كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS): دليل خطوة بخطوة

يتم تقسيم المشروع بيانياً وتراتبياً مع التركيز على المنجزات باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS). وهو مخطط مفيد لأن مديري المشاريع قد يستخدمونه لتفكيك نطاق مشاريعهم وعرض كل نشاط ضروري لإنهائها.
نظرًا لحقيقة أنه يفصل كل مرحلة من مراحل عمل المشروع، فإن مخطط هيكل تقسيم العمل هو أداة أساسية لتخطيط المشروع. يتم تمثيل الأنشطة والمخرجات وحزم العمل اللازمة لإكمال المشروع من البداية إلى النهاية من خلال مستويات هيكل تقسيم العمل أسفل نطاق المشروع. ويعلو مخطط هيكل توزيع العمل (WBS) النواتج النهائية للمشروع وجميع المهام وحزم العمل المرتبطة به.
يستخدم مديرو المشاريع برنامج إدارة المشروع لإنشاء وتنفيذ هيكل تقسيم العمل. يمكن أن يؤدي الجمع بين برنامج إدارة المشروع ومخطط جانت مع مستويات WBS والتسلسل الهرمي للمهام إلى تحسين تخطيط وجدولة وتنفيذ المشاريع بشكل كبير.
يمكن أن توفر دورة MS Project المهارات والمعرفة الأساسية اللازمة لاستخدام برنامج إدارة المشاريع هذا بفعالية، مما يعزز إنشاء وإدارة وتتبع مخطط تقسيم العمل لإكمال المشروع بنجاح.
الخطوة الأولى في إنشاء جدول زمني للمشروع هي إنشاء WBS. فهو يحدد كل خطوة يجب اتباعها لإكمال كل إجراء من أجل إنجاز أهداف المشروع وغاياته. باستخدام هذا النوع من تصور المشروع، يمكنك تحديد نطاق المشروع وتخصيص الموارد لكل نشاط.
بالإضافة إلى ذلك، يساعد نظام WBS على منع المشاكل الشائعة في إدارة المشروع بما في ذلك عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وزحف النطاق وتجاوز التكاليف.
وبعبارة أخرى، تعمل WBS كدليل إرشادي لك خلال المهام الصعبة. قد يشتمل نطاق مشروعك على مشاريع فرعية أو مراحل أصغر، وحتى تلك يمكن تقسيمها إلى مهام ونواتج وحزم عمل. بمساعدة WBS الخاص بك، يمكنك إدارة مثل هذه الحالات والحصول على فهم واضح للفروق الدقيقة اللازمة لإنهاء كل عنصر من عناصر نطاق مشروعك.
WBS القائم على التسليم والقائم على المراحل هما النوعان الرئيسيان. وهما يختلفان بناءً على ما إذا كنت ترغب في تقسيم مشروعك إلى مكونات تستند إلى الوقت أو إلى النطاق.
تفصل WBS القائمة على النواتج القابلة للتسليم حسابات التحكم في المشروع إلى نواتج المشروع وحزم العمل بعد تقسيم المشروع أولاً إلى جميع مجالات نطاقه الأساسية.
تصور WBS القائمة على المراحل النواتج النهائية القابلة للتسليم في الأعلى، مع عرض مراحل المشروع الخمس في مستويات WBS أدناه (البدء والتخطيط والتنفيذ والرقابة والإغلاق). يتم تقسيم مراحل المشروع إلى نواتج المشروع وحزم العمل، تمامًا كما هو الحال في مخطط WBS القائم على النواتج.
يمكنك الاختيار من بين العديد من أنواع مخططات WBS بمجرد أن تقرر اعتماد مخطط WBS القائم على النواتج أو المراحل. دعنا نفحص على SPOTO أكثر مخططات هيكل تقسيم العمل انتشاراً.
يُشار أيضًا إلى قائمة حزم العمل والمهام والنواتج في هيكل تقسيم العمل باسم عرض المخطط التفصيلي. يمكن إنشاء WBS في بعض الأحيان باستخدام أبسط الطرق، والتي ربما تكون هي كل ما تحتاجه.
