كيف تجمع متطلبات مشروعك بشكل فعال |PM

إدارة المشروع: كيف تجمع متطلبات مشروعك بفعالية؟
يعد جمع متطلبات المشروع جزءًا حيويًا للغاية. في الواقع، تساعد عملية جمع المتطلبات على تحديد نطاق المشروع أثناء إدارة النطاق. هناك بعض الأدوات والتقنيات لجمع متطلبات المشروع. يبدو من العملي جمع جميع المتطلبات في البداية باستخدام أداة جمع المتطلبات. يجب أن يضمن ذلك إنجاز المشروع على النحو المنشود. ولكن في الواقع، الأمر أكثر صعوبة في السيناريو الحالي – لماذا؟ السبب هو أن السيناريو الحالي ديناميكي بطبيعته. تتغير احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة في المشروع بشكل متكرر. لذلك، تقع على عاتق مدير المشروع (PM) مسؤولية ضمان التقاط جميع المتطلبات. يجب أن يكون مدير المشروع مرنًا جدًا أثناء جمع المتطلبات. للقيام بذلك، يجب على مدير المشروع استخدام أدوات جمع المتطلبات المناسبة خلال فترة المشروع. يجب أن يكون مدير المشروع حكيماً في اختيار أدوات جمع المتطلبات. سيضمن مدير المشروع عدم تفويت أي متطلبات في نتائج المشروع. لأنه في النهاية، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن نجاح المشروع. فكر في نفسك واطرح هذه الأسئلة.
كم عدد المشاريع التي لم تتمكن من النجاح بسبب مشاكل في المتطلبات؟
هل واجهت تحديات في جمع متطلبات المشروع؟
ما مدى نجاحك في ترجمة جميع احتياجات أصحاب المصلحة إلى مخرجات المشروع؟
هل تستخدم دائمًا أسلوب جمع المتطلبات المفضل لديك بغض النظر عن الموقف؟
في هذه المقالة، ستفهم تقنيات جمع المتطلبات بالتفصيل. ستتمكن من اختيار الأداة المناسبة في الوقت المناسب.
عملية جمع متطلبات إدارة المشروع عملية جمع متطلبات المشروع:
متطلبات المشروع:
دعنا أولاً نعرّف المتطلبات في المشروع. المتطلبات هي توقعات أصحاب المصلحة في المشروع بشأن نتائج المشروع. وفقًا للتعريف الذي قدمه معهد إدارة المشاريع,
“عملية جمع المتطلبات هي عملية تحديد وتوثيق وإدارة احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة لتلبية أهداف المشروع”.
وبالتالي، فإن الخطوة الأولى في عملية جمع المتطلبات هي تحديد احتياجات أصحاب المصلحة. ثانيًا، توثيق هذه الاحتياجات والمتطلبات. وبعد ذلك، إدارتها طوال فترة المشروع لتحقيق أهداف المشروع. تشكل هذه العملية الأساس لتحديد نطاق المشروع. تساهم هذه العملية في نجاح المشروع أو فشله. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، يُعزى حوالي 70% من فشل المشروع إلى جمع المتطلبات. أيضًا، يتراوح هذا الفشل من 50٪ إلى 70٪ اعتمادًا على الصناعة ونوع المشروع. ومن الحقائق الصادمة أن معظم هذه المشاريع كانت تفي بمعيار الجدول الزمني والميزانية بشكل جيد. لوحظ تعارض المنتج خلال مرحلة التسليم النهائي للمشروع أو مرحلة إغلاق المشروع. حيث لم يتمكن منتج المشروع من تلبية متطلبات أصحاب المصلحة. لذا، يمكنك الآن تخيل مدى تأثير هذه العملية على نجاح المشروع!
أدوات وتقنيات إدارة المشاريع لجمع المتطلبات:
لنجاح أي مشروع، يجب أن تلبي نتيجة المشروع احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم. إن التقاط جميع متطلبات إدارة المشروع يبقيك على بعد خطوة واحدة من نجاح المشروع. لجمع متطلبات المشروع يقترح الإصدار السادس من PMBOK PMBOK أدوات وتقنيات إدارة المشروع.
