كيفية تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات الفريق – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

بصفتك مدير مشروع فأنت تعلم أن مسؤوليتك ومهارتك الأساسية هي التواصل. وأنت تعلم أن الكثير من اتصالاتك تتم من خلال اجتماعات الفريق. ولكن، كيف يمكنك التأكد من أن اجتماعات فريقك فعالة قدر الإمكان؟ تُظهر الأبحاث أن معظم مدراء المشاريع يعتقدون أن اجتماعاتهم فعالة للغاية، إلا أن معظم المشاركين في الفريق يقيّمون الاجتماعات على أنها أقل فعالية. لماذا هذا الاختلاف في الرأي؟ أحد الأفكار هو أن من يقوم بأكبر قدر من الكلام يعتقد (بشكل غير متناسب) أنه فعال؛ والعكس صحيح. إذا كنت تقوم بمراجعة خطة المشروع وتطلب تحديثات الحالة، فهل هذا أفضل استخدام لوقت فريقك الثمين؟ إذا كنت تعتقد أن اجتماعاتك مثمرة فأنت على الأرجح لا تلتمس ملاحظاتك ولا تبحث عن فرص للتحسين. لقد استخدمت عملية مكونة من 4 أجزاء لتحسين اجتماعاتي باستمرار؛ التقييم والتحضير والتيسير وإعادة التقييم.
في هذه الصفحة:
وحدة تعليمية مجانية للذكاء العاطفي
طوِّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
التقييم
تتطلب القيادة الأفضل لاجتماعات المشروع مراقبة ذاتية أفضل. أستغرق بضع دقائق (بل وأقوم بجدولتها) بعد كل اجتماع للتفكير. أفكر في سلوك أعضاء الفريق وتفاعلهم، وفي تيسيري والمحتوى المقدم. هل كان أعضاء الفريق متفاعلين، وإن لم يكن كذلك، ماذا فعلت لتحسين المشاركة؟ هل طلبت آراء جميع المشاركين باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب؟ ما الذي فعلته للحفاظ على السلوك الإيجابي والمشاركة الكاملة والنقاش الصحي؟ بالإضافة إلى هذه الأوقات من التفكير، أقوم بمراجعة دورية مع أعضاء الفريق. لقد استخدمت الاستبيانات أو مجموعات التركيز (للمشاريع الكبيرة) أو وجهاً لوجه (مع قادة الفريق). وبمجرد أن أتأمل فيما يخصني وأطلب تعليقات من الآخرين، أحدد نقاط قوتي وضعفي وأضع خطة للتحسين. هذه الخطة هي أساس تحضيري.
الاستعداد
قبل أي اجتماع أكتب الغرض والأهداف التي آمل تحقيقها. أستخدم صيغة SMART في توثيق أهداف الاجتماع. وغالبًا ما أطلب من الآخرين وضع بنود جدول الأعمال، مما يعزز الملاءمة ويزيد من الملكية والمشاركة. بعد أن أقوم بمواءمة الغرض والأهداف (وتدوينها)، أقوم بتحديد من يجب دعوته. عادةً ما أمتنع عن تحديد مجموعة محددة من الحضور. أدعو أعضاء الفريق الذين يمكنهم المساهمة أو لديهم اهتمام كبير بالموضوع. إذا كان الحاضرون يقومون بمهام متعددة فقد يكون ذلك لأن بنود جدول الأعمال ليست ذات صلة. لقد كان لدي أيضًا حضور يدخلون ويخرجون لأجزاء معينة ذات صلة بالاجتماع. إذا لم يكن هذا الأمر معطلاً للاجتماع، فهو أمر يجب أخذه بعين الاعتبار. بالنسبة للاجتماعات الصغيرة، ضع في اعتبارك “اجتماعًا متجولاً”. أما بالنسبة للمجموعات الأكبر، إذا كان الاجتماع مدته 30 دقيقة أو أقل، ففكر في عقد اجتماع دائم. أحاول أن أكون هادفًا جدًا في إيقاع اجتماعاتي. يمكن أن يعاني أعضاء الفريق من “الإرهاق من الاجتماعات” إذا كنت تعقد اجتماعات أسبوعية في حين أن الاجتماعات الأقل تواترًا ستكون مفيدة بنفس القدر. بمجرد أن تكون مستعدًا تمامًا، تكون جاهزًا لتيسير اجتماع فريق عمل رائع.
