كيفية استخدام PRINCE2 لإدارة المشاريع؟

تتطلب إدارة المشاريع الناجحة في مجالات متنوعة مثل البناء وتكنولوجيا المعلومات والخدمات المصرفية والبحث وتطوير المنتجات أو في مجال صناعة الصحة والخدمات تبني أفضل الممارسات التي تغطي كافة المناطق الجغرافية. بعد جائحة كوفيد-19، يتعافى العالم ببطء عاطفياً واقتصادياً، وما نحتاج إليه هو تدابير تعافي قوية مثل أفضل ممارسات إدارة المشاريع التي من شأنها تسريع هذا التعافي والمساعدة في إعادة الأمور إلى طبيعتها مرة أخرى.
لقد أصبح من الضروري أن يصبح المشروع ناجحًا بمجرد البدء فيه. وهنا يأتي دور منهجية PRINCE2® (P2). المشاريع في بيئة خاضعة للرقابة، أي PRINCE2، هي واحدة من أكثر المنهجيات قبولًا على نطاق واسع لإدارة المشاريع في جميع أنحاء العالم. وقد ساهم الآلاف من رعاة المشاريع ومديري المشاريع وفرق المشاريع والمدربين والمستشارين في صياغة منهجية P2.
لكي تكون مدير مشروع أو برنامج مستقل، يجب أن تكون ممارسًا معتمدًا في P2. هناك جزآن لشهادة P2. الأول هو المستوى الأساسي، وبمجرد الحصول عليه، يمكنك التقدم لامتحان المستوى الممارس. يعد الحصول على شهادة PRINCE2 Foundation أو أي من الشهادات العديدة مثل PMQ أو PPQ أو PMP أو CAPM أو IPMA Level A أو B أو C أو D إلزاميًا حتى تتمكن من التقدم لامتحان P2 Practitioner.
ترجع شعبية P2 إلى حقيقة أنه يمكن تطبيقها على أي نوع من المشاريع، ويمكن تصميمها لتلبية الاحتياجات المحددة للمشروع، والأهم من ذلك أنها تستند إلى أفضل الممارسات والحوكمة الراسخة والمثبتة لإدارة المشاريع. وبالتالي فإن الحصول على شهادة في P2 أمر قيم لتعزيز القيمة السوقية للفرد كمدير مشروع.
هيكل PRINCE2®
العناصر الأربعة المتكاملة لـ P2 هي المبادئ والموضوعات والعمليات وبيئة المشروع.
مبادئ P2. هذه هي الالتزامات التوجيهية والممارسات الجيدة التي تساعد في تحديد ما إذا كان المشروع يُدار بدقة باستخدام P2. يجب اتباع جميع المبادئ السبعة التي تمت مناقشتها في الفقرات التالية إذا كان المشروع مؤهلاً ليكون مشروع P2.
موضوعات P2. هناك سبعة موضوعات وهي: دراسة الحالة التجارية، والتنظيم، والجودة، والخطط، والمخاطر، والتغيير والتقدم، وهي جوانب إدارة المشاريع التي يجب معالجتها باستمرار وبالتوازي طوال المشروع. الموضوعات هي مجالات المعرفة التي يجب على المرء إتقانها ليكون ممارسًا ناجحًا لـ P2.
يخبرنا موضوع BC عن سبب قيامنا بمشروع ما.
يخبرنا موضوع التنظيم من سيفعل ماذا. يتم سرد أدوار مجلس المشروع (المدير التنفيذي، والمستخدم الرئيسي والمورد)، ومدير المشروع، ومدير الفريق، وضمان المشروع وضمان الجودة بالتفصيل.
يغطي موضوع الجودة مواصفات الجودة وآلية ضمان أن المنتج الذي تم إنتاجه “مناسب للغرض”.
يخبرنا موضوع الخطط متى وبأي تكلفة يتم تسلسل الأنشطة.
يساعدنا موضوع المخاطر في تحديد جميع المخاطر وتتبعها وإدارتها. فهو يجيب على السؤال “ماذا لو”.
يخبرنا موضوع التغيير بكيفية التعامل مع القضايا وقياس التأثير.
يساعدنا موضوع التقدم في مراقبة المشروع من خلال التقارير والتسامحات. فهو يجيب على السؤال “أين كنا” و”أين نحن الآن” في أي مرحلة من مراحل المشروع.
