كيفية إدارة توقعات أصحاب المصلحة؟ (8 نصائح فعالة)

إن أحد أهم جوانب إدارة المشاريع هو القيام بما يلزم لتطوير العلاقات مع جميع الأفراد الذين يؤثر عليهم المشروع والتحكم فيها. في هذه المقالة، سوف تتعلم تقنيات تحديد أصحاب المصلحة، وتحليل تأثيرهم على المشروع، وتطوير استراتيجيات للتواصل، وتحديد الحدود، وإدارة التوقعات المتنافسة.
من خلال إدارة أصحاب المصلحة بنجاح، ستتمكن بشكل أفضل من السيطرة على التوسع في نطاق المشروع، وضمان توافق متطلبات المشروع، وفهم التسامح مع المخاطر، والتخفيف من حدة المشكلات التي قد تؤدي بخلاف ذلك إلى تأخير المشروع. إن إدارة أصحاب المصلحة الجيدة هي شهادة على نفوذك في المؤسسة، وهي عنصر أساسي في بيئة المشروع الصحية.
باعتبارك مدير مشروع لحساب مرغوب فيه، فأنت متحمس لفرصة مشروع جديد ولكنك قلق بشأن النتيجة الجيدة. تم تجميع الفريق، وأنت واثق من أنهم سيساعدونك على تلبية توقعات العميل وتجاوزها بنجاح.
لقد مررت بهذا الموقف من قبل وتعرف أن حتى أفضل الخطط الموضوعة قد تفشل بسرعة. وعندما يحدث هذا، يتعين عليك استعادة السيطرة بسرعة قبل أن يفقد فريقك الدافع.
من خلال إدارة توقعات أصحاب المصلحة بشكل صحيح منذ البداية، تصبح فرص الحصول على رحلة أكثر سلاسة أكبر بكثير. فيما يلي 8 نصائح لمحترفي إدارة المشاريع للمساعدة في الحفاظ على هدوء أصحاب المصلحة وطمأنتهم طوال المشروع، وفي النهاية، ألق نظرة على بعض دورات التطوير المهني الرائعة لمحترفي إدارة المشاريع والتي يمكن أن تساعدك في بناء مهاراتك القيادية وإدارة المشاريع. عزز استعدادك لامتحان PMP من خلال مشاريع عملية أثناء التعلم.
أفضل 8 نصائح لإدارة توقعات أصحاب المصلحة
1. تحديد أصحاب المصلحة
حدد أصحاب المصلحة. هل هذا واضح؟ ليس دائمًا. فمعظم المشاريع تضم العديد من أصحاب المصلحة، وليس بالضرورة أن يكونوا الأكثر سهولة في التعرف عليهم. ويعرّف دليل PMBOK® أصحاب المصلحة على أنهم شخص أو منظمة تشارك بنشاط في المشروع، ولديها مصالح قد تتأثر بشكل إيجابي أو سلبي بأداء المشروع أو إكماله، وقد تمارس نفوذًا على المشروع. وقد يشمل ذلك الإدارة العليا في شركتك. وإذا لم يكن المؤثرون المهمون في شركتك على استعداد تام، فقد يتسبب ذلك في خلافات داخل فريقك.
سوف تحتاج بعد ذلك إلى تحديد أصحاب المصلحة الآخرين غير الواضحين في هذا المشروع. على سبيل المثال، من هم الممولون؟ عادة ما يتراجعون عن دور أصحاب النفوذ، ولكن إذا لم تأخذ في الاعتبار توقعاتهم، فقد تفقد تأثيرًا كبيرًا. استمر في تبادل الأفكار مع أصحاب المصلحة الآخرين الهادئين ولكن الأساسيين.
2. اختيار طريقة اتصال فعالة
حدد طريقة الاتصال المفضلة لدى أصحاب المصلحة. من خلال استخدام أكثر طرق الاتصال فعالية، ستساعد في ضمان بقاء أصحاب المصلحة راضين. إذا ارتكبت خطأ استخدام الطريقة الخاطئة (أو الطريقة غير المفضلة)، فسيؤدي ذلك إلى الإحباط وانعدام الثقة. وسيظهر ذلك أنك لم تستمع إلى توجيهاتهم الأولية.
3. تقديم التحديثات في الوقت المناسب
حافظ على مشاركة أصحاب المصلحة طوال العملية من خلال التحديثات في الوقت المناسب. اطرح الأسئلة الصحيحة على الأشخاص المناسبين في بداية المشروع وخلاله.
4. تلبية التوقعات المحددة
قم برسم خريطة دقيقة للتوقعات. كن واضحاً تماماً بشأن التوقعات من وجهة نظر أصحاب المصلحة. اسألهم كيف سيقيسون نجاح المشروع. لا محالة ستكتشف تعريفات متضاربة للنجاح. سيعتبر البعض الوفاء بالموعد النهائي النهائي هو أولويتهم الأولى. قد يعتبر البعض الآخر أن وظيفة المستخدم النهائي للمنتج النهائي هي الأكثر أهمية. كيف يمكنك إدارة هذه الصراعات؟ إحدى الطرق هي تسهيل اجتماع جميع أصحاب المصلحة (حيثما كان ذلك عملياً) ومساعدتهم على التوصل إلى اتفاقيات مرضية للطرفين.
5. اختر مستوى التواصل الصحيح
صنف مستوى التواصل لكل صاحب مصلحة. افهم من يحتاج إلى المساعدة ويصر على تلقي كل التفاصيل. من يفضل نظرة عامة أساسية عرضية؟ من يريد التواصل يوميًا أو أسبوعيًا؟
6. استراتيجية الخريطة وفقًا للحواجز
حدد أصحاب المصلحة الذين سيعملون كمؤيدين وأولئك الذين سيشكلون عقبات. قم بتخطيط استراتيجيتك وفقًا لذلك.
7. المشاركة في صنع القرار
أشرك أصحاب المصلحة في عملية اتخاذ القرار. ادعم غرورهم. ربما تكون قد حددت بالفعل أفضل مسار للعمل، ولكن قدم نتائجك بحيث تترك المجال لأصحاب المصلحة للشعور بأنهم شاركوا في العملية.
8. طريقة تسليم المشروع
إن الطريقة التي يتم بها إنجاز المشروع ضرورية للغاية، وليس فقط الوفاء بالمواصفات المطلوبة. وسوف يتذكر أصحاب المصلحة الحالة العامة للعملية بأكملها. إن مقياس نجاحهم ليس المنتج النهائي فحسب، بل كيف تحقق الهدف النهائي.
أفضل المدن التي تقدم فيها SPOTO دورة تدريبية للحصول على شهادة إدارة المشاريع عبر الإنترنت
غيّر نهجك الإداري باستخدام Agile! اكتشف قوة القدرة على التكيف والإنتاجية من خلال دورة منهجية Agile الخاصة بنا
خاتمة
تتلخص إدارة أصحاب المصلحة في مراقبة علاقاتك بأصحاب المصلحة وإدارتها وتحسينها. يلعب أصحاب المصلحة دورًا مهمًا في حياة المنتج، حيث يديرون توقعاتهم ويحافظون على مشاركتهم طوال عملية تطوير المنتج.
إن عملية إدارة أصحاب المصلحة الجيدة أمر حيوي لأنها تسمح لك بتنسيق تفاعلاتك وأهدافك وأفكارك. يمكنك تقييم حالة وجودة علاقتك مع أصحاب المصلحة المختلفين وتقييم قيمتهم. يتضمن ذلك مواءمة توقعات أصحاب المصلحة والحفاظ على مشاركة عالية. عندما تكون الأوقات محمومة، من السهل تجاهل إدارة أصحاب المصلحة، وهو أمر مهم لأي مشروع ناجح. من المهم تحديد أهمية إدارة أصحاب المصلحة.
تساعد إدارة أصحاب المصلحة الشركات على تنفيذ استراتيجيات فعالة لإبقاء أصحاب المصلحة منخرطين. يجب أن يكون لدى الشركات رابطة قوية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين والحفاظ على نمو ثابت. العملية مهمة بقدر أهمية الهدف لأن أصحاب المصلحة سيقدرون البيئة التي ينجح فيها المشروع وليس النجاح فقط. يعد التحقق من حالات أصحاب المصلحة أمرًا أساسيًا. يعد الاستماع إلى أصحاب المصلحة وتقديم الملاحظات وتلقيها أمرًا مهمًا لنمو الشركة. ستساعدك أفضل دورة تدريبية في إدارة المشاريع على الحصول على اعتمادات معترف بها عالميًا وتعزيز مجالات معرفتك.
الأسئلة الشائعة
1. كيف يمكنك مواءمة توقعات أصحاب المصلحة؟
إن التوفيق الناجح بين توقعات أصحاب المصلحة هو عملية مكونة من خمس خطوات.
أولاً، يجب أن تكون قادرًا على التعرف على الأساس المناسب لعملك، فهو يسمح لك بالتعرف على نطاق عملك.
ثانيًا، يجب عليك جمع أكبر قدر ممكن من الملاحظات. والعمل على حل هذه المشكلات دون المساس برؤيتك.
ثالثًا، حدد أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك. أشرك الأشخاص المناسبين في أي عملية صنع قرار، واحتفظ بأصحاب المصلحة المهمين إلى جانبك.
رابعًا، تختلف قيمة الملاحظات التي تتلقاها. تأكد من تحديد أولويات الملاحظات وتصنيفها.
والخطوة الأخيرة هي تقديم التوصية إلى أصحاب المصلحة مع تسليط الضوء على نطاقها والمخاطر المحتملة.
2. ما هي المبادئ السبعة لإدارة أصحاب المصلحة؟
وقد تناول مركز كلاركسون لأخلاقيات الأعمال وفعالية مجلس الإدارة المبادئ السبعة خلال أربعة مؤتمرات. وقد عقدت هذه المؤتمرات بين عامي 1993 و1998. والمبادئ السبعة هي:
التواصل: غالبًا ما يكون سوء التواصل سببًا لعدم وضوح الأهداف وسوء الفهم وضعف التعاون بين أعضاء الفريق. شارك المعلومات واخلق بيئة يشعر فيها الجميع بالراحة في التواصل، حتى أصغر قطعة من المعلومات.
المراقبة: من المهم مراقبة مخاوف أصحاب المصلحة الرئيسيين لجعلهم يشعرون بالتقدير. إن مراقبة مثل هذه الملاحظات تساعدك على التخطيط لمستقبلك.
استمع: كن حساسًا تجاه مخاوف أصحاب المصلحة لديك وقدر أحكامهم وقدراتهم.
الاعتراف: يجب تقسيم الفوائد والأعباء التي تنشأ مع الأعمال التجارية بحكمة بين المساهمين.
التعاون: ضمان استمرار التعاون مع الكيانات العامة والخاصة الأخرى لتقليل أو تجنب أي ضرر قد تتعرض له الشركة. وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، فيجب تعويضها بشكل مناسب.
تجنب: يجب تجنب أي خطر لانتهاك حقوق الإنسان بشكل كامل.
الإقرار: تأكد من إثارة الصراع بين أدوار المساهمين ومسؤولياتهم القانونية والأخلاقية. حاول حل أي صراع من خلال التواصل المفتوح.
3. ما هي 5 مناهج مختلفة لإشراك أصحاب المصلحة؟
هناك خمسة مناهج مختلفة لإشراك أصحاب المصلحة تساعد في دمج آراء ووجهات نظر أصحاب المصلحة.
الشراكة: تتطلب تحديدًا تفصيليًا لأصحاب المصلحة.
الاستشارة: البقاء على تواصل مع أصحاب المصلحة من خلال استشارتهم حول مختلف القضايا والصراعات.
التواصل المباشر: هو اتصال أحادي الاتجاه حيث تتم مشاركة المعلومات مع جميع أصحاب المصلحة أو اختيارهم عبر الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك.
التواصل السحب: هنا تصبح المعلومات متاحة، وقد يراها المساهم بنفسه أو قد لا يراها.
المشاركة: تقاسم المهام والواجبات على أساس خبرة كل مساهم والاستفادة من خبرة المساهمين وإشراكهم في المشروع حسب توفرهم ومعرفتهم.
كيفن دي ديفيس
مؤلف المدونة
كيفن دي ديفيس هو محترف متمرس في إدارة البرامج/المشاريع ويسعى إلى تحقيق النتائج، وحاصل على شهادة الماجستير في إدارة المشاريع المتقدمة. وبفضل خبرته في قيادة مشاريع بملايين الدولارات والتخطيط الاستراتيجي وعمليات المبيعات، يتفوق كيفن في تعظيم الحلول وبناء حالات العمل. وهو يتمتع بفهم عميق لمنهجيات مثل PMBOK وLean Six Sigma وTQM لتحقيق التوافق بين الأعمال والتكنولوجيا. وبفضل أكثر من 100 جلسة تدريبية تعليمية وخبرة واسعة كمدرب تحضيري لامتحان PMP في SPOTO، يتمتع كيفن بسجل حافل في تدريب واستشارات إدارة المشاريع. وقد ساعدت خبرته في دفع نتائج المشاريع الناجحة وتعزيز النمو التنظيمي.
شارك هذه المقالة
هل أنت مستعد لإتقان المهارات التي ستقود حياتك المهنية؟