كيفية استخدام قوائم مايكروسوفت لتتبع المشاريع بشكل أكثر ذكاءً

التتبع الفعال للمشروع أمر بالغ الأهمية. فهو يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد، واستخدام الموارد بشكل جيد، وبقاء الفرق متناسقة. تعد Microsoft Lists أداة متعددة الاستخدامات في Microsoft 365. فهي توفر طريقة قوية وبسيطة في الوقت نفسه لتنظيم المشاريع وإدارتها وتتبعها. تحتوي Microsoft Lists على ميزات لكل من الفريق الصغير والمشاريع الكبيرة. وهي تلبي احتياجات إدارة المشاريع المتنوعة.
ستستكشف هذه المدونة استخدام قوائم مايكروسوفت لتتبع المشاريع بشكل أفضل. سنغطي الإعداد والتخصيص والتكامل والنصائح.
ما هي قوائم مايكروسوفت؟
Microsoft Lists هو تطبيق Microsoft 365. يساعد المستخدمين على تتبع المعلومات وتنظيم المهام والتعاون. يتيح للمستخدمين إنشاء قوائم وتخصيصها وإدارتها للعديد من الأغراض. وتشمل هذه الأغراض إدارة المشاريع وتتبع المشكلات وتخطيط الأحداث.
تتضمن بعض الميزات الرئيسية لقوائم Microsoft Lists ما يلي: قوالب جاهزة للاستخدام. حقول وطرق عرض قابلة للتخصيص. التكامل مع Microsoft Teams وPower Automate وPower Apps. خيارات التعاون مع التحديثات في الوقت الفعلي.
البدء باستخدام قوائم Microsoft Lists لتتبع المشروع
1. الوصول إلى قوائم Microsoft
للبدء:
1. افتح حساب Microsoft 365 الخاص بك.
2. انقر فوق تطبيق Microsoft Lists في مشغل التطبيق أو انتقل إلى [lists.microsoft.com] (https://cciedump.spoto.net/ar/
بدلاً من ذلك، يمكنك الوصول إلى القوائم عبر Microsoft Teams أو SharePoint لتتبع المشروع المتكامل.
2. اختيار القالب المناسب
تقدم Microsoft Lists قوالب معدة مسبقًا مصممة خصيصًا لمختلف حالات الاستخدام. لتتبع المشروع، ضع في اعتبارك القوالب التالية: متتبع المشروع: مثالي لإدارة المهام والمواعيد النهائية وحالات المشروع. متتبع المشكلات: رائع لتحديد تحديات المشروع وحلها. قائمة مخصصة: مثالي إذا كنت ترغب في إنشاء قائمة من الصفر بناءً على احتياجاتك الخاصة.
نصيحة للمحترفين: ابدأ بنموذج متعقب المشاريع لإعداد سريع، ثم قم بتخصيصه حسب الحاجة.
3. إنشاء قائمتك
لإنشاء قائمة جديدة:
1. انقر على قائمة جديدة واختر قالبًا.
2. قم بتسمية قائمتك وأضف وصفًا لتوضيح الغرض منها.
3. اختر لونًا وأيقونة لجعل قائمتك قابلة للتحديد بصريًا.
بمجرد إنشائها، يمكنك تخصيص الأعمدة وطرق العرض والتخطيط لتناسب احتياجات مشروعك.
تخصيص قائمتك لتتبع أكثر ذكاءً
1. إضافة الأعمدة وتحريرها
تحدد الأعمدة نوع البيانات التي يمكنك تتبعها في قائمتك. تتضمن الأعمدة الشائعة لتتبع المشروع ما يلي: اسم المهمة: يصف المهمة المحددة. المسندة إلى: يشير إلى الشخص المسؤول عن المهمة. الحالة: تتبع تقدم المهمة (على سبيل المثال، لم تبدأ، قيد التنفيذ، مكتملة). تاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق: يساعد في إدارة المواعيد النهائية. الأولوية: يسلط الضوء على المهام الهامة.
