كانبان 101: تحسين طريقة عملنا: تحسين طريقة عملنا

كانبان أداة متعددة الاستخدامات وقوية لمساعدتك في إدارة عملك. يمكن استخدامه لتتبع المشاريع الشخصية والعمليات المعقدة والبرامج الكبيرة؛ على سبيل المثال، يمكن استخدامه في:
إدارة تدفق المخزون في المصنع بكفاءة,
مساعدة الطلاب على إدارة واجباتهم وأوراقهم
تتبع التقدم المحرز في مهام وأنشطة المشروع,
تنظيم الإعداد والتجهيز لوجبة عطلة، و
مساعدة المجالس غير الربحية على إدارة البرامج والفعاليات.
كانبان تعني لوحة الإشارات أو اللوحة الإعلانية باللغة اليابانية وتعود جذورها إلى نموذج تويوتا للتصنيع اللين. وهو ناجح لأنه يخلق الشفافية ويساعدنا على التركيز على ما هو مهم. يمكن تعليم الممارسات الأساسية بسرعة ولا تتطلب برامج أو مواد متخصصة.
تصور التدفق
الخطوة الأولى في كانبان هي تصور تدفق العمل. إن تصور التدفق هو مسألة فهم وتحديد الخطوات التي نتبعها. كل ما نقوم به تقريبًا يتبع عملية ما. فكّر في شيء أساسي مثل روتينك الصباحي: الاستيقاظ، تنظيف الأسنان، الاغتسال، ارتداء الملابس، تناول الطعام، إلخ.
عند تصور التدفق، ابدأ ببساطة، فمن السهل إضافة التفاصيل لاحقًا. ما هي الخطوات الأساسية التي يجب تنفيذها؟ يحتوي كانبان الأساسي على ثلاث خطوات أساسية للعملية:
الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها,
الأشياء التي نعمل عليها، و
الأشياء التي أنجزناها.
على سبيل المثال: عادةً ما يمر تطوير البرمجيات بعملية: جمع المتطلبات، والتصميم، والترميز، والاختبار، والنشر. وتتوفر أمثلة على تدفقات العمليات الأكثر تعقيدًا على الموقع الإلكتروني لمجموعة أدوات الليّن.
إذا كنا ندير مطعمًا، فقد نحدد تدفق العمل على النحو التالي:
الأعمال المتراكمة. الزبائن الذين ينتظرون الجلوس.
الطلب. الزبائن الذين جلسوا على مقاعدهم وقدموا طلباتهم.
التحضير. تم إرسال الطلب إلى المطبخ ويقوم الطهاة بإعداد الوجبة.
الأكل. الزبون قد استلم طعامه ويأكل.
الدفع. قام الخادم بإعطاء الزبون فاتورته.
تم. دفع العميل الفاتورة وتم إعداد الطاولة للزبون التالي.
لوحة كانبان
في حين أن هناك العديد من الأدوات البرمجية التي تحاكي لوحة كانبان. الطريقة الأسهل والأفضل للبدء هي إنشاء لوحة مادية على الحائط. كل ما تحتاجه هو: شريط لاصق للرسام، وملصقات Post It Notes®، وأقلام تحديد، وجدار.
استخدم شريط الرسام وأنشئ أعمدة على الحائط. يمثل كل عمود إحدى خطوات العملية. في الجزء العلوي من كل عمود، ضع ملاحظة تصف أو تسمي خطوة العملية تلك. بشكل عام، يتم دائمًا تسمية العمود الأول بـ Backlog، والعمود الأخير بـ Done.
ستبدو لوحة كانبان الأساسية كما يلي:
بالنسبة لمثالنا الخاص بالمطعم:
تحديد العمل
الخطوة التالية هي تحديد العمل. غالبًا ما يتم تصوير عناصر العمل (الحزم) على شكل بطاقات أو ملاحظات لاصقة. تصف كل بطاقة ما يمكن إنجازه بشكل صغير ومنفصل. نريد إنشاء حزم عمل يمكن إكمالها بسرعة. يجب أن يمثل كل عنصر أيضًا تقدمًا نحو الهدف النهائي. إن تحليل العمل إلى مكونات صغيرة يخلق شفافية في التقدم المحرز.
قد نستخدم وحدات قياس مختلفة مع تقدم العمل عبر كانبان. في مثالنا الخاص بالمطعم، قد نقوم بتتبع العملاء في الأعمال المتراكمة بناءً على الحفلة. أثناء خطوة التحضير، قد نتتبع كل طبق يتم تحضيره. يمكن بعد ذلك تتبع أعمدة الأكل والدفع والإنجاز مرة أخرى في الحفلة.
تحديد أولويات الأعمال المتراكمة
نخلق قيمة من خلال القيام بالأشياء الأكثر أهمية أولاً. يتم إدخال عدم الكفاءة عندما يتشتت انتباهنا ولا نركز على ما هو مهم. نحول طاقتنا للعمل على المهام العاجلة أو السهلة قبل المهام المهمة.
عند إنشاء الأعمال المتراكمة، رتب العناصر ترتيبًا تنازليًا بناءً على الأهمية. العناصر الأكثر أهمية – تلك التي توفر أكبر قيمة – تكون في أعلى القائمة. أما العناصر ذات القيمة الأقل فتكون في الأسفل. يجبرنا ترتيب الترتيب على إجراء مفاضلات واضحة والتركيز على ما يجب أن نعمل عليه بعد ذلك. لا يجبرنا ترتيب الأولويات إلى عناصر ذات قيمة عالية ومتوسطة ومنخفضة على اتخاذ القرار الصعب بشكل صريح – ما هو الشيء التالي الأكثر قيمة.
