كيفية استخدام لوحة كانبان مثل المحترفين | سبوتو

إذا كنت على دراية بالمنهجيات الرشيقة، فإن كانبان يحتل المرتبة الأولى. في حين أن المنظمات الصغيرة والكبيرة استخدمت كانبان وحققت نتائج هائلة.
إذا كنت مبتدئًا تتطلع إلى معرفة ماهية لوحة كانبان وأساسياتها وعناصرها وكيفية استخدامها، فإليك هذا الدليل الوصفي الذي قمنا بتجميعه حتى لا تضطر إلى البحث في الإنترنت. لنبدأ مباشرةً!
ما هي لوحة كانبان؟
لوحة كانبان هي أداة رشيقة لإدارة المشاريع تم إنشاؤها للمساعدة في تصور سير العمل في مؤسستك. إنها أداة للمساعدة في الحد من العمل الجاري وتحسين الكفاءة.
عناصر لوحة كانبان
تساعد لوحات كانبان في تصور سير العمل. ولكن كيف؟ تحتوي لوحة كانبان على عناصر تساعد في ذلك. هناك أربعة عناصر في لوحة كانبان – بطاقات كانبان: بطاقات كانبان هي التمثيل المرئي للمهام. تحتوي كل بطاقة على تفاصيل المهمة مثل الموعد النهائي، والمُعيّن، والوصف، وما شابه ذلك. أعمدة كانبان: تمثل أعمدة كانبان مراحل مختلفة من سير العمل. تمر البطاقات التي تمثل المهام عبر أعمدة مختلفة حتى تصل إلى الإغلاق. يمكن أن تكون المراحل في سير العمل “للتنفيذ، العمل قيد التنفيذ، مكتمل”. حدود العمل قيد التنفيذ: حدود العمل الجاري هي عدد البطاقات التي يمكن أن يحتوي عليها العمود في وقت واحد. على سبيل المثال، لا يمكن أن يحتوي أي عمود على أكثر من ثلاث بطاقات في وقت واحد. هذا لضمان عدم انسداد سير العمل بالكثير من المهام قيد التنفيذ. تضمن حدود WIP أن يتمكن الفريق من التركيز على المهام قيد التنفيذ. يساعد ذلك في إزالة الازدحام في سير العمل. لوحات كانبان للسباحة: لوحات كانبان للسباحة هي صفوف تُستخدم لتجميع المهام على لوحة كانبان. يمكن استخدام ألواح السويم لان لزيادة الإنتاجية بالطرق التالية- إنشاء المهام حسب الأولوية موازنة توزيع الفريق على النحو الأمثل التعامل مع المهام على أساس قصص ومراحل المستخدم
أتقِن فن استخدام لوحات كانبان كالمحترفين مع هذه النصائح والتقنيات التي يقدمها الخبراء.
هل تواجه صعوبات في التحول الرقمي؟ دعنا نسرّع رحلتك نحو الرقمنة ونرشدك نحو ثقافة رشيقة عالية الأداء. تعاون معنا اليوم.
اتصل بنا اليوم!
كيفية استخدام لوحة كانبان مثل المحترفين 1تحديد عقبات سير العمل على لوحة كانبان: لا توجد أداة أفضل من كانبان لتصور سير العمل وتحديد العقبات في سير العمل بسهولة. إليك نصيحة بسيطة! إذا وجدت أي عمود يحتوي على العديد من المهام التي تصل عند اكتمالها، يبدأ العمل في التراكم ويصبح الفريق مثقلًا بالأعباء.
قد يكون السبب مشكلة بسيطة يمكن حلها بسرعة. إحدى الطرق لجعل سير العمل أكثر كفاءة هي تسمية الأعمدة بتفاصيل تقدم المهمة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحد من عدد المهام في سير العمل سيضمن أن الفريق يكرس وقته للمهام المهمة. يوفر كانبان المرونة لتوزيع جهود الفريق على المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري. 2تحديد WIP والتركيز باستخدام لوحة كانبان: يمكن أن يساعد كانبان الفريق على تولي المهام التي يمكنهم إكمالها. من خلال وضع حدود العمل قيد التنفيذ في عمود واحد، ستحد من المهام قيد التنفيذ. من خلال تحديد المهام، لن يتولى الفريق مهام جديدة إلا بعد الانتهاء من المهام السابقة.
