تعني إدارة المشاريع تعلم كيفية التعامل مع المخاطر الإيجابية والسلبية بكفاءة. بصفتك مدير مشروع، تحتاج إلى فهم كيفية مراقبة مخاطر المشروع لتجنب التهديدات وتخفيفها مع الاستفادة من الفرص. إن مراقبة المخاطر أمر بالغ الأهمية لإدارة المشروع بفعالية. تعرّف على المزيد حول عملية مراقبة المخاطر PMP وتعلم من أكاديمية إدارة المشاريع حول كيفية تحديد المخاطر والاستعداد لها ومراقبتها من قبل المتخصصين.
في هذه الصفحة:
ما هي عملية مراقبة المخاطر؟
مدخلات ومتطلبات مراقبة المخاطر
كيفية مراقبة المخاطر: الأدوات والتقنيات
مخرجات عملية مراقبة المخاطر
ملخص
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي عملية مراقبة المخاطر؟
لسوء الحظ بالنسبة لمديري المشاريع، لا يمكنك أبدًا توقع المخاطر أو التحكم فيها بشكل كامل خلال دورة حياة المشروع. ومع ذلك، كمدير مشروع (أو PMP)، قد يكون من المفيد تحديد الأحداث المحفزة للمخاطر واستخدام عملية مراقبة المخاطر للاستعداد لكل من التهديدات والفرص.
كجزء من عملية مراقبة المخاطر، ستحتاج إلى تحديد المخاطر وتتبعها، ومراقبة محفزات المخاطر، وتصميم وتنفيذ خطط الاستجابة، والتفاعل عند حدوث مخاطر جديدة، وقياس فعاليتك لتحسين عمليات إدارة المخاطر. سنقوم بمراجعة المدخلات والمخرجات والأدوات والتقنيات التالية بينما نتعمق في فهم عملية مراقبة المخاطر:
مدخلات ومتطلبات مراقبة المخاطر
يكاد يكون من المستحيل توقع كل المخاطر والتحكم فيها خلال مشروعك. أفضل خيار لك هو مراجعة جميع المدخلات والمتطلبات بدقة لتوقع أكبر قدر ممكن من المخاطر.
خطة إدارة المخاطر
خطة إدارة المخاطر هي دليلك للتعامل مع مخاطر المشروع. يجب أن تحدد هذه الخطة
مناهج وأدوات ومنهجيات إدارة المخاطر
الأدوار والمسؤوليات لأعضاء فريق المشروع الذين يتعاملون مع المخاطر
كيفية إنشاء حالات طوارئ الوقت والتكلفة في خططك لإدارة المخاطر
فئات المخاطر الخاصة بالمشروع
تلعب جميع المدخلات الأخرى الموضحة أدناه دورًا في خطتك الشاملة لإدارة المخاطر.
سجل المخاطر
سجل مخاطر المشروع هو مستند مهم تقوم بإنشائه أثناء عملية تحديد مخاطر المشروع وتحديثه طوال دورة حياة المشروع. إلى جانب إدراج أي مخاطر معروفة للمشروع، تحتوي هذه الوثيقة على معلومات أخرى مثل الاحتمالية والتأثير ومحفزات المخاطر.
تقرير المخاطر
تقرير المخاطر الخاص بك هو لقطة للمخاطر التي تم تحديدها والاستجابات والمالكين في وقت معين خلال دورة حياة المشروع. وينبغي أن يتضمن معلومات مثل من سيتولى تنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر والاستجابة المتفق عليها للمخاطر التي سينفذونها في حال وقوع حدث خطر.
البيانات المتعلقة بالمخاطر وتقارير الأداء
قم بتوثيق المعلومات بشكل جيد أثناء جمع أو تحديث البيانات المتعلقة بالمخاطر وتقارير أداء المشروع. يمكن أن تشمل هذه المعلومات
القيمة المكتسبة (EV)
القيمة المخططة (PV)
تباين الجدول الزمني (SV)
تباين التكلفة (CV)
التقدير عند الإكمال (EAC)
التقدير عند الإكمال (ETC)
مؤشر الأداء عند الإكمال (TCPI)
يمكن الاطلاع على أمثلة لصيغ PMP هذه في الفيديو أدناه:
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية مراقبة المخاطر: الأدوات والتقنيات
يجب أن يكون مديرو المشاريع (حتى حاملي اعتماد PMP) مجهزين بالأدوات والتقنيات المناسبة لمساعدتهم على مراقبة مخاطر المشروع والتحكم فيها بفعالية.
إعادة تقييم مخاطر المشروع
يمكن أن تساعدك مراجعة سجل المخاطر وإعادة تقييمه بانتظام على تحديد ما إذا كانت أي معلومات عن المخاطر قد تغيرت أو تقييم حالة مسببات المخاطر. يمكن أن تصبح المخاطر غير ذات صلة، أو يمكن أن تتغير مستويات احتمالاتها أو أولويتها، أو قد تنشأ مخاطر جديدة مع تقدم مشروعك.
حافظ على تحديث سجل المخاطر الخاص بك وأصحاب المصلحة في المشروع أثناء إعادة تقييم مخاطر المشروع، وتأكد من العمل مع فريق المشروع لإعادة تقييم المخاطر بانتظام.
التدقيق في المخاطر
هل تقوم بفحص فعاليتك في إدارة مخاطر المشروع؟ يمكن أن يساعدك استقدام فريق أو مقيّم فردي لإجراء عمليات تدقيق منهجية للمخاطر في ضمان مراقبة المخاطر والاستجابة لها بشكل شامل وفي الوقت المناسب.
تحليل الأداء
يشبه تحليل الأداء تحليل اتجاهات المخاطر لأنك تقوم بتقييم أداء المشروع الفعلي والمخطط له. في هذه الحالة، يجب عليك مراجعة معالم المشروع ومنجزاته لضمان عدم إغفال أي مخاطر. يتيح لك تحليل أداء مشروعك معالجة التغييرات والمخاطر الجديدة بسرعة.
تحليل الميزانية الاحتياطية والجدول الزمني
أثناء عملية تحديد ميزانية المشروع، يجب أن تكون قد وضعت ميزانية احتياطية وجدولاً زمنيًا احتياطيًا. يتضمن هذا الاحتياطي أي وقت أو أموال تم تخصيصها مسبقًا لمعالجة أي أحداث مخاطر محتملة قد تحدث أثناء المشروع. يجب استخدامه فقط للتخفيف من مخاطر المشروع أو الاستجابة لها.
طوال دورة حياة المشروع، يجب عليك مراقبة وتحليل احتياطيات التكلفة والجدول الزمني المتبقية بانتظام. إذا كانت احتياطياتك منخفضة، فقد تحتاج إلى تخطيط وتنفيذ إجراءات وقائية للتخفيف من مخاطر المشروع بشكل أفضل أو تأمين الوقت أو الأموال من رعاة المشروع.
اجتماعات فريق المشروع وأصحاب المصلحة
لا يقتصر الاجتماع مع أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة على مراحل التخطيط لمشروعك فقط. يجب أن تجتمع بانتظام لمراجعة بيانات المخاطر وتحديث استراتيجيات إدارة المخاطر حسب الحاجة.
تخدم الاجتماعات المنتظمة لإدارة المخاطر غرضًا مزدوجًا يتمثل في إبقاء فريقك وأصحاب المصلحة على اطلاع دائم بالمخاطر مع السماح لهم بالمساهمة في تخفيف المخاطر والاستجابة لها.
مخرجات عملية رصد المخاطر
ما الذي تحققه عملية مراقبة المخاطر في إدارة المشاريع؟ فيما يلي بعض المخرجات التي تساعد هذه العملية في تغذيتها.
معلومات أداء العمل
عندما تقوم بتحليل بيانات أداء العمل، يمكن أن تساعدك معلومات أداء العمل الناتجة على تقييم فعالية تخطيط وتنفيذ الاستجابة للمخاطر.
طلبات التغيير
يمكنك أنت أو أصحاب المصلحة أو فريق المشروع تقديم طلبات التغيير إلى مجلس مراقبة التغيير أو فريق إدارة المشروع استجابةً لتحليل المخاطر. يمكن أن تساعد هذه الطلبات فريق المشروع في تحديد الإجراءات الوقائية أو التصحيحية المناسبة المطلوبة، والتي قد تؤدي في النهاية إلى الموافقة على طلب التغيير.
تحديثات خطة مدير المشروع ووثيقة المشروع ووثيقة المشروع وتحديثات OPA
قد تتطلب طلبات التغيير الخاصة بك تحديثات لخطط إدارة المشروع المختلفة، بما في ذلك خطوط الأساس للتكلفة والجدول الزمني والجودة والنطاق. قد تحتاج أيضًا إلى تحديث مستندات المشروع، مثل:
سجل الافتراضات: قد يؤدي معرفة المزيد عن مخاطر المشروع إلى تغيير أو نفي أو إنشاء افتراضات حول المخاطر.
سجل المخاطر: يجب تسجيل وتحديث أي معلومات جديدة تكتسبها أو تقيّمها حول مخاطر المشروع في سجل المخاطر الخاص بك.
المستندات الفنية: إذا تأثر نهجك الفني لإنتاج مخرجات المشروع بمخاطر المشروع خلال دورة حياة المشروع، فستحتاج إلى تحديث المستندات الفنية لتعكس التغييرات التي تطرأ على الإجراءات ذات الصلة.
يمكن أن تتضمن أصول العمليات التنظيمية (OPAs) خطط المشروع وخطط الاستجابة للمخاطر والدروس المستفادة والسياسات والإجراءات وتقارير الأداء وغيرها من الوثائق والنماذج والمبادئ التوجيهية. كما ينبغي تحديثها حسب الحاجة.
الملخص
يمكن أن تكون الطريقة التي تراقب بها المخاطر جزءًا بديهيًا من كونك محترفًا في إدارة المشاريع (PMP). حتى إذا لم تكن مجهزًا بالمعرفة المناسبة لبرنامج إدارة المشاريع (PMP)، فستظل تميل إلى مراقبة التهديدات والفرص التي يمكن أن تؤثر على مشروعك. تساعدك دراسة هذه العملية من أجل اختبار PMP على ضمان أن يكون نهجك في مراقبة المخاطر مثبتاً ومنهجياً وشاملاً.
تعرف على المزيد حول إدارة المخاطر لامتحان PMP. هل أنت مهتم بالحصول على أوراق اعتماد احترافية لإثبات خبرتك في إدارة مخاطر المشروع؟ خذ دورة تدريبية في أكاديمية إدارة المشاريع للحصول على شهادة PMI-RMP أو PMP اليوم.
التدريب القادم للحصول على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