المتطلبات الأساسية لأدوات وتقنيات عملية إدارة المشروع في جمع المتطلبات;
اتبع النقاط أدناه، قبل تحديد الأداة التي يجب استخدامها:
ما هي المتطلبات الفنية لإدارة المشروع
كيفية جمع متطلبات المشروع
اطلع على الأدوات والتقنيات التالية الخاصة بملاحظات إدارة المشروع
يحدد الإصدار السادس من PMBOK التقنيات التالية تحت القسم 5.2 جمع المتطلبات:
حكم الخبراء
جمع البيانات
تحليل البيانات
اتخاذ القرار
تمثيل البيانات
المهارات الشخصية ومهارات الفريق
مخطط السياق
النماذج الأولية
دعونا نناقش أدوات PMBOK هذه بالتفصيل:
1. حكم الخبراء:
الخبراء هم الأشخاص الأكثر دراية في مجالات تخصصهم. تساعد معرفتهم وخبرتهم في جمع معظم متطلبات المنتج/المشروع المحددة. يتم استخدام حكم الخبراء لتحديد المتطلبات المتخصصة التي تشمل الموضوعات التالية:
استنباط المتطلبات
تحليل المتطلبات
تحليل الأعمال
تقنيات التخطيط
التيسير
إدارة النزاعات
متطلبات المشاريع في مشاريع سابقة مماثلة
2. جمع البيانات
جمع البيانات هو أسلوب مهم للتيسير و/أو الإبداع الجماعي. هنا، تشارك مجموعة من الأشخاص في تحديد جميع متطلبات المشروع. تتطور الأفكار من خلال الإبداع الجماعي وتساعد على تحديد المتطلبات. هناك العديد من الأدوات، يمكننا استخدام هذه التقنية. لكن الاختيار الصحيح يعتمد على نوع الاحتياجات أو أصحاب المصلحة بما في ذلك التعقيدات الأخرى. فيما يلي قائمة بالأدوات التي تندرج تحت هذه التقنية:
أ) الاستبيانات والاستطلاعات:
نستخدم هذه الأداة لجمع المتطلبات للمجموعات الكبيرة. حيثما تكون هناك حاجة لجمع المتطلبات من مختلف أصحاب المصلحة. لا يسمح عدد كبير من أصحاب المصلحة بترتيب مقابلة فردية. أيضًا، ليس من الحكمة الاتصال بهم جميعًا في مكان واحد، إذا كانوا يجلسون عن بُعد. لذا، تتيح الاستبيانات والاستطلاعات الفرصة لجمع متطلبات مجموعة كبيرة من أصحاب المصلحة. كما أنها توفر المرونة لأصحاب المصلحة للمشاركة حسب سهولة مشاركتهم. ومع ذلك، فإن إعداد أسئلة الاستبيان هو تحدٍ آخر، يجب أن تكون حريصًا للغاية بشأنه. إن صياغة الأسئلة الصحيحة / ذات الصلة تزيل التحيز وتساعد على جمع الاحتياجات الحقيقية لأصحاب المصلحة. راجع الشكل 1 أدناه:
مصدر الصورة: https://sweetbook.me
الشكل 1: نموذج استبيان لجمع المتطلبات في خدمات رعاية الطفل
ب) المقابلات:
أداة للتفاعل الشخصي مع أصحاب المصلحة لفهم الاحتياجات. يمكن تسهيل المقابلات من خلال الاجتماعات الشخصية أو المكالمات الهاتفية. من الممارسات الجيدة إعداد قائمة مرجعية قبل إجراء المقابلات. سيضمن ذلك التقاط جميع المتطلبات في اجتماع واحد. يمكن أن تكون المقابلات مفصلة؛ وبالتالي تتيح الفرصة لفهم الاحتياجات المعلنة أو غير المعلنة.
ج) مجموعات التركيز:
يتم استخدامها، عندما نريد جمع الاحتياجات من مجموعات محددة من أصحاب المصلحة. لنفترض أنك بحاجة إلى جمع احتياجات كبار التنفيذيين وأصحاب العمليات على حد سواء. يمكنك جدولة اجتماعات منفصلة مع الاثنين. وجمع متطلبات كل مجموعة على حدة.
