كيفية التعامل مع راعي المشروع المنفصل عن المشروع

والدليل واضح: إن المحرك الرئيسي لنجاح المشروع هو وجود راعٍ تنفيذي نشط للمشروع. ولكن بالنسبة للكثيرين منا، هذه ليست أخبارًا جيدة.
فالقليل من المديرين التنفيذيين مدربون ومستعدون للقيام بدور الراعي. بل إن عددًا أقل منهم يملكون الوقت والموارد والطاقة اللازمة للتوفيق بين رعاية المشروع و”عملهم اليومي”.
فكر في هذه القائمة المختصرة لما يقوم به الراعي العظيم: السياق. توفير سياق العمل والرؤية الثاقبة لفريق المشروع. المناصرة. دعم المشروع أمام المديرين التنفيذيين والقادة الآخرين. الموارد. ضمان توافر الموارد والتمويل و”الوقت للقيام بذلك بشكل صحيح”. الزخم. حل المشكلات أو النقاط العالقة خارج سلطة مدير المشروع.
عندما يتمكن مدير المشروع والراعي من إقامة شراكة حقيقية، يصبح كل شيء تقريبًا أسهل. إذن ماذا يجب أن تفعل إذا كنت عالقًا مع قائد غير متفاعل أو غير فعال؟
يعتمد الأمر على ذلك. يعتمد أي علاج جيد على التشخيص الدقيق.
المشاكل الشائعة التي يمكن أن تعصف بعلاقة الراعي الخاص بك المشكلة: الراعي الخاص بك لا يفهم دوره.
العلاج: قم بتوصيل ما تحتاجه بالضبط.
في معظم الحالات، لا يفهم المديرون التنفيذيون ببساطة (أو لم يتعلموا أبدًا) ما الذي يقوم به الراعي الجيد. أنت بحاجة إلى ملء معرفتهم… دون اللجوء إلى عرض تقديمي من 50 شريحة في PowerPoint.
ولتحقيق ذلك، اطلب ما تحتاجه بشكل محدد وصريح وثابت. على سبيل المثال، في اجتماعك العادي القادم، يمكنك قول شيء مثل “في الآونة الأخيرة، لاحظت أن لدينا الكثير من المهام المتوقفة في قسم المحاسبة. هل يمكنك مقابلة المدير المالي ومعرفة ما الذي يتنافس معنا على الأولوية؟”.
بمرور الوقت، سوف يتفهم الراعي الخاص بك دوره من خلال الممارسة. وفي الوقت نفسه، ستحصل على دعم تكتيكي قوي حيثما كنت في أمس الحاجة إليه. المشكلة لدى راعيك أولويات أكثر أهمية/مستعجلة.
العلاج: حافظ على علاقتك منخفضة الصيانة.
بالتأكيد، يمكنك محاولة إقناع راعيك بأن مشروعك أكثر أهمية مما يبدو عليه. لكن في بعض الأحيان، لا يكون الأمر كذلك. لا يزال بإمكانك الحصول على ما تحتاجه عندما يكون مشروعك منخفض الأهمية. عليك فقط أن تتحسن في طلب ذلك.
أولاً، اكتشف كيف ومتى يستوعب راعيك المعلومات بشكل أفضل. اختر ذلك الوقت والشكل لتقديم ملخص موجز موجز (من جملتين إلى ثلاث جمل) عن وضعك وإجراء أو إجراءين محددين تحتاج منهم اتخاذهما. إذا كان هناك خطر كبير يلوح في الأفق، اذكر ذلك أيضًا… ولكن لا تبالغ في تعقيد الرسالة.
ركز على تقديم السياق (المعلومات المستهدفة اللازمة لاتخاذ قرارات مسؤولة) بدلاً من الخلفية (كل شيء آخر). وإلا فمن المرجح أن يتم دفن مشروعك تحت كومة من الأولويات الأخرى لراعيك. المشكلة: لا يعتقد راعيك أن بإمكانه إحداث تغيير إيجابي.
العلاج: فكر في إيجاد “راعٍ بديل”.
إن الإرهاق أمر حقيقي، والمدراء التنفيذيون ليسوا محصنين. إذا وقع راعيك فريسة للموقف الانهزامي، فيجب أن يكون تكتيكك الأول هو إعادة تنشيط روحه المعنوية من خلال تحقيق المكاسب السريعة وتسليط الضوء عليها. من الممكن أن يساعد إثبات الزخم في إخراجهم من حالة الرضا عن النفس.
ولكن إذا لم ينجح ذلك، فقد تحتاج إلى العثور على شخص (أو أكثر من شخص) يمكنه أن يشغل بعض أدوار الراعي بشكل غير رسمي. على سبيل المثال، قد تكون قادرًا على بناء علاقة مع قائد آخر سيكون سعيدًا بالدفاع عن مشروعك أمام أقرانه أو مشاركة معلومات قيّمة.
في كثير من الأحيان، يفترض مديرو المشاريع أنهم “عالقون” مع الراعي الذي لديهم. قد يكون ذلك صحيحاً… على الورق. ولكن فكر خارج الصندوق، وقد تكون قادرًا على تغيير مسار الأمور. المشكلة: راعيك لا يثق بك (حتى الآن).
العلاج: زيادة الاتصال.
لا تُبنى العلاقات عبر البريد الإلكتروني. ستحتاج إلى القيام بالعمل لتطوير الثقة والعلاقة والوصول. إذا كان مشروعك بالغ الأهمية، اسعَ إلى رؤية راعيك والتحدث إليه يومياً. وكحد أدنى، احرص على التواصل معه مرتين أسبوعياً (شخصياً أو عبر الكاميرا).
عندما تكونان معًا، كن مدركًا للتوازن بين احترام وقته (أي الدخول في صلب الموضوع) وبناء العلاقة (أي إقامة علاقة أو مشاركة النكتة أو تبادل الأفكار). عليك القيام بالأمرين معاً لبناء الثقة.
أخيرًا، لا تطلق النار على قدميك بحجب الأخبار السيئة، أو التعبير عن الإحباط بشأن راعيك للآخرين، أو أي شيء آخر من شأنه أن يقوض الثقة التي تعمل جاهدًا على تطويرها.
يمكن أن يكون الإبحار في مياه الرعاية التنفيذية للمشروع (الغادرة أحيانًا) أمرًا شاقًا، حتى بالنسبة لمدير المشروع الأكثر خبرة. ومع ذلك، غالبًا ما تكون الحلول أكثر وضوحًا مما نعتقد: التواصل الواضح، والمعلومات المستهدفة، والتواصل الاستراتيجي، وبناء العلاقات المتفانية.
تذكّر أن مديري المشاريع العظماء لا يديرون مشاريعهم فحسب، بل يديرون رعاتهم أيضًا. إذا تسلحت بالنهج الصحيح وقليل من الصبر، يمكنك تحويل الراعي غير المتفاعل إلى أكبر مدافع عن مشروعك – فالقدرة على نقل مشروعك من جيد إلى عظيم تكمن بين يديك.