كشف النقاب عن المراحل الخمس للتميز في إدارة المشاريع

في مؤسستك، قد تكون مسؤولاً عن تطوير موقع إلكتروني. أو قد تكون مسؤولاً عن تصميم سيارة. هذه مجرد أمثلة قليلة على المشاريع. تتولى المنظمات المختلفة التي تعمل في مجالات مختلفة أنواعًا مختلفة من المشاريع. ولضمان نجاح أي مشروع، فإن الإدارة الفعالة للمشروعات أمر مهم.
بغض النظر عن نوع المشروع، يجب اتباع أفضل الخطوات في إدارة المشروع. لضمان نجاح أي مشروع، يجب على مديري المشاريع اتباع عملية إدارة المشروع المكونة من 5 مراحل.
إدارة المشروع – المعنى:
قبل الخوض في مراحل إدارة المشاريع، من الأفضل اكتساب فهم أساسي لماهية إدارة المشاريع. إنه نظام تخطيط وتنفيذ وإنجاز المشاريع. لإدارة الموارد وتوجيه فرقهم، يستخدم مديرو المشاريع مجموعة من الأدوات والعمليات والمنهجيات لإدارة الموارد وتوجيه فرقهم.
في الواقع، يعتمد العديد من مديري المشاريع هذه الأيام على أدوات إدارة المشاريع. بالطبع، يمكن لهذه الأدوات أن تجعل عملك أسهل كمدير مشروع. ومع ذلك، من الأفضل معرفة المراحل الخمس لإدارة المشروع.
لماذا إدارة المشروع على مراحل؟
لتحسين الجودة والتحكم، تتم إدارة المشروع بشكل عام على مراحل. بمعنى آخر، يتم تقسيم المشروع الأكبر إلى مراحل أكثر يمكن إدارتها. يجب أن يكون لكل مرحلة من هذه المراحل ما يمكن إنجازه بترتيب معين. في نهاية كل مرحلة، يجب إجراء مراجعة لأداء الفريق والمنجزات. عندما تقوم بذلك كقائد مشروع، يمكنك فهم شيء واحد. يمكنك معرفة ما إذا كان المشروع يمكن أن ينتقل إلى المرحلة التالية أو يجب أن يخضع للمراجعة. حتى أنه يساعد في تحديد كيفية تحسين أداء الفريق. تسمى المراحل الخمس لإدارة المشروع معًا دورة حياة المشروع.
الإشارة إلى المراحل الخمس في إدارة المشاريع:
الخطوات في إدارة المشروع هي مجموعة من الأنشطة المتعلقة بإدارة المشروع. غالبًا ما ترتبط هذه المراحل ببعضها البعض بترتيب معين. وتنتهي كل مرحلة من هذه المراحل بنهاية واحدة أو اثنتين من مخرجات المشروع. المراحل الخمس مذكورة أدناه:
1. بدء المشروع
2. تخطيط المشروع
3. تنفيذ المشروع
4. مراقبة المشروع والتحكم فيه
5. إغلاق المشروع
غالبًا ما تتبع المنظمات هذه المجموعة من مراحل إدارة المشروع لضمان نجاح أي مشروع. والشيء الجيد في كل مرحلة من هذه المراحل هو أن كل مرحلة من هذه المراحل تحظى باهتمام متميز. يمكن أن يكون تركيز مرحلة ما مختلفًا عن المراحل الأخرى. ليس فقط التركيز فقط، بل إن أصحاب المصلحة المعنيين والمنظمات والعمليات والمهام ومتطلبات مجموعة مهارات إدارة المشروع ستكون مختلفة حتى. يمكنك بسهولة إضافة درجة من التحكم داخل كل مرحلة من خلال تكرار العمليات في جميع مجموعات العمليات.
المرحلة 1: بدء المشروع:
هذا هو المكان الذي يبدأ فيه المشروع. في هذه المرحلة، يجب أن يكون هدفك هو تحديد المشروع على نطاق واسع. ستكون حالة العمل هي نقطة البداية في هذه المرحلة. في هذه المرحلة، ستقوم بإجراء دراسة. يجب أن تساعدك هذه الدراسة على معرفة ما إذا كان المشروع قابلاً للتنفيذ أم لا، وما إذا كان ينبغي المضي قدماً في المشروع. إذا كنت ترغب في إجراء اختبار جدوى للمشروع، فهذه هي المرحلة المناسبة للقيام بذلك.
في هذه المرحلة الأولية، يجب أن تثبت أنه مشروع قابل للتنفيذ. يمكنك إثبات ذلك لإدارة المنظمة من خلال بعض الوثائق. فيما يلي تفاصيل بعض هذه الوثائق:
حالة العمل: وهي وثيقة تشرح أهداف المشروع واحتياجاته. حتى أنه من خلال هذه الوثيقة يمكن لإدارتك معرفة العائد الذي يمكن أن تتوقعه من هذا المشروع.
دراسة الجدوى: سيعطي هذا التقرير تأكيداً على إمكانية إنجاز المشروع ضمن تكلفة ووقت معقولين.
ميثاق المشروع: ستوضح هذه الوثيقة ما سيقدمه المشروع.
تجميع فريق المشروع:
في هذه الخطوة الأولية، يجب عليك أيضًا تجميع فريق المشروع. فأنت تعلم أن هناك حاجة إلى الموارد اللازمة لتنفيذ أي مشروع. قبل أن تقوم بجدولة المشروع، يجب أن يتم تشكيل الفريق. عند إنشاء الفريق، يجب عليك أيضًا تحديد الأدوار والمسؤوليات والتوصيف الوظيفي. يمكنك إضافة هذه التفاصيل في ميثاق المشروع بعد موافقة أصحاب المصلحة على التفاصيل.
إنشاء مكتب إدارة المشروع:
يُطلق عليه اختصاراً اسم مكتب إدارة المشروع، وهو المكان المخصص لمدير المشروع وموظفي الدعم التابعين له. سيتم استخدام هذه المساحة للمناقشات والقرارات المتعلقة بالمشروع. لذا، يجب أن تتوفر فيه البنية التحتية المطلوبة. ومن أمثلة البنية التحتية المطلوبة برامج إدارة المشروع وأي أداة أخرى مطلوبة لتنفيذ المشروع.
الشروع في جدول أعمال الاجتماع:
يجب أن تنتهي هذه الخطوة الأولية من بين خطوات إدارة المشروع باجتماع. في هذا الاجتماع، يجب أن يجتمع جميع المشاركين في المشروع بما في ذلك الأعضاء والقائد والمدير مع أصحاب المصلحة في المشروع. في هذا الاجتماع، سيتفق الجميع على الجدول الزمني للمشروع ونطاقه وهدفه.
المرحلة 2: تخطيط المشروع:
هذه المرحلة من بين مراحل تخطيط المشروع هي مفتاح الإدارة الناجحة للمشروع. وينصب التركيز في هذه المرحلة على وضع خارطة طريق ليتبعها كل عضو من أعضاء الفريق. يجب أن تبدأ هذه المرحلة بإعداد الأهداف. عند إعداد الأهداف، يمكنك اتباع نهج CLEAR أو SMART أو كليهما:
أهداف CLEAR:
هذه طريقة جديدة نسبيًا لإعداد الأهداف. فهي تراعي أجواء العمليات التجارية الحالية سريعة الوتيرة. إليك ما ترمز إليه CLEAR:
تعاونية – يجب أن تحفز أعضاء الفريق على العمل معًا
محدود – يجب أن يكون الهدف محدودًا من حيث الوقت والنطاق لضمان سهولة إدارته.
عاطفي – يجب أن يكون الهدف عاطفيًا – يجب أن يكون الهدف بحيث يمكن لأعضاء الفريق تطوير علاقة عاطفية معه. عندما يتعلق الأمر بشغفهم، سيكون من الممكن إنشاء هذا الارتباط العاطفي. وفي المقابل، ستتحسن جودة العمل.
قابل للتقدير: يجب تقسيم الهدف الأكبر إلى أهداف أصغر قابلة للتحقيق لجعله قابلاً للتحقيق.
قابل للتنقيح: مع ظهور ظروف جديدة، يجب أن يكون الهدف مرنًا بما يكفي لتنقيحه حسب الحاجة.
أهداف SMART:
SMART هي طريقة تساعد في التأكد من أن الأهداف قد تم فحصها بدقة. كما أنها توفر طريقة واضحة لتحديد آثار عملية تحديد الأهداف. إليك ما يعنيه كل حرف في SMART:
محددة: يجب أن تكون أهدافك محددة. عند تحديد الأهداف، يجب أن تجد إجابات لأسئلة مثل لماذا، وأين، ومتى، وأين، وماذا، ومن.
قابلة للقياس: يجب أن يكون الهدف قابلاً للقياس أيضاً. وهنا، سيكون من الحكمة وضع معايير يمكنك استخدامها لقياس النجاح.
قابل للتحقيق: ابحث عن الأهداف الأكثر أهمية وتأكد من تحديد طرق تحقيقها.
واقعية: بغض النظر عن طبيعة المشروع، من المهم أن تضع أهدافًا واقعية.
في الوقت المناسب: يجب عليك أيضًا وضع إطار زمني لتحقيق الهدف.
عندما تكون في هذه المرحلة، يجب عليك اتباع مراحل تخطيط المشروع. أيضًا، في هذه المرحلة، يجب عليك تحديد نطاق المشروع وخطة إدارة المشروع. يجب عليك إنشاء جدول زمني واقعي، ومعرفة الموارد المتاحة والجودة والتكلفة. أيضًا، يجب عليك تطوير مقاييس الأداء وإنشاء خطوط أساس. يجب عليك إنشاء هذه الأشياء بمساعدة التكلفة والجدول الزمني ونطاق المشروع. سيساعدك خط الأساس على تحديد ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح أم لا.
عندما تكون في هذه المرحلة، يتم تحديد المسؤوليات والأدوار بوضوح. وفي المقابل، يعرف جميع المعنيين ما هم مسؤولون عنه. ستقوم بإنشاء المستندات التالية في هذه المرحلة للتأكد من بقاء المشروع على المسار الصحيح:
بيان النطاق: هذه وثيقة تحدد احتياجات العمل. حتى أنه سيوضح مخرجات وأهداف وفوائد المشروع إلى جانب المعالم الرئيسية للمشروع. عندما يمضي المشروع قدماً، يمكن أن يتغير بيان النطاق. ومع ذلك، يجب أن يحدث هذا التغيير فقط بموافقة راعي المشروع أو مدير المشروع.
جدول تقسيم العمل: يُطلق عليه اختصارًا WBS، وهذه الوثيقة هي التمثيل المرئي. والغرض منه هو تقسيم نطاق المشروع إلى أقسام يسهل على الفريق إدارتها.
المعالم الرئيسية: تساعد هذه الوثيقة في تحديد الأهداف رفيعة المستوى التي يجب تحقيقها خلال المشروع وتضمينها في مخطط جانت.
مخطط جانت: هذا المستند عبارة عن جدول زمني مرئي يمكنك استخدامه لتخطيط المهام وتصور الجدول الزمني للمشروع.
خطة التواصل: لنفترض أن مشروعك لديه أصحاب مصلحة من خارج مؤسستك. في هذه الحالة، من المهم وضع خطة التواصل الصحيحة في شكل مكتوب. يجب عليك وضع خطة مناسبة للتواصل حول المشروع. أيضًا، يجب أن يكون هناك جدول زمني حول موعد التحدث مع أعضاء الفريق بناءً على المعالم الرئيسية والتسليمات.
خطة إدارة المخاطر: ستساعد هذه الخطة في إيجاد جميع المخاطر التي يمكنك توقعها. تشمل بعض المخاطر الشائعة تقديرات التكاليف، والوقت غير الواقعي، والمتطلبات المتغيرة، وتخفيضات الميزانية، ودورة مراجعة العميل، ونقص الموارد الملتزم بها، والمتطلبات المتغيرة.
المرحلة 3: تنفيذ المشروع:
من بين المراحل الخمس لإدارة المشروع، المرحلة الثالثة هي المرحلة التي يتبع فيها فريقك خططك. في هذه المرحلة، ستقضي معظم وقتك في التنسيق مع الأشخاص. ستقوم بتحديث أصحاب المصلحة وتتبع الموارد ومساعدة فريقك على ضمان جودة العمل.
خلال هذه المرحلة من إدارة المشروع، بعض الوثائق التي ستتعامل معها هي أوامر العمل وتوثيق محاضر الاجتماعات وتوثيق ضمان الجودة.
مع بدء المشروع في هذه المرحلة، ستبدأ في اكتشاف معلومات جديدة. لذلك، في هذه المرحلة، سيتعين عليك في هذه المرحلة إعادة النظر في خطة إدارة المشروع وتحديثها. في مرحلة تنفيذ المشروع، يجب أن تكون حذرًا بشأن طلبات التغيير. إذا كانت أي تعديلات ضرورية حقًا، فيجب عليك التأكد من إدارتها بشكل صحيح.
المرحلة 4: مراقبة المشروع والتحكم فيه:
تتبع بعض المنظمات مراقبة المشروع والتحكم فيه كمرحلة منفصلة. ولكن، معظم المنظمات تدمجها مع مرحلة تنفيذ المشروع. والسبب هو أن المراقبة والتحكم يجب أن تتم مباشرة من مرحلة المشروع الأولية. فكلما نفذت الفرق خطة المشروع الخاصة بها، يجب أن تبدأ في مراقبة التقدم المحرز في المشروع.
من خلال المراقبة المستمرة، يمكنك منع زحف النطاق. عندما تكون في هذه المرحلة، يجب عليك حساب مؤشرات الأداء الرئيسية. بعد ذلك، يجب عليك أيضًا أخذ الاختلافات من الوقت والتكلفة المخصصين. مع اليقظة المستمرة، يمكنك التأكد من أن المشروع يمضي قدمًا بسلاسة.
المرحلة 5: إغلاق المشروع:
هذه هي المرحلة الأخيرة في المراحل الخمس لإدارة المشروع. وهي تشير إلى إغلاق المشروع بعد التسليم النهائي. بالنسبة لبعض المشاريع، يتم توظيف بعض المواهب الخارجية بموجب عقد. لذلك، عندما ينتهي المشروع، يتم إغلاق هذه العقود أيضاً. يجب إكمال الأعمال الورقية اللازمة فيما يتعلق بهذه التعيينات. في هذه المرحلة الأخيرة من دورة حياة إدارة المشروع، كمدير مشروع، يجب عليك الاهتمام بهذه الأمور.
أيضًا، في هذه المرحلة، تقرر معظم المؤسسات عقد اجتماع للتفكير. خلال هذا الاجتماع، يتحدثون عن النتائج الإيجابية والسلبية للمشروع. هذا نهج فعال للتأكد من التحسين التنظيمي المستمر. وفي المقابل، ستتحسن الإنتاجية الإجمالية للفريق في المستقبل.
المهمة الأخيرة لمدير المشروع في هذه المرحلة هي مراجعة المشروع بأكمله. يجب عليه/عليها إعداد تقرير مفصل عن المشروع يغطي كل جانب من جوانبه. كما يجب عليه تخزين جميع البيانات المتعلقة بالمشروع في مكان آمن. في المقابل، يمكنك الوصول إليها للحصول على أي توضيحات ونماذج تحتاجها للمشاريع المستقبلية.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم والتي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة:
تمر جميع المشاريع بهذه الخطوات الخمس في إدارة المشاريع. ستعمل هذه الخطوات بغض النظر عن حجم المشروع. يعد تقسيم المشروع إلى مراحل خطوة ممتازة لكسب تركيز فريقك. حتى أنه سيساعد في التخطيط لتخصيص الموارد بشكل صحيح. وقد أثبتت هذه المراحل نجاحها في إدارة المشاريع بغض النظر عن مجال العمل. لن يكون من قبيل المبالغة القول إن أدوات إدارة المشاريع في الوقت الحاضر جعلت الأمور أسهل بما في ذلك مراحل إدارة المشروع لقادة ومديري المشاريع.