لذا، إذا كانت أهدافك هي إرضاء العملاء، وتسريع وقت الوصول إلى السوق، والإنتاجية، والربحية، فاعمل على المهام الحالية بدلاً من وجود مهام متراكمة. 3وفر الوقت في الاجتماعات غير المنتجة وغير الضرورية: تتمثل الفائدة الذهبية لاستخدام لوحة كانبان في أنها تساعدك على توفير وقتك الثمين في الاجتماعات غير المجدية والتقارير التي لا معنى لها وغيرها من المناقشات غير المنتجة.
ستبقي اللوحة أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بتقدم المهام. وهذا يضمن إطلاعهم على أي تطورات أو مشاكل يواجهها الفريق أثناء العمل على المشروع.
وهذا يوفر عليك ساعات لا حصر لها من الاجتماعات غير الضرورية والتقارير المرحلية التي يستغرق إعدادها وقتًا طويلاً. 4تصوير عقبات العمل على لوحة كانبان: تتيح لك لوحة كانبان وضع خريطة ذهنية لعقبات العمل التي تمنع الفريق من التقدم في العمل. يمكن تمييز العقبات بسهولة على لوحة كانبان المادية أو الرقمية.
يساعدك ذلك على تصحيح العوائق وإزالتها لتشق طريقك نحو النجاح. على سبيل المثال، في حالة لوحة كانبان الرقمية، يمكن للفريق وضع علامة على العائق على أنه محظور والعمل على مهمة أخرى دون زيادة حد WIP. 5أتمتة عمليات العمل على لوحة كانبان: هل تجد نفسك متعبًا من القيام بالمهام المتكررة يدويًا وتأمل في الحصول على بديل سهل بدلاً من ذلك؟ أصبحت لوحات كانبان مؤتمتة هذه الأيام.
يتعين على فرق العمل التعامل مع المهام المتكررة، وإبلاغ زملائك في الفريق بالتغييرات، وإصلاح التذكيرات بشأن اقتراب المواعيد النهائية، وتسهيل تسليم المسؤوليات. وهذا يستغرق وقتاً أكثر من اللازم.
تتيح لك لوحات كانبان الجديدة أتمتة سير العمل وتعيين مشغلات للأحداث الثابتة. يضمن ذلك زيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية من خلال تقليل الأنشطة المهدرة. 6تتبع مقاييس سير العمل المهمة وإحراز تقدم: تعمل لوحة كانبان الرقمية في الوقت الفعلي وتجمع البيانات المتعلقة بالوقت المستغرق، ووقت الدورة، وغيرها من المقاييس المهمة.
سيمكنك ذلك من اتخاذ قرارات قائمة على البيانات واتخاذ تدابير لتحسين سير العمل. تساعدك المخططات البيانية على تتبع تسليم سير العمل وتحسين تسليم المهام أو المشروع.
اكتشف أسرار منهجية كانبان لتحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية وتحقيق النجاح.
اكتشف أسرار منهجية كانبان لتحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية وتحقيق نجاح منقطع النظير. سجّل الآن وأطلق العنان لإمكانات فريقك الكاملة!
سجّل الآن لمعرفة المزيد!
أهم فوائد استخدام لوحة كانبان 1وضوح الرؤية: التمثيل المرئي هو جوهر لوحة كانبان. يحتوي كل مشروع على مجموعة من المهام المتراكمة. المراحل التي يجب أن تمر بها المهمة للوصول إلى الإنجاز كثيرة. تستخدم لوحة كانبان التمثيل المرئي الذي يمكّن الجميع من رؤية كيفية تحرك المهام في سير العمل. يمكن رصد أي مشاكل بسهولة ويمكن حلها. 2زيادة الكفاءة: يتمنى كل مدير مشروع أن يتمكن من زيادة إنتاجه بمقدار 1.5 مرة على الأقل. قد يؤدي استخدام موارد إضافية إلى إنجاز المهمة، ولكن ماذا لو كانت هناك قيود على الميزانية؟ سيشير تخطيط سير العمل إلى مجالات عدم الكفاءة في العملية. سيساعدك هذا على تقييم الحلول والعمل على إيجاد حلول لحل الاختناقات والمهام المتروكة والكثير من المهام المهملة. 3تحسين الإنتاجية: تتناسب الزيادة في الكفاءة طرديًا مع الزيادة في الإنتاجية. المقاييس الرئيسية في كانبان هي زمن الدورة والإنتاجية. بينما يقيس زمن الدورة الوقت المستغرق لبدء العمل وإنهائه، يحدد الإنتاجية عدد المهام المنجزة خلال إطار زمني معين. وكلما كانت الدورة أسرع، كانت إنتاجيتك أفضل. 4إيقاف إرهاق الفريق: تشجع أساليب إدارة المشاريع التقليدية على إثقال كاهلهم بمهام لا حصر لها. والنتيجة؟ ناتج أقل من متوسط بسبب عدم الكفاءة. أما كانبان فهو ينفي ذلك لأنه يستخدم نظام السحب، حيث لا يمكن للفرق العمل إلا على المهام التي يستطيعون القيام بها. ولا ننسى حدود العمل قيد التنفيذ حيث لا يمكن للفرق العمل على أكثر من ثلاث مهام قيد التنفيذ. 5تعزيز تركيز الفريق: إن وجود الكثير من الأشياء على عاتقك لن يؤدي إلا إلى عدم الوصول إلى أي مكان. في حين أن تعدد المهام يبدو وكأنه إنجاز، إلا أنه في الواقع لن يؤدي إلا إلى إهدار الوقت الذي يمكن أن يؤدي إلى نتائج دون المستوى. هناك حد أقصى لعدد المهام قيد التنفيذ التي يمكن تمييزها في سير العمل بحدود المهام قيد التنفيذ. يتيح هذا الأمر للفريق التركيز على المهام باهتمام غير مجزأ بدلاً من التلاعب بالمهام. 6تقليل الهدر: ينشر كانبان مبدأ إضافة القيمة. تشير إضافة القيمة إلى أي شيء يضيف قيمة للمنتج. أي ناتج يستهلك الموارد دون إضافة قيمة هو هدر. يعمل كانبان على التخلص من أي مهمة تؤدي إلى إنفاق غير ضروري للموارد التي تؤدي إلى أي قيمة نقدية. وهذا يقلل من الهدر ويوفر الوقت للفريق. 7المرونة: في هذا العصر الذي يتسم بالتطور السريع لاحتياجات العملاء والمنافسة الحادة، أصبحت مرونة الأعمال هي حاجة الساعة. يعزز كانبان تحديد الأولويات حيث يتم إعطاء أهمية للمنتج أو الميزة التي تضيف قيمة للعميل فقط. يقوم مالك المنتج بتقييم العناصر المتراكمة ولا يقوم بتعيين المهمة التالية إلا بعد الانتهاء من المهام الموجودة في حدود العمل الجاري. 8تعاون أفضل: يتم عقد اجتماعات كانبان بشكل متكرر لضمان أن تكون الفرق متعددة الوظائف على دراية بتقدم المنتج. يمكن لأعضاء الوظائف المختلفة التفاعل وتحديد الخطوات المستقبلية اللازمة لنجاح المنتج. 9تجديد ثقافة الشركة: يضمن التعاون المتكرر أن تكون القوى العاملة بأكملها على نفس الصفحة عند تحقيق أهداف العمل المشتركة. فمع منح الموظفين الاستقلالية وعدم وجود إدارة دقيقة، لا بد أن تتحقق أفضل النتائج.
الخلاصة
لقد ساعد استخدام كانبان العديد من المؤسسات على التخلص من العوائق التي تعترض سير العمل، ونتيجة لذلك، شهدت هذه المؤسسات ارتفاعًا في الإنتاجية والربحية ورضا العملاء. من خلال التركيز على عدد قليل من المهام والتخلص من الاجتماعات غير الضرورية، يمكن أن يكون كانبان هو الأداة التي تحتاجها لعملك. إذن، متى تبدأ في استخدام كانبان؟
اشترك في النشرة الإخبارية لسبوتو
ابق على اطلاع دائم بأحدث اتجاهات Agile & Scrum.
جيري راجاموني
هو واحد من أفضل 5 أشخاص في مجتمع أجايل الذين حصلوا على الاعتماد المزدوج للمدرب المحترف (PCC) والمدرب المؤسسي المعتمد (CEC). جيري تقني برمجيات وخبير في تطوير البرمجيات الرشيقة بخبرة تزيد عن 20 عامًا، وهو متحمس لبناء فرق عمل فائقة الإنتاجية تساعد المؤسسات في سعيها لتحقيق المرونة والتحول الرقمي في عالم اليوم الذي يتسم بالتقلب والتغير المستمر.