كيفية الاستفادة من أصحاب المصلحة في المشروع بشكل صحيح | إدارة المشاريع

حقق أقصى استفادة من أصحاب المصلحة في مشروعك
مقدمة
أصحاب المصلحة في المشروع مثل النمل في مستعمرة. تشبه مستعمرات النمل الكائنات الحية الخارقة التي تنتج فيها الملكات عاملات لتلبية احتياجاتها واحتياجات أشقائها.
تميل الملكات إلى إنتاج عدد أقل من العاملات بنسبة 25% عند مشاركة المستعمرة مع ملكات أخريات. تكتشف العاملات بسهولة الملكات الأنانيات. فكلما كانت أقل خصوبة، كلما كانت إشاراتها الكيميائية أضعف، وكلما زادت احتمالية التخلص منها. وبما أن العاملات دائمًا ما تكون عقيمة، فهذا يعني عادةً نهاية المستعمرة.
لذا فإن أصحاب المصلحة، مثل النمل العامل، يمكن أن يساعدوك في بناء كائن حي قوي فائق، أو أن يهدموا كل شيء. العامل الحاسم هو مدى فهمك لاحتياجاتهم وتلبيتها.
في الواقع، إن التقصير في تلبية احتياجات أصحاب المصلحة (أولئك الذين يمكن أن يؤثروا أو يتأثروا بمشروعك) هو السبب الرئيسي لفشل المشروع.
1. 55% فقط من قادة الفرق ومديري المشاريع يشعرون أن أهداف المشروع واضحة.
2. أكثر من 80% يشعرون أن عملية المتطلبات لا تعبر عن احتياجات العمل.
3. 23% فقط يرون أن مديري المشاريع وأصحاب المصلحة يتوافقون مع مديري المشاريع وأصحاب المصلحة بمجرد انتهاء المشروع.
المصدر: جينيكا.
في هذه المقالة، سنوضح لك كيفية كسب أصحاب المصلحة من خلال إرشادك إلى ست تقنيات مؤكدة لتحليل أصحاب المصلحة، مع مثال لتحليل أصحاب المصلحة لكل منها.
قائمة تقنيات تحليل أصحاب المصلحة
التقنية 1: مصفوفة أصحاب المصلحة الأساسية
لماذا
تقييم مشاعر أصحاب المصلحة بسرعة عند بدء المشروع أو في أي مرحلة من دورة حياة المشروع.
تحديد أصحاب المصلحة. هؤلاء هم أولئك الذين يمكن أن يؤثروا أو يتأثروا بمشروعك.
قم بإعداد ورقة رسم بياني لكل صاحب مصلحة مدرج في القائمة، وضع اسمه في الأعلى.
وبجانب أسمائهم، ارسم نجمة أو نجمتين أو ثلاث نجوم بناءً على مستوى تأثيرهم في المؤسسة. كلما زاد عدد النجوم، زاد تأثيرهم.
بعد النجوم، ارسم دائرة فارغة أو نصف قمر أو دائرة كاملة بعد النجوم، للدلالة على مستوى اهتمامهم.
تحت اسم صاحب المصلحة، ضع ثلاث كلمات رئيسية لما تعتقد أن المنظمة تعتمد عليه من صاحب المصلحة.
قم بإنشاء عمود ضيق أسفل الجانب الأيمن من كل ورقة. اتركه فارغاً.
تحت اسم كل صاحب مصلحة، اذكر توقعاتهم وأي معايير قد يستخدمونها لقياس الأداء.
استقراء الطريقة التي تتوقع أن ينظر بها صاحب المصلحة إلى الأداء في كل بند، من وجهة نظره. في العمود الضيق، حدد ما إذا كان حكمهم سيكون جيدًا (أخضر) أو مقبولاً (أصفر) أو ضعيفًا (أحمر).
