
يعتقد البعض أن إجبار الجميع على الوقوف خلال اجتماع سكروم اليومي سيبقي الاجتماع على المسار الصحيح وفي الوقت المحدد. ودعونا نواجه الأمر، المنطق سليم. لا أحد يريد الوقوف والتحدث لمدة ساعة.
من خلال تشجيع فريقك على الوقوف، فإنك تُظهر تفانيك في البقاء على المسار الصحيح وستكون اجتماعاتك أكثر إنتاجية نتيجة لذلك.
6) لا تتوقع وصول الجميع في نفس الوقت
هل قلت أن اجتماع سكروم يبدأ في الساعة 8:30 صباحًا؟ إذًا ابدأ في الساعة 8:30 صباحًا، فانتظار وصول الجميع يضيع الوقت ويصبح الاجتماع أقل نجاحًا نتيجة لذلك. اسمح للأشخاص بالتدفق بعد أن تبدأ الاجتماع عندما قلت أنك ستفعل ذلك.
ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب عليك السماح للناس بالوصول متأخرًا. قم بتحفيز موظفيك على الوصول في الوقت المحدد، أو قم بتوبيخ المتأخرين. يجب على أي شخص يصل بعد بدء الاجتماع أن يشرح سبب تأخره.
لا أحد يستمتع بتوبيخه مرارًا وتكرارًا بسبب تأخره. هل هناك خيار آخر؟ اجعلهم يرتدون قبعة الغباء لهذا اليوم إذا تأخروا. إنه ليس بيانًا عصريًا يستحسنه الجميع.
7) تأكد من عقد الاجتماعات بشكل يومي
إذا كنت تقوم باجتماعات سكروم اليومية، فتأكد من أنها كذلك بالضبط. هذا ضروري للتأكد من أن أعضاء الفريق على علم بما يتم إنجازه وما لا يتم إنجازه.
تميل المخاوف البسيطة إلى أن تُفقد، وتتراكم وتتحول في النهاية إلى صعوبات أكبر إذا كانت جلسات سكروم هذه تعقد بشكل غير منتظم. لجعل هذه الاجتماعات فعّالة قدر الإمكان في تشغيل البرنامج، فإن التواصل المستمر أمر ضروري.
8) ضع مجموعة من القواعد لمن يحق له التحدث ومتى يحق له التحدث
يجب أن يتحدث شخص واحد فقط في كل مرة خلال اجتماع سكروم. يجب أن تكون الكلمة لهم ويجب مقاطعتهم فقط إذا خرجوا عن الموضوع. (عندما يفعلون ذلك، عادةً ما يصرخ أحدهم “فتحة الجرذ” لتذكيرهم بالحفاظ على الموضوع).
السماح للأشخاص بالتحدث بحرية يضمن سماع الجميع وعدم حدوث سوء فهم. وبالمثل، خلال جلسة الوقوف اليومية، يجب أن يتحدث فقط مدير ScrumMaster وأعضاء الفريق. أصحاب المصلحة مرحب بهم للمشاركة، ولكن يجب مناقشة أي مشاكل مع مدير Scrum Master بعد انتهاء الاجتماع.
إن السماح لأكثر من أهم أعضاء الفريق بالتحدث يؤدي دائمًا تقريبًا إلى خروج الاجتماع عن مساره الصحيح واستمراره لفترة أطول مما ينبغي. أنت أكثر من قادر على إعطاء الفريق رسالة أصحاب المصلحة.
9) لا تدع انتباه فريقك ينجذب إلى ScrumMaster
إن ScrumMaster هو المسؤول عن الاجتماع، ولكن هذا لا يعني أن أعضاء الفريق يجب أن ينظروا إليك فقط عند التحدث. هذا هو وقت تواصل الفريق، لذا يجب أن ينظروا إلى زملائهم في الفريق.
إذا كنت مسؤولاً عن ScrumMaster ورأيت أن فريقك يتحدث إليك بدلاً من زملائهم الآخرين في الفريق، فتراجع خطوة إلى الوراء من الدائرة وقف جانبًا. سيجبر هذا موظفيك على التواصل مع بعضهم البعض بدلاً منك. سيصبح المشروع أكثر تشاركية، وسيتحسن التواصل وستكون الاجتماعات أكثر فعالية نتيجة لذلك.
10) يجب أن تكون الاجتماعات خالية من التكنولوجيا
الجميع مرتبطون بالأجهزة كمحترفين في مجال التكنولوجيا. إن السماح لفريقك بإحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف المحمولة الخاصة بهم إلى اجتماع سكروم اليومي هو أحد الأماكن التي يجب أن تفرض فيها التخلي عن هذه الأجهزة. قد تتسبب هذه الأجهزة في تشتيت الانتباه ولن يتم عقد اجتماع سكروم مثمر أبدًا أثناء انغماس الأفراد في استخدام هواتفهم.
الخلاصة
في نهاية المطاف، فإن أهم جوانب استضافة اجتماع سكروم الفعال هي البقاء على المسار الصحيح وفي الوقت المحدد. للقيام بذلك، ضع قواعد أساسية لما يمكن مناقشته وما لا يمكن مناقشته، وتأكد من أن أعضاء فريقك يتحدثون مع بعضهم البعض وحظر استخدام الأدوات التقنية. ستكون اجتماعاتك اليومية أكثر فاعلية إذا أنجزت هذه الأمور وستساهم في الحصول على منتج أفضل نتيجة لذلك. لمزيد من المدونات يمكنك الاطلاع على موقعنا الإلكتروني SPOTO للحصول على خصومات حصرية على دورات الشهادات.
تُجري الشركة كلاً من ورش العمل التدريبية في الفصول الدراسية بقيادة مدرب ودورات تدريبية مباشرة عبر الإنترنت بقيادة مدرب للمتعلمين من جميع أنحاء الولايات المتحدة وحول العالم.
كما نقدم أيضاً تدريباً للشركات لتطوير القوى العاملة في المؤسسات
التدريب على الشهادات المهنية:
التدريب على إدارة الجودة: دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأصفر للحزام الأصفر سداسية سيجما اللينة (LSSYB) دورات تدريبية للحصول على شهادة الحزام الأخضر للحزام الأخضر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر للحزام الأصفر للحزام الأسود للحزام الأصفر
تدريب سكرم: الدورات التدريبية لشهادة CSM (ScrumMaster المعتمد) دورات تدريبية لشهادة CSM (Scrum Master)
التدريب الرشيق: الدورات التدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI-ACP) دورات تدريبية لشهادة محترف معتمد من معهد إدارة المشاريع
تدريب DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps: دورات تدريبية لشهادة DevOps
تدريب تحليل الأعمال من قبل SPOTO: الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الدخول في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة ECBA (شهادة الكفاءة في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة CBAP (محترف معتمد في تحليل الأعمال) الدورات التدريبية لشهادة تحليل الأعمال المعتمدة
تواصل معنا اشترك في قناتنا على يوتيوب
تفضل بزيارتنا على https://cciedump.spoto.net/ar/
يُرجى الاتصال بنا للحصول على مزيد من المعلومات حول دوراتنا التدريبية للشهادات الاحترافية لتسريع حياتك المهنية. أخبرنا بأفكارك في قسم “التعليقات” أدناه.