كيفية إنشاء خطة دراسة PMP: دليل لأدوات وتقنيات PMBOK

الجزء 4: كيفية إنشاء خطة دراسة PMP؟ | الدليل الكامل لأدوات وتقنيات PMBOK
النص
مرحبًا ومرحبًا بكم في سلسلة الفيديوهات هذه حول كيفية إنشاء خطة دراسة اختبار PMP. اليوم، في الجزء الرابع، سأتحدث في الجزء الرابع عن الأدوات والتقنيات المختلفة في دليل PMBoK تحت عمليات إدارة المشاريع المختلفة. والآن، نظراً لوجود عدد كبير من الأدوات والتقنيات؛ كيف يمكنك حقاً التعامل مع هذا العدد الضخم من التقنيات؟ ثانيًا، يمكن أن يكون هناك العديد من التقنيات التي يمكن استخدامها في مواقف مختلفة؛ لذا، سأقوم بتغطية ذلك اليوم وأسهل عليك فهم تلك الأدوات والتقنيات المختلفة.
قراءة ذات صلة 5 نصائح مهمة لأدوات إدارة المشاريع للمسوقين
لذلك، على سبيل المثال، دعنا نلقي نظرة على اللوحة هنا حول فئات التقنيات المختلفة. لحسن الحظ، يحتوي دليل PMBoK على الملحق X.6، والذي يصنف بالفعل هذه الأدوات والتقنيات إلى عدة أنواع. على سبيل المثال، لدينا تقنيات جمع البيانات لدينا تسعة منها، ما يعني كيف نجمع البيانات من خلال المقابلات، ومجموعات التركيز، والاستطلاعات، والاستبيانات وما إلى ذلك. قارن ذلك بتقنيات تحليل البيانات، لدينا عدد كبير منها، سبعة وعشرون نوعًا، حيث نقوم بتحليل البيانات. على سبيل المثال، تحليل الأسباب الجذرية أو تحليل أصحاب المصلحة وما إلى ذلك، ولدي بعض الأمثلة الأخرى هنا. ثم لدي مثال آخر يعرف باسم تمثيل البيانات. لذا، بمجرد أن تجمع البيانات وتحللها، نحتاج إلى تمثيلها في نوع من الرسوم البيانية؛ لذا لدي أشياء مثل خرائط أصحاب المصلحة ومخططات التقارب، إلخ. إذاً، هذه ثلاثة أنواع من التقنيات المتعلقة بالبيانات. بالطبع، يمكنك دائمًا الذهاب إلى دليل PMBoK؛ والوصول إلى كل مجموعة عمليات، وكل عملية، وكل فصل، والاطلاع على جميع الأدوات والتقنيات التي ستضطر إلى القيام بذلك على أي حال. لكن، من خلال فهم هذا التصنيف، يصبح من السهل عليك أن تفكر في أن هذه التقنية من هذه الفئة، بمعنى أن هذه التقنية تستخدم للتحليل، وهذه تستخدم للتجميع، وهذه تستخدم للتخطيط، وهكذا.
بالمناسبة، هناك المزيد من أنواع التقنيات هنا كما ترى. هذا الجانب، لدي المهارات الشخصية ومهارات الفريق، هذا يتعلق بالتفاعل مع الناس. على سبيل المثال، إدارة النزاعات، والوعي السياسي، والوعي الثقافي وما إلى ذلك. لدي بعض التقنيات الأخرى المدرجة هنا مثل الاجتماعات والتيسير. ثم تأتي بعد ذلك مهارات التواصل، وهناك اثنتان منها فقط، لذا فهي مهارات العرض التقديمي ومهارات التغذية الراجعة. ثم لديك أيضًا مهارات اتخاذ القرار وهما (1) التصويت و(2) تحليل القرارات متعدد المعايير. وأخيرًا، هناك عدد كبير من التقنيات غير المجمعة والتي يبلغ عددها 60 تقنية. لذا، هناك أنواع مختلفة مثل التفتيش، والتدقيق، وتقنية الاتصالات، وما إلى ذلك. لذا، كانت هذه هي النقطة الأولى هنا، فهم الفئات المختلفة للأدوات والتقنيات.