في الجزء السفلي من الورقة، لاحظ ثلاثة مكاسب سريعة محتملة من شأنها أن تساعد في الحصول على تأييد أصحاب المصلحة.
بمجرد الانتهاء من جميع الأوراق، قم بتجميع النتائج في مصفوفة أصحاب المصلحة.
قم بتلوين قضايا أصحاب المصلحة، مع تحديد القضايا الفردية والشاملة.
رتب كل صاحب مصلحة وفقًا لتصنيف تأثيره، وما هي الاحتياجات التي يلبيها للمؤسسة. ضع في اعتبارك قوة أصحاب المصلحة وشرعيتهم وقدرتهم على جذب الانتباه.
ما هي
اعرف كيف يشعر أصحاب المصلحة أن مشروعك يسير وفق توقعاتهم.
المصدر: مقتبس من Mitchell et a1. 1997.
التقنية 2: شبكة القوة مقابل شبكة المصالح
لماذا
قد يعرقل أصحاب المصلحة مشروعك أو يشجعونه، وقد يهتمون بما تقوم به أو لا يهتمون. وسيساعدك تحديد أولويات أصحاب المصلحة الذين يجب إشراكهم على معرفة أين يمكنك الحصول على أكبر قدر من الفائدة.
كيف
قم بلصق أربع أوراق مخطط بياني على الحائط لتشكيل سطح واحد بارتفاع ورقتين وعرض ورقتين.
ارسم المحورين X و Y. قم بتسمية الاهتمام X (من الأقل إلى الأعلى) و Y (من الأقل إلى الأعلى أيضًا).
مع الفريق، اكتب مع الفريق أسماء أصحاب المصلحة على ملاحظات لاصقة (واحدة لكل ورقة لاصقة.) إذا كنت قد استخدمت مصفوفة أصحاب المصلحة الأساسية، يمكنك سحب الأسماء من ذلك.
قم بتسمية شخص ما كميسّر، واطلب من الفريق أن يرشدهم إلى مكان إرفاق كل ملصق على الشبكة. يجب عليهم جمع ملصق واحد لكل عضو من أعضاء الفريق حتى تصبح جميع الملصقات على الشبكة.
استمر في نقل الملصقات حتى يتفق جميع أعضاء الفريق على أن الموضع النسبي صحيح.
ناقش الآثار المترتبة على وضع الملصقات مع الفريق.
ما هي
تعرف على من لديه قوة عالية أو منخفضة للتأثير على مشروعك، حتى تتمكن من تصنيف من يجب إدارته عن كثب، ومن يجب إرضاؤه، ومن يجب إبقاؤه على اطلاع، ومن يجب مراقبته ببساطة.
التقنية 3: مخطط التأثير على أصحاب المصلحة
لماذا
حدد كيف يؤثر أصحاب المصلحة على بعضهم البعض.
كيف
طوّر شبكة القوة والمصالح من التقنية 2 أعلاه.
لكل صاحب مصلحة على الشبكة، اقترح خطوط التأثير من صاحب مصلحة إلى آخر. ارسم الخطوط بقلم رصاص ناعم. التأثيرات ثنائية الاتجاه ممكنة، ولكن يجب محاولة تحديد الاتجاه الرئيسي الذي يتدفق فيه التأثير بين أصحاب المصلحة.
انخرط في حوار حول علاقات التأثير الموجودة وأيها الأكثر أهمية وما هو الاتجاه الأساسي للتأثير. بمجرد التوصل إلى الاتفاق النهائي يجب أن تكون خطوط القلم الرصاص ثابتة بقلم التأشير.
ينبغي مناقشة النتائج والآثار المترتبة على الرسم البياني الناتج، بما في ذلك تحديد أصحاب المصلحة الأكثر تأثيراً أو الأكثر مركزية.
من هم
معرفة أصحاب المصلحة الأكثر نفوذاً والأكثر تأثيراً والأكثر قيمة للاستفادة منها في إشراك الآخرين في العمل.
