بصفتك مدير مشروع ، فأنت تعلم أن مسؤوليتك الأساسية ومهاراتك هي التواصل. وأنت تعلم أن الكثير من اتصالاتك تتم من خلال اجتماعات الفريق. ولكن ، كيف يمكنك التأكد من أن اجتماعات فريقك فعالة قدر الإمكان؟ تظهر الأبحاث أن معظم مديري المشاريع يؤمنون اجتماعاتهم فعالة للغاية ، ومع ذلك فإن معظم المشاركين في الفريق يصنفون الاجتماعات على أنها أقل من فعالة. لماذا الاختلاف في الرأي؟ أحد الأفكار هو أن الشخص الذي يتحدث كثيرًا يعتقد (بشكل غير متناسب) أنه فعال ؛ والعكس هو الصحيح. إذا كنت مراجعة خطة المشروع والمطالبة بتحديثات الحالة ، هل هذا هو أفضل استخدام للوقت الثمين لفريقك؟ إذا كنت تعتقد أن اجتماعاتك مثمرة ، فمن المحتمل أنك لا تطلب التعليقات ولا تبحث عن فرص للتحسين. لقد استخدمت 4 – عملية جزئية لتحسين اجتماعاتي باستمرار ؛ التقييم والتحضير والتيسير وإعادة التقييم.
يقيم
تتطلب القيادة الأفضل لاجتماعات المشروع مراقبة ذاتية أفضل. أستغرق بضع دقائق (حتى جدولة ذلك) بعد كل اجتماع للتفكير. أفكر في سلوك أعضاء الفريق وتفاعلهم ، وتسهيلاتي ، والمحتوى المقدم. هل تم إشراك أعضاء الفريق ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، ما الذي فعلته لتحسين المشاركة؟ هل سعيت للحصول على آراء من جميع المشاركين باستخدام مجموعة متنوعة من الأساليب؟ ما الذي فعلته للحفاظ على الموقف الإيجابي والمشاركة الكاملة والنقاش الصحي؟ بالإضافة إلى أوقات التفكير هذه ، أتحقق بشكل دوري من- مع أعضاء الفريق. لقد استخدمت استطلاعات الرأي ، ومجموعات التركيز (للمشاريع الكبيرة) أو وجهًا لوجه (مع قادة الفريق). وبمجرد أن أفكر في تعليقاتي الخاصة وطلبت تعليقات من الآخرين ، حددت نقاط قوتي و نقاط الضعف ووضع خطة للتحسين. هذه الخطة هي أساس تحضيري.
يحضر
قبل أي اجتماع ، أكتب الغرض والأهداف التي أتمنى تحقيقها. أستخدم تنسيق SMART في توثيق أهداف الاجتماع. غالبًا ما أسأل الآخرين عن بنود جدول الأعمال ، مما يعزز الملاءمة ويزيد الملكية والمشاركة. بعد أن أتوافق مع الغرض والأهداف (وكتبتها) أحدد من يجب أن تتم دعوته. عادةً ما أمتنع عن وجود مجموعة محددة من الحضور. أدعو أعضاء الفريق الذين يمكنهم المساهمة أو لديهم اهتمام كبير بالموضوع. إذا كان الحضور متعدد المهام قد يكون ذلك بسبب أن بنود جدول الأعمال ليست ذات صلة. لقد كان لدي أيضًا حاضرين يدخلون ويخرجون لأجزاء معينة ذات صلة من الاجتماع. إذا لم يكن هذا الأمر معيبًا ، فهذا شيء يجب مراعاته. بالنسبة للاجتماعات الصغيرة ، ضع في اعتبارك الاجتماع “. بالنسبة للمجموعات الأكبر ، إذا كان الاجتماع 30 دقيقة أو أقل ، ففكر في اجتماع دائم. أحاول أن أكون هادفًا للغاية مع إيقاع الاجتماع. يمكن أن يعاني أعضاء الفريق من” إجهاد الاجتماع “إذا كنت تعقد اجتماعات حالة أسبوعية عندما تكون أقل حرية ستكون اجتماعات quent مفيدة بنفس القدر. وبمجرد الانتهاء من الاستعداد الكامل ، تكون جاهزًا لتسهيل اجتماع فريق رائع.
