يمكن تصنيف المتطلبات إلى أنواع مختلفة ، مثل متطلبات العمل ومتطلبات الحلول ومتطلبات أصحاب المصلحة ومتطلبات الانتقال ومتطلبات الجودة وما إلى ذلك. يلعب أصحاب المصلحة دورًا أساسيًا في التأثير على نجاح المشروع حيث يشاركون في تحديد المتطلبات وتوثيقها وإدارتها . تعتبر المتطلبات بمثابة أساس WBS (هيكل تقسيم العمل) وسيجد مديرو المشروع صعوبة في العمل على مشروع معين بدون مستند المتطلبات لأنهم لن يكون لديهم أي شيء للعمل عليه. سنتعرف على عملية متطلبات التجميع في هذه المقالة.
ما هي عملية تجميع المتطلبات؟
متطلبات التجميع هي عملية تحدد وتوثق وتدير احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة ، لتلبية أهداف مهمة إدارة المشروع. تعتبر الوثائق التي تتم ضمن عملية جمع المتطلبات مهمة لأنها توفر الأساس لتحديد نطاق المشروع وإدارته. تحتوي وثيقة متطلبات التجميع على تفاصيل حول الأهداف المطلوبة لتلبية متطلبات أصحاب المصلحة وأيضًا لضمان رضا المشروع. يعمل شرط التجميع كإطار عمل يوفر أساسًا لميزانية المشروع والجدول الزمني ومواصفات الجودة والمخاطر وخطة الموارد.
عملية متطلبات التحصيل
أحد الجوانب الأساسية للمشروع هو عملية جمع المتطلبات ، والتي تساعد على تحديد نطاق المشروع أثناء إدارة النطاق. مع مجموعة من الأدوات والتقنيات لجمع متطلبات المشاريع ، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية ضمان تلبية جميع المتطلبات. بصفتك مدير مشروع ، من الضروري أن تكون سريع الحركة أثناء جمع المتطلبات ، كما أنه من الضروري استخدام أدوات جمع المتطلبات المناسبة خلال دورة حياة المشروع. ضمان عدم تفويت أي متطلبات لنتائج المشروع ، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن نجاح المشروع. علاوة على ذلك ، في هذه المقالة ، سوف تفهم تقنيات جمع المتطلبات بالتفصيل.
ما هي متطلبات المشروع؟ المتطلبات في المشروع هي توقعات أصحاب المصلحة في المشروع على نتائجه. وفقًا لـ PMI ، "جمع المتطلبات هي عملية تحديد وتوثيق وإدارة احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة لتحقيق أهداف المشروع."
عملية متطلبات التحصيل: أساس تعريف نطاق المشروع الخطوة 1: تحديد احتياجات أصحاب المصلحة. الخطوة الثانية: توثيق الاحتياجات والمتطلبات. الخطوة 3: قم بإدارتها طوال فترة المشروع لتحقيق أهداف المشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع PMI ، يُعزى حوالي 70٪ من فشل المشروع إلى تحصيل المتطلبات. في حين أن معظم هذه المشاريع كانت تفي بالجدول الزمني ومعايير الميزانية ، إلا أنها فشلت في تلبية متطلبات أصحاب المصلحة. لوحظ تعارض هذا المنتج أثناء التسليم النهائي للمشروع أو مرحلة إغلاق المشروع. تؤثر هذه العملية سلبًا على نجاح المشروع! جمع أدوات وتقنيات المتطلبات يتم تضمين ما يلي كأدوات وتقنيات في عملية جمع المتطلبات: تحكيم خبير جمع البيانات تحليل البيانات صناعة القرار شرح البيانات المهارات الشخصية والفريق مخطط السياق النماذج دعونا نلقي نظرة على كل منهم بالتفصيل. حكم خبير المدرجة أدناه هي الموضوعات التي يجب أن يكون لدى الأفراد أو المجموعات معرفة وخبرة متخصصة فيها.