المصدر: إيدن وأكرمان (1998: 349-50؛ انظر أيضًا فين 1995، وبريسون وآخرون 2002).
التقنية 4: التفكير في التدخل الاستراتيجي
لماذا
فهم واضح لأصحاب المصلحة الذين يجب الاستفادة منهم في صياغة المشاكل، والبحث عن الحلول، وتحديد التداعيات السياسية.
الكيفية
أعد إنشاء الجدول أدناه.
ضع قائمة بأنشطة الإدارة الاستراتيجية المناسبة لمشروعك.
بالنسبة لكل نشاط، قم بعصف ذهني حول أصحاب المصلحة الذين يجب إبلاغهم أو استشارتهم أو إشراكهم أو إشراكهم أو إشراكهم في التعاون أو تمكينهم.
ما هي
تعرف على المشاكل التي تواجهها وكيفية الاستفادة من أصحاب المصلحة في حلها.
المصدر: مقتبس بتصرف من http://www.iaps.org/practitionertoois/spectrum.html وبريسون (1995) دورة تغيير الاستراتيجية.
التقنية 5: رسم خرائط العلاقة المتبادلة بين أصحاب المصلحة
لماذا
تساعد تقنية رسم خرائط أصحاب المصلحة هذه على إظهار من له مصلحة في القضايا المختلفة، وكيف يمكن أن يكون مرتبطاً بأصحاب المصلحة الآخرين من خلال علاقاتهم مع القضايا.
الكيفية
ابدأ بشبكة القوة مقابل شبكة المصالح ومخطط تأثير أصحاب المصلحة، وربما بمصفوفة أصحاب المصلحة الأساسية.
ألصق أربع ورقات من المخطط البياني على الحائط لإيجاد سطح واحد بارتفاع ورقتين وعرض ورقتين.
اطلب من الفريق كتابة أسماء أصحاب المصلحة على أوراق لاصقة، ورقة لكل ورقة لاصقة، مع أخذ الأسماء من أحد التحليلات السابقة.
اطلب من الفريق بعد ذلك إجراء عصف ذهني للمشكلات التي تبدو حاضرة أو تلوح في الأفق وكتابتها على ملاحظات لاصقة ملونة مختلفة.
ضع القضايا على سطح الرسم البياني القلاب، وأصحاب المصلحة حولها.
قد يتطرق أصحاب المصلحة إلى عدة قضايا. ارسم سهامًا تشير إلى أصحاب المصلحة الذين لهم مصلحة في أي من القضايا وقم بتسمية كل سهم مع تحديد المصلحة أو الاهتمام. يشير السهم على الرسم البياني إلى أن صاحب المصلحة لديه مصلحة في قضية ما. ستختلف المصلحة المحددة من صاحب مصلحة إلى آخر وقد تكون متضاربة. لذا فإن وضع العلامات أمر بالغ الأهمية.
ناقش بدقة كل مشكلة وأصحاب المصلحة والسهم. لاحظ الآثار المترتبة على تأطير المشكلة أو إعادة صياغتها وإدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة.
في تخطيط أصحاب المصلحة أعلاه، أصحاب المصلحة (أ) و(ب) و(ج) و(د) و(و)، جميعهم لديهم مصلحة أو مصلحة في القضية 1. ولدى المجموعات الفرعية لأصحاب المصلحة “أ” قضية أخرى فيما بينهم، وهي القضية 2. كما يرتبط صاحب المصلحة “أ” أيضًا بصاحب المصلحة “هـ” من خلال علاقتهما المشتركة بالقضية 3، وبأصحاب المصلحة الآخرين على الخريطة من خلال ارتباطهم بالقضية 3.
ما هي
معرفة مجالات المشاكل الفعلية والمحتملة، مع تحديد احتمالات التعاون أو النزاع المحتملة.
المصدر: براينت 2003: 196، 264.