عمليات P2. هناك سبع عمليات تصف تقدم المشروع حتى يتمكن مدير المشروع من المضي قدمًا منطقيًا من بدء المشروع إلى إغلاقه. تحتوي العمليات على قائمة مراجعة للأنشطة والمستندات وحالة المنتجات في كل خطوة. العمليات السبع هي بدء المشروع، وتوجيه المشروع، وبدء المشروع، وإدارة حدود المرحلة، والتحكم في المرحلة، وإدارة تسليم المنتج وإغلاق المشروع.
وبالتالي، فإن P2 عبارة عن مصفوفة 7X7X7 تضمن إدارة المشاريع بنجاح. بيئة المشروع. قد لا ترغب المنظمات في تطبيق الموضوعات والعمليات بطريقة صارمة على جميع المشاريع. وبالتالي، يمكنها تصميم مشاريعها وفقًا لحجم وتعقيد المشروع. وبهذه الطريقة، يمكنها إنشاء بيئة مشروع خاصة بها.
المبادئ السبعة
دعونا الآن نلقي نظرة على مبادئ P2. ينبغي ممارسة كل هذه المبادئ طوال عمر المشروع. تذكر أنه لا يمكن حذف أي منها أو تعديلها.
استمرار مبررات العمل: يتطلب كل مشروع P2 وجود سبب مبرر لبدء المشروع. يتم تسجيل هذا المبرر والموافقة عليه. يتم التحقق من صحة هذا المبرر في نهاية كل مرحلة طوال عمر المشروع. في اللحظة التي يتم فيها إدراك أن المشروع ليس لديه سبب مبرر أو حالة عمل، فإما أن يتغير اتجاه المشروع أو يتم إغلاق المشروع قبل الأوان. لا يعني إغلاق المشروع بأي حال من الأحوال أن المشروع قد فشل ولكنه قد يكون قرارًا حكيمًا في ظل الظروف.
التعلم من الخبرة: عندما نبدأ مشروعًا، من الضروري أن نتعلم من تجارب المشاريع السابقة. ما سار على ما يرام وما لم يسير على ما يرام، هي الأسئلة التي يتعين على مدير المشروع طرحها. قد يتعلم أيضًا من سجلات المنظمات التي تولت مشاريع مماثلة. يحدث هذا عند بدء مشروع. مع تقدم المشروع، يستمر مدير المشروع في التعلم من خلال تسجيل الأحداث في التقارير والمراجعات ذات الصلة. وبالمثل، عندما يغلق المشروع، فإننا نمرر الدروس إلى مديري المشاريع المستقبليين من خلال تضمينهم في تقرير الدروس.
أدوار ومسؤوليات محددة: لكل مشروع هيكل فريق مؤقت. ويتم تحديد دور كل عضو في الفريق بشكل جيد. وهذا يضمن أن خطوط الاتصال بين كل عضو في فريق المشروع وكذلك مع الرعاة التجاريين والمستخدمين والموردين مفتوحة ومتوافقة بشكل واضح مع أهداف المشروع. وتوفر الأدوار والمسؤوليات المحددة إجابات على السؤال “ما هو المتوقع مني؟”
الإدارة على مراحل: هذه واحدة من أكثر السمات المثيرة للاهتمام في مبادئ P2. تنص على أنه يمكن تقسيم عمل المشروع إلى أجزاء قابلة للتنفيذ. يشار إلى هذه الأجزاء بالمراحل. تضمن الإدارة على مراحل أن المشروع قد تم البدء فيه بشكل صحيح. توفر لنا نهاية كل مرحلة الفرصة لمراجعة دراسة الجدوى أو مبررات العمل والسعي للحصول على موافقة مجلس إدارة المشروع للمضي قدمًا في المرحلة التالية. يجيز المجلس مرحلة واحدة في كل مرة. يتم ذلك مع تقدم المشروع نحو الإغلاق. يعتمد عدد المراحل التي يجب أن يحتوي عليها المشروع على تعقيد المشروع وحجمه. ومع ذلك، يحتوي كل مشروع P2 على مرحلتين على الأقل، وهما بدء المشروع وإغلاقه، في حالة معرفة أن المشروع لا يتماشى مع الفوائد التي كان من المفترض أن يحققها.
