كيفية التعاون بشكل أفضل في فريق المشروع

بالنسبة لأي منظمة ناجحة، فإن المحادثة بين أعضاء الفريق مهمة للغاية. فهم بحاجة إلى مشاركة الوضع الحالي لعملهم. وتؤدي المناقشة الناجحة داخل الفريق إلى العمل الجماعي. وإذا كان العمل الجماعي يعني النجاح في تنفيذ المشروع، فلا يمكننا أن ننسب الفضل إلى شخص معين في الفريق. ومن الأفضل أن نسمي ذلك “انتصار الفريق”.

إذا كان فريق المشروع الخاص بك أو المؤسسة بأكملها يواجه مشكلة في التعاون، فقد حان الوقت للتخطيط لمنصة متصلة جيدًا لتبادل الأفكار وحل الخلافات. يمكن أن يساعد هذا في توليد الدفعة الإضافية لتنفيذ التغييرات اللازمة لجعل التعاون جزءًا لا يتجزأ من تعاون الفريق وإدارة المشروع والتواصل. فيما يلي ست نصائح أخرى لإبقاء فريقك الافتراضي على المسار الصحيح.
وفيما يلي بعض النقاط الرئيسية التي ينبغي اتباعها من أجل جمع فرق المشروع تحت سقف واحد.

1. لامركزية وتحليل إدارة منصة التعاون
   قد يكون إنشاء إدارة مركزية للمنصات التعاونية أمرًا صعبًا. لذا، فمن الأفضل تحليل كيفية تمكن المنظمات من إزالة مركزية إدارة المنصة ونقلها بعيدًا عن الفرق والأقسام. إذا كنت تنوي إزالة مركزية الإدارة عبر منصة التعاون، فمن المهم توفير الدعم التالي-

• يجب أن يكون هناك مديرين/مسؤولين مدربين لديهم معرفة بأدوات الإدارة والميزات الأخرى
• تحديد السياسات والإجراءات لإدارة الموقع اللامركزي، بما في ذلك القواعد الخاصة بـ “فريق الدعم” الذي سيبدأ، بدلاً من دعم تكنولوجيا المعلومات المنتهي.
• توفير نهج التغذية الراجعة لفرق العمل، حيث يمكن للمديرين في جميع أنحاء المنظمة التعلم من بعضهم البعض.

1. مركزية إدارة مهام الفريق في السحابة
   إذا تأخرت بعض المهام المهمة، فمن المهم أن تقوم بمركزية مهام فريقك، تحت إدارة المهام المركزية. هذا هو شكل من أشكال التعاون حيث يتابع أعضاء الفريق المهام ويختارونها ويعلقون عليها. هناك مواقع مختلفة لإدارة التعاون اعتمادًا على المهام. Huddle وSharepoint هما الموقعان الأكثر شهرة اللذان يتمتعان بميزات إدارة المهام الأساسية. وبالمثل، إذا كنت تريد الانتقال إلى ميزات إدارة المهام الاجتماعية، فإن Asana وProducteev هما الخياران الأفضل.
2. نقل سير عمل واحد قائم على البريد الإلكتروني إلى منصة التعاون
   يجب أن تمتلك المؤسسات سير عمل واحد على الأقل يعتمد على البريد الإلكتروني لمنصة التعاون. يمكنك لاحقًا الانتقال إلى المزيد من سير العمل المعتمدة على البريد الإلكتروني لمنصة التعاون، وذلك حسب احتياجات الفريق. تحتوي Huddle وSharePoint Online على ميزات سير عمل لا تحتاج إلى أي مبرمج، وتضمن أن أولئك الذين لديهم حق الوصول إلى المستند يعملون بنفس الإصدار.
3. نقل مجموعة واحدة من رسائل البريد الإلكتروني إلى منصة التعاون
   من الأفضل الاحتفاظ بمعلوماتك على السحابة. سواء كانت قائمة جهات اتصال أو إعلانات عن مزايا جديدة أو مستندات مهمة للمشروع، فيجب عليك نشر هذه الأشياء المهمة في التدفق الاجتماعي. سيستفيد الجميع بعد الحصول على هذه المعلومات في شكل مجمع.
4. جعل التعاون أكثر اجتماعية
   عندما تقوم المنظمات بجمع منصات التعاون الخاصة بها مع الشركات التي تمتلك تقنيات اجتماعية، يمكن استخدام أداة مثل “Tibbr” لنقل فريق المنظمة الخاص بك بعيدًا عن صندوق الوارد للبريد الإلكتروني.
5. دمج منصتك مع MS-Office
   يمكن لمستخدمي MS Office حفظ المستندات ومراجعتها من المنصة. وهذه واحدة من أفضل الميزات في بعض منصات التعاون. يساعد MS-Office في حفظ المستندات مباشرة من أحد التطبيقات إلى موقع SharePoint، باستخدام خيار المشاركة في قائمة الملفات. إن توجيه أعضاء الفريق على هذه التطبيقات سيساعد في تحقيق المزيد من الإنتاجية والأمان لمستندات الفريق.
6. تغيير منصات التعاون
   إذا لم تكن منصتك الحالية تلبي إمكاناتك أو أهداف ميزانيتك، فعليك بالتأكيد اللجوء إلى منصات التعاون المتغيرة. تتيح لك تطبيقات مثل Office 365 وHuddle وGlip وWrike وTeambox الوصول المجاني لبعض الوقت. لذا، حاول تحديد المنصة المناسبة لك.
   بفضل كل هذه التقنيات المخصصة وفقًا لمتطلبات عملك، يمكنك تحسين إنتاجية فريقك والحصول على عائد أكبر على الاستثمار (ROI).
   أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
   عزز خبرتك في إدارة المشاريع من خلال أفضل تدريب عملي على PRINCE2. احصل على الشهادة وارتق بحياتك المهنية إلى مستويات أعلى!