يسهل
يبدأ التيسير في اللحظة التي يسير فيها أعضاء الفريق (أو يتصلون). أحاول تحية الأشخاص عند وصولهم ، والتعبير عن امتنانهم لاستثمار الوقت ، وتقديم المرطبات ، ومطالبة الحضور بإسكات الهواتف. بالنسبة للاجتماعات المتكررة ، نتفق بشكل متبادل على الإرشادات والوثيقة في ميثاق الفريق. أعتقد أن كل هذه الأساليب تساعد الأشخاص على الشعور بالترحيب والاستعداد للتركيز على المهمة المطروحة. وبمجرد بدء المحادثة ، أقوم بدور الإشراف. أقود عملية التيسير من خلال طرح الأسئلة والاستماع بفاعلية إلى الردود. في دور داعم ، أتأكد من سماع صوت الآخرين وأنهم يتركون شعورًا بالالتزام تجاه نتائجنا. للحصول على المشاركة ، أطلب رفع الأيدي ، واستخدم وظيفة الدردشة أو الملاحظات اللاصقة وحتى تسهيل الكتابة الدماغية (يفكر الأفراد في فكرة قبل مشاركتها). كما أنني أستخدم لغة الجسد للإشارة إلى احتمال احتكار شخص ما للمحادثة من خلال اللجوء قليلاً إلى الآخرين للحصول على مدخلات إضافية. وأعزز السلوك الإيجابي من خلال تقديم التشجيع التعليقات. إذا كنت أرغب في أن يعالج الاجتماع قضية معينة ، فأنا عادةً ما أقوم بإنشاء شريحة قائمة بكل البدائل المحتملة. وأخيرًا ، أنا حريص على فصل تقييم المشكلة عن اتخاذ القرار. وبهذه الطريقة لا يشعر المشاركون في الاجتماع التسرع في اتخاذ أي قرارات. بمجرد أن أجري سلسلة من الاجتماعات حول مشروع ما ، أعيد تقييم أفكاري الأولية وأتطلع باستمرار إلى تحسين العملية ومهارات التيسير الخاصة بي.
أعد التقييم
عندما أقوم بتشخيص “أداء” اجتماعي بشكل استباقي وتعلم الاستعداد بشكل أفضل لاجتماعاتي وتسهيلها ، هناك دائمًا مجال للتحسين. أطلب من أعضاء الفريق التعليق على كيفية سير اجتماعاتي. أطلب تعليقات مباشرة وأظهر تقديريًا حقيقيًا لـ ردود فعل صادقة. لقد وجدت أن أعضاء الفريق أكثر انفتاحًا معي ويطرحون قضايا لا تتعلق بالمشروع. أنا أشجع التفكير والتعلم والمرونة والمخاطرة المعقولة وعدم الرضا عن الذات. لقد تمت مكافأتي بأعضاء الفريق الذين هم في حل المشكلات بشكل استباقي.
استمر في التحسن
قد تبدو الاجتماعات القيادية وكأنها جزء صغير من دورك كمدير مشروع. لكن التغيير الإيجابي في هذا المجال يمكن أن يؤدي إلى مكاسب حقيقية لمشروعك ومؤسستك. بصفتك مدير مشروع ، يجب أن تسعى إلى التحسين المستمر ، وهناك مجال واحد في الاجتماع الإدارة. اقترب من اجتماعاتك مثل مشاريعك. ضع خطة ، وفكر في أداء الخطة ، وقم بإجراء تغييرات عند الضرورة ، وابحث باستمرار عن التعليقات لتحسين إدارة الاجتماع. سيؤدي الاستثمار في الوقت إلى تحقيق أرباح ضخمة لاجتماعاتك ، وأعضاء فريقك ، و مشروع.
