كيفية إدارة عدة مشاريع في وقت واحد

تعد إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد تحديًا شائعًا لمعظم مديري المشاريع. قد تبدو الموازنة بين الأولويات المتنافسة، والمواءمة بين فرق المشاريع المختلفة، والحفاظ على الإنتاجية أمراً شاقاً. تستكشف هذه المدونة الطرق الفعّالة للتوفيق بين المشاريع المتعددة دون أن تفشل، مستندةً إلى رؤى من خبرة إليزابيث هارن كما وردت في حلقة البودكاست من “إدارة هذا”، إلى جانب استراتيجيات وأدوات إضافية. إليزابيث هارين هي مؤلفة ومتحدثة ومرشدة تساعد الناس على إدارة المشاريع بنصائح مباشرة وواقعية. وهي زميلة في إدارة المشاريع ومؤلفة 7 كتب، وهي في مهمة للتأكد من قدرتك على تقديم مشاريع ذات جودة أفضل بثقة أكبر وتوتر أقل.
فهم المشهد العام لمشاريعك
تتمثل الخطوة الأولى في إدارة المشاريع المتعددة بفعالية في اكتساب فهم واضح لمحفظة مشاريعك بأكملها. يقترح هارين تصنيف مشاريعك إلى أعباء عمل باستخدام تشبيهات الطعام مثل “السوشي” و”السباغيتي” و”الطبق الجانبي”. يساعد هذا الإطار المجازي في تصور كيفية ارتباط المشاريع ببعضها البعض.
السوشي: كل مشروع منفصل ومستقل، مثل قطع السوشي المنفصلة على طبق.
السباغيتي: المشاريع مترابطة بشكل كبير ومتشابكة مع بعضها البعض مثل معكرونة السباغيتي.
طبق جانبي: تعتبر المشاريع ثانوية بالنسبة للمسؤوليات الرئيسية، مثل الطبق الجانبي المكمل للطبق الرئيسي.
من خلال تصنيف مشاريعك، يمكنك إدارة الموارد والتوقعات بشكل أفضل وتصميم استراتيجيات مصممة خصيصًا لطبيعة عبء العمل الخاص بك.
إدارة المحفظة
تبدأ الإدارة الفعالة للمشروع بالإشراف الشامل على المحفظة. إن معرفة جميع المشاريع التي أنت مسؤول عنها وحالتها وتبعياتها وتأثيراتها على بعضها البعض يتيح لك المزيد من التخطيط الاستراتيجي وتحديد الأولويات. قم بإنشاء تمثيل مرئي لمحفظة مشاريعك لتتبع التقدم المحرز وتحديد المجالات التي تتطلب الاهتمام بسرعة.
التخطيط الاستراتيجي
التخطيط بدقة ولكن بمرونة. يؤكد هارن على أهمية الجدولة وإدارة التبعيات. استخدم أدوات مثل مخططات جانت للمشاريع المعقدة أو مخططات المراحل المبسطة للحصول على نظرة عامة. تأكد من أن عملية التخطيط الخاصة بك تستوعب التغييرات ولديها مسارات طوارئ للتعامل مع متطلبات المشروع المتداخلة وقيود الموارد.
تطوير المهارات الأساسية
يحدد هارن المهارات الأساسية التي يحتاج مديرو المشاريع إلى صقلها عند إدارة مشاريع متعددة.
الجدولة: تجنّب التعارضات وضغط الموارد من خلال إنشاء جدول زمني متماسك يستوعب جميع المراحل الهامة في جميع المشاريع.
إدارة التبعيات: تحديد التبعيات بين المشاريع وإدارتها بفعالية لمنع الاختناقات.
إشراك أصحاب المصلحة: حافظ على خطوط اتصال مفتوحة مع جميع أصحاب المصلحة. أبقهم على اطلاع ومشاركة في القرارات لضمان استمرار الدعم والمواءمة.
تحديد الأولويات والتفويض
تحديد الأولويات الفعال أمر بالغ الأهمية عند إدارة مشاريع متعددة. لا تساهم كل مهمة بالتساوي في نجاح المشروع. هذه الحقيقة في إدارة المشروع تكون أكثر أهمية عند إدارة أكثر من مشروع واحد. استخدم تقنيات تحديد الأولويات مثل طريقة MoSCoW (يجب أن يكون، يجب أن يكون، يمكن أن يكون، لن يكون هذا الوقت) أو طريقة ABC (تصنيف المهام من أ، الأكثر أهمية، إلى ج، الأقل أهمية) لتقييم وترتيب المهام بناءً على مدى إلحاحها وتأثيرها. تساعد هذه الطريقة في اتخاذ قرارات استراتيجية حول مكان تركيز الموارد والجهد.
التفويض مهم بنفس القدر. حدد أعضاء الفريق الرئيسيين الذين يتمتعون بالمهارات والقدرات المناسبة للتعامل مع مهام محددة. إن التفويض الفعال لا يقتصر على تخفيف عبء العمل فحسب، بل يساعد في تطوير مهارات فريقك وبناء ثقتهم. ولا يؤدي ذلك إلى تحسين نتائج المشروع فحسب، بل يعزز أيضًا معنويات الفريق ويعزز ثقافة الثقة والمساءلة. تأكد من تقديم تعليمات واضحة والسلطة اللازمة لأعضاء الفريق لتنفيذ مهامهم دون إشراف مستمر، مما يعزز الشعور بالملكية والمسؤولية.