ثانيًا، أود أن ألفت انتباهكم إلى أن التقنيات تبدو متشابهة؛ وحتى لو لم تبدو متشابهة، فهل يمكن استخدامها لأسباب متشابهة أو حالات متشابهة؟ نعم! لذا، لنأخذ بعض الأمثلة الآن. انظر إلى ورقة التدقيق وقائمة التدقيق هذه، يبدوان متشابهين جداً، أليس كذلك؟ ولكن، ورقة التحقق هي نتيجة مجدولة لاختبار مراقبة الجودة. بينما، يمكن استخدام قائمة التدقيق للتحقق من الخطوة 1، 2، 3، 4، 5 في عملية أو إجراء ما، أو يمكنك استخدامها للتحقق من مجموعة من المتطلبات سواء تم الوفاء بها أم لا.
مثال آخر، لدي مجموعات تركيز هنا مجموعات التركيز هي مجموعات تركيز غير رسمية للغاية، لدينا مجموعة من الأشخاص في غرفة مثل خبراء الموضوع يناقشون شيئًا ما. ولكن، بسبب الطابع غير الرسمي، لا نعرف ما إذا كان ذلك سيؤدي إلى استنتاج اتفاقات معينة أو موافقات معينة، وما إلى ذلك. ولكن في هذا الجانب، لدينا تيسير التيسير هو من المهارات الشخصية ومهارات الفريق فهي رسمية للغاية. هذا يعني أن نفس المجموعة من الأشخاص عندما يأتون إلى ورشة عمل رسمية، سيكون لديهم اتفاقات متبادلة يوافقون عليها وهناك نتائج وخطط عمل مناسبة. إذن، هذا هو الفرق بين مجموعات التركيز والتيسير.
مثال آخر يُستخدم تحليل العمليات في إدارة الجودة لتحليل عملية معينة، سواء كان لها قيمة مضافة غير ذات قيمة، أو أي قيود، أو أي مشاكل، أو أي مخاطر، وما إلى ذلك. قارن ذلك مع تحليل المنتج يستخدم تحليل المنتج لتحديد النطاق، فهو يتعلق بالتفكير في المنتج؛ كيف يجب أن يتم تصنيعه، كم عدد النماذج التي يجب أن تكون موجودة، ما الذي يجب أن يكون عليه التسعير، ما هي المواد التي يجب استخدامها، وهكذا في مقاييس المنتج، إلخ.
بعض الأمثلة الأخرى لنفهم حقًا أن هناك تقنيات مختلفة، والتي قد تبدو متشابهة. يدور تحليل أصحاب المصلحة حول تحليل أصحاب المصلحة، وقارن ذلك مع تخطيط أصحاب المصلحة لتمثيلهم في صورة مثل شبكة التأثير أو مكعب أصحاب المصلحة. لن أخوض في التفاصيل حول كل واحد منهم؛ لكنني في الحقيقة ألفت انتباهك إلى طبيعة التقنيات المتشابهة في الصوت.
قد يعجبك أيضًا: 5 أدوات مفيدة (ومجانية) لإدارة المشاريع للمشاريع الرشيقة
الأكثر تعقيدًا هو تحليل الحساسية. تحليل الحساسية، دعني آخذ مثالاً على الجدول الزمني للمشروع، فهو يعتمد على أداء الموردين، ومجموعات مهارات أعضاء الفريق. إذن، ماذا يحدث عندما نجرب مجموعات المهارات وأداء الموردين؟ لذلك، يمكننا إنشاء عامل ارتباط بين كل واحد منهم والمخرجات التي هي الجدول الزمني للمشروع. لذلك، إذا قمت بتحسين أداء المورد، فقد يكون جدولي الزمني أفضل. إذن، هذا ما نفعله في تحليل الحساسية، نقوم بتعيين عامل ارتباط.
قارن ذلك بتمثيلات عدم اليقين؛ هذا أيضًا مشابه بعض الشيء، لكنه لا يزال مختلفًا. لدينا نفس الجدول الزمني للمشروع ولدينا نفس معاملات المدخلات؛ لكن ما نفعله الآن هو أننا نتلاعب باحتمالات معاملات المدخلات، وكيف يؤثر ذلك على احتمالات المخرجات. لذا، عندما نفعل ذلك يكون لديك تمثيلات لعدم اليقين. في حالة عدم اليقين، يكون لدينا الكثير من معاملات المدخلات والعديد من الاحتمالات للعمل عليها، عندها نحتاج إلى طريقة أكثر تعقيداً تُعرف باسم المحاكاة.