د) العصف الذهني:
يُطلق عليه أيضًا التفكير الجماعي أو الإبداع الجماعي. وهو يطور العديد من الأفكار الجديدة والمتطلبات الجديدة. يجتمع أشخاص من مجالات ووظائف مختلفة في اجتماع. ويحاولون مشاركة أفكارهم ومتطلباتهم بالتفكير الإبداعي. هذه التقنية مفيدة جدًا عندما لا يكون لديك أي حاجة محددة مسبقًا. وتحاول استكشاف متطلبات جديدة لمنتج جديد.
مصدر الصورة: https://www.flickr.com
الشكل 2: العصف الذهني بين فريق متعدد الوظائف
ه) المقارنة المعيارية:
في هذه التقنية، تتم المقارنة بين الممارسات الحالية وأفضل الممارسات. وبهذه الطريقة تحاول معظم المؤسسات استكشاف أفضل الممارسات في فئتها. وبالتالي تحديد متطلباتها لتحسين وضعها الحالي. وكما نعلم، فإن السوق أكثر ديناميكية من أي وقت مضى. فهو مليء بالمنافسة. لذا، ولكي تكون في سباق وتحافظ على مكانتها في السوق، تسعى المؤسسات إلى إجراء المقارنة المعيارية. ومع تحليل الثغرات، فإنها تستكشف المتطلبات وتتخذ المشاريع.
3. تحليل البيانات:
غالبًا ما يستخدم محلل الأعمال هذه التقنيات. تُعرف هذه التقنية أيضًا باسم تحليل المستندات. وكما يوحي الاسم، نقوم بتحليل الوثائق الموجودة لاستنباط متطلبات المشروع. تستخدم هذه التقنية مستندات مثل:
خطط الأعمال,
حالات الاستخدام,
سجلات المشاكل أو المشكلات,
السياسات أو الإجراءات,
مستودعات قواعد العمل و/أو
أدبيات السوق وما إلى ذلك، لاستنباط المتطلبات.
4. اتخاذ القرار:
فيما يلي التقنيات المستخدمة في اتخاذ القرار لجمع المتطلبات:
أ) التصويت المتعدد:
تنقسم كذلك إلى 3 فئات الإجماع: يوافق جميع أعضاء المجموعة على قرار نهائي. وبالتالي، سيكون هناك إجماع بين أعضاء المجموعة حول المتطلبات النهائية.
الأغلبية: هنا، يوافق أكثر من 50% من أعضاء المجموعة على القرار النهائي.
الأكثرية: تعتبر الأجزاء الأكبر من الأصوات في المجموعة بمثابة قرار نهائي. على سبيل المثال، إذا وافق 60٪ من الأشخاص، و25٪ من الأعضاء غير موافقين والباقي محايدون. عندئذٍ تكون المجموعة النهائية من المتطلبات بنسبة 60% من الأصوات الموافقة.
ب) اتخاذ القرار متعدد المعايير:
هنا، يتم تعيين معايير متعددة قبل اتخاذ القرار. يتم تعيين رتب مختلفة لهذه المعايير. للوصول إلى المتطلبات النهائية، يتم حساب هذه الرتب. إعطاء الأولوية للمرتبة الأعلى.
ج) اتخاذ القرارات الأوتوقراطية:
يُطلق عليه أيضاً اتخاذ القرارات الجماعية الديكتاتورية. هنا، يقوم فرد واحد فقط بتحديد المتطلبات. ولا يأخذ أي إجماع من الآخرين. على سبيل المثال، يقوم المسؤول التنفيذي الأعلى في المنظمة بتحديد متطلبات المشروع فقط.
5. تمثيل البيانات:
يتم استخدام الأدوات التالية في هذه التقنية أ) مخطط التقارب:
يتم استخدامه، عندما يكون لدينا عدد كبير من متطلبات أصحاب المصلحة. مجموعة متشابهة من المتطلبات، يمكننا تجميعها معًا تحت عنوان واحد. وبالتالي، نقوم بتقليل عدد المتطلبات إلى أقل عدد ممكن من الفئات القليلة. هذا يوسع نطاق التركيز على عدد قليل من الفئات بدلاً من أخذها كلها دفعة واحدة.
مصدر الصورة: https://commons.wikimedia.org
الشكل 3: إنشاء مخطط تقارب من خلال الملاحظات اللاصقة
ب) رسم الخرائط الذهنية:
هنا، نرتدي هنا قبعات أصحاب المصلحة المختلفين. حاول أن ترسم خريطة لعقولهم وتوليد الأفكار. وبالتالي، فهي تقنية لتوليد عدد كبير من الأفكار من خلال عملية التتبع العكسي. تقنية مفيدة جدًا لتحديد متطلبات العملاء المحتملين أو المستخدمين النهائيين.