جمع البيانات تقنيات جمع البيانات التي يمكن استخدامها لعملية متطلبات التجميع هي: العصف الذهني نشاط تفكير جماعي ، حيث يجتمع العديد من الأشخاص من فرق مختلفة لوضع قائمة بمتطلبات المشروع. وأثناء جلسة العصف الذهني ، يتم إنشاء أفكار جديدة من الخطط الحالية ، مما يساعد على تحديد المتطلبات الجديدة. المقابلات إنها أول تقنية لجمع المتطلبات. يمكن أن يتم ذلك بالطرق الرسمية وغير الرسمية. الميزة الحاسمة لهذه العملية هي أنها تساعد مدير المشروع على إجراء مقابلات مع المشاركين ذوي الخبرة في المشروع والجهات الراعية وأصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين الآخرين والخبراء المتخصصين الذين يمكنهم المساعدة في تحديد وتعريف ميزات ووظائف مخرجات المنتج المطلوب. مجموعات التركيز تجمع مجموعات التركيز بين أصحاب المصلحة المؤهلين مسبقًا وخبراء الموضوع للتعرف على توقعاتهم ومواقفهم حول مشروع مقترح. مجموعة التركيز هي تقنية تستخدم للحصول على مجموعة محددة من متطلبات أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، أولاً ، يمكن لمدير المشروع تنظيم اجتماع مع المديرين التنفيذيين لشركة ما للحصول على متطلباتهم ، ثم ترتيب اجتماع منفصل مع المديرين الوظيفيين لفهم متطلباتهم. الاستبيانات والاستطلاعات يتم استخدام هذه التقنية بشكل أفضل عندما يكون هناك المزيد من أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. على سبيل المثال ، إذا كان هناك 200 من أصحاب المصلحة المرتبطين بالمشروع ، فإن جمع المعلومات من كل فرد لتقييم متطلباتهم سيستهلك الكثير من الوقت. ومن ثم ، يُطلب من مدير المشروع إعداد استبيان وإجراء المسوحات لجمع قائمة متطلباتهم. المرجعية إنها عملية تُستخدم لمقارنة الممارسات الفعلية أو المخططة - الإجراءات والعمليات ، بتلك الخاصة بالمنظمات المماثلة (داخلية أو خارجية) لتحديد أفضل الممارسات ، وتوليد الأفكار لتحسين النطاق ، وتوفير إطار لقياس الأداء الفعلي .
تحليل البيانات يتعامل تحليل البيانات بشكل أساسي مع العمليات المتعلقة بتحليل المستندات. الغرض الأساسي من تحليل المستندات هو مراجعة وتقييم جميع معلومات الوثيقة ذات الصلة. تُستخدم هذه العملية للحصول على المتطلبات من خلال التحليل الدقيق للوثائق الموجودة وتحديد التفاصيل ذات الصلة بالمتطلبات. يتم تحليل المستندات المختلفة للمساعدة في إخراج المعلومات اللازمة للعملية المطلوبة.
صناعة القرار تقنيات صنع القرار التي يمكن أن تساعد في عملية جمع المتطلبات هي: التصويت إنها تقنية اتخاذ القرار الجماعي وعملية التقييم التي لها بدائل مختلفة مع نتيجة محددة. تُستخدم هذه التقنيات أيضًا لإنشاء متطلبات المنتج وتصنيفها وترتيبها حسب الأولوية. المدرجة أدناه هي أمثلة على تقنيات التصويت: الإجماع: الإجماع هو قرار يتم التوصل إليه حيث يتفق الجميع على مسار عمل واحد. إحدى الطرق الفعالة لتحقيق التوافق هي تقنية دلفي ، حيث تقوم مجموعة مختارة من الخبراء وأصحاب المصلحة بالإجابة على الاستبيانات وتقديم ملاحظاتهم فيما يتعلق بالأسئلة المطروحة والتي تغطي جميع مجالات المشروع. هذه الردود مستاءة من صانعي القرار جيئة وذهابا حتى يتم التوصل إلى توافق في الآراء بين أصحاب المصلحة. الأغلبية: يتم اختيار الاقتراحات أو الأفكار التي تم جمعها من الخبراء بناءً على غالبية الأشخاص الذين يدعمون العملية. سيسمح ذلك لمدير المشروع باختيار وتنفيذ أفضل الأفكار لتحقيق المتطلبات. التعددية: يتم اتخاذ القرار النهائي بناءً على رأي المجموعة الأكثر أهمية في المنظمة ، حتى عندما لا يكون هناك مجال لاتخاذ قرار على أساس الأغلبية. اتخاذ القرار الأوتوقراطي كما ينص العنوان ، يتم اتخاذ القرار من قبل فرد واحد لديه السلطة النهائية في المنظمة. تحليل القرار متعدد المعايير أسلوب يستخدم فيه مصفوفة القرار لتوفير نهج منظم وتحليلي لتحديد معايير مثل مستويات المخاطر وعدم اليقين والتقييم ، لتقييم وترتيب العديد من الأفكار.
شرح البيانات تقنيات تمثيل البيانات التي يمكن استخدامها لعملية جمع المتطلبات هي كما يلي: مخطط التقارب تقنية يتم فيها فصل جميع الأفكار التي يتم جمعها أو تجميعها وفقًا لذلك بناءً على أوجه التشابه بينها فكرة / خريطة العقل يتم دمج الأفكار التي تم إنشاؤها من خلال جلسات العصف الذهني في خريطة واحدة لتصفية المفاهيم التقليدية وفهم الاختلافات في الآراء التي ستساعد في تطوير خطط جديدة. المهارات الشخصية والجماعية تقنيات المهارات الشخصية والجماعية التي يمكن استخدامها لعملية جمع المتطلبات هي كما يلي: تقنية مجموعة الاسمية تستخدم هذه التقنية المهارات لتحديد أولويات الأفكار الموجودة بالفعل بدلاً من تطوير أفكار جديدة. في هذه العملية ، يتم ترتيب الخطط بناءً على قيمتها ، وهذا يساعد الفرق على التركيز على المفاهيم الأساسية لتوليد متطلبات المشروع. ملاحظات تُعرف الملاحظة أيضًا باسم "الظل الوظيفي" ، وهي عملية يرى فيها المراقب خبير أعمال يؤدي وظيفته. تهدف هذه العملية بشكل أساسي إلى المراقبة الصارمة للأنشطة التي تتم في مختلف المجالات لمعرفة ما هي المتطلبات الفعلية للمستهلك أو أصحاب المصلحة أو الراعي ، إلخ. تسهيل إنها تقنية ركزت على الجلسات التي تجمع أصحاب المصلحة الرئيسيين معًا لتحديد متطلبات المنتج. بشكل عام ، ستنظر كل مجموعة من أصحاب المصلحة في المشروع إلى المشروع من منظورهم الخاص ويعبرون عن متطلباتهم. تعتبر ورش العمل تقنية أساسية لتحديد المتطلبات متعددة الوظائف بسرعة وتسوية الاختلافات بين أصحاب المصلحة. مخطط السياق للحصول على معرفة فعلية بفهم النطاق ، يقدم مخطط السياق مثالاً لنموذج النطاق ، والذي سيسمح لمدير المشروع بتصور كيفية عمل نظام الأعمال (العمليات ، والمعدات ، وأنظمة الكمبيوتر). تُستخدم هذه العملية لمعرفة كيفية تفاعل نظام الأعمال والمستخدمين الآخرين مع بعضهم البعض.
