كيفية كتابة حالة عمل | نموذج حالة عمل | مثال على حالة عمل | حالة عمل | حالة عمل

تشرح هذه المقالة كيفية كتابة حالة عمل. ويتضمن مثالين لحالة عمل ونموذج حالة عمل مجاني لتتمكن من تنزيله.
من المحتمل أنك تقرأ هذا المقال لأنك تريد معرفة كيفية كتابة دراسة الجدوى. ربما تشرع مؤسستك في مشروع كبير لتطوير منتج جديد. أو ربما تفكر في نقل منزلك حتى تتمكن عائلتك من الاستمتاع بحياة أفضل. في كلتا الحالتين، عليك كتابة دراسة جدوى لضمان أن الاستثمار يستحق العناء.
سنقدم لك في هذه المقالة مثالين لحالة عمل، وسنقدم لك نموذجًا بسيطًا لحالة عمل لتستخدمه، وسنشرح لك كيفية كتابة حالة عمل.
ما هي دراسة الجدوى؟
حالة العمل هي المبرر لبعض الأنشطة (مثل المشروع) التي تقوم بها مؤسستك. وهي تزن الجداول الزمنية والتكاليف والمخاطر المترتبة على القيام بالنشاط مقابل الفوائد التي ستجنيها. فكر في الأمر على أنه موازنة بين الإيجابيات والسلبيات ثم اتخاذ قرار معقول.
تشكل دراسة الجدوى مكوناً أساسياً في المنهج الدراسي لأفضل دورات إدارة المشاريع.
حالة العمل الشخصية
يمكنك أيضاً استخدام حالة العمل لتبرير استثمار تقوم به في حياتك الشخصية. على سبيل المثال، عندما تفكر في الانتقال من المنزل إلى منطقة أخرى. ستحتاج أنت وزوجتك إلى فهم تكاليف الانتقال، والجداول الزمنية والمخاطر التي ينطوي عليها الانتقال، وموازنة ذلك مع الفوائد التي ستجنيها مثل توفير الوقت في السفر إلى مكتبك، أو تمكن أطفالك من الذهاب إلى مدرسة أفضل.
لماذا يكون لديك دراسة جدوى؟
لا ينبغي أن تبدأ المشاريع لمجرد نزوة أو بسبب الغرور – على الرغم من إهدار الكثير من الأموال على مر السنين على مثل هذه المشاريع.
بالنسبة لمؤسسات الأعمال، عادةً ما يأخذ تبرير المشروع شكلًا تجاريًا، أي تقييم مقدار الأموال التي يمكن جنيها من الاستثمار. على سبيل المثال، قد يُعتبر استثمار الأموال في تطوير تطبيق برمجي جديد لطرحه أولاً في السوق، أنه سيحقق فوائد مالية معينة (من حيث المبيعات) تتجاوز تكاليف الاستثمار.
بالنسبة للمؤسسات الحكومية، قد لا يكون التبرير بالنسبة للمؤسسات الحكومية تبريراً تجارياً، بل قد يكون مستنداً إلى إعطاء قيمة مقابل المال لتحقيق فوائد معينة. على سبيل المثال، قد يتم الحكم على حملة الصحة العامة التي تمجد فوائد التطعيمات ضد الإنفلونزا لكبار السن على أنها تعطي قيمة أكبر مقابل المال من عدم وجود حملة، وبدلاً من ذلك الاعتماد على علاج المرضى في المستشفى بمجرد إصابتهم بالفيروس.
مع وجود العديد من المطالبات المتنافسة على الأموال الشحيحة، تحتاج المنظمات إلى التأكد من أن القرار الذي تتخذه هو القرار الصحيح. ففي نهاية المطاف، لن تكون هناك أموال كافية لدفع تكاليف جميع أفكار المشاريع التي تطفو على السطح في المؤسسة.
من يستخدم دراسة الجدوى؟
يمكن استخدام دراسات الجدوى من قبل العديد من مستويات الإدارة المختلفة داخل المؤسسة. فهي لا تُستخدم لتبرير الاستثمار في مشروع فردي فحسب، بل يستخدمها عادةً مكتب إدارة المحفظة لمساعدته في تحديد المشاريع التي ستساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. وبهذه الطريقة، يمكنهم تصفية الأفكار السيئة للمشاريع، وتمويل المشاريع التي ستساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية فقط.
وغالبًا ما يتم استخدام دراسة الجدوى أيضًا من قبل راعي المشروع أو المدير التنفيذي للمشروع لمساعدته في تحديد ما إذا كان ينبغي الاستثمار في مشروع معين.
وفي جميع الحالات، يجب كتابة دراسة الجدوى والموافقة عليها قبل أي التزام كبير بالموارد.
ما هو الشكل الذي تتخذه دراسة الجدوى؟
يمكن أن تتخذ حالات العمل أشكالاً عديدة – رقمية أو تناظرية. كما تتعدد وتتنوع الأدوات التي تستخدمها لإنشاء واحدة منها. يمكن استخدام أدوات العمل الشائعة مثل مايكروسوفت أوفيس. وبدلاً من أن تكون في شكل مستند أو مجموعة شرائح، يمكن أن تكون في شكل رسالة بريد إلكتروني.
وبالمثل، يمكن كتابة دراسة الجدوى يدويًا على سبورة بيضاء أو لوحة بيضاء أو على ظهر علبة سجائر!
ما يجب أن تتذكره دائمًا هو أنه لا يجب أن تكون دراسة الجدوى مستندًا طويلًا ضخمًا. في الواقع، يجب أن تكون قصيرة قدر الإمكان، وأن تتضمن فقط المعلومات الأكثر أهمية. وبهذه الطريقة يتم التخلص من الضوضاء وتزويد صانعي القرار بالمعلومات الصحيحة فقط لتمكينهم من اتخاذ قرارات معقولة.
بالنسبة للمهتمين بإدارة المشاريع، فإن منهجية إدارة المشاريع المعروفة باسم PRINCE2 تركز في اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشروع على وجود حالة عمل قابلة للتطبيق.
أمثلة لحالة العمل
سنقدم لك الآن مثالين لحالة العمل. المثال الأول هو مثال قد تجده مفيداً لاتخاذ القرارات في حياتك الشخصية. المثال الثاني هو مشروع يركز أكثر على الأعمال التجارية.
مثال حالة العمل 1: الانتقال إلى المنزل
لنفترض أنك وزوجتك تفكران في الانتقال إلى منزل جديد. ستحتاج إلى تقييم إيجابيات وسلبيات الانتقال. يتم ذلك باستخدام حالة عمل. قد لا تسميها كذلك، ولكن هذا ما هي عليه. دعنا نلقي نظرة على مثال.
السبب
كما ترى من المثال، فإن أول شيء يجب توضيحه في حالة العمل هو سبب القيام بالمشروع أو النشاط. في هذا المثال، أجاب الزوجان على السؤال لماذا؟ في الواقع، هناك مشكلتان هنا – المدرسة المحلية وتنقلات جون الطويلة.
الخيارات المدروسة
يجب أن تزن دراسة الجدوى الخيارات المتنافسة التي تم النظر فيها. ففي النهاية، عادةً ما يكون هناك أكثر من خيار واحد. ربما كان الخيار البديل هو أن يغيّر جون وظيفته إلى وظيفة أقرب إلى منزلهما الحالي. ومع ذلك، فإن هذا لن يحل المشكلة مع المدرسة.
الفوائد
فوائد المشروع أو النشاط هي الأشياء الإيجابية التي ستحصل عليها مقابل استثمار وقتك ومالك. في هذه الحالة، سيحصل الأطفال على تعليم أفضل، وسيوفر جون الوقت كل يوم.
الجداول الزمنية
من المهم أيضاً فهم المدة التي سيستغرقها استثمار الموارد. هذا حتى تعرف المنظمة (أو الأسرة في هذه الحالة) متى سيتم تحرير الموارد للعمل على مشاريع أو أنشطة أخرى.
عادة ما يكون هناك جدولان زمنيان يجب مراعاتهما. أولاً، الجدول الزمني للمشروع أو النشاط – في هذه الحالة 3 أشهر للعثور على منزل جديد والانتقال إليه. ثانياً، الوقت الذي يجب أن تتحقق فيه الفوائد. في هذه الحالة هي 5 سنوات حتى يترك الأطفال المدرسة.
التكاليف
تكاليف القيام بالمشروع أو النشاط هي المعلومة المهمة التالية. في هذا المشروع، تبلغ تكاليف الانتقال إلى منزل جديد 5000 جنيه إسترليني. هذه هي تكاليف المشروع.
ومع ذلك، سينفق الزوجان مبلغاً إضافياً قدره 2,000 جنيه إسترليني في السنة عن كل سنة يتم حساب حالة العمل خلالها. بالنسبة لمشروع في مؤسسة، يشار إلى ذلك عادةً بالتكاليف التشغيلية لصيانة وتشغيل مخرجات المشروع مثل نظام تكنولوجيا المعلومات. عند هذه النقطة، يعرف الزوجان التكاليف الإجمالية على مدى الجداول الزمنية التي ستتحقق فيها الفوائد.
المخاطر
بالنسبة لأي نشاط أو مشروع، من المهم أيضًا فهم المخاطر الرئيسية التي ينطوي عليها. المخاطر هي الأشياء غير المؤكدة التي قد تحدث أو لا تحدث خلال فترة الاستثمار. هناك خطر واحد فقط تم تحديده هنا، وهو خطر أن يفقد الزوجان الاتصال بالأصدقاء الذين يعيشون بالقرب منهما في الوقت الحالي.
تقييم الاستثمار
القسم التالي هو القسم الذي يتم فيه تقييم التكاليف والجداول الزمنية والمخاطر. بالنسبة لهذا المشروع، من السهل على الزوجين أن يقررا ما إذا كان الأمر يستحق إنفاق المال على مدى السنوات الخمس المقبلة لمنح أطفالهما تعليماً أفضل وتوفير ساعتين من التنقل يومياً على جون.
لكن بالنسبة لمؤسسة ما لتقرر ما إذا كان الاستثمار يستحق العناء، هناك عدة طرق مختلفة يمكن أن تقرر من خلالها بشأن الاستثمار.
غالبًا ما توجد في المؤسسات قواعد محددة لمساعدة محللي الأعمال أو مديري المشاريع على كتابة ما يسمى بتقييم الاستثمار. في المثال التالي، سنلقي نظرة على أحد الأمثلة المعروفة باسم صافي الفوائد.
مثال حالة العمل 2: مشروع جهاز محمول باليد
تخيل شركة خدمات إصلاح التدفئة التي تستخدم مجموعة من النماذج الورقية التي يملأها المهندس أثناء زيارات الموقع. يتم تسجيل قطع الغيار المطلوبة لإصلاح السخان على نموذج يتم إعطاؤه للموظفين لمعالجته في المكتب. ثم يطلبون بعد ذلك قطع الغيار ويحددون موعد زيارة متابعة للمهندس لإصلاح السخان.
لنلقِ نظرة الآن على هذا المثال لحالة العمل.
الملخص التنفيذي
يحتوي هذا المثال لحالة العمل على ملخص تنفيذي. يصف هذا القسم بإيجاز الخيار المحدد والفوائد الرئيسية التي سيحققها.
الأسباب
يتم توضيح أسباب المشروع بوضوح عند وصف المشاكل الثلاث الحالية التي تواجهها الشركة.
الخيارات
في هذا المثال، هناك خياران (بخلاف عدم القيام بأي شيء) تم فحصهما. وقد تم تلخيص كل خيار مع ذكر السبب الذي يجعل الخيار الثالث هو الخيار المفضل.
الفوائد
تم ذكر الفوائد المتوقعة من تخفيض النفقات العامة بوضوح. يجب أن تكون الفوائد قابلة للقياس والتحديد الكمي. وهذا يعني أنه يمكن قياس الفوائد لاحقًا. ولكن ماذا عن انخفاض الأخطاء وإعادة جدولة المواعيد وإلغاء عقود العملاء؟ أليست هذه فوائد؟
حسنًا، هذه في الواقع شيء آخر – إنها تسمى نتائج. فالنتائج هي نتائج التغييرات التي تنتج عن استخدام الأجهزة المحمولة الجديدة. تُعرف الطرق التي تقيس بها التحسينات الناتجة عن هذه النتائج باسم الفوائد.
سلبيات المنافع
يحتوي هذا المثال أيضاً على فائدة سلبية وهي أن الروح المعنوية لموظفي المكاتب الخلفية ستنخفض بسبب انخفاض مدفوعات العمل الإضافي. إذا كنت تتساءل، فإن عدم الفائدة هي نتيجة سلبية للمشروع. وهي تختلف عن المخاطرة التي تنطوي على شيء غير مؤكد. عدم الفائدة هو شيء تعرف أنه سيحدث بسبب المشروع وله عواقب سلبية على المنظمة. إنها عكس الفائدة!
الجداول الزمنية
كما رأينا في المثال السابق، تحتوي دراسة الجدوى على جدولين زمنيين – الجداول الزمنية للمشروع (أي الوقت الذي سيستغرقه إكمال المشروع) والجداول الزمنية لتحقيق الفوائد (أي الوقت الذي من المتوقع أن تتحقق فيه الفوائد).
التكاليف
مرة أخرى، هناك نوعان من التكاليف – تكاليف المشروع والتكاليف التشغيلية الجارية على مدى الجدول الزمني لتحقيق الفوائد. عندما يتم اتخاذ القرار بشأن الاستثمار في هذا المشروع من عدمه، تتم موازنة التكاليف الإجمالية (أي تكاليف المشروع والتكاليف التشغيلية الجارية) مقابل الفوائد المتوقعة خلال نفس الفترة الزمنية.
المخاطر
تم تحديد خطر رئيسي واحد في هذا المثال، ولكن في مشروعك، قد يكون هناك العديد من المخاطر.
تقييم الاستثمار
القسم الأخير هو تقييم الاستثمار. يسمى أسلوب الاستثمار المستخدم في هذا المثال صافي الفوائد. كما ترى من الجدول، يتم تسجيل تكاليف المشروع والتكاليف التشغيلية لكل سنة من سنوات الاستثمار.
يستمر المشروع لمدة سنة واحدة ولهذا السبب فإن تكاليف المشروع تساوي صفراً بعد السنة 1. بالطبع، لن تتحقق الفوائد حتى يتم تطبيق الحل وتبدأ الشركة في استخدام الأجهزة المحمولة باليد.
صافي الفوائد هو ببساطة إجمالي الفوائد مطروحًا منه إجمالي التكاليف. وهذا يدل على أن الشركة ستبدأ في الحصول على عائد على استثمارها في وقت ما قرب نهاية السنة الثانية. هذه المعرفة ضرورية إذا أراد صانعو القرار اتخاذ قرار معقول بشأن الاستثمار في المشروع من عدمه.
نموذج حالة العمل
يمكن تنزيل نموذج حالة العمل البسيط هذا مجاناً.
الملخص
دراسة الجدوى هي أهم وثيقة في أي مشروع. ذلك لأنها تبرر الاستثمار.
فهي تساعد المؤسسة على أن تكون واضحة بشأن سبب الحاجة إلى المشروع، وما هي نتائج الاستثمار. وهذا أمر بالغ الأهمية لأنه لا توجد مؤسسة لديها أموال غير محدودة لإنفاقها على عدد غير محدود من المشاريع. لذلك، تمنح دراسة الجدوى الثقة لكبار المدراء عندما يقررون الاستثمار في مشروع ما بدلاً من مشروع آخر.
ومع ذلك، كما رأيت في هذه المقالة، فإن دراسة الجدوى هي شيء يمكنك أن تجده مفيدًا عند اتخاذ قرارات رئيسية في حياتك الشخصية. تذكر – لا يلزم أن تكون دراسة الجدوى مستنداً مطولاً. يمكن بسهولة أن تكون بضع ملاحظات مكتوبة على ظهر شيء ما أو حتى إرسالها في رسالة بريد إلكتروني.
أيًا كان الشكل الذي تتخذه دراسة الجدوى الخاصة بك، تذكر شيئًا واحدًا – سيساعدك أنت أو مؤسستك على اتخاذ قرارات معقولة بشأن تخصيص الوقت والموارد لمشروع أو نشاط ما.
تذكّر، إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول تطوير دراسة الجدوى، وتعلم العديد من التقنيات المفيدة لتقييم مشاكل العمل، ففكر في حضور دورة تحليل الأعمال في الفصول الدراسية أو دورة محلل الأعمال عبر الإنترنت
الأسئلة الشائعة حول حالة العمل
من يوافق على حالة العمل؟
عادةً ما يوافق راعي المشروع (الشخص أو الأشخاص الذين يلتزمون بتمويل المشروع) على حالة العمل. وقبل الموافقة عليها، يجب أن يكونوا على ثقة من أن المشاكل قد تمت معالجتها واختيار الحل المناسب، وأن الفوائد قابلة للتحقيق وواقعية، ومتى سيؤتي الاستثمار ثماره، وما هو حجم العائد على الاستثمار.
ما الذي يجعل دراسة الجدوى جيدة؟
كما رأيت في هذه المقالة، هناك العديد من المعلومات المهمة التي تدخل في دراسة الجدوى. لكن لا تضيع وقتاً غير ضروري في إضافة معلومات غير مطلوبة. سيتعين على راعي مشروعك قراءة دراسة الجدوى الخاصة بك قبل أن يوافق عليها، وأنت لا تريد أن تجعل مهمته أصعب مما هي عليه بالفعل!
هناك العديد من الأشياء التي يمكنك استخدامها للتحقق مما إذا كانت حالة عملك كافية أم لا. إليك قائمة مرجعية من 13 سؤالاً لطرحها على نفسك قبل تقديم دراسة الجدوى إلى الجهة الراعية للموافقة عليها:
هل تتوافق أسباب المشروع مع استراتيجيات إدارة الشركة أو المحفظة أو البرنامج؟
هل تتوافق خطة المشروع مع دراسة الجدوى؟ (على سبيل المثال: هل تنعكس التكاليف والجداول الزمنية في خطة المشروع بشكل صحيح في دراسة الجدوى؟)
هل الفوائد محددة ومبررة بوضوح؟
هل من الواضح كيف سيتم تحقيق الفوائد؟
هل تم تحديد ما الذي سيحكم على النتيجة الناجحة بوضوح؟
هل خيار العمل المفضل مذكور بوضوح، إلى جانب أسباب ذلك؟
إذا كان المشروع يتطلب مشتريات خارجية، هل خيار التوريد المفضل مذكور بوضوح، ولماذا؟
هل تم تحديد كيفية الحصول على التمويل اللازم بوضوح؟
هل تتضمن دراسة الجدوى معايير غير مالية، بالإضافة إلى المعايير المالية؟
هل تتضمن دراسة الجدوى تكاليف التشغيل والصيانة والمخاطر؟
هل تتضمن دراسة الجدوى تكاليف المشروع ومخاطره؟
هل تتوافق دراسة الجدوى مع المعايير المحاسبية المؤسسية (مثل تحليل التعادل والتكاليف المتعادلة واتفاقيات التدفق النقدي)؟
هل المخاطر الرئيسية التي يواجهها المشروع مذكورة بوضوح، مع أي استجابات مقترحة؟
كيف تكتب دراسة جدوى جيدة؟
يجب أن تحتوي دراسة الجدوى الجيدة على بعض المعلومات الأساسية بما في ذلك:
أسباب القيام بالمشروع;
خيارات العمل التي تم أخذها في الاعتبار، بما في ذلك خيارات العمل الأساسية المتمثلة في عدم القيام بأي شيء أو القيام بشيء ما أو القيام بشيء آخر
تكاليف المشروع والتكاليف التشغيلية;
الجداول الزمنية للمشروع والجداول الزمنية التشغيلية;
الفوائد، معبراً عنها بعبارات قابلة للقياس;
تقييم الاستثمار (أو تحليل التكلفة والفوائد);
المخاطر الرئيسية وخطط التخفيف من حدتها;
ما طول دراسة الجدوى؟
يجب أن تكون دراسة الجدوى الجيدة طويلة بما فيه الكفاية بحيث تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لصناع القرار لاتخاذ قرار مستنير بشأن الاستثمار في المشروع. وهذا يعني إزالة أي هراء، وأن تتضمن فقط المعلومات التي تساعد على اتخاذ القرار.
ما الذي تتضمنه دراسة الجدوى؟
فيما يلي أهم العناصر التي يجب تضمينها في دراسة الجدوى:
الملخص التنفيذي – يلخص النقاط الرئيسية;
أسباب المشروع (الإجابة على السؤال “لماذا نقوم بذلك؟”);
الخيارات المدروسة – على سبيل المثال عدم القيام بأي شيء، أو القيام بشيء ما، أو القيام بشيء آخر – (الإجابة على السؤال “ما هو الخيار الأفضل؟”);
الفوائد المتوقعة – بعبارات قابلة للقياس – (الإجابة على السؤال “ما هو العائد؟”);
التكاليف – سواء للمشروع أو للتشغيل – (يجيب على السؤال “كم سيكلف؟”);
الجداول الزمنية – للمشروع ولتحقيق الفوائد – (يجيب على السؤال “كم سيستغرق من الوقت؟)
تقييم الاستثمار – الموازنة بين التكاليف والوقت والمخاطر مقابل الفوائد – (يجيب على سؤال “هل يستحق الأمر ذلك؟)
المخاطر الرئيسية – (يجيب على السؤال “ماذا لو؟”).
ما هو نموذج دراسة الجدوى؟
يعمل قالب دراسة الجدوى كنقطة انطلاق عند كتابة دراسة الجدوى. وهو قابل لإعادة الاستخدام ويمكن استخدامه في جميع مشاريعك. وبناءً على احتياجاتها، قد يكون لدى مؤسستك قوالب مختلفة لحالة العمل، ويستخدم كل نموذج منها في نطاقات مختلفة من المشاريع.
يمكنك تنزيل نموذج لحالة العمل من هنا.
ما هو الغرض من دراسة الجدوى؟
الغرض من دراسة الجدوى بسيط – فهي تُستخدم لتبرير الاستثمار في نشاط ما. وعادةً ما يكون هذا النشاط في المؤسسة مشروعًا. فهو يساعد على منح الثقة للإدارة بأن استثمارهم يستحق العناء وسيحقق فوائد للمؤسسة.
من يملك دراسة الجدوى؟
تعود ملكية دراسة الجدوى إلى الشخص الذي يمول المشروع. ويختلف اسم هذا الدور باختلاف المؤسسات، ولكن عادةً ما يُعرف هذا الدور باسم راعي المشروع أو المسؤول التنفيذي للمشروع.
ويعني امتلاك دراسة الجدوى أن هذا الشخص مسؤول عن ضمان أن أي قرارات استثمارية يتم اتخاذها بناءً على المعلومات الواردة في دراسة الجدوى جديرة بالاهتمام.