6. المهارات الشخصية ومهارات الفريق:
أ) تقنية المجموعة الاسمية:
تُستخدم هذه التقنية بشكل عام لتحديد أولويات المتطلبات. هنا، يشارك جميع أصحاب المصلحة في جلسة عصف ذهني. توليد أكبر عدد من الأفكار من خلال العصف الذهني. ثم قم بترتيب كل فكرة تم توليدها. اجمع كل هذه الرتب من كل أصحاب المصلحة للحصول على الترتيب النهائي لكل فكرة. ثم يتم فرز هذه الأفكار لجمع المتطلبات الأكثر أهمية. كلما ارتفع الترتيب، زادت الأولوية.
مصدر الصورة: https://www.pexels.com/photo/blur-brainstorming-business-close-up-269448/
الشكل 4: تقنية المجموعة الاسمية (NGT) – توليد الأفكار
ب) الملاحظة:
تُعرف أيضًا باسم التظليل الوظيفي. هنا، تتم ملاحظة مستخدم محتمل أو مجموعة من المستخدمين لتحديد المتطلبات. تستخدم مواقع التجارة الإلكترونية هذه التقنية لتحديد أنماط احتياجات العملاء.
ج) تصميم وتطوير التطبيقات المشتركة:
تركز هذه التقنية بشكل أكبر على ديناميكيات المجموعة والتآزر. تم تقديم هذه التقنية من قبل شركة IBM في أواخر السبعينيات، وهي تجمع أصحاب المصلحة من مختلف المجالات معًا، ويشار إليها عادةً باسم JAD، وتُعقد هذه التقنية في 3-4 جلسات. تتم دعوة جميع أصحاب المصلحة المعنيين إلى هذه الجلسات لجمع المتطلبات. ويتناقشون ويتوصلون إلى توافق في الآراء لتحديد المتطلبات النهائية.
د) نشر وظيفة الجودة:
يُعرف أيضًا باسم بيت الجودة. تُفضل هذه التقنية لتوليد المتطلبات الفنية عندما تكون احتياجات أصحاب المصلحة معروفة. ترجمة صوت أصحاب المصلحة لتحديد متطلبات العملية.
هـ) قصص المستخدم:
التقاط تجارب المستخدم لتحديد الاحتياجات المختلفة. في الوقت الحاضر، توفر المنصات الاجتماعية العديد من الفرص لجمع تجارب المستخدمين. ومن الأمثلة على ذلك تويتر وفيسبوك وغيرها.
7. مخطط السياق:
تمثل مخططات السياق نموذجًا لنموذج النطاق. وهي تمثل تصورًا مصورًا للتفاعلات المختلفة. التفاعلات بين مختلف المستخدمين والنظام. وبالتالي، فإنها تصور الخطوات – العملاء والعمليات التي يتخذها العملاء والعمليات، لتؤدي إلى نتائج النظام.
مصدر الصورة. http://4.bp.blogspot.com/_na1IINYmmHI/TIdsH23TIxI/AAAAAAAAABM/Z5pj_tY-9w8/s1600/9.gif
الشكل 5: مخطط السياق لمتجر الأطعمة الطازجة عبر الإنترنت
يوضح الشكل 5 أعلاه سياق متجر للأغذية الطازجة عبر الإنترنت. الرسم البياني يشرح نفسه بنفسه ويسهل فهمه لجميع التفاعلات.
8. النماذج الأولية:
يتم تطوير نموذج للمنتج النهائي بناءً على حاجة أصحاب المصلحة. والآن، يُطلب من أصحاب المصلحة تقديم ملاحظاتهم على هذا النموذج. يتم تسجيل الملاحظات السلبية لتحديد المزيد من المتطلبات. يتم الاحتفاظ بالتعليقات الإيجابية كما هي. وبالتالي، يعطي النموذج الأولي نكهة المنتج النهائي مسبقًا. في هذه العملية، يجب على مديري المشاريع استخدام بعض أدوات النماذج الأولية الفعالة بشكل أفضل من أجل تلبية احتياجات أصحاب المصلحة. Mockplus هي واحدة من أفضل الأدوات التي يستخدمها مديرو المشاريع بشكل متكرر لإنشاء نماذج أولية وظيفية بسحب وإفلات واحد.
