كشف النقاب عن خصائص فريق المشروع الفعال لتحقيق النجاح

إن مسار فرق المشاريع التي تسعى لتحقيق النجاح ليس مسعىً فردياً، بل هو جهد جماعي. تشجع الرحلة التعاونية أعضاء الفريق والأفراد على التكاتف والعمل بفعالية وانسجام للوصول إلى هدف مشترك. بالنسبة لأي مؤسسة تمثل فرق العمل في المشاريع السمة المميزة للنجاح، حيث تعمل هذه الفرق على دمج مواهب الأفراد وجهودهم اليومية لإظهار نتيجة منسقة بشكل جيد. أثناء استكشافك للخصائص المختلفة لفرق المشاريع عالية الأداء في هذه المدونة، ستتعرف على كيفية تحديد هذه الخصائص لفرق العمل.
في هذه المقالة، ستشرع في استكشاف الخصائص المختلفة التي تدعم نجاح فرق المشاريع. ومن خلال هذا المقال، لن نكتفي فقط بتشريح هذه الخصائص، بل سنقدم نصائح ورؤى عملية للفرق التي تبحث عن تحسين أداء فرق العمل.
راجع أيضًا:نصائح لقيادة فريق المشروع بفعالية
كما نعلم، فإن فهم القدرة على التواصل بحرية، والبدء بقيادة قوية والتأثير الإيجابي على ثقافة الفريق هي غيض من فيض. هناك العديد من الخصائص الأخرى التي تساعد فرق المشاريع على إطلاق العنان لإمكاناتها الحقيقية وتحقيق العظمة.
أهم 10 خصائص لفرق المشاريع الناجحة
فيما يلي أهم 10 خصائص لفرق المشاريع الناجحة:
1. الأهداف المحددة بوضوح:
أولى الخصائص العشر لفريق المشروع الناجح هي ضرورة تحديد الأهداف بوضوح. يجب صياغة الأهداف بوضوح حتى يفهم الجميع مهمة الفريق ورؤيته. من المدهش دائمًا اكتشاف شيء جديد. حتى لو شعر فرد واحد فقط بالشك، فقد يكون لذلك تأثير الدومينو على بقية أعضاء الفريق، مما يعرض إنجاز المشروع للخطر.
يتم إنشاء الملكية من خلال وجود أهداف واضحة. إذا كان أعضاء الفريق جزءًا من وضع الأهداف، فمن المرجح أن “يمتلكوها” ويسعون لتحقيقها. علاوة على ذلك، إذا اعتقد الأعضاء أن أعضاء الفريق الآخرين يشاركونهم أهدافهم، فمن المرجح أن تستمر الملكية. تعزز الأهداف الواضحة تكاتف الفريق، في حين أن الأهداف الغامضة تعزز الارتباك، وأحيانًا الفردية. لنفترض أن أعضاء الفريق لا يستطيعون الاتفاق على معنى أهداف الفريق. في هذه الحالة، سيعملون بشكل مستقل لتحقيق تفسيراتهم. كما أنهم قد يحافظون على أهدافهم، حتى لو كان ذلك يعني التضحية بالآخرين.
من الضروري أن تكون الأهداف واضحة ومحددة بإيجاز ووضوح أيضًا لأنه من المذهل أحيانًا معرفة عدد الموظفين الذين لم يفهموا بعد سبب قيامهم بالمهام التي تشكل مهنتهم، ناهيك عن فهمهم لما يسعى إليه فريقهم. من الخصائص الأساسية لفرق المشاريع الفعالة أنه من المهم أن يكون الجميع في نفس الاتجاه بحيث يفهم جميع الأعضاء الأهداف النهائية. يمكن لأعضاء الفريق فهم اتجاه الفريق بشكل أفضل إذا كان لديهم أهداف واضحة. فمن خلال تحديد ما يقوم به الفريق وما ينوي إنجازه بوضوح، تسمح الأهداف الواضحة للفريق بمعرفة متى ينجح الفريق. وهذا يسهل على الأعضاء التعاون ويزيد من احتمالية النجاح.
من أجل إشراك أعضاء الفريق في عملية تحديد الأهداف، يمكن أن يكون بناء فريق المشروع في إدارة المشروع مفيدًا للغاية. من المحتمل، 3.6 مرات على وجه الدقة، أن يشعر الأعضاء بالمشاركة والتعاون بشكل جيد، مما يزيد من فرص النجاح. عندما يتعلق الأمر بوضع أهداف محددة، فإن إطار عمل SMART هو مكان ممتاز للبدء: التحديد: محددة بشكل جيد بما فيه الكفاية بحيث يمكن لكل فرد في الفريق فهم الرؤية والغرض قابل للقياس: يجب تقسيم كل مستوى إلى خطوات قابلة للقياس الكمي قابلة للتحقيق: يجب أن يكون قابلاً للتحقيق ومعقولاً من حيث الموارد والمعرفة والوقت الملاءمة: معرفة الوقت الصحيح للتنفيذ ومدى أهميته بالنسبة للمشروع حسن التوقيت: يجب أن يكون هناك جدول زمني كافٍ لإتمام المشروع.
2. الأدوار المحددة بوضوح
عندما يعرف أعضاء الفريق مسؤولياتهم بوضوح ويحددون أدوارهم ومسؤولياتهم بطريقة أفضل. فهذا يعني أن فريقك سيتعرف على الإمكانات الفردية ويستفيد من معرفة كل عضو من أعضاء الفريق وقدراته الوظيفية والقدرات الجوهرية التي يقدمها زميله للمجموعة، مثل التنظيم والإبداع وقدرات بناء الفريق. تساعد الأدوار المحددة بوضوح أعضاء الفريق في فهم سبب وجودهم في الفريق وما يتوقع منهم القيام به. قد تكون نزاعات الأعضاء ممكنة إذا كانت النزاعات مرتبطة بمناصبهم. قد يقوم أعضاء الفريق عادةً بحل النزاعات من خلال التعرف على واجباتهم الخاصة وتوضيحها والموافقة عليها، مما يضمن فهم الجميع لكيفية تحقيق أهداف الفريق.
3. التواصل المفتوح والشفاف
غالبًا ما يكون التواصل الفعال مفتوحًا وشفافًا. لكي يعمل أي فريق مشروع على النحو الأمثل، فإن التواصل الشفاف هو شريان الحياة. عندما يتواصل أعضاء الفريق بانتظام، فإنهم لا يتشاركون التحديثات والمعلومات فحسب، بل يتشاركون أيضًا المخاوف المتعلقة بالمشاريع. من خلال التواصل الفعال، سيكون أعضاء الفريق، بغض النظر عن شخصيتهم، على نفس الصفحة مما يقلل من فرص سوء الفهم. هناك العديد من المزايا لمحاولة تحسين التواصل داخل فريقك، بما في ذلك: التواصل المفتوح يشجع أعضاء الفريق على مشاركة آرائهم وتقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات لتحسين فعالية الفريق يضمن التواصل الواضح فهم مقدمي ومستمعي رسائل الفريق التواصل ثنائي الاتجاه يعزز فرص سماع جميع أعضاء الفريق لنفس الرسالة مهارات الاستماع الجيد تضمن سماع كل من جوهر (الكلمات) ومقصد المتحدث الانتباه إلى التواصل غير اللفظي يساعد في تحديد المشاعر والإشارات الخفية التي قد تعيق التعاون
إن العمل على تعزيز التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين سيعزز الثقة ويقلل من الصعوبات وإعادة العمل ويؤسس علاقات شخصية سليمة. وبالتالي، فإن إحدى خصائص فريق المشروع الجيد هو الاستثمار في تحسين التواصل، مع الأخذ في الاعتبار أن مردود ذلك قد يكون هائلاً.
4. اتخاذ القرارات الفعالة
عندما يكون الفريق على دراية بمجموعة متنوعة من أساليب صنع القرار ويستخدمها، يكون أكثر فعالية. كثيرًا ما يتم الترويج للتوافق في الآراء على أنه الأسلوب الأكثر بروزًا لاتخاذ الخيارات، وهي استراتيجية جيدة ربما يجب استخدامها. ومع ذلك، يجب أن يطبق الفريق أيضًا مناهج بديلة مثل حكم الأغلبية، والاستعانة بالخبراء في اتخاذ القرارات، وحكم السلطة مع المناقشة، وغيرها. من خصائص فرق المشاريع عالية الأداء أنها تتحدث عن النهج الذي ترغب في تطبيقه وتستخدم أدوات مختلفة لمساعدتها. وتتضمن هذه الأدوات على سبيل المثال لا الحصر تحليل مجال القوة أو مصفوفات الترتيب الزوجي أو إجراءات التصويت المتعدد.
