كيفية إنشاء خطة اتصال للمشروع [خطوة بخطوة]

إن خطة التواصل مع المشروع هي خطوة مهمة في خطة إدارة المشروع أو ما يسمى ببساطة بخطة المشروع. إن التواصل الفعال يقطع شوطًا طويلاً في إنشاء نموذج بسيط ولكنه فعال لإبلاغ أصحاب المصلحة وفرق القيادة بحالة المشروع والتحديثات الدورية، لتتبع تقدم المشروع، وتحليل المخاطر المحتملة، وإعادة صياغة جداول خطة التطوير إذا لزم الأمر وتوثيق خطوات التطوير والنتائج لضمان إمكانية الوصول وإنشاء دراسة حالة المشروع حسب الحاجة. لمزيد من التفاصيل حول إدارة المشاريع، يرجى الرجوع إلى دورة شهادة PMP.
ما هي خطة التواصل للمشروع؟
خطة الاتصال بالمشروع هي خطة اتصال تم وضعها بدقة لإبقاء مختلف أصحاب المصلحة في المشروع مثل العميل وأعضاء فريق المشروع والقيادة التنفيذية وأصحاب الأعمال على اطلاع دائم بالجوانب المختلفة للمشروع مثل أهداف أداء المشروع وحالة تقدم المشروع ومراقبته والجداول الزمنية القادمة وما إلى ذلك. تحدد خطة الاتصال الجيدة بالمشروع من هو المسؤول عن أي مستوى من الاتصال ومن يجب أن يكون الجمهور المستهدف لمستوى معين من الاتصال وبأي تردد يجب إرسال الاتصال لمجموعات مختلفة من أصحاب المصلحة ومستوى المعلومات التي سيتم مشاركتها على وجه التحديد مع كل مجموعة من أصحاب المصلحة في المشروع. يستخدم مديرو المشاريع خطة إدارة الاتصال للتواصل بشكل فعال بشأن حالة المشروع ومعلومات المشروع والمخاطر والأدوار والمسؤوليات والجداول الزمنية مع أصحاب المصلحة مع ضمان حصول أصحاب المصلحة على المستوى الصحيح من المعلومات في الأوقات المناسبة التي يمكنهم استخدامها لاتخاذ القرارات أو للتخطيط لمسار عملهم التالي بشكل فعال. بصرف النظر عن هذا، تسهل خطة الاتصال الجيدة بالمشروع الحصول على ردود الفعل من أصحاب المصلحة المعنيين على فترات منتظمة، حتى يتمكن فريق المشروع من تكييفها مع تطوير المشروع في وقت مبكر وبأقل قدر من التدخل.
مثال على خطة اتصال المشروع
تنشأ تعقيدات خطة اتصالات المشروع من حقيقة أن الجمهور المختلف أو أصحاب المصلحة المختلفين يحتاجون إلى معرفة تفاصيل مختلفة عن المشروع في نقاط زمنية مختلفة. لذلك، تحتاج خطة اتصالات المشروع إلى تحديد الحاجة إلى الاتصال لجمهور مختلف من حيث الحاجة أو الضرورة لتوصيل احتياجات المشروع إلى فرق أو أفراد محددين وكيف سيعالجون أو يستهلكون المعلومات المشتركة في خطة اتصالات المشروع على سبيل المثال، في تطوير ميزة متعددة الوظائف يحتاج إلى اختباره من قبل فرق متعددة، قد تحتاج إلى تحديد جميع الفرق التي قد تتأثر بالتغيير وتحتاج إلى اختبار ما إذا كان تكاملها مع منتجك لا يتأثر بتغيير جديد.
لا يمكن المبالغة في أهمية خطة الاتصال في إدارة المشروع بأي حال من الأحوال. وللتعمق أكثر في خطة الاتصال الخاصة بإدارة المشروع، دعنا نفكر في مثال لمتطلبات المشروع في الوقت الفعلي ونضع نموذجًا لخطة اتصال المشروع أو مثالًا لخطة اتصال المشروع التي تساعدنا في إدارة اتصالاتنا وتحديد توقيتها مع مختلف أصحاب المصلحة بطريقة موثوقة ومستنيرة.