التقنية 6: التحليل الأخلاقي
لماذا
قم بحماية استمرارية مؤسستك من خلال العمل بأمانة وشفافية ودقة، وفهم كيف يجب أن يعمل مشروعك لتلبية المتطلبات الأخلاقية لكل صاحب مصلحة.
الكيفية
أعد إنشاء الجدول أدناه.
اجمع الأخلاقيات، مجموعة استشارية.
ضع قواعد أساسية مفادها أن جميع المناقشات يجب أن تركز على السعي لتحقيق الصالح العام وتجنب إلحاق الضرر.
حدد العوامل الأخلاقية الأكثر أهمية في مشروعك، سواء كانت أخلاقية (الصواب أو الخطأ مقابل العواقب)، أو أخلاقية غائية (هدف نهائي جيد أو مرغوب فيه.) يجب أن تشير النتائج إلى الخيارات التي يجب الاعتراض عليها بسبب الاعتبارات الأخلاقية.
املأ شبكة واحدة لكل صاحب مصلحة رئيسي، كفريق واحد.
ناقش النتائج، وحدد من ينبغي إشراكه في المحادثة.
ما هي
تعرّف على كيفية تأثير أنشطتك على أصحاب المصلحة الرئيسيين، بما في ذلك العملاء والمجتمعات وشركاء العمل والموظفين والحكومة.
المصدر: مقتبس بتصرف من لويس 1991: 122.
أهمية تحليل أصحاب المصلحة
إذن، ما هو تحليل أصحاب المصلحة؟ إنه وسيلة لتقييم التغييرات المحتملة من حيث صلتها بأولئك الذين يؤثرون أو يتأثرون بها. ودليل للنظر في وجهات نظر أصحاب المصلحة في كل مرحلة من مراحل المشروع.
وكيف سيفيدك تحليل أصحاب المصلحة؟
اعثر على أصحاب المصلحة الأكثر تأثيراً في وقت مبكر ومكّنهم من المساعدة في هيكلة مشروعك. قم بتأمين تأييدهم، وسيصبحون أعظم سفراء لمشروعك. كما أن كسب تأييدهم يتيح لك الوصول إلى المزيد من الموارد – مما يتيح لمشروعك تأثيراً أكبر.
تواصل في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان مع أصحاب المصلحة المستهدفين، وساعدهم على فهم موقفك وكيف يمكنهم المشاركة في المشروع. استفد من الرعاة التنفيذيين حيثما أمكن.
توقع كيف ستتفاعل مجموعات أصحاب المصلحة مع تغييرات المشروع لفهم أفضل السبل لتأطير التحولات للحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة.
الخاتمة
إن تحليل أصحاب المصلحة هو ما يعادل فهم الملكة لاحتياجات عاملاتها وتلبيتها حتى تزدهر المستعمرة. فهو يساعدها على فهم من يمكنه التأثير أو التأثر بها، وإلى أي مدى يمكن لكل عاملة التأثير على المستعمرة. يساعدها ذلك على فهم مدى نجاحها في تلبية احتياجاتها، وأين توجد أي مناطق خطر يجب أن تتقدم فيها. كما يساعدها أيضًا على إزالة العوائق التي تحول دون كسب دعم العاملات من خلال تصنيف المؤيدين والمعارضين ومستويات أهميتهم. حتى عندما لا تستطيع تلبية اهتمامات العامل، فإن معرفة وجود تلك الاهتمامات وكيفية التعامل بفعالية مع العامل يمكن أن يصنع الفارق بين الحياة والموت.
في عالم غالباً ما تقوض فيه سياسات ما وراء الكواليس تقدم المشروع، فإن تحليل أصحاب المصلحة يولد وجهات نظر ومقاييس يمكن أن تساعدك أنت وفريقك على تجاوز العوائق.
والآن حان دورك. أي من هذه التقنيات ستنفذها اليوم للمساعدة في حماية مشاريعك؟