يجب أن يفهموا العديد من استراتيجيات اتخاذ القرار وفوائدها وعيوبها ومتى وكيف يطبقونها. فالفرق التي تستخدم إجراءات اتخاذ القرار الأكثر قبولاً في الوقت المناسب توفر الوقت وتتخذ أفضل القرارات في معظم الأوقات. وتتمثل السمات الأساسية الأربع الأساسية في الأهداف الواضحة، والمسؤوليات المحددة، والتواصل المفتوح والشفاف، واتخاذ القرارات الفعالة.
وبالتالي، فإن إحدى السمات الأخرى في قائمة خصائص فرق المشاريع عالية الأداء هي اتخاذ القرارات الفعالة، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح فريق المشروع. كما تتمتع فرق حل المشكلات أيضًا بالقوة والسلطة اللازمة لتنفيذ الحلول.
5. المشاركة حسنة التكيف
المشاركة المضبوطة بشكل جيد هي سمة أخرى من سمات فرق المشاريع عالية الأداء التي لها تأثير كبير في المؤسسة. وتأتي في المرتبة الثانية بعد التواصل كأهم عنصر في الفريق. يشارك كل فرد في الفريق بنشاط مع مشاركة متوازنة. ولا يعني ذلك أن كل شخص في مجموعة مكونة من خمسة أشخاص يتحدث 20% من الوقت. فالمشاركة لا تقاس المشاركة في بعض الأحيان إلا بمقدار ما تتحدث. فكلما زاد إشراك جميع أعضاء الفريق في عمله، كلما كان الفريق أكثر التزامًا وتآزرًا.
عندما تكون مساهمة كل عضو في الفريق ذات صلة بمهمة الفريق، يشار إلى ذلك بالمشاركة المتوازنة. ويعني ذلك أيضًا أن الآخرين في الفريق يحترمون مدخلات الجميع ويسعون للحصول على مدخلات الجميع. يجب أن يضمن أعضاء الفريق أن يكون الجميع نشطًا مع تقدم الفريق من مرحلة التكوين إلى المراحل الأكثر نضجًا لنمو المجموعة. عندما يكون لديك أعضاء في الفريق لم يشاركوا في المراحل الأولى من تطور الفريق، فإنهم سيتراجعون أكثر فأكثر عندما يصبح الوضع أكثر صعوبة. وللحصول على أقصى استفادة من فريقك، هناك بعض الأسئلة التي يمكن أن يطرحها الفريق للحصول على أفضل مشاركة عندما وضعنا القواعد الأساسية، هل عبّر كل فرد في الفريق عن رأيه هل كان للجميع رأي في أهدافنا؟ هل نضمن أن الجميع حصل على فرصة للتحدث قبل اتخاذ القرار؟ هل نسأل أعضاء فريقنا الخجولين عن رأيهم بانتظام؟ هل نبحث عن وجهات النظر المتضاربة؟ هل نسأل جميع أعضاء الفريق عما يريدونه؟
بالإضافة إلى ذلك، فإن تصرفات القائد وتوقعات الأعضاء لها تأثير كبير على مشاركة الفريق. سلوك القائد
تتأثر تصرفات القائد بسلوكه بقدر تأثرها بأي شيء آخر. فالقادة الذين ينجحون في الحفاظ على المشاركة يعتبرون أنفسهم مرشدين ومدربين وليس خبراء محنكين. كما يقر القادة أيضًا بضرورة دعم بعضهم البعض بدلًا من السلطة لأن ذلك سيكسب الفريق المزيد من المشاركة. يجب على القادة أيضًا الإشارة إلى مستوى المشاركة الذي يرغبون فيه على الفور. هل سيعرض الجميع أفكارهم قبل اتخاذ قرار بشأن ما يجب القيام به، أم أن المجموعة ستناقش مزايا وعيوب اقتراح القائد؟ تتم الإجابة على جميع الأسئلة إذا كان الجميع يعرف الحل. توقعات المشاركين
يجب على المشاركين أن يقدموا المعلومات بسهولة بدلاً من أن يتم سحبها منهم. كما يجب أن يحثوا الآخرين على المشاركة من خلال طرح الأسئلة، خاصة أولئك الذين ظلوا صامتين لبعض الوقت.
يمكن للمشاركين مساعدة القائد من خلال تقديم استراتيجيات مثل تنظيم حلقة نقاش مستديرة لتشجيع الجميع على التحدث. ولتنظيم حلقة دائرية، يقوم شخص ما بتوجيه جميع المشاركين للتعبير عن أفكارهم أو آرائهم حول القضية. يتقدم الأعضاء حول الدائرة بالترتيب، واحدًا تلو الآخر، ويقولون ما يدور في أذهانهم. لا يُسمح لأي شخص آخر في المجموعة بالاختلاف أو طرح الأسئلة أو مناقشة كيف يمكن أن يعمل المفهوم أو لا يعمل، أن يكون جيدًا أو غير جيد خلال هذه الفترة.
6. إعطاء أهمية لوجهات النظر المتنوعة
إن جوهر تشكيل الفريق هو تقدير الاختلاف. ونتيجة لذلك، يتم التعامل مع الجميع على قدم المساواة. ويعني التعبير عن ذلك احترام أعضاء الفريق لمساهماتهم الفردية في المجموعة.
الجنس والعرق هما جانبان فقط من جوانب التنوع. فهو يشمل أيضًا طريقة تفكير الأفراد وخلفياتهم وتفضيلاتهم. ويستفيد الفريق ذو الأداء العالي من مختلف التفكير والأفكار والأساليب والخبرات ووجهات النظر.
قد يكتشف أعضاء الفريق أنهم بحاجة إلى المزيد من التنوع في بعض الأحيان. وسيلاحظون ذلك ويقيمونه من خلال المناقشة، ثم يتخذون الخطوات اللازمة لتوسيع آفاقهم.
يحترم الفريق الفعال القدرات التي يقدمها كل عضو في الفريق سواء كانت إبداعية أو منطقية، سريعة أو منهجية. قد يفسر الأفراد هذه الفروق بشكل خاطئ على أنها غير صحيحة.
وتشكل هذه الفروق لتكون الخصائص الحاسمة لفرق المشاريع الفعالة. ونظراً لكونها إحدى الخصائص المهمة لفريق المشروع الجيد، فإن هذه الفروق ضرورية لأداء الفريق، كما أن أعضاء الفريق ذوي الأداء العالي يعترفون بوجهات النظر المختلفة التي يقدمها الآخرون.
7. الإدارة الفعالة للاختلاف والنزاع
النزاع ضروري لازدهار الإبداع والإنتاج في المجموعة. نظرًا لأن معظم الأفراد على الرغم من عدم الانسجام، فإنهم كثيرًا ما يعتقدون أن الفرق الجيدة تخلو من النزاع. في الحقيقة، يحدث النزاع في الفرق المنتجة وغير الفعالة على حد سواء. أما الفرق الفعالة، من ناحية أخرى، فتتعامل معها بشكل بنّاء.
وفيما يلي بعض مزايا النزاع الصحي: يدفع النزاع الفريق إلى تطوير أساليب فعالة لمناقشة الاختلافات وتحديد الأهداف المشتركة والتوصل إلى اتفاق. يحفز الصراع المجموعة على النظر في جميع وجهات النظر قبل تبني الأفكار الأكثر روعة من كل منها يشجع الصراع أعضاء الفريق على التفكير خارج افتراضاتهم ومعاييرهم الحالية، مما يعزز الابتكار.
تتحسن فعالية خيارات الفريق عندما يكون هناك صراع. عندما يكون أعضاء الفريق أحرارًا في الاختلاف، يبدون أكثر ميلًا للبحث عن حلول ترضي أهداف الجميع.
يعزز النزاع الذي تتم إدارته بشكل جيد المشاركة. يكون أعضاء الفريق أكثر ميلًا للمشاركة في المناقشات إذا اعتقدوا أن بإمكانهم الاختلاف بحرية وبشكل مثمر. ومن ناحية أخرى، إذا تم تثبيط النزاع، فإنهم يتراجعون. يمكن أن يكون التوتر الذي تواجهه الفرق مفيدًا جدًا لهم. ومن بين الخصائص الحيوية لفرق المشاريع الفعالة أن تجعل من بين الخصائص الحيوية لفرق المشاريع الفعالة خلق جو لا يتم فيه التسامح مع الخلاف فحسب، بل الترحيب به.
8. الأجواء في الفريق إيجابية
لكي يكون الفريق فعّالاً حقًا، يجب أن يتمتع الفريق ببيئة من الثقة والشفافية، أي أن يكون الجو العام في الفريق إيجابيًا. تُظهر البيئة الممتعة أن أعضاء الفريق متفانون ومشاركون. وهي تشير إلى أن الناس منفتحون على الابتكار والمخاطرة وارتكاب الأخطاء مع بعضهم البعض. ومن المثير للدهشة أن هذه إشارات قوية وإيجابية. ومع ذلك، قد ينظر الآخرون إلى الأمور من منظور مختلف. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بالبشر. يجب على الناس عمومًا تقديم دليل موثوق به لإنشاء علاقات موثوقة مع الآخرين.
9. العلاقات التعاونية
ترتبط العلاقات التعاونية ارتباطًا مباشرًا بتأسيس جو لطيف. يدرك أعضاء الفريق أنهم يعتمدون على مواهب بعضهم البعض وكفاءاتهم وخبراتهم لخلق شيء لا يمكنهم تحقيقه بمفردهم. هناك شعور بالانتماء والاستعداد للعمل معًا من أجل الصالح العام. الأجواء غير رسمية وممتعة ومريحة. أعضاء الفريق أحرار في أن يكونوا على طبيعتهم. فهم منخرطون ومهتمون بما يجري.
تُعرف الفرق الأفضل أداءً بعلاقاتها التعاونية، مما يؤدي إلى أن يصبح بناء فريق المشروع في إدارة المشاريع أسهل. تُظهر هذه الفرق الأفضل أداءً علاقات مجمعة بين أعضاء الفريق وعلاقات عمل تعاونية في جميع أنحاء الشركة.
ويتطلب بناء علاقات رائعة ومثمرة أكثر من مجرد قائمة من الاقتراحات، وهناك العديد من الخطوات التي يمكنك اتخاذها.
10. القيادة التشاركية
إن عنصر القيادة التشاركية بعيد كل البعد عن ذروة النموذج، نظرًا لحيويته. بل هو في قمة النموذج لأنه المكون الوحيد الذي يمكن إزالته دون التسبب في أي ضرر للمكونات الأخرى.
فالقادة الذين يتسمون بالمساعدة والإنصاف، ويؤسسون بيئة من الثقة والشفافية، ويكونون مدربين ومعلمين متميزين هم أمثلة على القيادة التشاركية. وهذا يعني أن القادة يقدمون مثالاً إيجابيًا وأن القيادة تتغير مع مرور الوقت. إن الدراسة السببية للفرق الأكثر تأثيرًا تجعل من الصعب التعرف على القائد. وأخيرًا، قد يقوم الفريق ذو الأداء العالي بمجمله بأكثر مما يستطيع القيام به كأفراد.
لبنات بناء ملموسة تؤدي إلى بناء فرق عمل ناجحة
إن خصائص فرق المشاريع عالية الأداء ليست مجرد مفاهيم مجردة، بل هي لبنات بناء ملموسة يتم تطويرها ورعايتها تدريجيًا. لقد توصلنا في هذا المقال إلى درس جوهري واحد، وهو أن القائد ليس فقط القائد بل الفريق وتعاونه هو ما يجعل إدارة المشروع مسعىً ناجحًا. فمع القيادة القوية والتواصل الشفاف، يؤدي ذلك إلى خلق ثقافة الفريق حيث تتفهم الفرق عالية الأداء.
لا ترتبط السمات المذكورة في هذه المدونة بأي نوع محدد من المشاريع أو قطاع معين. بعد بحث دقيق، وجلسات تبادل المعرفة مع خبراء الصناعة، وجدنا أن خصائص فرق المشاريع الناجحة المذكورة هنا قابلة للتطبيق عالميًا. هدفنا كعامل تمكين مهني هو مساعدة جميع المهنيين على الازدهار وتمكين بعضهم البعض في مختلف الصناعات أو المجالات