كيفية تطوير ميثاق المشروع

كيفية تطوير ميثاق المشروع
ما هو ميثاق المشروع؟
ميثاق المشروع هو وثيقة تحدد أهداف المشروع وغاياته وأنشطته. يتم استخدامه لتحديد ما إذا كان المشروع مجديًا أم لا، وإذا كان الأمر كذلك، فكم سيكلف المشروع. إذا كانت مؤسستك تخطط لتنفيذ مشروع جديد، فإن أول ما عليك القيام به هو تطوير ميثاق المشروع.
يتم إنشاء مواثيق المشروع بشكل عام للمشاريع الكبيرة التي تضم إدارات أو أقسام متعددة. يمكن أن يشمل ذلك انتقال قسم كامل إلى مساحة مكتبية جديدة أو وضع نفسه في قطاع صناعي مختلف تمامًا.
على سبيل المثال، إذا كانت مؤسستك تعمل منذ 20 عامًا ونمت من 5 موظفين إلى أكثر من 100 موظف، فقد تكون هناك حاجة إلى إنشاء ميثاق مشروع جديد.
الغرض من ميثاق المشروع
مواثيق المشروع هي أساس جميع المشاريع وهي ضرورية لنجاح المشروع. سيضمن ميثاق المشروع المكتوب بشكل جيد أن جميع الأطراف المشاركة في المشروع تفهم نطاق العمل والإطار الزمني والمخرجات والمسؤوليات. كما يجب أن يسلط الضوء على أي مخاطر قد تؤثر على نجاح المشروع.
يمكن أن تختلف مواثيق المشروع من حيث الطول اعتمادًا على ما هو مطلوب لكل مشروع.
ومع ذلك، يجب أن تتضمن جميع المعلومات الأساسية لضمان أن يكون لديك فهم واضح لما يجب أن يحققه فريقك خلال فترة عملهم في المشروع.
يُستخدم ميثاق المشروع لإقناع أصحاب المصلحة بمزايا العمل مع شركتك وما خططت له لأعمالهم. كما أنه يشرح أيضًا كيف ستلبي توقعاتهم وتوقعاتك.
يتضمن الميثاق الأقسام التالية:
ميثاق المشروع هو مستند يحدد نطاق المشروع وإنجازاته وجدوله الزمني. بالإضافة إلى ذلك، فهو يتضمن جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة لتخطيط المشروع وإدارته، بما في ذلك:
الغرض من المشروع
الغرض من هذه الوثيقة هو تحديد سبب تنفيذ هذا المشروع. يمكن أن يكون هذا أي شيء من تحسين رضا العملاء إلى تعزيز الإنتاجية. ومع ذلك، يجب أن يركز دائماً على العميل واحتياجاته.
أهداف المشروع
يحدد هذا القسم ما تريد تحقيقه باستخدام مشروعك. لا ينبغي أن تتعلق هذه الأهداف بتلبية توقعاتك فحسب، بل يجب ألا تقتصر على تلبية توقعاتك فحسب، بل يجب أن تشمل أيضًا توقعات الراعي وأصحاب المصلحة وأصحاب المصلحة الآخرين. كما يجب أن تتضمن نتائج قابلة للقياس توضح ما إذا كنت قد حققت أهدافك.
نطاق المشروع
يحدد هذا القسم ما هو مدرج في نطاق مشروعك. يمكن أن يتألف من جميع جوانب العمل الذي تحتاج إلى القيام به، بما في ذلك الجوانب التسويقية والتقنية والإدارية وما إلى ذلك.
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتضمن جميع المخرجات، مثل التقارير والعروض التقديمية وما إلى ذلك، والتي ستشكل جزءًا من مخرجات مشروعك، إلى جانب الجداول الزمنية للإنجاز وتقديرات الميزانية لكل مرحلة من مراحل العمل (الميزانيات قصيرة الأجل وطويلة الأجل).
الجدول الزمني للمشروع
يحدد هذا القسم المدة الزمنية التي سيستغرقها مشروعك لإكماله، إلى جانب تواريخ الانتهاء من كل مرحلة من مراحل العمل.
تحليل الوضع
يتضمن ذلك جمع المعلومات حول المشروع وأهدافه.
الخطوة التالية هي تحديد الموارد اللازمة للمشروع. وتشمل هذه الموارد الوقت والمال والأشخاص والمعدات والمعلومات.
الخطوة الثالثة هي تحديد ما إذا كانت هناك أي قيود على إكمال هذا المشروع. قد تكون هذه القيود قيوداً قانونية أو مادية يجب أخذها في الاعتبار قبل الشروع في المشروع.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد بناء منزل على ممتلكاتك وتريد أن يكون مناسباً للسكن. في هذه الحالة، يجب أن تفكر فيما إذا كان من الممكن أن يتم ذلك بموجب قوانين تقسيم المناطق الحالية في منطقتك قبل البدء في بناء المنزل نفسه.
وضع الافتراضات والقيود
الافتراضات والقيود هي شريان الحياة لميثاق مشروع جيد. فهي الأشياء التي يجب أن تكون قادراً على الإجابة عليها عندما يطرح عليك الناس أسئلة حول مشروعك.
إذا لم يكن لديك أي افتراضات، كيف يمكنك معرفة مقدار المال المطلوب؟ كم من الوقت سيستغرق المشروع؟ ما التقنيات التي يتطلبها المشروع؟ سيكون من المفيد أن تكون لديك افتراضات للإجابة على هذه الأسئلة.
الافتراضات مهمة أيضاً لتحديد التوقعات مع أصحاب المصلحة الآخرين.
إذا لم تحدد التوقعات، سيصاب فريقك بخيبة أمل عندما يكتشفون أنهم لم يحصلوا على ما توقعوه.
تساعد الافتراضات على إبقاء الجميع على نفس الصفحة، حتى يتمكنوا من التركيز على عملهم وعدم إضاعة الوقت في الجدال حول من قام بعمل أكثر أو لماذا لم يتم تضمين بعض الأشياء في الخطة.
وصف المعالم الرئيسية
تعتبر المعالم الرئيسية مهمة لأنها تسمح لك بتتبع التقدم المحرز وإدارة الوقت والميزانية وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية. الغرض من المعالم هو تحديد نقطة زمنية محددة بوضوح في الوقت الذي يجب أن يكتمل فيه المشروع.
تعتبر المعالم طريقة ممتازة لإبقاء الأشخاص على المسار الصحيح. ومع ذلك، فإنها يمكن أن تؤدي أيضًا إلى المقاومة إذا لم يتم التفكير فيها أو توصيلها بشكل جيد.
يجب تحديد المعالم الرئيسية في بداية المشروع ويجب أن تعكس ما سيتم إنجازه بحلول كل معلم رئيسي. من الأفضل تجنّب استخدام مصطلحات غامضة مثل “أسابيع” أو “أشهر” عند الإشارة إلى المراحل الرئيسية لأن هذه المصطلحات قد تكون مضللة. وبدلاً من ذلك، استخدم تواريخ محددة مثل “بحلول يونيو” أو “بحلول أغسطس”، وما إلى ذلك، حتى يعرف الجميع متى يجب إكمال المرحلة الرئيسية.
تحديد المخاطر الرئيسية
إن مفتاح وضع ميثاق جيد للمشروع هو تحديد المخاطر الكبيرة مسبقًا حتى تتمكن من التخطيط لها مسبقًا. من خلال القيام بذلك، ستتمكن من تقليل أي مشاكل محتملة أثناء المشروع.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تعلم أن هناك احتمال ألا يدفع عميلك مقابل الخدمات المقدمة. في هذه الحالة، من الضروري تضمين هذه المخاطرة في ميثاق مشروعك حتى يعرف جميع المعنيين ما هو على المحك إذا حدث ذلك.
ميزانية المشروع
ميزانية المشروع هي التكلفة الإجمالية لجميع الأعمال التي ستقوم بها شركتك. وهي تشمل جميع النفقات لكل مرحلة من مراحل المشروع، مثل الرواتب والمواد والمعدات والتكاليف الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك، قد تتضمن ميزانية المشروع تكاليف إضافية مثل نفقات السفر والرسوم الإدارية وتراخيص البرمجيات والنفقات العامة.
عادة ما يتم التعبير عن التكلفة الإجمالية للمشروع بآلاف أو ملايين الدولارات. ومع ذلك، قد يختلف المبلغ الفعلي اعتمادًا على مقدار العمل الذي تريد القيام به في أجزاء مختلفة من مشروعك ومدى السرعة التي تريد إكماله بها.
متطلبات أصحاب المصلحة
أصحاب المصلحة المشاركون في المشروع هم المتأثرون به. قد يكونون عملاء أو شركاء أو أصحاب مصلحة آخرين.
متطلبات أصحاب المصلحة في ميثاق المشروع هي تحديد الأشخاص المتأثرين بالمشروع أو أدوارهم فيه.
الغرض من ميثاق المشروع هو تحديد ما يتوقعه كل صاحب مصلحة من مشروعك.
بمعنى آخر، يسمح لك بتحديد من يجب أن يشارك في كل مرحلة من مراحل المشروع ومسؤولياتهم. يمكنك استخدام هذه المعلومات لإدارة جهودك بشكل أفضل والتأكد من فهم الجميع لما يجب عليهم القيام به.
الخاتمة
من الضروري تطوير ميثاق المشروع لأن العملية تجبرك على تحديد وتنظيم كل ما يجب القيام به لإنشاء الميزات المطلوبة.
وسواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق، فإن وجود كل هذه الأجزاء المختلفة في مكان واحد يضمن عدم إغفال أي جانب من جوانب التطوير. كما أنه يوفر معلومات لأي شخص آخر قد يحتاج إليها – بما في ذلك المديرين وكبار القادة والعملاء.
في النهاية، سواء كنت تقوم بتطوير منتج من الصفر أو تنفيذ ميزات جديدة، فإن عملية إنشاء ميثاق المشروع لا تتغير. بدلاً من ذلك، ستكون هناك عدة خطوات، كل واحدة منها مهمة.
والنتيجة هي وثيقة مفصلة بما يكفي لخدمة الغرض منها – وهو ضمان تلبية جميع المتطلبات.