يعد ضمان نجاح كل مرحلة من مراحل المشروع للوصول إلى الإنجاز النهائي للمشروع إحدى المهارات التي يحتاجها محترفو إدارة المشروع. عند التعامل مع فرق متعددة الوظائف لتحقيق معالم المشروع ، قد يشعر مدير المشروع بالارتباك ، في المقام الأول إذا تم تنفيذ المهام يدويًا. هذا هو المكان الذي قد يأتي فيه برنامج إدارة المشروع إلى الإنقاذ.
تتضمن إدارة المشروع الكثير من المسؤوليات على مدير المشروع والتي تشمل:
تخطيط سير العمل
اختيار الموظفين المناسبين لتشكيل الفريق المثالي
جدولة عدد الاجتماعات
المواعيد النهائية للاجتماع
ضمان الميزانية
تفويض المسؤوليات
التواصل المستمر مع الفريق
توثيق كل جانب من جوانب المشروع
تولي زمام المشروع وقيادته حتى اكتماله
باختصار ، هناك الكثير على لوحة مدير المشروع (PMs).
عندما تتعامل مع مشاريع متعددة وتدير العديد من الموارد المتناثرة ، فقد تصبح الأمور شاقة وأكثر فوضوية. يمكن أن يؤدي استخدام برامج إدارة المشاريع المخصصة إلى التعامل مع الكثير من أجلك.
ما هو برنامج إدارة المشاريع؟
برنامج إدارة المشاريع عبارة عن نظام أساسي متعدد المستخدمين قائم على السحابة لمساعدة مديري المشاريع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة على التعاون من البداية.
يساعدك برنامج إدارة المشروع في:
تخطيط المشروع: سيساعدك أفضل برنامج لإدارة المشروع على التخطيط والجدول الزمني ، مما يضمن الشفافية بين المستخدمين. يساعدك أنت وفرقك على البقاء على المسار الصحيح. إنها نعمة للمشاريع الكبيرة التي تستغرق فترة كبيرة من 2 إلى 10 سنوات حتى تكتمل.
توزيع الموارد: يحتوي تطبيق إدارة المشروع على الأدوات اللازمة لتخطيط وإدارة الأموال وتخصيص الموارد. كما أنه يمكّنك من تعيين المهام لأعضاء فريقك والحصول على إشعار عند الانتهاء. باختصار ، يمكنك التأكد من وضع العدد الصحيح من الأشخاص مع العدد المناسب من الأدوات في المكان والوقت المناسبين.
الانفتاح على التغييرات: بصفتك مديرًا للمشروع ، فأنت تعلم أن التغيير مستمر في كل مسيرة للمشروع. يمكنك بسهولة إدارة تغييرات الموارد أو التغييرات في مواصفات المشروع دون أي عقبات.
إعداد التقارير المتقدمة: يمكن أن تساعد أدوات إعداد التقارير في تحديد الموظفين المهمين المرتبطين بمشروعك. يمكن لأعضاء الفريق استخدام أداة إعداد التقارير لتتبع الوقت الذي يقضيه في العمل بشكل فعال ودقيق. يمكنك عرض الوقت والجهد الذي بذله مورد معين لإكمال مهمة معينة. يمكنك استخدام البرنامج لتجميع بيانات المشروع وتحليلها وإدارتها في رسوم بيانية ومخططات واستخدام نتائج صنع القرار.
إدارة الوقت والمال
قال رجل حكيم: “الوقت هو المال”. تعتبر إدارة الوقت والمال أمرًا بالغ الأهمية لأي مشروع. يجب أن يكون لجميع المهام تقدير وأن يتم تعيينها باستخدام جدولة الموارد المناسبة.
يمكن أن تساعدك أفضل برامج إدارة المشاريع الغنية بالموارد والمختارة في اتخاذ القرار الصحيح من خلال فهم متعمق لإدارة الوقت والمال.
كيف تختار برنامج إدارة المشاريع المناسب؟
حدد متطلباتك
بصفتك محترفًا في إدارة المشاريع ، فأنت بحاجة إلى تحديد المشكلات التي تواجهها الآن واسأل نفسك عن سبب طلب البرنامج. حدد احتياجاتك الحالية والمستقبلية وقم بتدوين الميزات التي ستحتاجها. من وعدد الذين سيستخدمون الأداة وكيف سيستفيدون منها؟
متطلبات الفرق الصغيرة والكبيرة مختلفة بشكل لافت للنظر. في حالة الفرق الصغيرة ، سيكون الحل البسيط كافياً ، وفي حالة الفرق الكبيرة ، اذهب إلى تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تمتلك المؤسسات الكبيرة قوة فريق أكبر ومشاريع أكبر في متناول اليد حتى يتمكنوا من استخدام تطبيقات إدارة المشاريع للجدولة ، وتوفير الموارد ، وتتبع الميزانية ، وإسقاط الإيرادات ، والفواتير ، والعديد من الميزات الأخرى.
بالنسبة لشركة كبيرة ، من الأهمية بمكان أن تكون قادرًا ليس فقط على إدارة الأفراد ولكن أيضًا على إدارة الفرق.
مع وضوح المتطلبات ، ابحث عن مقدمي الخدمات الذين يلبيونها. قم بعمل قائمة قوية بموفري البرامج للاختيار من بينها.
ضع قائمة بالحلول البرمجية لإدارة المشاريع التي تناسب متطلباتك
لا يوجد برنامج مخصص لإدارة المشاريع لأن المجالات المختلفة لها متطلبات مختلفة. ومن ثم ، فمن الأفضل اختيار التطبيقات التي تناسب احتياجاتك بدلاً من تطبيق مقاس واحد يناسب الجميع.
قيِّم الأدوات التي حددتها في القائمة المختصرة
ابحث عن الكيفية التي ستساعدك بها التطبيقات المحددة في تحقيق هدفك. قم بتثبيت التطبيقات المدرجة في القائمة المختصرة لأن معظمها يقدم إصدارًا تجريبيًا. يمكنك تجربتها لمعرفة مدى توافقها مع متطلباتك.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب البحث عنها أثناء تشغيل التطبيق في القائمة المختصرة:
هل يقدم البائع دعم ما بعد البيع؟
هل البرنامج سهل الاستخدام؟
هل يقدمون خدمات التدريب؟
هل البرنامج مناسب للجيب؟
بمجرد اختيارك لمزود البرنامج الذي يفي بالمتطلبات المذكورة أعلاه ، لا ينتهي عند هذا الحد. هناك المزيد للتحقق منه قبل إبرام الصفقة. فيما يلي بعض نقاط الفحص.
تطبيق
برنامج إدارة المشروع ليس فقط للمدير ولكن أيضًا للفريق. ضع خطة لتنفيذ كيفية استخدام فرقك للبرنامج المحدد في جلسات التدريب. تأكد من تنفيذ البرنامج بدمج الوثائق القديمة في أحدث برنامج.
عبر منصة ودية
هذا هو عصر الهواتف الذكية. لاحظ أن أفضل برنامج لإدارة المشاريع ليس فقط متوافقًا مع الأنظمة الأساسية ولكن أيضًا متوافق مع الأجهزة المحمولة. البرامج المستجيبة للهواتف الذكية سهلة الاستخدام ، وسوف تساعدك على الإدارة بفعالية أثناء التنقل.
شامل وسهل الاستخدام
سهولة الاستخدام من أهم العوامل التي يجب مراعاتها. مع وجود العديد من الأفراد في فريق يتمتع بمجموعات مهارات متنوعة ، من الضروري التحقق من ميزات التطبيقات للحصول على تفاصيل شاملة وسهولة الاستخدام.
تحقق من أفضل برامج إدارة المشاريع المتاحة والمختارة من أجلك.
لقد استنتجنا بعناية قائمة ببعض أفضل برامج إدارة المشاريع المتاحة لمتخصصي إدارة المشاريع في عام 2021.
سيؤدي النقر فوق البرنامج أدناه إلى نقلك إلى صفحة التسعير الخاصة بهم والميزات التي يقدمونها.
أسانا
تريلو
مشاريع Zoho
LiquidPlanner
معسكر القاعدة
بوديو
يمكن لنظام جيد التحديد ومنظم إلى جانب الأدوات المناسبة الموجودة أن يأخذك شوطًا طويلاً في إكمال المشروع بنجاح. إنه يوفر وقتك ومواردك ويمكن استخدامه كمراجع مستقبلية وإعادة تشغيل مشروعك بعد فجوة طويلة دون أي عوائق.
