كيفية استخدام مصفوفة المخاطر في إدارة المشاريع

في إطار عملية إجراء التقييم النوعي للمخاطر، يتم تعيين درجة احتمال وتأثير كل خطر محدد ضمن أداة مصفوفة المخاطر لمساعدة مدير المشروع والفريق على فهم أفضل لكيفية تأثير بعض المخاطر على المشروع. تقوم أداة مصفوفة المخاطر بتوصيل مخاطر المشروع الإجمالية وتوفير المعلومات، مما يزيد من فعالية الاستجابة للمخاطر. يجب أن يعرف الطلاب الذين يستعدون لامتحانات معهد إدارة المشاريع (PMI) ومدراء المشاريع الذين يقومون بصقل مهاراتهم ما هي مصفوفة المخاطر وكيف تفيد المشروع.
يجب أن يعرف الطلاب أن اختبار معهد إدارة المشاريع (PMP) ®PMI يستخدم مصطلح “مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات”. إلا أن بعض مديري المشاريع يطلقون عليها بشكل غير رسمي: مصفوفة التحكم في المخاطر، أو مصفوفة المخاطر، أو مصفوفة المخاطر PMP، أو مصفوفة المخاطر PMP، أو مصفوفة الاحتمالات والتأثير PMP. سيتم استخدام مصطلح “مصفوفة المخاطر” أو “مصفوفة المخاطر PMP” للتبسيط.
في هذه الصفحة:
ما هي مصفوفة مخاطر PMP؟
متى تستخدم مصفوفة المخاطر
مصفوفة الاحتمالية والتأثير PMP
عناصر مصفوفة المخاطر
كيفية إنشاء مصفوفة المخاطر
مزايا مصفوفة المخاطر وعيوبها
ملخص
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
ما هي مصفوفة مخاطر PMP؟
ينص وصف “تقييم احتمالية المخاطر وتأثيرها” الخاص بمعهد إدارة المشاريع على ما يلي
النظر في احتمالية حدوث خطر معين.
النظر في التأثير المحتمل على الجدول الزمني أو التكلفة أو الجودة أو الأداء
ستكون التأثيرات سلبية بالنسبة للتهديدات (مخاطر سلبية)
ستكون التأثيرات إيجابية بالنسبة للفرص (المخاطر الإيجابية)
يستخدم التقييم النوعي للمخاطر أداة مصفوفة المخاطر لفهم مخاطر المشروع بشكل أفضل. أثناء تقييم المخاطر، يتم تحديد المخاطر وتوثيقها. يتضمن تقييم كل خطر تم تحديده تحديد احتمالية حدوثه وتأثيره وتعيين قيمه. ثم يقوم مديرو المشروع بحساب درجات المخاطر لرسمها في مصفوفة مخاطر لإنشاء تمثيل مرئي شامل لمخاطر المشروع.
وينقل التصوير المرئي لمصفوفة المخاطر مخاطر المشروع بحيث يكون مدير المشروع وفريق العمل في وضع أفضل لتحديد استراتيجيات التخفيف من المخاطر والاستجابة لها.
متى تستخدم مصفوفة المخاطر
يجب على مديري المشروع إكمال مصفوفة المخاطر كجزء من عملية التحليل النوعي للمخاطر. تتناسب أداة مصفوفة المخاطر مع المجال المعرفي العام لإدارة المخاطر، وتحديداً عمليات المخاطر المبكرة. بعد إجراء عملية التحليل النوعي للمخاطر، يتم توثيق احتمالية كل خطر وتأثيره في أداة مصفوفة المخاطر.
مصفوفة الاحتمالية والتأثير PMP
احتمالية المخاطر هي احتمالية حدوث المخاطر أو ما هي فرص حدوث تلك المخاطر ضمن الإطار الزمني للمشروع. يشير تأثير المخاطر إلى مستوى الاضطراب الذي سيحدث للمشروع في حالة حدوث الخطر. يتم استخدام الاحتمالية والتأثير معًا لأنه يمكن أن يكون لديك خطر سيحدث بالتأكيد (احتمال كبير) ولكن مع تغيير طفيف يمكن قياسه للمشروع (تأثير منخفض). أو العكس، من غير المرجح أن يحدث خطر ما (احتمال منخفض)، لكن المشروع سيعاني (تأثير كبير) إذا حدث (تأثير كبير).