الاستفادة من التكنولوجيا
في عصرنا الرقمي اليوم، يمكن أن تؤدي الاستفادة من التكنولوجيا المناسبة إلى تعزيز كفاءة إدارة المشاريع بشكل كبير. توفر أدوات إدارة المشاريع مثل Asana و Trello و Microsoft Project ميزات قوية لإدارة المهام والجدولة والتحديثات في الوقت الفعلي. تعمل هذه الأدوات على تسهيل التخطيط والتنسيق بشكل أفضل عبر مشاريع متعددة، مما يضمن وصول كل عضو في الفريق إلى أحدث المعلومات.
وعلاوة على ذلك، يمكن لأدوات التعاون مثل Slack أو Microsoft Teams أو Zoom تبسيط التواصل، مما يسهل مشاركة التحديثات وإجراء الاجتماعات والحفاظ على الاتصال مع الفرق البعيدة أو الموزعة. يمكن لدمج هذه الأدوات في عملياتك اليومية أن يعزز الشفافية ويضمن أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع على اطلاع دائم.
الحفاظ على التواصل
التواصل هو العمود الفقري للإدارة الفعالة للمشروع. ويصبح أكثر أهمية عندما تدير الموارد عبر مشاريع متعددة! أنشئ جدولاً زمنياً منتظماً للتواصل، مثل اجتماعات مراجعة أسبوعية أو نصف شهرية لمناقشة تقدم المشروع ومعالجة التحديات والتخطيط للخطوات التالية. يجب أن تكون هذه الاجتماعات منظمة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة: قم بإعداد جدول أعمال مسبقًا، وحافظ على تركيز المناقشات، ووثق بنود العمل والقرارات.
بالنسبة لاتصالات أصحاب المصلحة، يجب إعطاء الأولوية للوضوح والدقة. قم بإعداد تقارير أو لوحات معلومات منتظمة للمشروع توفر تحديثات مهمة بصيغة سهلة الفهم. تذكر أن أصحاب المصلحة قد لا يحتاجون إلى كل التفاصيل، لذا ركز على تقديم المعلومات الأساسية التي تؤثر على عملية صنع القرار ونتائج المشروع.
التركيز على الإنتاجية
تجنب المزالق الإنتاجية الشائعة مثل تعدد المهام، والتي يمكن أن تضعف التركيز وتؤدي إلى زيادة الأخطاء. شجع على القيام بمهمة واحدة بين أعضاء فريقك لتعزيز التركيز والكفاءة. قم بتخصيص مجموعات من الوقت لأنشطة محددة مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو عقد الاجتماعات أو العمل دون انقطاع على المهام ذات الأولوية القصوى. يُعد حظر الوقت ممارسة ذكية لمديري المشاريع. كتاب “العمل العميق” لكال نيوبورت هو مكان رائع للتعرف على هذه الممارسة.
كن قدوة لفرق مشروعك من خلال تعلم عادات العمل الصحية والمنتجة وممارستها. شجع على استخدام قوائم المهام أو التطبيقات التنظيمية أو التقويمات الرقمية لتتبع المهام والمواعيد النهائية. يمكن لمساحة العمل الواضحة والمنظمة أن تقلل بشكل كبير من التوتر وتحسن الإنتاجية.
التعلم المستمر والتكيف
يتطور مجال إدارة المشاريع باستمرار، مع ظهور منهجيات وأدوات وأفضل الممارسات الجديدة بانتظام. ابقَ على اطلاع على أحدث الاتجاهات والابتكارات في إدارة المشاريع من خلال المشاركة في ورش العمل والندوات عبر الإنترنت والدورات المهنية. هذا لا يعزز مهاراتك فحسب، بل يضمن أيضًا أن تظل ممارسات إدارة مشروعك حديثة وفعالة.
اطلب بانتظام تعليقات من فريقك وأصحاب المصلحة. هذه التغذية الراجعة لا تقدر بثمن لتحديد مجالات التحسين وتكييف عملياتك لتلبية احتياجات مشاريعك وفرقك بشكل أفضل.
ممارسة الإدارة الأخلاقية
التزم بأعلى معايير الأخلاق والشفافية في جميع جوانب إدارة المشاريع. ويتضمن ذلك أن تكون منفتحاً بشأن تحديات المشروع وواقعياً بشأن ما يمكن تحقيقه ضمن قيود معينة. تعمل الإدارة الأخلاقية على بناء الثقة بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة، مما يعزز بيئة عمل داعمة وإيجابية.
التأكد من أن جميع القرارات والإجراءات عادلة وشفافة. تجنّب تضارب المصالح وضع في اعتبارك التأثير الأوسع نطاقاً لقرارات مشروعك على البيئة والمجتمع المحلي والمجتمع. لا تعزز القيادة الأخلاقية سمعتك فحسب، بل تساهم أيضًا في نجاح مشاريعك واستدامتها على المدى الطويل.
من خلال الجمع بين نصيحة هارن الخبيرة من البودكاست وهذه الاستراتيجيات الإضافية، يمكنك تعزيز قدرتك على إدارة مشاريع متعددة بكفاءة. تذكّر أن مفتاح الإدارة الناجحة للمشاريع المتعددة لا يتعلق فقط بالبقاء على قيد الحياة، بل بالازدهار من خلال التخطيط الفعال والتواصل والتنفيذ، حيث تقدم سبوتو تدريباً شاملاً لمديري المشاريع لمساعدتك على تحقيق نجاح أكبر. سواء كنت تستعد لامتحان PMP أو تركز على التطوير المهني، ستتمكن من العثور على ما تحتاجه من خلال مكتبتنا من الدورات التدريبية وحلقات البودكاست والمدونات والموارد الأخرى. ابدأ اليوم!