ملخص المشروع: إنشاء موقع ويب جديد وتطبيق جوال لبنك XYZ
أهداف التواصل للمشروع
التواصل بشأن الجداول الزمنية للمشروع ومتطلبات المشروع وموظفي المشروع وميزانية المشروع مع مختلف أصحاب المصلحة
إنشاء منصة لطلب المدخلات والملاحظات والقرارات والموافقات من أصحاب المصلحة في المشروع في المناصب القيادية
إنشاء قناة اتصال دقيقة وشفافة لمشاركة معلومات عملية المشروع وتحديثات التقدم لجمع القبول وإقناع أصحاب المصلحة الرئيسيين بالثقة بشأن نتائج المشروع.
خطة معلومات أصحاب المصلحة: جمهور التواصل مع المشروع، وتيرة التواصل وقناة التواصل
يُعد الجدول أعلاه بمثابة مثال لقالب خطة الاتصال أو مثال لخطة الاتصال لإدارة المشروع الذي يمكنك متابعته على مستوى عالٍ.
لماذا يعد التواصل الفعال في المشروع أمرا مهما؟
إن التواصل الفعال في المشروع مهم لأنه ينسق ويتحقق ويتتبع ويوثق المسار بين هدف المشروع المستقبلي وحالة المشروع الحالية. كما يسمح لمديري المشروع بالسعي للحصول على ملاحظات في الوقت المناسب والحصول على معلومات العملاء المهمة التي تعد ضرورية لتنفيذ المشروع. كما يضمن أن جميع أصحاب المصلحة مثل فريق المشروع والمقاولين والفرق الوظيفية المتعددة وقادة المشروع والقيادة التنفيذية متوافقون دائمًا مع عملية وتقدم المشروع. وبصرف النظر عن ذلك، فمن الضروري أن يتم دائمًا التواصل بشأن عملية المشروع والتقدم والمخاطر والاختناقات بدقة وشفافية لضمان قبول وموافقة جميع الأطراف المعنية على النتائج النهائية للمشروع.
فوائد وأهمية خطة الاتصال لإدارة المشروع
يمكن لمديري المشاريع استخدام خطة اتصالات إدارة المشروع كأداة بسيطة وفعالة لإدارة اتصالات المشروع المعقدة ومتعددة المستويات مع جميع أصحاب المصلحة.
تضمن خطة اتصالات إدارة المشروع الشفافية والالتزام بالمواعيد وتوزيع المسؤولية وتحديد التوقعات لأصحاب المصلحة بشأن الجداول الزمنية ومستوى المعلومات التي يمكن أن يتوقعوها من مدير المشروع أو فريق إدارة المشروع على فترات منتظمة.
كما ناقشنا بالفعل، فإن خطة الاتصال الجيدة في إدارة المشاريع تساهم بشكل كبير في ضمان التنفيذ الناجح للمشروع.
خطة اتصالات المشروع تخبر مدير المشروع بسهولة عن مستوى معلومات تقدم المشروع التي يجب مشاركتها مع أي جمهور حتى يتمكنوا من استهلاك المعلومات المشتركة في خطة اتصالات المشروع بشكل فعال دون الحاجة إلى القلق بشأن خطر الإفراط في التواصل أو نقص التواصل بناءً على احتياجات أصحاب المصلحة الفرديين.
ما هي العناصر المهمة في خطة الاتصال الخاصة بالمشروع؟
العناصر المهمة لخطة الاتصال بالمشروع أو وضع استراتيجيات الاتصال بالمشروع هي:
تحديد نوع المشروع والجدول الزمني وعنوان المشروع وعدد الأشخاص المشاركين والمستثمرين في المشروع
تحديد مسؤولي الاتصال الرئيسيين الذين سيكونون مسؤولين عن إرسال معلومات المشروع بناءً على مستوى المعلومات التي سيشاركونها
تنظيم أصحاب المصلحة ومعلومات الاتصال بهم، وتقسيمهم إلى مجموعات بناءً على وتيرة ومستوى معلومات المشروع التي قد تحتاج إلى استهلاكها
التردد: تحديد وتخطيط وإنشاء جدول زمني لإرسال بيانات المشروع إلى أصحاب المصلحة المعنيين. تأكد من نشر خطة الاتصال والجدول الزمني لجميع أصحاب المصلحة حتى يعرفوا متى يتوقعون مستوى المعلومات من فريق إدارة المشروع.
قناة الاتصال: حدد قناة الاتصال أو المنتدى الذي يعمل على نشر المعلومات لأصحاب المصلحة المعنيين. على سبيل المثال، يمكن مشاركة بعض التحديثات في مكالمات اللحاق اليومية أو الأسبوعية، في حين يجب تضمين بعض التحديثات في تحديثات البريد الإلكتروني الشهرية أو الفصلية بناءً على الجدول الزمني للمشروع.
التأكد من أخذ حجم المشروع ونطاقه في الاعتبار عند الانتهاء من خطة الاتصال: يجب أن تأخذ الخطة في الاعتبار نطاق المشروع وحجمه والجدول الزمني له لضمان أن نموذج اتصال المشروع يلبي احتياجات المشروع.
يمكن أن توفر دورات شهادة إدارة المشاريع فهمًا كاملاً ودليلًا خطوة بخطوة لمسيرة مهنية فعالة في إدارة المشاريع.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند إنشاء خطة اتصال المشروع
فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة أثناء إنشاء نموذج خطة اتصال المشروع أو مثال خطة اتصال المشروع:
1. عدم وجود إرشادات لخطة الاتصال الخاصة بالبريد الإلكتروني والاجتماعات
ستحتاج جميع المشاريع إلى الكثير من المناقشات في شكل اجتماعات ورسائل بريد إلكتروني. غالبًا ما تظل المعلومات التي يتم تبادلها أثناء رسائل البريد الإلكتروني الفردية ونتائج الاجتماعات التي يحضرها العديد من الأشخاص غير موثقة، مما يتسبب في فقدان معلومات قيمة يمكن أن تؤثر على تتبع المشروع في الأمد البعيد. لذا فمن المهم إنشاء إرشادات اتصال والموافقة عليها واتباعها لتوثيق وتخزين جميع تبادلات المعلومات المهمة التي كان من الممكن أن تحدث في الاجتماعات أو رسائل البريد الإلكتروني الفردية في مكان يمكن الوصول إليه وإنشاء نسخة احتياطية حسب الضرورة.
2. تحديد المسؤولية ووضع خطة اتصال بديلة/احتياطية للمشروع
كما ناقشنا، فإن تحديد مسؤولي الاتصال الرئيسيين المسؤولين عن إرسال اتصالات المشروع يعد عنصرًا مهمًا في كتابة خطة اتصالات المشروع. غالبًا ما نميل إلى تجاهل حقيقة أن تغييرات المتطلبات قد تؤثر على الجداول الزمنية للمشروع، وهذا يتطلب مراجعة خطة اتصالات المشروع وتعديلها وفقًا لذلك بشكل منتظم والتوصل إلى خطة اتصالات بديلة أو احتياطية أو خطة طوارئ حسب الحاجة. أيضًا، سنحتاج إلى تحديد خطة احتياطية لمسؤولي الاتصال الرئيسيين لضمان عدم فشل خطة الاتصالات في حالة عدم توفر مسؤولي الاتصال الرئيسيين لدينا.
3. الإفراط في التواصل أو نقص التواصل
إن الإفراط في المعلومات أمر سيئ مثل عدم تقديم أي معلومات على الإطلاق. لذلك، فإن تحديد وتجميع أصحاب المصلحة الرئيسيين على أساس مستوى المعلومات التي يمكنهم استهلاكها أمر مهم للغاية. يدرك معظمنا مخاطر نقص التواصل، لكننا نميل بسهولة إلى تجاهل تأثيرات الإفراط في التواصل. سيؤدي الإفراط في التواصل إلى توفير معلومات وفيرة، أكثر مما هو ضروري ويمكن أن يدفع جمهورك إلى وضع التحليل المفرط الذي غالبًا ما يكون غير مبرر ويشكل استخدامًا سيئًا لوقتهم وطاقتهم. يمكن أن يتسبب هذا أيضًا في الكثير من الارتباك ويثير المزيد من الأسئلة التي قد تتطلب منك تقديم المزيد من المعلومات غير الضرورية دون أي غرض واضح أو فائدة لإظهارها.