لإضافة أعمدة أو تعديلها:
1. انقر فوق الزر + إضافة عمود في طريقة عرض القائمة.
2. اختر نوع العمود (على سبيل المثال، نص، اختيار، تاريخ، شخص).
3. قم بتخصيص الإعدادات، مثل القيم الافتراضية أو الحقول الإلزامية.
2. إنشاء طرق عرض مخصصة
تتيح لك قوائم Microsoft إنشاء طرق عرض مختلفة لتصور أفضل. على سبيل المثال: طريقة عرض الشبكة: الهيكل الافتراضي الشبيه بالجدول لسهولة التحرير. طريقة عرض التقويم: عرض المهام بناءً على تواريخ استحقاقها. عرض المعرض: عرض المهام بمزيد من الجاذبية البصرية.
لإنشاء طريقة عرض مخصصة:
1. انقر على القائمة المنسدلة خيارات العرض وحدد إنشاء طريقة عرض جديدة.
2. اختر التخطيط المفضل لديك وقم بتطبيق عوامل التصفية أو الفرز حسب الحاجة.
نصيحة احترافية: استخدم التنسيق الشرطي لتمييز المهام المتأخرة أو المهام ذات الأولوية العالية. سيجعلها تبرز.
3. دمج الأتمتة مع أتمتة الطاقة
يمكن للأتمتة تبسيط المهام والإشعارات المتكررة. على سبيل المثال: إرسال تذكيرات تلقائيًا عند اقتراب المواعيد النهائية. إخطار أعضاء الفريق عند تعيين مهمة أو تغيير الحالة. إنشاء مهمة جديدة في قوائم Microsoft عند إرسال نموذج عبر نماذج Microsoft.
لإعداد الأتمتة:
1. افتح Power Automate من تطبيقات Microsoft 365.
2. اختر تدفقًا تم إنشاؤه مسبقًا أو أنشئ تدفقًا مخصصًا مرتبطًا بقائمتك.
3. حدد المشغلات (على سبيل المثال، إضافة عنصر جديد) والإجراءات (على سبيل المثال، إرسال إشعار بالبريد الإلكتروني).
التعاون مع فريقك
1. مشاركة قائمتك
التعاون هو جوهر إدارة المشروع. لمشاركة قائمتك:
1. انقر على زر مشاركة في أعلى اليمين.
2. أدخل عناوين البريد الإلكتروني لأعضاء فريقك.
3. قم بتعيين الأذونات المناسبة (على سبيل المثال، قراءة، تحرير).
تسمح القوائم المشتركة بإجراء تحديثات في الوقت الفعلي، مما يضمن بقاء الجميع على نفس الصفحة.
2. استخدام القوائم في Microsoft Teams
تعمل قوائم Microsoft Lists بشكل مثالي مع Microsoft Teams. فهي تتيح لأعضاء الفريق التعاون من مساحة العمل الخاصة بهم.
لإضافة قائمة إلى قناة Teams:
1. افتح القناة المطلوبة في Teams.
2. انقر على زر + إضافة علامة تبويب وحدد القوائم.
3. اختر قائمة موجودة أو أنشئ قائمة جديدة.
يعمل هذا التكامل على تعزيز الشفافية وتبسيط التواصل.
3. الاستفادة من التعليقات وسجلات النشاط
تتيح قوائم Microsoft للمستخدمين التعليق على العناصر الفردية. وهذا يسهل مناقشة التحديثات وتوضيح الشكوك وتتبع القرارات.
كما أن سجل النشاط يتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على القائمة. يضمن المساءلة وإمكانية التتبع.
نصائح عملية لتتبع أكثر ذكاءً للمشروع
1. استخدم القوالب بحكمة: ابدأ بنموذج يطابق احتياجاتك بشكل وثيق. ثم قم بتخصيصه تدريجيًا.
2. توحيد خيارات الحالة: حدد حالات متناسقة (على سبيل المثال: “قيد التنفيذ”، “قيد التنفيذ”، “تم”). سيؤدي ذلك إلى تجنب الالتباس.
3. تحديد أولويات المهام: استخدم عمود الأولوية للتركيز على العناصر المهمة أولاً.
4. استفد من التنبيهات: قم بإعداد تنبيهات البريد الإلكتروني أو تنبيهات الهاتف المحمول للتحديثات الرئيسية، مثل المهام المتأخرة.
5. قم بالمراجعة والتحديث بانتظام: قم بجدولة المراجعات لمواءمة قائمتك مع حالة المشروع.
فوائد استخدام قوائم مايكروسوفت لتتبع المشروع التخصيص: تخصيص القوائم لتلبية احتياجات المشروع المحددة. التعاون: تمكين العمل الجماعي السلس مع القوائم المشتركة وتكامل Teams. الأتمتة: تقليل الجهد اليدوي من خلال مهام سير العمل والتذكيرات. التصور: احصل على رؤى من خلال طرق العرض والفلاتر المخصصة. قابلية التوسع: مناسب لإدارة المشاريع البسيطة والمعقدة على حد سواء.
كيف تحصل على شهادة مايكروسوفت؟
نحن شركة تكنولوجيا تعليمية تقدم دورات تدريبية للحصول على الشهادات لتسريع المسيرة المهنية للمهنيين العاملين في جميع أنحاء العالم. نقدم التدريب من خلال ورش عمل في الفصول الدراسية بقيادة مدرب، ودورات تدريبية افتراضية مباشرة بقيادة مدرب، ودورات التعلم الإلكتروني ذاتية التعلم.
لقد أجرينا بنجاح دورات تدريبية في 108 دول في جميع أنحاء العالم ومكّنا الآلاف من المهنيين العاملين من تعزيز نطاق حياتهم المهنية.
تتضمن محفظتنا التدريبية للمؤسسات دورات تدريبية معتمدة ومعترف بها عالمياً ومطلوبة في إدارة المشاريع، وإدارة الجودة، وتحليل الأعمال، وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات، و”أجايل” و”سكروم”، والأمن السيبراني، وعلوم البيانات، والتقنيات الناشئة. قم بتنزيل كتالوج تدريب المؤسسات من https://cciedump.spoto.net/ar/
تشمل الدورات الشائعة ما يلي:
إدارة المشاريع: PMP وAPP وCAPM وPMI RMP
إدارة الجودة: الحزام الأسود لستة سيجما، الحزام الأخضر لستة سيجما، إدارة اللين، إدارة اللين، Minitab، CMMI
تحليل الأعمال: CBCAP، CCCBA، ECBA
التدريب الرشيق: PMI ACP، CMS، CSPO، CSPO
تدريب سكروم: CSM
ديف أوبس
إدارة البرامج: PgMP
تكنولوجيا الحوسبة السحابية: الحوسبة السحابية: Exin الحوسبة السحابية
إدارة عميل سيتريكس: إدارة عميل سيتريكس إدارة سحابة سيتريكس: إدارة السحابة
الشهادات الـ 10 الأعلى أجراً المستهدفة في 2024 هي
محترف أمن نظم المعلومات المعتمد (CISSP)
الخاتمة
قوائم Microsoft Lists هي أداة متعددة الاستخدامات وسهلة الاستخدام لتتبع المشاريع بشكل أكثر ذكاءً.
يمكن أن تساعدك ميزاتها على إنشاء نظام من أجل:
تنظيم المهام.
تتبع التقدم المحرز.
تحسين تعاون الفريق.
تساعدك Microsoft Lists على إدارة مشروعاتك بسهولة. وسواء كنت مدير مشروع أو قائد فريق أو مساهمًا، فإنه يمكّنك من ذلك.