النماذج يجب تحقيق التقنية ، التي تتضمن عملية إنشاء نموذج للمنتج الفعلي. سيقوم الفريق ببناء هذا النموذج من المنتج ونقله إلى أصحاب المصلحة لجمع ملاحظاتهم. نظرًا لأن النموذج منتج ملموس ، يمكن لأصحاب المصلحة التحقق منه بدقة وطلب التغييرات إذا وجدوا أيًا منها ، بدلاً من الانتظار حتى النهاية من خلال مشاركة ومناقشة العروض والأفكار المجردة فقط. جمع متطلبات مدخلات العملية يتم تضمين ما يلي كمدخلات لعملية جمع المتطلبات: ميثاق المشروع خطة إدارة المشروع وثائق المشروع وثائق العمل الاتفاقيات العوامل البيئية للمؤسسة أصول العملية التنظيمية
ميثاق المشروع لتطوير المتطلبات التفصيلية للمشروع ، يستخدم مدير المشروع الوصف عالي المستوى المشتق من ميثاق المشروع لتحديد نطاق المنتج. خطة إدارة المشروع تتضمن خطة إدارة المشروع المكونات التالية ؛ خطة إدارة النطاق نظرًا لأن خطة إدارة النطاق تحدد الجوانب الأساسية والقيمة للمشروع ، فإنها ستوفر الوضوح لفرق المشروع لتحديد نوع المتطلبات التي سيتم جمعها للمشروع. خطة إدارة المتطلبات الأولوية الرئيسية لمدير المشروع هي تحديد وتوثيق احتياجات أصحاب المصلحة. تلعب خطة إدارة المتطلبات دورًا مهمًا في توفير الأساليب / العمليات التي يمكن استخدامها في جميع مراحل عملية جمع المتطلبات لمساعدة مديري المشروع على تحقيق هذه الاحتياجات. خطة إدارة أصحاب المصلحة من المفهوم أن أصحاب المصلحة جزء لا يتجزأ من المشروع. يستخدم مدير المشروع خطة إدارة أصحاب المصلحة لفهم متطلبات التواصل مع أصحاب المصلحة ومستوى مشاركتهم للتقييم والتكيف لتلبية مستوى مشاركتهم في تحقيق أنشطة المتطلبات. وثائق المشروع المدخلات التي يمكن النظر فيها تحت وثائق المشروع مدرجة على النحو التالي: سجل الافتراض تحدد عملية سجل الافتراضات الافتراضات المتعلقة بالمنتج والمشروع وأصحاب المصلحة والبيئة والعوامل الأساسية الأخرى التي يمكن أن تؤثر على نتيجة مشروع معين. تسجيل الدروس المستفادة يتم استخدام عملية الدروس المستفادة لتوفير معلومات حول تقنيات جمع المتطلبات الفعالة التي تستخدم بشكل خاص منهجية تطوير المنتج التكيفية والمتكررة. سجل أصحاب المصلحة يعد تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع مهمة مهمة ، حيث أنهم يوفرون معلومات حول متطلبات المشروع. أصبحت عملية تحديد الهوية هذه أكثر بساطة باستخدام سجل أصحاب المصلحة. يساعد السجل في التعرف على الاحتياجات المهمة والتوقعات الأولية لأصحاب المصلحة التي تتعلق بالمشروع.
جمع المتطلبات هو عملية أساسية لأنه إذا لم يتم جمع المتطلبات من أصحاب المصلحة بشكل صحيح ، فإن نطاق المشروع قد يكون معيبًا. يتم اختيار التقنيات المناسبة لجمع المتطلبات وتنفيذها من قبل مدير المشروع للحصول على إدارة ناجحة للنطاق. تعتبر كل التفاصيل مهمة في الحكم على المتطلبات الرئيسية ووضع اللمسات الأخيرة عليها. في هذه المرحلة ، يمكن للمهارات وأفضل الممارسات أن تفيد المشروع والمخرجات بشكل كبير. لذا امنح نفسك فرصة لتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع من خلال التدريب على شهادة PMP والتفوق في حياتك المهنية.