الإدارة بالاستثناء: المستويات الثلاثة لإدارة مشروع P2 هي توجيه المشروع (مجلس المشروع)، وإدارة المشروع (مدير المشروع) وتسليم المشروع (مدير الفريق). الجوانب الستة للمشروع التي يتعين على مدير المشروع التحكم فيها هي التكلفة والوقت والجودة والنطاق والفوائد والمخاطر. ولكل من هذه الجوانب حدود تسامح مخصصة في كل مستوى من الخطة وهي خطة المشروع وخطة المرحلة وخطة الفريق. عندما يدرك مدير المشروع أو مدير الفريق أن عنصرًا معينًا من CTQSBR سيتجاوز حد التسامح الخاص به، فيمكنه رفع تقرير استثناء على المستوى المناسب (مدير الفريق إلى مدير المشروع، ومدير المشروع إلى مجلس المشروع، ومجلس المشروع إلى الشركة). ومع ذلك، إذا شعر مستوى الإدارة أنه يمكنه إعادة المشروع إلى مساره الصحيح دون تجاوز الحدود المسموح بها لجانب معين، فعليه ذكر ذلك في تقرير المرحلة. هذا هو الإدارة بالاستثناء ويوفر استخدامًا فعالًا لوقت الإدارة العليا. تذكر أنه يجب الموافقة على كل استثناء من قبل مجلس المشروع أو الشركة، إذا شعر مجلس المشروع أنه يحتاج إلى المزيد من المال أو الوقت لإكمال المشروع.
التركيز على المنتجات: يركز مشروع P2 على إنتاج منتج. ويعني المنتج الناتج عن مشروع تم تنفيذه لإحداث تغيير في المنظمة. ويمكن أن يكون هذا الناتج قابلاً للقياس أو غير قابل للقياس. بعبارة أخرى، ملموسًا أو غير ملموس. ويعني الناتج في P2 منتجًا متخصصًا (ما يهدف المشروع إلى إنتاجه) أو منتجًا إداريًا (السجلات، والسجلات، وما إلى ذلك). وهناك 26 منتجًا إداريًا.
خطوط الأساس
نهج إدارة الفوائد
دراسة حالة
نهج التحكم في التغيير
نهج إدارة الاتصالات
يخطط
وصف المنتج
ملخص المشروع
توثيق بدء المشروع
وصف منتج المشروع
نهج إدارة الجودة
نهج إدارة المخاطر
حزمة العمل
السجلات
السجل اليومي
سجل القضايا
سجل الدروس
سجل الجودة
سجل المخاطر
التقارير
تقرير نقطة التفتيش
تقرير نهاية المشروع
تقرير نهاية المرحلة
تقرير مميز
تقرير الاستثناء
تقرير المشكلة
تقرير الدروس
يخضع كل من المنتجين المتخصصين والمنتجين الإداريين لاختبارات الجودة ويجب أن يكونا “ملائمين للغرض”. تتم دراسة معايير الجودة وطرق الجودة والتكوين والاشتقاق إن وجد وتوثيقها في وصف المنتج. يساعد وصف المنتج في تحديد الجهود والتقديرات ومتطلبات الموارد والاعتماديات وجداول الأنشطة التي تساعد في التخطيط وتحديد غرض المنتج. بعبارة أخرى، يظل النطاق ضمن حدوده.
التخصيص بما يتناسب مع المشروع: يمكن تخصيص مشروع P2 وفقًا لحجمه وتعقيده وأهميته وقدرة الفريق والمخاطر والبيئة التي يعمل فيها. يساعدك التخصيص على استخدام الموارد بشكل مناسب. يمكن جعل الجهد والنهج في تنفيذ المشروع مناسبين. يضمن التخصيص عدم اتباع طريقة إدارة المشروع بشكل ميكانيكي أو فوضوي حيث لا توجد طريقة على الإطلاق. من المرجح أن ينجح نهج المشروع المنهجي.
أطلق العنان لإمكاناتك باعتبارك مالك منتج معتمد في Scrum. انضم إلى دورة cspo عبر الإنترنت لاكتساب مهارات القيادة الرشيقة ودفع تطوير المنتج الناجح. سجل اليوم!
ملخص
PRINCE2 هي واحدة من أكثر منهجيات إدارة المشاريع مرونة والتي تم تطويرها على مر السنين من قبل مكتب التجارة بالمملكة المتحدة من خلال Axelos وتم اعتمادها من قبل جميع دول الكومنولث منذ إصدار الإصدار 2 في عام 1989. ستضمن الشهادة كممارس P2 أن يكون الشخص مؤهلاً للتعامل مع المشاريع بشكل مستقل كمدير مشروع بامتياز.