يتم تحديد تعريف مستويات الاحتمالية والأثر كجزء من التقييم الأولي للمخاطر. بالنسبة لجميع تقييمات المخاطر، ترتبط جودة البيانات المستخدمة ارتباطاً مباشراً بفعالية قرارات المشروع الناتجة.
كما أن مقياس القيمة للاحتمالية والتأثير يتم تصميمه أيضاً بما يتناسب مع المشروع المحدد ضمن أعمال التقييم الأولي للمخاطر. وينبغي تحديد تعريفات الاحتمالية والتأثير والقيم المقابلة لكل منهما في وقت مبكر من المشروع وأن تكون متسقة طوال فترة المشروع. ومثل التعاريف، يتم تصميم نطاق القيمة للاحتمالية والتأثير وفقًا لنطاق المشروع المحدد.
عناصر مصفوفة المخاطر
تُسمى مصفوفة المخاطر أيضًا مصفوفة الاحتمالية والتأثير لأن المحورين يجب أن يكونا الاحتمالية والتأثير، حتى لو تم استخدام كلمات مختلفة.
محور للاحتمال، القيم من الأقل إلى الأعلى
محور للتأثير، القيم من الأقل إلى الأعلى
مؤشرات عبر مصفوفة درجات المخاطر للإشارة إلى مستوى الأهمية
الشركات التي لديها تقييمات رسمية للمخاطر لديها نماذج مصفوفة مخاطر تعكس أنواع مشاريعها أو صناعتها. يجب أن تعكس أي مصفوفة مخاطر هذه العناصر
الاحتمالية (أو الاحتمالية) على المحور س
يجب تسمية المحور X بشكل مناسب ليشمل مقياس القيم.
تسمية محور الاحتمالية: الاحتمالية أو الترجيح أو احتمال الحدوث
فترات مقياس محور الاحتمالية:
منخفض، متوسط، مرتفع
غير محتمل، محتمل، محتمل، مرجح
غير محتمل جداً، غير محتمل، غير محتمل، غير مرجح، مرجح، مرجح جداً، مرجح جداً
أمثلة على التأثير على المحور Y
يجب تسمية المحور Y ليشمل مقياس التصنيف.
تسمية محور التأثير: تأثير أو نتيجة أو نتيجة محتملة أو نتيجة محتملة أو خطورة
مقاييس قيمة محور التأثير:
منخفض، متوسط، مرتفع
ثانوي، متوسط، رئيسي
تافهة، طفيفة، ثانوية، متوسطة، متوسطة، رئيسية، كبيرة
في مصفوفة الاحتمالية والتأثير، يجب أن يحتوي كلا المقياسين على نفس عدد الفواصل الزمنية لإجراء الحسابات والتقييم الصحيح ليكون التقييم ممكنًا. على سبيل المثال، لا يمكن أن يكون هناك ثلاث فترات للاحتمالية (المحور س) وخمس فترات للتأثير (المحور ص). عادةً ما تكون مصفوفة المخاطر عبارة عن شبكة 3 × 3 أو 4 × 4 أو 5 × 5 لتناسب بسهولة في صفحة واحدة وتنقل المعلومات الأساسية بصريًا. كلما زاد عدد الفواصل المستخدمة، كلما كان تقييم المخاطر أكثر تحديدًا. ومع ذلك، يجب الانتباه إلى أن المقياس الأكبر لا يعني المزيد من الدقة. على سبيل المثال، سيضيف نطاق المقياس المكون من 100 قيمة تعقيدًا دون إضافة دقة إلى عملك في إدارة المخاطر.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية إنشاء مصفوفة المخاطر
ما لم يكن هناك برنامج مطلوب من الشركة، يمكن استخدام أي أداة من أدوات جداول البيانات (Microsoft Excel أو جداول بيانات Google، على سبيل المثال) لإنشاء مصفوفة مخاطر. يسرد دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – الإصدار السادس (الصفحة 423) عملية من أربع خطوات: تحديد المخاطر، وتحليل المخاطر، وتقييم مستوى تأثير المخاطر، وتحديد أولويات المخاطر.
الخطوة 1: تحديد المخاطر
لتحديد المخاطر، يقوم مدير المشروع والفريق بمراجعة أهداف المشروع بعناية: النطاق والميزانية والجدول الزمني والأهداف والموارد. ومن ثم يتم توثيق المخاطر المحددة في سجل المخاطر.
الخطوة 2: تحليل المخاطر
يجب أن يكون لكل مشروع تعريفات مصممة خصيصًا لاحتمالية المخاطر وتأثيرها لزيادة الدقة في جهود تقييم المخاطر وإدارتها. يعمل مدير المشروع مع فريق العمل وأصحاب المصلحة لتحديد احتمالية المخاطر وقيمها بالإضافة إلى تأثير المخاطر وقياسها للمشروع.
سيكون لكل خطر قيمة احتمالية لمدى احتمال حدوثه. في تحليل المخاطر، تساعد المقابلات مع الخبراء داخل المشروع وخارجه في تحديد هذا الاحتمال.
الخطوة 3: تقييم مستوى تأثير المخاطر
لكل خطر أيضاً قيمة تأثير لمدى أهميته بالنسبة للمشروع في حال حدوثه. يتم استخدام تعريف المشروع لتأثير المخاطر، بما في ذلك القيم المعينة للمستويات المختلفة، في المقابلات والاجتماعات مع المطلعين على نوع المشروع لتحديد مستوى التأثير النهائي المعين.
الخطوة 4: تحديد أولويات المخاطر
مع تحديد قيمة الاحتمالية وقيمة التأثير للمخاطر التي تم تحديدها الآن، ضمن معايير المشروع المحددة، تصبح أداة مصفوفة المخاطر جاهزة لتحديد أولويات المخاطر. يتم ضرب قيمة احتمالية كل خطر في قيمة تأثيره لحساب درجة الاحتمالية والتأثير لرسمها على المصفوفة.
مخرجات مصفوفة المخاطر
مع رسم درجات الاحتمالية والتأثير على المصفوفة، يمكن لمدير المشروع تعيين تسميات للمناطق للمساعدة في توضيح نطاق المخاطر. يمكن أن تكون التسميات مزيجًا من النصوص والألوان لنقل الترتيب:
منخفضة: اللون الأخضر والتسمية النصية “منخفضة”
متوسط: اللون الأصفر وتسمية “متوسط”
مرتفع: اللون الأحمر وتسمية النص “مرتفع”
يجب أن تكون المنطقة المنخفضة في الزاوية المقابلة للمرتفعة. مخرجات مصفوفة المخاطر هي خريطة حرارية لشدة المخاطر عبر المشروع.
يجب ألا يعتمد مديرو المشروع على اللون وحده لتوصيل الترتيب بالنظر إلى عمى الألوان والمعاني المختلفة المرتبطة بالألوان. لا تفترض أن الجميع يمكنهم رؤية اللون الأحمر أو أن اللون الأحمر يعني “الخطر” للجميع. من الأفضل استخدام كل من النص واللون لتحسين تواصل فريق المشروع.
مصفوفة المخاطر كمدخل
يكتسب مدير المشروع نظرة ثاقبة حول مقدار ونطاق مخاطر المشروع من خلال رسم درجة احتمال وتأثير كل خطر على مصفوفة المخاطر. يستخدم مدير المشروع وفريق العمل وأصحاب المصلحة مصفوفة المخاطر لتجميع المخاطر الأكثر والأقل خطورة للتخطيط وفقًا لذلك.
مزايا مصفوفة المخاطر وعيوبها
تتناسب أداة مصفوفة المخاطر مع تقييم المخاطر وهي طريقة بسيطة وكمية لتقييم مخاطر المشروع. تقوم بتقييم المخاطر بناءً على احتمالية حدوثها والتأثير المحتمل على المشروع.
مزايا مصفوفة المخاطر
عند استخدام مصفوفة المخاطر بشكل صحيح، بما في ذلك مع بيانات تم التحقق منها وذات جودة عالية، تساعد مصفوفة المخاطر مدير المشروع في هذه المهام والقرارات الحاسمة
ترتيب جميع المخاطر حسب الأولوية لفهم مستوى خطورتها
إبلاغ استراتيجيات أكثر دقة لإدارة المخاطر
توفير وسائل منخفضة التكلفة لإجراء تحليل المخاطر
تخصيص مستويات مناسبة من الموارد للمخاطر
زيادة أو تقليل تأثير المخاطر التي تحدث بالفعل.
تعتبر مصفوفة المخاطر جيدة البناء ميزة لفريق المشروع من هذه النواحي
تصوير مرئي للمخاطر على امتداد المشروع ينقل أهمية المخاطر في المشروع
وسيلة لمساعدة الفريق على فهم المخاطر عبر المشروع.
تحديد المجالات التي تكون المخاطر فيها أعلى
معلومات للمساعدة في تخصيص الموارد للمخاطر بشكل أفضل
مصفوفة المخاطر جيدة البناء هي أداة لمساعدة مدير المشروع وفريق المشروع على الوصول إلى أهداف المشروع بشكل أفضل كما هو مخطط له.
عيوب مصفوفة المخاطر
يحتاج مديرو المشاريع إلى معرفة عيوب مصفوفة المخاطر وكذلك مزاياها. تتمثل إحدى العيوب المتأصلة في مصفوفة المخاطر الاحتمالية والأثرية في احتمال استبعاد خصائص المخاطر النوعية وتأثيرها المحتمل. يجب على مديري المشروع استخدام البيانات النوعية والكمية كلما أمكن ذلك لزيادة الموضوعية والدقة.
بالنسبة للمشروع، تشمل العيوب المحتملة لأداة مصفوفة المخاطر ما يلي:
تفتقر فئات المصفوفة إلى المستوى المطلوب من التحديد لتمكين التصنيف الدقيق للمخاطر
يؤدي ضعف جودة البيانات المستخدمة للقيم إلى عدم دقة درجات الاحتمالات والتأثيرات
عدم أخذ توقيت حدوث الخطر في الحسبان من حيث التأثير المحتمل له
عدم موضوعية تقييم المخاطر بشكل عام مما يؤدي إلى قيم غير موثوقة تستخدم في الحسابات
إذا فشل مدير المشروع في توصيل نتائج مصفوفة المخاطر إلى الفريق وأصحاب المصلحة، فقد يواجه الفريق العديد من العيوب. يؤدي انعدام الشفافية إلى انعدام الثقة بين مدير المشروع والفريق، مع ما يترتب على ذلك من آثار سلبية طويلة الأمد خلال المشروع. يؤدي الفشل في مشاركة مصفوفة المخاطر مع الفريق إلى ضياع فرصة ضائعة على الفريق للحصول على معلومات لتوجيه مسؤولياتهم داخل المشروع بشكل أفضل.
الملخص
يستخدم مدراء المشاريع أداة مصفوفة المخاطر كجزء من إجراء عملية التحليل النوعي للمخاطر. أداة مصفوفة المخاطر، والمعروفة باسم “مصفوفة المخاطر PMP” أو “مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات PMP”، هي التمثيل المرئي لمخاطر المشروع مما يسمح بفهم أفضل للمخاطر في المشروع. يستخدم مديرو المشاريع أداة مصفوفة المخاطر لمعرفة “مستوى الخطر” للمخاطر في المشروع. وباستخدام مصفوفة مخاطر مبنية بشكل جيد، يمكن لمدير المشروع وفريق المشروع إجراء تخفيف أكثر فعالية للمخاطر والاستجابة لها بما يتماشى مع أهمية كل خطر.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت