كن منتجًا من خلال التركيز على القيمة

تُعرّف الإنتاجية بأنها قدرتنا على خلق القيمة. تقليدياً، أصبح المصنعون والمزارعون أكثر إنتاجية من خلال إضافة الموارد – الأشخاص والآلات – إلى العملية. يمكن للعاملين في مجال المعرفة توليد المزيد من القيمة من خلال العمل بذكاء أكبر، بدلاً من العمل بجهد أكبر.
لقد كشف التحول الهائل إلى العمل عن بُعد الناجم عن الجائحة عن تعقيدات وأوجه قصور في كيفية عملنا. من خلال عجائب التكنولوجيا الحديثة، نبقى على اتصال بزملائنا وعملائنا. ومع ذلك، أفاد معظم الناس أنهم يعملون لفترة أطول وينجزون أقل.
ولمواجهة التحدي المتمثل في الحفاظ على إنتاجية فرقنا، يمكننا استخدام ممارسات الإدارة المرنة والمرنة التي تركز على تقديم القيمة. ستساعدنا هذه الممارسات على التعامل مع الوضع الحالي وتسريع الأداء عندما تعود الأمور إلى “وضعها الطبيعي”.
التركيز على القيمة
من المبادئ الأساسية لمبدأ اللين تقديم القيمة بسرعة والتخلص من الهدر. في المنتجات الاستهلاكية والعمليات التي تواجه العملاء، من السهل تحديد القيمة – فهي الميزات والخدمات التي يرغب الناس في شرائها. ويمكن تعريف القيمة بالجودة والراحة والأداء أو التصميم المتفوق للمنتج.
بالنسبة لأولئك منا في العمليات الداخلية أو وظائف الدعم، قد يكون من الصعب تتبع مساهمتنا في العميل النهائي. لقد أمضيت معظم حياتي المهنية في إدارة التطبيقات المالية التي كانت مهمة للأعمال ولكنها لم تولد إيرادات. لقد قمنا بتثليث القيمة من خلال الموازنة بين الدقة والتحكم والفعالية من حيث التكلفة.
بالنسبة لمؤسسات الدعم، تعتبر البساطة بديلاً جيدًا لتحديد القيمة. تُعرّف أجايل البساطة بأنها “فن تعظيم حجم العمل الذي لم يتم إنجازه”. هل نقدم خدماتنا بكفاءة؟ هل خطوات العملية ضرورية؟ هل يمكننا تقليل عمليات التسليم أو أوقات الانتظار؟ يمكننا دائمًا تقريبًا القيام بما هو أفضل.
لتحديد الهدر واعتماد البساطة، ابدأ برسم خريطة لتدفق العمل أو تدفق القيمة. ثم استجوب كل خطوة واسأل:
هل هذا ضروري لإنشاء المنجز النهائي القابل للتسليم؟
هل الجهد المطلوب يتناسب مع القيمة المقدمة؟
هل هذا يعزز أو يحسن تدفق العملية؟ هل يحسن الجودة؟ هل هو مطلوب للحفاظ على الضوابط المطلوبة؟
هل هناك طريقة أفضل لتحقيق النتيجة؟
يعد تقييم العمليات والأنشطة بناءً على القيمة المقدمة مقابل الجهد المبذول أداة أخرى مفيدة. من الناحية المثالية، نريد توليد أكبر قيمة ممكنة بأقل مستوى من الجهد. فكر في استبعاد الأشياء التي توفر قيمة ضئيلة. عندما تكون الفائدة والجهد كبيرين، يجب علينا تبسيط العملية.
لقد استخدمت هذا الإطار لمساعدة مؤسسة محاسبية على تحديد أوجه القصور في عملياتها. وقد وجدنا أن الوقت المستغرق في عملية انخفاض الإيرادات كان ضعف الوقت الذي يستغرقه المنتج الذي يحقق عائدات أكبر. وبالتالي، قمنا بتبسيط العملية وتقليل الجهد المبذول بشكل كبير.
تحديد أولويات العمل
نواجه جميعًا قيودًا – من حيث الوقت والموارد والموارد المالية – ودائمًا ما يكون لدينا عمل أكثر من ساعات اليوم. وبالتالي، يجب أن نركز جهودنا على إنجاز الأمور الأكثر أهمية أولاً. والنتيجة الطبيعية لذلك هي: من الأفضل إكمال عدد أقل من المهام الهامة بدلاً من البدء (وعدم إنهاء) الكثير منها.
فالتركيز على عدد أقل من الأشياء يزيد من معدل إنجازنا للمهام. يؤدي تقسيم جهدنا على عدة أنشطة إلى خسارة في الإنتاجية بنسبة 20% إلى 40% عندما ننتقل من مهمة إلى أخرى. قانون ليتل هو مبدأ نظرية قائمة الانتظار الذي يدعم هذه الملاحظة رياضيًا.
لتحديد أولويات عملنا، يجب علينا أولاً أن نتصور جميع الأشياء التي يجب القيام بها. قم بإنشاء قائمة أو قائمة بالأعمال المتراكمة باستخدام الملاحظات اللاصقة حيث تمثل كل بطاقة عنصر واحد منفصل. ثانيًا، ضع البطاقات في ترتيب ترتيبي مع وضع العناصر الأكثر أهمية في أعلى القائمة. يجبرنا الترتيب الترتيبي على إجراء مفاضلات واضحة.
سنعمل على ترتيب القائمة بالتتابع، ولن نبدأ بشيء جديد إلا عند الانتهاء من شيء آخر. نظرًا لأن الأولويات تتغير، يجب علينا مراجعة وتحديث ترتيب الأولويات المتراكمة بشكل دوري.
تخيل مكتب خدمة العملاء حيث يتم ترتيب الطلبات حسب الأولوية. يأخذ الممثلون العنصر الأول (الأكثر أهمية) من المكدس ويكملونه قبل الانتقال إلى العنصر التالي. باستخدام هذا النموذج، سيقوم الممثلون بحل المزيد من البنود بسرعة أكبر مما لو كانوا يعملون على عدة تذاكر في وقت واحد.
التسليم بسرعة
تعزز الممارسات المرنة الرشيقة مبدأ تقديم القيمة بسرعة وبزيادات صغيرة. في مشاريع البرمجيات الرشيقة، تنشر الفرق باستمرار ميزات جديدة وقابلة للاستخدام، بعضها يومياً أو أسبوعياً. إن إنشاء دورات تسليم قصيرة يجعل من السهل على الأشخاص تركيز انتباههم وإظهار التقدم المحرز بانتظام.
يمكن للجميع الاستفادة من تبني هذه الممارسات. لوحة كانبان هي أداة شائعة لتحسين تدفق العمل. كانبان هي كلمة يابانية تعني “لوحة الإشارات”، وقد استُخدمت منذ خمسينيات القرن الماضي لتنظيم سير العمل في المصنع. وفي الآونة الأخيرة، تم تكييفها لإدارة المشاريع الرشيقة. يساعدنا كانبان على:
تصور أولوياتنا والحفاظ عليها، و
تقليل عدد العناصر التي يتم العمل عليها في وقت واحد.
تحتوي لوحة كانبان الأساسية على ثلاثة أعمدة:
الأعمال المتراكمة. العناصر ذات الأولوية التي تنتظر العمل عليها;
العمل. العناصر التي يجري العمل عليها حاليًا؛ و
تم. العناصر التي تم الانتهاء منها.
في بداية الأسبوع، يجب على الفريق مراجعة العمل القادم. أولاً، يجب عليهم تأكيد ترتيب الأولويات في الأعمال المتراكمة. بعد ذلك، يجب عليهم توضيح العناصر وتقسيمها إلى نواتج أو مهام مؤقتة يمكن إنجازها في يوم أو يومين.
في هذا المثال البسيط، هناك 4 بنود ذات أولوية في الأعمال المتراكمة، و2 من البنود التي يتم العمل عليها، و3 بنود تم الانتهاء منها. إذا كانت هناك خطوات واضحة المعالم في العملية، فيمكننا توسيع عمود “القيام” ليشمل كل مرحلة في التدفق.
يحدد حد WIP أو حد العمل الجاري العمل عليه عدد العناصر التي يمكن العمل عليها بشكل متزامن. ابدأ بتعيين حد WIP عند 2 أو 3 عناصر لكل شخص. كلما قل عدد العناصر، كلما تم إنجاز العمل بشكل أسرع. عندما يكمل أحد أعضاء الفريق عنصرًا ما، يقوم بنقله إلى عمود “تم إنجازه”، ويأخذ العنصر التالي من الأعلى من قائمة الأعمال المتراكمة وينقله إلى “قيد الإنجاز” ويبدأ العمل.
في كل صباح، يمكن للفريق عقد اجتماع يومي لمراجعة الحالة ومعالجة المشكلات التي تعيق التقدم. ويكون هذا الاجتماع عبارة عن اجتماع حالة محدد زمنيًا مدته 15 دقيقة باستخدام لوحة كانبان كدعامة مركزية. وهي طريقة فعالة للحفاظ على تنسيق وتركيز الفرق.
بالنسبة للفرق الموجودة في نفس الموقع، فإن استخدام شريط لاصق على الحائط هو الطريقة الأكثر فعالية لإنشاء لوحة كانبان. بالنسبة للفرق البعيدة والافتراضية، يمكن استخدام التطبيقات التعاونية القائمة على الويب، مثل Microsoft Planner أو Trello أو Smartsheet أو LeanKit.
وكما أشار بيتر دراكر فإن الوقت هو أكثر مواردنا قيمة وندرة. لا يمكن توسيع الوقت. لذلك، نحن بحاجة إلى استخدام وقتنا بحكمة. هذه الممارسات للتركيز على تقديم القيمة بسرعة هي تقنيات مثبتة وقابلة للتطبيق في مختلف الصناعات والمهن.
© 2020، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials