وفقًا لدليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide، فإن كل مشروع هو “مسعى مؤقت يتم القيام به لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها.” ويمضي الدليل ليقول: “يتم الوصول إلى النهاية عندما يتم تحقيق أهداف المشروع…”1 وبما أن المسعى فريد من نوعه ولم يتم إنجازه من قبل، بحكم تعريفه، فهناك عنصر عدم اليقين، وفي حالة عدم اليقين هذه، هناك مخاطر. قد يكون من الصعب تجنب المخاطر تمامًا، ولكن من الممكن تجنبها من خلال التخطيط لها والتخفيف من آثارها على المنتج أو الخدمة النهائية في حال حدوثها. إدارة المخاطر عنصر أساسي في كل مشروع.
عدم اليقين في المخاطر
ينص دليل إدارة المخاطر PMBOK على ما يلي: “المخاطرة هي حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير على هدف واحد على الأقل من أهداف المشروع في حال وقوعها.”2 لذا، إذا وضعنا كل ذلك معًا، فسيكون لدينا مسعى فريد مؤقت مع عدم اليقين الذي قد يؤثر على أهداف المشروع. وبما أن المشروع يكتمل فقط عندما يتم الوصول إلى أهداف المشروع، أليس من المنطقي معالجة وربما تقليل مقدار عدم اليقين في المشروع؟
إذن كيف نحقق ذلك؟ نفعل ذلك من خلال النظر في المشروع بشكل منهجي لمعرفة أين توجد المخاطر، ومتى يمكن أن تحدث، وكيف نتعامل معها بشكل استباقي. تذكر أن الخطر هو شيء قد يحدث، وليس شيئًا قد حدث بالفعل أو سيحدث بالتأكيد. لذا، فنحن إلى حد ما نحدق في كرة بلورية. لا توجد مساحة كافية في هذا المنشور الموجز لتناول جميع جوانب إدارة المخاطر، لذلك سنناقش أهم العناصر.
التخطيط للمخاطر منذ البداية
هذا لا يجعل فريق المشروع يفكر في المخاطر منذ البداية فحسب، بل يساعد أيضًا في تحديد مدى تقبل المؤسسة للمخاطر لهذا المشروع. يتم تعريف الرغبة في المخاطرة على أنها “درجة عدم اليقين التي ترغب المنظمة أو الفرد في قبولها تحسبًا لمكافأة ما.”4
وبمجرد وضع الجدول الزمني والميزانية، من الضروري أن يجتمع الفريق في غرفة واحدة لتحديد المخاطر. في هذه العملية، يجب أن يكون لديك أوسع نطاق ممكن من المدخلات – أعضاء الفريق والخبراء المتخصصين والعملاء وكبار المسؤولين التنفيذيين، إلخ.
وباستخدام العصف الذهني – وبالرجوع إلى عناصر المشروع مثل تقديرات الجدول الزمني والميزانية – فإن الهدف هو تحديد أكبر عدد ممكن من المخاطر دون إصدار أحكام مسبقة. لذا، على سبيل المثال، في مشروع سحابي لتكنولوجيا المعلومات، قد يحدث خطر في مشروع سحابي لتكنولوجيا المعلومات، حيث قد لا تتوفر الخدمات السحابية أو قد يكون هناك حدث اختراق.
وعادةً ما تكون أفضل طريقة لتحديد المخاطر هي التفكير في ما قد يحدث من مخاطر، وإذا كنتم معًا في غرفة، ضعوا ملاحظات لاصقة على لوحة. (يمكن تحقيق ذلك من خلال العمل افتراضيًا أيضًا من خلال مشاركة الشاشات والتقاط الصور وما إلى ذلك). (يمكنك أيضًا البحث عن الفرص أيضًا، مثل سرعة الوصول إلى السوق).
هل تدرس لامتحان PMP؟
تحديد أولويات المخاطر
بمجرد أن ينظر الفريق في جميع المخاطر، فإن الأمر التالي هو تحديد أولوياتها. هذا مهم للغاية حيث لا ينبغي التعامل مع جميع المخاطر بنفس الطريقة. من الناحية المثالية، يجب التعامل مع المخاطر ذات الاحتمالية العالية والتأثير الكبير أولاً. يمكن مراقبة المخاطر ذات الاحتمالية الأقل والأقل تأثيرًا.
عند تحديد احتمالية المخاطر، فإن الأمر ببساطة هو ببساطة مسألة تحديد – أو جعل الخبير في الموضوع يحدد – ما هو احتمال حدوث الخطر. لذا، بالعودة إلى مثال الخدمة السحابية السابق، ما هو احتمال وقوع حدث اختراق؟
يمكن تحديد التأثير من خلال تقدير التأثير على المشروع بشكل عام أو على هدف محدد مثل الجودة – منخفضة أو عالية أو متوسطة. والأفضل من ذلك هو تقديم أرقام مثل 1 للتأثير المنخفض، و2 للتأثير المتوسط، و3 للتأثير العالي. ثم يمكنك ضرب الاحتمال في التأثير وإعطاء كل خطر درجة. على الرغم من أنها درجة ذاتية، إلا أنها درجة مع ذلك. أؤكد أنه كلما زاد عدد أعضاء الفريق الذين عملوا معًا وعملوا في مشاريع مماثلة، كلما كان تقديرهم أفضل.
لديك الآن المعلومات التي تحتاجها لتحديد أولويات المخاطر. لذا، لنفترض أن خطر وقوع حدث قرصنة هو أعلى درجة لديك، في حين أن خطر عدم توفر الخدمات السحابية قد يكون أقل. (هذا مثال توضيحي – في جميع الاحتمالات، سيكون لديك عدد غير قليل من المخاطر).
تخفيف المخاطر
بمجرد تحديد أولويات جميع المخاطر، يمكنك تحديد كيفية تخفيفها. (هناك بعض الخيارات مثل التجنب، والقبول، والتصعيد، والتحويل – سنبقى مع التخفيف في الوقت الحالي). إذًا كيف يمكنك التخفيف من مخاطر الاختراق؟ حسنًا، يمكنك إجراء شيء يسمى اختبار الاختراق مسبقًا. هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتوظيف شخص ما لمعرفة مدى سهولة أو صعوبة اختراق شبكتك. يمكنك أيضًا التأكد من سد جميع الثغرات الأمنية مثل عدم وجود كلمات مرور يسهل تخمينها على أي من الأجهزة.
في نهاية اليوم، أو حتى في غضون ساعات قليلة، يجب أن يكون لدى الفريق سجل مخاطر مكتمل يوضح ما قد يحدث، وما هي احتمالية وتأثير كل خطر، وكيف سيستجيب الفريق في حالة حدوث المخاطر. (في أسوأ السيناريوهات، قد يقرر الراعي أن المشروع محفوف بالمخاطر ويلغيه).
كن يقظاً
بمجرد أن يكون لديك سجل للمخاطر – عادةً في جدول بيانات – يجب أن يصبح مستندًا حيًا يُستخدم في جميع اجتماعات حالة المشروع. يجب أن تكون المخاطر موضوعًا في كل اجتماع، ويجب أن يكون الفريق على دراية بالمخاطر. يجب ألا يبحثوا عن طرق للتعامل مع المخاطر فحسب، بل يجب أن يبحثوا أيضًا عن طرق لتحديد المخاطر الجديدة التي قد تحدث. لا تضع سجل المخاطر في الدرج وتنسى أمره. هذه هي إدارة المخاطر في العمل.
يجب أن تفهم أن وجود سجل للمخاطر وتطبيق إدارة المخاطر ليسا ضمانة لنجاح المشروع. لكن إدارة المخاطر ستساعدك على رؤية ما يحدث “قاب قوسين أو أدنى” وستزيد بالتأكيد من فرص نجاح المشروع.
المراجع:
معهد إدارة المشاريع، دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس، معهد إدارة المشاريع، 2017، الصفحة 542.
معهد إدارة المشاريع، دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس، معهد إدارة المشاريع، 2017، الصفحة 397
معهد إدارة المشاريع، دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس، معهد إدارة المشاريع، 2017، الصفحة 397
معهد إدارة المشاريع، دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس، معهد إدارة المشاريع، 2017، الصفحة 402
معهد إدارة المشاريع، دليل إلى مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السادس، معهد إدارة المشاريع، 2017، الصفحة 720
الدورات التدريبية القادمة لشهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