مخطط شجرة هيكل تقسيم العمل: النوع الأكثر شيوعًا من مخطط الهيكل التفصيلي للعمل هو تمثيل هيكل الشجرة، وهو عبارة عن مخطط تنظيمي يتضمن جميع مكونات قائمة WBS نفسها (المراحل، والنواتج، والمهام، وحزم العمل)، ولكنه يصور سير العمل أو التقدم المحرز كما هو موضح في تمثيل تخطيطي.
يعمل مخطط جانت كجدول زمني وجدول بيانات. مخطط جانت هو مخطط WBS يمكن استخدامه في حالات أكثر من قائمة المهام الثابتة أو المخطط الشجري. يمكنك ربط التبعيات وتعيين المراحل الرئيسية وحتى إنشاء خط أساس باستخدام مخطط جانت الديناميكي. هذا هو الإصدار الأكثر انتشارًا من برامج إدارة المشاريع.
تشكل العناصر الأساسية المختلفة هيكل تقسيم العمل القياسي للمشروع.
قاموس WBS: قاموس WBS هو كتاب يسرد جميع مكونات WBS المختلفة. وهي سمة أساسية من سمات WBS لأنها تسهل على أصحاب المصلحة والمشاركين في المشروع فهم مفردات WBS.
يتم تحديد التسلسل الهرمي لعنصر WBS من خلال مستويات WBS. يتم تمثيل النواتج الرئيسية للمشروع وحسابات التحكم ومخرجات المشروع وحزم العمل على ثلاثة مستويات في غالبية هياكل تقسيم العمل.
تجميع حزم العمل وتتبع حالتها باستخدام حسابات التحكم. يتم استخدامها لإدارة بعض عناصر نطاق المشروع.
تُعرف المخرجات المقصودة لأنشطة المشروع وحزم العمل باسم مخرجات المشروع.
حزمة العمل هي “أدنى مستوى من حزم العمل”، وفقًا لتعريف معهد إدارة المشاريع (PMI) في كتابه “مجموعة معارف إدارة المشاريع” (PMBOK). وذلك بحيث يمكن إعطاء عضو الفريق أو القسم حزمة عمل، وهي مجموعة من الأنشطة المتصلة التي يمكن إدارتها من حيث الحجم. تعتبر حزم العمل هذه مكونًا حيويًا في WBS لأنك كمدير مشروع يمكنك التنبؤ بتكاليفها ومدتها.
لا تتضمن WBS المهام. ومع ذلك، يمكنك تحليل WBS أكثر إلى مهام تصبح جزءًا من الجدول الزمني لمشروعك. يمكنك تحديد متطلبات كل مهمة وحالتها ووصفها ومالكها وتبعياتها ومدتها باستخدام WBS.
ستحتاج إلى قالب من مشاريع أخرى مشابهة لتطوير هيكل تقسيم العمل لمشروعك. يمكنك إنشاء هيكل تقسيم العمل باتباع الخطوات الست البسيطة المذكورة أدناه.
يتم تحديد معايير تحديد نطاق مشروعك من خلال أهداف المشروع وغاياته. يجب تغطية نطاق مشروعك وفريقه وأهدافه وغاياته في ميثاق مشروعك.
مراحل المشروع هي الخطوة التالية؛ يجب تقسيمها إلى سلسلة متعاقبة من المراحل التي ستنقل المشروع من مرحلة التصور إلى مرحلة الإنجاز. يمكن أيضًا إجراء حسابات التحكم، وهي فئات المهام لمختلف مجالات العمل التي تريد تتبعها.
ما هي المنتجات التي سيقدمها مشروعك؟ قم بتدوينها جميعًا وقم بتضمين العمل الذي يجب القيام به لكل مخرج من مخرجات المشروع حتى يتم الإعلان عن نجاحه (المخرجات الفرعية، حزم العمل، الموارد، المشاركين، إلخ).
وفقًا لتعريف معهد إدارة المشاريع لهيكل تقسيم العمل في كتابه “مجموعة معارف إدارة المشروع”، فإن مستويات هيكل تقسيم العمل هي ما يمنحه خصائص “التفكيك الهرمي لنطاق مشروعك” (PMBOK). بدءًا من مخرجات المشروع النهائية، يجب عليك النظر في جميع المخرجات وحزم العمل المطلوبة للوصول إلى هناك.
خذ نواتجك المذكورة أعلاه وتأكد من أنها في أدنى مستوى وهو ما يعرف باسم حزم العمل.
يتم تحليل حزم العمل هذه من الخطوات السابقة إلى مهام وتعيين المهام لفريق المشروع الخاص بك الآن بعد أن تم تنظيمها. امنح كل عضو من أعضاء الفريق الصلاحيات والموارد وأدوات إدارة العمل التي يحتاجونها للقيام بمهامهم. يرجى ملاحظة أن هذه المهام ستكون جزءًا من الجدول الزمني لمشروعك وليس WBS.
يمكنك إدارة عملك بطرق متنوعة باستخدام إطار تقسيم العمل. فيما يلي ثلاث حالات نموذجية لكيفية استخدام إطار تقسيم العمل في سيناريوهات مختلفة.
نطاق العمل هو وثيقة مفصلة تحدد العمل الكامل الذي سيتم إنجازه كجزء من مشروعك. الأداة المثالية لتقسيم نطاق المشروع إلى حزم عمل يمكن إدارتها هي هيكل تقسيم العمل أو WBS. كما أن هيكل تقسيم العمل يجعل من السهل أيضًا تحديد المعالم الرئيسية والتسليمات والمراحل.
بيان العمل هو عقد يربط العميل والشركة المسؤولة عن تنفيذ المشروع. وهو يتضمن معلومات عن عناصر إدارة المشروع مثل الجدول الزمني والتسليمات ومتطلبات المشروع.
على غرار بيان العمل، فإن الوظيفة الأساسية لأمر العمل هي سرد النفقات المتعلقة بكل نشاط. تعتبر WBS ضرورية لتقدير دقيق للتكلفة.
لا تحدد WBS عملية أو توقيت المهام. إنها ليست استراتيجية أو جدول زمني. وهي ليست مخططًا تنظيميًا بالمعنى التقليدي، كما أنها ليست قائمة بجميع المهام أو الواجبات. في بعض الأحيان، يحاول قادة الفريق في بعض الأحيان تضمين WBS قائمة كاملة بجميع المهام اللازمة للمشروع. وقد يؤدي ذلك إلى إهمال المهام، مما قد يؤدي إلى تأخير المشاريع.
هيكل تقسيم العمل ليس مجرد مسودة قد تطبق أو لا تطبق على المشروع. إنه عنصر حاسم في سجلات إدارة مشروعك. يجب تدوين أي تعديلات على النواتج المتوقعة في هيكل تفاصيل العمل في WBS والتعامل معها من خلال إجراءات إدارة التغيير في مؤسستك.
من خلال عرض جميع مكونات المشروع في مكان واحد، يمكن أن يساعد هيكل تقسيم العمل مديري المشروع في “رؤية الغابة من خلال الأشجار”. كما أنه يسهل على مديري المشروع إخطار أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل الأفراد والفرق العاملة في المشروع، بميزانية المشروع وجدوله الزمني. كما تعمل WBS أيضًا على توحيد النطاق والتكلفة والتسليمات في أداة واحدة من خلال تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر.
وتتمتع شبكة WBS الجيدة بخاصيتين أساسيتين يمكن تحديدهما من خلال طرح سؤالين: هل هي قابلة للتحديد وهل هي قابلة للإدارة؟ يجب أن تكون قابلة للتحديد حتى يتمكن أصحاب المصلحة في المشروع من فهمها وتعريفها. يمكن إعطاء وحدة عمل ذات معنى وقابلة للإدارة لشخص ما يتمتع بسلطة وواجب واضحين.
على الرغم من وجود العديد من الاختلافات، إلا أن معظم هياكل تقسيم العمل تحتوي على ثلاث طبقات تمثل المنجز الرئيسي، وحسابات التحكم، ومخرجات المشروع، وحزم العمل.