انظر إلى بعض الأمثلة الأخرى على مخططات التقارب؛ وهي هنا عبارة عن تجميع للأفكار، وتجميع القضايا في فئات أو دلاء مختلفة، وهو يختلف عن مخطط السياق. يُستخدم مخطط السياق لتعيين عملية تجارية على قطعة من الورق بيانياً، وتحصل على صورة لعملية تجارية. دعني أطلعك على بعض الأمثلة الأخرى. لقد حصلت على مصفوفة تأثير P/I مقابل تقييم تأثير P/I، هذان يعنيان مختلفان. ثم لدي هنا الاجتماعات مقابل إدارة الاجتماعات. يمكن أن تكون الاجتماعات اجتماعات الانطلاق، واجتماعات العدو، واجتماعات التخطيط، واجتماعات المخاطر، وما إلى ذلك. في حين أن إدارة الاجتماعات تتعلق بإرسال جدول الأعمال، وإرسال الدعوات، والتأكد من نشر محاضر الاجتماعات والتأكد من وجود إجراءات متابعة، وما إلى ذلك. إذن، هذا هو الفرق بين الاثنين.
التفتيش من غير المجمعة: التفتيش كيف يمكن مقارنته بأشياء مماثلة مثل عمليات التدقيق أو الاختبار وتقييم المنتجات؟ إذن، يمكن أن يكون التفتيش عبارة عن شخص يقوم بفحص مستند أو خطة أو منتج. في حين أن نظام التدقيق أكثر كثافة بكثير، فهو يمر بفحوصات الامتثال وكل ذلك. أما الاختبار وتقييم المنتجات، من ناحية أخرى، فهو اختبار منظم للمنتج، لذا عليك أن تفهم هذه الاختلافات بوضوح شديد من أجل الاختبار.
اعرف المزيد: 10 نصائح لاجتياز اختبار PMP دون عناء
وأعتقد أننا لا نمتلك الكثير من مهارات التواصل واتخاذ القرارات، ولكن هناك شيء واحد يجب أن تكون حريصاً عليه وهو اتخاذ القرارات بالتصويت وتحليل القرارات متعدد المعايير. ولكن، إذا نظرت إلى مهارات التواصل بين الأشخاص، فلدينا هناك تقنية تُعرف باسم اتخاذ القرارات، وهي مختلفة قليلاً عن هذه التقنية. هناك عملية اتخاذ القرار هي عملية عادية لاتخاذ القرار حيث تفكر في العوامل المختلفة وتفكر في اتخاذ قرار بشأنها. في حين أن هذه تقنية تصويت محددة للغاية وهذه تقنية تحليل قرارات متعددة المعايير محددة للغاية.
إذاً، لقد غطينا الفئات المختلفة وغطينا أيضاً أن هناك تقنيات مختلفة متشابهة أو متشابهة الأغراض ولكنها مختلفة حقاً. أخيرًا، أود أن أخبركم عن نفس التقنية التي يمكن استخدامها في مواقف مختلفة؛ دعونا ننظر إلى التيسير. إذا كان بإمكانك أن يكون لديك ورشة عمل تيسيرية في إدارة المخاطر لتحديد المخاطر أو لتحليل المخاطر، وهكذا. يمكنك أيضًا أن يكون لديك ورشة عمل تيسيرية لجمع المتطلبات؛ على سبيل المثال، ورشة عمل تطوير التطبيقات المشتركة أو ورشة عمل نشر وظائف الجودة (QFD) أو ورشة عمل قصص المستخدمين. وبالتالي، يمكن استخدام نفس أسلوب التيسير في مجالات المعرفة المختلفة لأغراض مختلفة.
وبهذا، أكون قد وصلت إلى نهاية هذا الفيديو. أشكركم على وقتكم الثمين لمشاهدة هذا الفيديو. وأرجو أن تحرصوا على مشاهدة الفيديوهات الأخرى إن لم تكونوا قد شاهدتموها. الفيديو رقم واحد، والذي كان عن نصائح النجاح للامتحان وهو عبارة عن مجموعة من سبعة فيديوهات. الفيديو رقم اثنين، وهو فيديو واحد حول ما هو مهم للامتحان والفيديو رقم ثلاثة كان حول الجزء الثالث وهو حول الجديد في دليل PMBOK الإصدار السادس. وعلى وجه الخصوص، أود أن أحثك على ربط هذا الموضوع الأدوات والتقنيات مع الفيديو رقم اثنين وهي الموضوعات المهمة للامتحان؛ حتى تتمكن من معرفة التقنيات الخاصة بتلك الموضوعات المهمة. ولأنك تشاهد كل هذه الفيديوهات فأنت تستحق أن تكون خبيراً في إدارة المشاريع، يجب أن تكون خبيراً في إدارة المشاريع.
لذا، أتمنى لك حظاً موفقاً في تحضيراتك، قم بالتحضير الجيد.
شكرًا لك على المشاهدة!