إلى جانب ما سبق، أود أن أتطرق إلى تقنيتين أخريين من تقنيات جمع متطلبات PMP.
9. تقنية دلفي PMP:
ما هي تقنية دلفي في إدارة المشاريع؟ تُستخدم تقنية دلفي لالتقاط احتياجات أصحاب المصلحة بعيدًا عن أي تحيز أو تأثير. يتم طلب المعلومات من أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بمستوى مختلف من التأثير دون الكشف عن هويتهم. يتم جمع كل هذه المتطلبات وتحليلها. ثم تتم مشاركة النتائج المجمعة بين أصحاب المصلحة. وبهذه الطريقة، تقلل هذه الطريقة من فرصة عدم التأثير على أي عملية يحتاجها أصحاب المصلحة في أعلى المستويات التنفيذية.
10. ورش العمل الميسرة:
هذه التقنية مثل جلسات JAD. قم بدعوة أصحاب المصلحة من مختلف وجهات النظر والمصالح في ورشة عمل مشتركة. ويساعدهم الميسر على تحقيق توافق في الآراء قبل تجميد المتطلبات النهائية. بشكل عام، يشارك أشخاص من مجالات متعددة الوظائف في ورش العمل الميسرة هذه.
إذن، فهمنا الآن 10 تقنيات لجمع المتطلبات ومكان استخدامها.
نصيحة:
الآن، لديك فكرة أفضل عن كل أداة واستخداماتها ذات الصلة. اختر دائمًا الأدوات المناسبة والملائمة لجمع المتطلبات. هدفك النهائي هو التقاط جميع احتياجات أصحاب المصلحة المعلنة/غير المعلنة للمشروع. ما الذي يريده العميل (العملاء) حقًا في المنتج النهائي؟ تذكّر دائماً، قبل البدء في خطة جمع المتطلبات، استعد بمدخلين. ميثاق المشروع المعتمد وسجل أصحاب المصلحة (الآن، جزء من وثائق المشروع). لأن ميثاق المشروع يحددك كمدير للمشروع. فهو يذكر موارد المشروع المطلوبة والأهم من ذلك، دعم الإدارة لصالح المشروع. بينما يبقيك سجل أصحاب المصلحة على علم بنوع ومستوى اهتمام أصحاب المصلحة. بوجود هاتين الوثيقتين، أنت الآن جاهز لاختيار الأدوات المناسبة من القائمة أعلاه.
كمدير مشروع، يجب عليك اختيار أفضل مزيج من أدوات جمع المتطلبات هذه. يجب أن تحاول الحصول على أفضل وضوح ممكن بشأن المتطلبات من أصحاب المصلحة. أفضل نهج هو جمع بيانات المتطلبات. التحقق منها مع حالة العمل. يتم اشتقاق حالة العمل من وثائق الأعمال. تكشف مستندات الأعمال عن جميع احتياجات العمل المطلوبة في المشروع. بصرف النظر عن هذه الوثائق، يجب عليك أيضًا الرجوع إلى أصول العملية التنظيمية. سيمنحك هذا المزيد من الأفكار حول المعلومات التاريخية ومستودع الدروس المستفادة. ركز على جميع الاحتياجات التي تم جمعها خلال اجتماعات المتابعة. وأخيرًا، استخدم مصفوفة تتبع المتطلبات ووثائق المتطلبات طوال عمر المشروع. لأنه يتم تحديد المتطلبات الجديدة لاحقًا وإجراء تغييرات على المشروع.
الخلاصة النهائية:
يعد جمع متطلبات المشروع عملية أساسية في أي مشروع. يصف PMBOK أدوات وتقنيات إدارة المشاريع المختلفة لجمع المتطلبات. ولكن، عليك أن تتخذ قرارًا حكيمًا – ما هي الأداة أو مزيج الأدوات التي يجب استخدامها؟ اعتمادًا على السيناريو والتعقيدات ونوع المتطلبات. حدد الأداة المناسبة للكشف عن جميع احتياجات وتوقعات أصحاب المصلحة أو العميل.
تعرّف على الجديد في PMBOK v6 – سجّل في الدفعة التالية القريبة منك