التيسير
يبدأ التيسير في اللحظة التي يدخل فيها أعضاء الفريق (أو يتصلون). أحاول تحية الأشخاص عند وصولهم، والتعبير عن امتناني لاستثمار الوقت، وتقديم المرطبات والطلب من الحضور إغلاق الهواتف. بالنسبة للاجتماعات المتكررة، نتفق بشكل متبادل على المبادئ التوجيهية ونوثقها في ميثاق الفريق. أعتقد أن كل هذه التكتيكات تساعد الناس على الشعور بالترحيب والاستعداد للتركيز على المهمة التي بين أيدينا. بمجرد أن تبدأ المحادثة أتولى دور الإشراف. أقوم بالقيادة من خلال التيسير عن طريق طرح الأسئلة والاستماع بنشاط إلى الإجابات. في دور داعم، أضمن أن يتم الاستماع للآخرين وأن يغادروا وهم يشعرون بالالتزام بنتائجنا. وللحصول على المشاركة، أطلب رفع الأيدي، وأستخدم وظيفة الدردشة أو الملاحظات اللاصقة، بل وأقوم بتسهيل الكتابة الذهنية (حيث يقوم الأفراد بالتفكير في فكرة ما قبل المشاركة). كما أنني أستخدم لغة الجسد للإشارة إلى الوقت الذي قد يستأثر فيه شخص ما بالمحادثة من خلال الالتفات قليلاً إلى الآخرين للحصول على مدخلات إضافية. أقوم بتعزيز السلوك الإيجابي من خلال تقديم تعليقات مشجعة. إذا كنت أرغب في أن يتناول الاجتماع مسألة محددة، فعادةً ما أقوم بإنشاء شريحة تسرد جميع البدائل المحتملة. وأخيراً، أحرص على فصل تقييم المشكلة عن اتخاذ القرار. وبهذه الطريقة لا يشعر المشاركون في الاجتماع بالتسرع في اتخاذ أي قرارات. وبمجرد أن أجري سلسلة من الاجتماعات حول مشروع ما، أعيد تقييم أفكاري الأولية وأتطلع إلى تحسين العملية ومهاراتي في التيسير باستمرار.
إعادة التقييم
عندما أقوم بتشخيص “أدائي” في الاجتماعات بشكل استباقي وأتعلم كيفية التحضير لاجتماعاتي وتيسيرها بشكل أفضل، هناك دائمًا مجال للتحسين. أطلب من أعضاء الفريق التعليق على كيفية سير اجتماعاتي. أطلب تعليقات مباشرة وأظهر تقديرًا حقيقيًا للتعليقات الصادقة. لقد وجدتُ أن أعضاء الفريق أكثر انفتاحًا معي ويطرحون قضايا لا تتعلق بالمشروع. أنا أشجع على التفكير والتعلم والمرونة وتحمل المخاطر المعقولة وعدم التهاون. أنا أكافئ أعضاء الفريق الذين يتحلون بروح المبادرة في حل المشاكل.
استمر في التحسين
قد تبدو قيادة الاجتماعات جزءًا صغيرًا من دورك كمدير مشروع. لكن التغيير الإيجابي في هذا المجال الواحد يمكن أن يؤدي إلى مكاسب حقيقية لمشروعك ومؤسستك. كمدير مشروع يجب أن تسعى إلى التحسين المستمر، وأحد هذه المجالات هو إدارة الاجتماعات. تعامل مع اجتماعاتك مثل مشاريعك. ضع خطة، وانعكس على أداء الخطة، وقم بإجراء التغييرات عند الضرورة، وابحث باستمرار عن الملاحظات لتحسين إدارة الاجتماعات. الاستثمار في الوقت سيعود بفوائد كبيرة على اجتماعاتك وأعضاء فريقك ومشروعك.
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم للحصول على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت