كيفية إنشاء خطة إدارة نطاق المشروع: دليل خطوة بخطوة

كل مشروع مقيّد بالوقت والتكلفة والجودة والمخاطر والفوائد والنطاق. من بين هذه القيود، يعد النطاق هو القيد الرئيسي الذي يجب على جميع المتخصصين في إدارة المشاريع العمل ضمنه لإنجاز مشروعهم. يمكن القول إن النطاق هو العامل الأكثر أهمية عندما يتعلق الأمر بفهم كل قيد. إنه مهم لنجاح مديري المشاريع لأنه يحدد جميع المهام التي هي جزء من المشروع والتي ليست جزءًا من المشروع. في هذه المقالة، سوف تستعرض الخطوات الأساسية لإنشاء خطة إدارة نطاق المشروع وعملية إدارة النطاق.
ماذا تعني بنطاق المشروع؟
يشير مصطلح نطاق المشروع إلى جميع الإجراءات والأعمال المتميزة اللازمة لتحقيق الهدف المعلن للمشروع والمخرجات في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك، عادةً ما يتم الحصول على هذه المخرجات والأهداف من ميثاق المشروع، الذي يحدد أهداف المشروع ومسؤولياته وأدواره، ويحدد الأهداف المعلنة في المشروع، ويحدد أصحاب المصلحة. وفي النهاية، يوفر ميثاق المشروع الإطار اللازم لتخطيط عملية إدارة النطاق.
ما الذي يشير إلى خطة إدارة النطاق؟
يرجع فشل المشروع في المقام الأول إلى مشاكل النطاق. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتطلب كل مشروع خطة لإدارة النطاق. فبدون خطة إدارة النطاق، سيشعر أصحاب المصلحة أن المشروع في أيديهم، مما يؤدي إلى نتائج غير متوقعة. إن الهدف الأساسي لمدير المشروع هو ضمان سير المشروع بسلاسة؛ لذا يجب عليه تحديد نطاق المشروع وتحديده بشكل جيد.
كيف تشكل خطة إدارة النطاق؟
تحقق من العمليات اللازمة لإنشاء خطة إدارة النطاق أدناه:
الأدوات والتقنيات: يتضمن ذلك عادةً التحليلات والاجتماعات واتخاذ القرارات وما إلى ذلك.
المدخلات: عادة ما تشكل تخطيط نطاق المشروع وميثاق المشروع وما إلى ذلك.
المخرجات: تغطي عادةً عمليات تحسين خطة إدارة المتطلبات وخطة إدارة النطاق وغير ذلك.
الغرض من خطة إدارة النطاق
الغرض الأساسي من خطة إدارة النطاق هو تشكيل هيكل المشروع من خلال تسجيل الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. ومن شأن خطة إدارة النطاق أن تقلل من فرصة زحف النطاق. وعلاوة على ذلك، تساعدك عملية إدارة نطاق الخطة في منع المشاكل الشائعة مثل الوقت الضائع، والمتطلبات المتغيرة باستمرار، والفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية، والإنفاق الزائد.
أهمية إدارة نطاق المشروع
يعد التعامل مع توقعات العملاء وأصحاب المصلحة من أكثر المهام صعوبة بالنسبة لمدير المشروع. إذا كان هناك نطاق محدد للمشروع، يمكن لمديري المشاريع البقاء على المسار الصحيح بسهولة من خلال ضمان إنجاز جميع المواعيد النهائية طوال دورة حياة المشروع. يساعد النطاق المحدد جيدًا في إدارة المشروع في منع المشاكل الشائعة مثل: تغيير اتجاه المشروع عندما تكون على الطريق بالفعل تغيير الاحتياجات باستمرار إسقاط المواعيد النهائية للمشروع زيادة الميزانية المتفق عليها مع العلم أن النتيجة النهائية عكس المتوقع
تقدم الإدارة الفعالة لنطاق المشروع فكرة دقيقة عن العمل والوقت والتكلفة التي ينطوي عليها المشروع. يساعد في التمييز بين ما هو مطلوب وما هو غير مطلوب لإكمال المشروع. وعلاوة على ذلك، فإن النطاق في إدارة المشروع يطبق حتى عوامل التحكم في المشروع لاكتشاف العناصر التي قد تتغير خلال دورة حياة المشروع.
سبع خطوات لإنشاء خطة إدارة نطاق المشروع
انظر إلى عملية إدارة نطاق الخطة المكونة من ست خطوات أدناه، والتي تساعدك في إنشاء خطة قوية لإدارة نطاق المشروع للحفاظ على المسار الصحيح لمشروعك.
الخطوة 1: تشكيل خطة النطاق الخاصة بك
الخطوة الأولى في عملية التخطيط هي تشكيل وثيقة لخطة النطاق الخاصة بك. يجب أن تتضمن هذه الوثيقة تفصيلاً لمتطلبات المشروع، وبيان النطاق الخاص بك، وأي مخرجات متوقعة للمشروع. قد تتضمن وثيقة خطة النطاق الخاصة بك عملية التحكم في التغيير، وهي عملية لطلب التغييرات التي يمكن أن تتجنب زحف النطاق. يمكنك الرجوع إلى هذه الوثيقة في مراحل لاحقة من تخطيط المشروع.
الخطوة 2: إنشاء WBS (هيكل تقسيم العمل)
هيكل تقسيم العمل هو مستند يأتي عادةً في شكل مخطط ويعرض مخرجات المشروع وفقًا للتسلسل الهرمي المحدد. على الرغم من أنها لا تتضمن الجدولة الزمنية أو تقديرات التكلفة أو تخصيصات الموارد أو التبعيات، إلا أنها تدعم التكوين العام لتلك الأجزاء المنفصلة من البيانات التي تجعلها جزءًا مهمًا من إدارة النطاق.
الخطوة 3: جمع المدخلات الأساسية
تتمثل المدخلات المطلوبة في ميثاق المشروع وخطة إدارة المشروع وأصول العملية التنظيمية والعوامل البيئية للمؤسسة، والتي ستستفيد منها وتشير إليها في إنتاج خطة إدارة النطاق.
الخطوة 4: التعرف على احتياجات المشروع
لإنشاء بيان نطاق دقيق، تحتاج إلى فهم متطلبات أصحاب المصلحة والأعمال التي توجه المشروع. علاوة على ذلك، من الضروري تحديد هذه المتطلبات لتكون واثقًا من أن المشروع يوجه جميع الأشياء التي يحتاج إليها. عادةً ما تلتقط خطة إدارة المتطلبات جميع متطلبات المشروع. تقدم هذه الوثيقة نهج المشروع لإدارة المتطلبات التي تتضمن المنهجية التي سيتم استخدامها لتحديد أولويات هذه المتطلبات وتحديدها وتتبعها أيضًا. الخطوة الأولى في إنشاء خطة إدارة نطاق المشروع هي تجميع خطة إدارة المتطلبات، بما في ذلك تحديد أصحاب المصلحة في المشروع.
الخطوة 5: تحديد العمليات الخاصة بك
من الأهمية بمكان تحديد العمليات التي من شأنها أن تجعلك تسير وفق فلسفة إدارة نطاق المشروع أثناء عمل فريق المشروع نحو توفير متطلبات المشروع. هذا من شأنه أن يزيل أي غموض أو التباس قبل بدء أنشطة المشروع بشكل جدي مع تقديم طريقة واضحة للمضي قدمًا. هناك العديد من الأسئلة الحاسمة التي يجب الإجابة عنها في هذه الخطوة وهي كالتالي: من سيكون مسؤولاً عن التعامل مع هذه المكونات؟ كيف سيتم قبول مخرجات المشروع رسمياً؟ كيف سيتم إدارة نطاق المشروع ونطاق WBS خلال مسار المشروع؟ ما هي المنهجيات والتقنيات والأدوات التي سيتم استخدامها؟ كيف سيتم توثيق طلبات التغيير والتحكم فيها؟
الخطوة 6: تشكيل بيان النطاق
بعد تحديد متطلبات المشروع، يمكنك تطوير بيان نطاق المشروع. يوفر هذا المستند أيضًا شرحًا متعمقًا لجميع الأعمال التي يجب القيام بها لتلبية متطلبات المشروع ضمن جدوله الزمني وميزانيته المحددة. بمجرد تحديد النطاق، يجب التحقق من صحته ثم الحفاظ عليه طوال عملية المشروع.
الخطوة 7: ترجمة WBS إلى أنشطة منفصلة
بمجرد تحديد جميع مخرجات المشروع في WBS، يجب ترجمتها إلى مهام منفصلة. وهذا يحتاج إلى ما يلي: ترتيب المهام بطريقة منطقية تحديد أنشطة المشروع تحديد الموارد المخصصة لإنجاز كل مهمة تقدير تكلفة الإنجاز والموارد اللازمة لإنجازها ومدة المهام
تحسين مهاراتك في إدارة النطاق
تعد إدارة النطاق أحد أهم أجزاء العمل كمدير مشروع. وعلاوة على ذلك، فهي ليست مفيدة فقط لتسليم المشروع على أهدافه ومتطلباته ولكنها أيضًا طريقة رائعة لمنع زحف النطاق من إعاقة قدرتك على إنجاز المشروع بنجاح. لمتابعة مهنة في إدارة المشاريع، يجب أن تتعلم كيفية إدارة نطاق مشروعك بفعالية. يمكن للأفراد الذين يفضلون العمل في هذا المجال إكمال تعليم رسمي في إدارة المشاريع، مثل ماجستير العلوم في إدارة المشاريع. إذا كنت ترغب في اتخاذ مثل هذه الخطوة، فمن الضروري أن تتأكد من أنك ستلتحق ببرنامج يتضمن إدارة النطاق في المنهج الدراسي.
وقد صُمم ماجستير العلوم في إدارة المشاريع لتعليم الأفراد كل ما يلزمهم معرفته عن العمليات في مسار إدارة المشاريع. ويشمل ذلك الدورات الدراسية التي تركز بشكل خاص على إدارة النطاق التي توفر رؤى حول كيفية تقييم المشاريع وتحديدها وترجمتها في النهاية إلى مخرجات ملموسة ومتطلبات مشروع يمكن التحكم فيه. يقوم أعضاء هيئة التدريس بتدريس هذا المقرر الدراسي من خلال تزويد الطلاب بخبرة واقعية في مجال إدارة المشاريع إلى جانب فرص التعلم التجريبي المدمجة في شكل تدريب داخلي وتعاوني. كل هذه الطرق تساعد كثيراً في إعداد نفسك للعمل في مجال إدارة المشاريع.
نصائح لإدارة نطاق المشروع بكفاءة وموثوقية في إدارة المشاريع
اطّلع على بعض النصائح المفيدة لإدارة نطاق المشروع بشكل فعّال وهي كالتالي تجنب الغموض في نطاق المشروع لتجنب الضغط والعمل غير الضروري. حدده بأكبر قدر ممكن من الدقة. احرص على تشكيل WBS، حيث سيؤدي ذلك إلى تقسيم بيان النطاق إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. تأكد أيضًا من عدم تغيير وثيقة النطاق في وقت تنفيذ المشروع لإزالة أي زيادة في النطاق عما تمت مناقشته في البداية. اجعل عملية تحديد النطاق عملية تعاونية لتجنب التفسيرات الخاطئة للمتطلبات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حتى استخدام أدوات التعاون في المشروع لاعتماد التواصل الفعال بين فرق المشروع. وأخيراً، خصص وقتاً كافياً للتشاور مع جميع أصحاب المصلحة الفعالين لتحديد نطاق المشروع لأنه لا يمكن تغييره بمجرد الانتهاء منه.
الخلاصة
في الختام، يعد وضع خطة شاملة لإدارة نطاق المشروع أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع. من خلال تحديد متطلبات المشروع والمخرجات والعمليات بوضوح، يمكن لمديري المشاريع التحكم في النطاق، ومنع زحف النطاق، وضمان تحقيق أهداف المشروع في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد. توفر العملية المكونة من سبع خطوات الموضحة هنا نهجًا منظمًا لتطوير خطة إدارة النطاق، بدءًا من تحديد احتياجات المشروع إلى ترجمتها إلى أنشطة منفصلة. بالإضافة إلى ذلك، يعد التحسين المستمر لمهارات إدارة النطاق أمرًا حيويًا لمديري المشاريع، ويمكن أن يوفر التعليم الرسمي لإدارة المشاريع، مثل ماجستير العلوم في إدارة المشاريع، رؤى قيمة وخبرة عملية في إدارة النطاق. تُعد الإدارة الفعالة والموثوقة للنطاق أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع وتتطلب التواصل الواضح والتعاون والالتزام بالعمليات المعمول بها. تقدم سبوتو دورات في إدارة المشاريع لتزويد الأفراد بالمعرفة والمهارات اللازمة للتفوق في هذا المجال.