كيفية إنشاء خطة اتصال لإدارة المشروع في 10 خطوات
الخطوة 1: تحديد عنوان المشروع وهدفه والجدول الزمني للمشروع
الخطوة 2: تحديد أصحاب المصلحة وتنظيم معلومات الاتصال الخاصة بهم
الخطوة 3: صياغة اجتماعات مختلفة ونقاط اتصال وقنوات اتصال لتبادل المعلومات بين مختلف أصحاب المصلحة بالتشاور والقبول مع جميع الأطراف المستثمرة
الخطوة 4: تحديد مختلف مسؤولي الاتصال الرئيسيين للمشروع وتحديد التوقعات التي تحدد الأدوار والمسؤوليات لكل من مسؤولي الاتصال
الخطوة 5: تحديد جدول أعمال واضح، وتعيين المسؤوليات، وتوفير إرشادات لجميع الأطراف المشاركة في اجتماع محدد أو قناة اتصال مثل ورش العمل ورسائل البريد الإلكتروني للموافقة وجلسات العمل المشتركة
الخطوة 6: تحديد فريق بديل أو احتياطي وطريقة التعامل مع الطوارئ
الخطوة 7: قم بإعداد خطة الاتصال بشكل واضح مع تحديد أصحاب المصلحة ونوع قناة الاتصال ومستوى المعلومات والتردد لكل اجتماع أو شكل من أشكال الاتصال
الخطوة 8: نشر خطة الاتصال لجميع أصحاب المصلحة والسعي للحصول على موافقتهم
الخطوة 9: مراجعة خطة الاتصال وتعديلها بشكل دوري
الخطوة 10: التغيير هو الشيء الوحيد الثابت. لذا، حافظ على المرونة والديناميكية لاستيعاب التغييرات بناءً على الملاحظات.
ارتق بمسيرتك المهنية من خلال دوراتنا التدريبية PRINCE2 Foundation وPractitioner. أتقن إدارة المشاريع عبر الإنترنت وبلغ آفاقًا جديدة.
كيفية استخدام خطة الاتصال للمشروع؟
بعد أن حددنا أصحاب المصلحة، وانتهينا من التنسيق، والتردد، ووضعنا خطة جيدة للتواصل مع المشروع، نحتاج إلى فهم كيفية استخدامها بكفاءة لجني أقصى فائدة منها. سنحتاج إلى نشر خطة التواصل مع المشروع لجميع أصحاب المصلحة، حتى يعرفوا متى يتوقعون التحديث ولا يتنقلون عبر رسائل البريد الإلكتروني يطلبون التحديثات منك أو من فريقك. يستفيد فريقك أيضًا من التحديثات المنتظمة من خلال فهم التقدم/العمل الموازي الذي يتم إجراؤه على المشروع الإجمالي، ويجلب شعورًا بفريق واحد كبير.
يمكننا بعد ذلك إسناد المهام من خلال مصفوفة صغيرة لتحديد المسؤول والمحاسب والمستشار والمبلغ عن المهام في اتصالات المشروع، بحيث تكون هناك عملية مراجعة ومساءلة لتطبيق التحكم في المعلومات الحساسة وتجنب مشاركة أي معلومات غير مناسبة أو غير مدروسة مع المساهمين. ومن الأسهل التخطيط لخطة بديلة مع مثل هذا التعيين في حالة عدم توفر أي من المتصلين الرئيسيين.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
مثال لخطة الاتصال:
يظهر مثال لخطة الاتصال لإدارة المشروع في الصورة أدناه
كيف يمكنك توصيل المعلومات الحساسة؟
توفر خطة الاتصال طريقة سهلة لتنفيذ التحكم في المعلومات الخاصة بالمعلومات الحساسة. عادةً، يمكن استخدام خوارزمية أو مخطط انسيابي لتوحيد عملية توصيل المعلومات الحساسة. في مثال خطة الاتصال، يمكنك أيضًا تضمين خوارزمية خطوة بخطوة لمشاركة المعلومات الحساسة والتي ستعمل كدليل للمتصلين الرئيسيين كما هو موضح أدناه:
الخطوة 1: هل المعلومات التي تتم مشاركتها حساسة أو سرية؟
الخطوة 1.1: إذا كانت الإجابة بنعم، فهل يحتاج الأمر إلى مراجعة أو موافقة من القيادة التنفيذية؟
الخطوة 1.1.1: إذا كانت الإجابة بنعم، اطلب المراجعة والموافقة
الخطوة 1.1.2: إذا كانت الإجابة لا، فتخطي المراجعة والموافقة
الخطوة 1.2: إذا كانت الإجابة لا، اتبع مصفوفة الاتصال العادية
الخطوة 1.1: إذا كانت الإجابة بنعم، فهل يحتاج الأمر إلى مراجعة أو موافقة من القيادة التنفيذية؟
الخطوة 2: طلب لقاء مع الراعي/المنسق للمشروع حول طبيعة الاتصال والتوضيح اللازم
يمكن أن تعمل هذه الخوارزمية البسيطة، إذا تم تضمينها في نموذج خطة اتصالات إدارة المشروع أو مثال خطة اتصالات إدارة المشروع، كاستراتيجية فعالة للتحكم في الوصول إلى المعلومات الحساسة أو المصنفة. كما أن استراتيجيات اتصالات إدارة المشروع التي تستخدمها المنظمة توجه أيضًا إدارة المعلومات الحساسة عبر جميع أصحاب المصلحة المعنيين.
قم بمراجعة شهادة إدارة المشاريع الاحترافية من SPOTO للحصول على مزيد من التفاصيل.
6 أفضل الممارسات لاستخدام خطة الاتصال الخاصة بك
هناك إرشادات عامة لاستخدام 6 Cs للتواصل الفعال بأي شكل من الأشكال. يجب أن يكون التواصل واضحًا وموجزًا وكاملاً ومراعيًا وصحيحًا ومهذبًا. هذه دائمًا قاعدة أساسية يجب اتباعها في خطة اتصال المشروع أيضًا. بصرف النظر عن ضمان أن خطة اتصال المشروع الخاصة بك تتضمن جميع الصفات المذكورة أعلاه، يمكنك اتباع أفضل الممارسات أدناه للحصول على أقصى استفادة من خطة الاتصال الخاصة بك.
الوصول والجمهور يجب أن تصل خطة الاتصال إلى كل عضو في الفريق، وكل عضو في فريق العميل وفريق القيادة بما في ذلك كل بائع يمكنه استهلاك هذه المعلومات بشكل مفيد.
وضع استراتيجية وجود استراتيجية ملموسة لتنفيذ خطة الاتصال الداخلية والخارجية
جمع التعليقات إنشاء قناة شفافة وقابلة للتتبع لجمع التعليقات وإدارتها والعمل عليها
سريع ودقيق حافظ دائمًا على تدفق منتظم من الاتصالات على فترات متفق عليها
بسيطة – لا تبالغ في تعقيد تواصلك. تأكد من أن كل الجمهور المستهدف قادر على فهم واستيعاب ما تحاول توصيله
المراجعة والتحسين – راجع دائمًا فعالية خطة الاتصال الخاصة بك مع الأهداف المقصودة من الاتصال وقم بتحسينها وفقًا لذلك.
نموذج خطة اتصال المشروع
يظهر في الصورة أدناه نموذج خطة اتصال المشروع الذي يمكن استخدامه لخطة اتصال معقدة نسبيًا:
المصدر: pmi.org
10 أدوات مفيدة للتواصل مع المشروعات
الاثنين.كوم
حَشد
فريق جانت
بروك وورك فلو
العمل الجماعي
جوزة الطيب
باستيل
يكسب
خلية
رايفر
خاتمة
في الختام، خطة اتصالات المشروع هي خطة اتصالات موثقة وموحدة ومتفق عليها وضعها مديرو المشروع كجزء من خطة إدارة المشروع لتتبع وتوثيق وإدارة اتصالات المشروع مع جميع أصحاب المصلحة والأطراف المستثمرة. عندما يتم تنفيذها بشكل صحيح، فإنها تعمل كدليل لتعيين المسؤوليات بشكل فعال للمتصلين الرئيسيين والمساعدة في توصيل عملية المشروع والتقدم والمعايير بكفاءة إلى جميع أصحاب المصلحة
الأسئلة الشائعة
1. ماذا ينبغي أن تتضمن خطة الاتصال؟
يجب أن تتضمن خطط الاتصال أهداف الاتصال، وتحديد الجمهور المناسب، وتعيين المسؤولين الرئيسيين عن الاتصال، والتردد والجدول الزمني
2. من المسؤول عن تطوير خطة الاتصال للمشروع؟
مدير المشروع، بالتشاور مع فريقه والأطراف المستثمرة الأخرى، مسؤول عن تطوير خطة اتصال المشروع.
3. ما هي أنواع خطة الاتصال؟
الاتصالات اللفظية وغير اللفظية والمكتوبة والبصرية التي تتم مشاركتها من خلال المكالمات والاجتماعات الفردية ورسائل البريد الإلكتروني والرسوم البيانية هي أنواع الاتصالات في خطة اتصال المشروع.
4. كيف تكتب مثال لخطة الاتصال؟
تحليل المتطلبات، تحديد أهداف الاتصال، تحديد الجمهور، إنشاء استراتيجية والاتفاق على الشكل والتردد وتقييم النتائج.