يجب أن نراجع الأولويات بشكل منتظم. نحن ندرك أن أهمية العناصر يمكن أن تتغير. يمكننا تعديل الأولويات المتراكمة، مع إيلاء اهتمام خاص للعناصر التي تتصدر القائمة.
إدارة التدفق
الهدف في كانبان هو خلق تدفق سلس للعمل خلال العملية. لقد تعلمت شركة تويوتا أنه من خلال خلق التدفق، تمكنوا من تجنب الاختناقات وزيادة حجم العمل المنجز في فترة زمنية معينة.
يمكننا إدارة التدفق من خلال:
سحب العمل من خلال العملية,
وضع السياسات، و
الحد من العمل قيد التنفيذ.
عادة، نحن “ندفع” العمل. وبعبارة أخرى، ننقل العمل إلى الخطوة التالية في الصف دون النظر فيما إذا كانت هناك سعة. وهذا يخلق عنق زجاجة ويتراكم العمل. في كانبان، “نسحب” العمل من خلال العملية لتجنب هذه المشكلة. وبعبارة أخرى، ننتظر المحطة التالية “لسحب” العمل إليها عندما تكون هناك سعة.
لكل خطوة في العملية، نقوم بتوثيق ما يعنيه الانتهاء أو الاكتمال. ويسمى هذا عادةً “تعريف الإنجاز”. من خلال تحديد ما يعنيه إنجاز خطوة ما، يمكننا تقليل العيوب وإعادة العمل والتأخير. من خلال تحديد السياسات، نخلق توقعات داخل الفريق.
ويسمح تحديد عدد العناصر التي يتم العمل عليها بتحديد عدد العناصر التي يتم العمل عليها مما يسمح لكل بطاقة بالانتقال عبر العملية بسرعة أكبر. عند إنشاء لوحة كانبان الخاصة بك، حدد عدد العناصر التي يمكن إدارتها بفعالية في كل مرة. يُعرف هذا باسم “الحد من العمل الجاري” (WIP). بشكل عام، كلما كان حد WIP أقل، كان ذلك أفضل.
مراجعة الحالة بانتظام
يجب على الفرق مراجعة الحالة بانتظام. توفر لوحة كانبان تصويرًا واضحًا ومرئيًا للعمل وتقدمه. عندما يتم الحفاظ عليها بشكل جيد، فإن اللوحة
تخلق شفافية في حالة جميع الأعمال;
تعزز المساءلة لأن الجميع على دراية بالعمل وما تم إنجازه وما هو متأخر عن الجدول الزمني؛ و
يوفر الفرصة للتعاون حيث يرى الأعضاء أين يمكن أن يكون زملاؤهم عالقين أو يحتاجون إلى المساعدة.
غالبًا ما يكون لدى الفرق اجتماع متابعة يومي. يجب أن يكون هذا الاجتماع قصير ومحدد بوقت محدد. يقدم كل عضو مراجعة سريعة لحالة كل بطاقة من بطاقاتهم. وعادةً ما يتم تناول ثلاثة أسئلة في اجتماع المتابعة.
ما الذي تم إنجازه منذ الاجتماع الأخير؟
ما الذي يتم العمل عليه الآن أو سيتم العمل عليه بعد ذلك؟
هل هناك أي شيء يعيق التقدم؟
لا ينبغي أن تصبح المواجهة نقاشًا مفتوحًا أو حدثًا اجتماعيًا يوميًا. إذا تم تحديد المشكلات فيجب مناقشتها بعد الاجتماع وأن تشمل فقط أولئك الذين يحتاجون إلى المشاركة.
التحسين المستمر
تمارس فرق اللين والرشاقة التحسين المستمر أو كايزن. وتعني كايزن باليابانية “التغيير الصغير من أجل الخير”. حيث يقوم الفريق بفحص عملياته وأدواته وعلاقاته بانتظام لتحديد طرق أفضل للعمل – ثم يقوم بتنفيذها.
تقوم الفرق التي تمارس التحسين المستمر بعقد اجتماع مراجعة ميسّر أو اجتماع استعادي بعد كل زيادة – عادةً كل 2-4 أسابيع. يكون الاجتماع محددًا بوقت محدد ويجب أن تكون مدته أقل من ساعتين. تتضمن الأسئلة الشائعة التي يتم طرحها في اجتماع المراجعة بأثر رجعي ما يلي:
ما الذي قمنا به بشكل جيد؟ ما الذي يجب أن نفعله أكثر؟
ما الذي لم نفعله بشكل جيد؟ ما الذي نحتاج إلى تغييره؟
ما الذي يجب أن نفعله أيضًا؟ ما الأشياء الجديدة التي يجب أن نجربها؟
يُنشئ الفريق قائمة بأفكار التحسين التي يتم تحديد أولوياتها والاحتفاظ بها على لوحة كانبان لتحسين العمليات. يتم دمج بعض أهم الأفكار في دورة التسليم التالية. في نهاية الدورة يقوم الفريق بتقييم فعالية التغييرات.
كقرار للعام الجديد، ابدأ بإنشاء لوحة كانبان لإدارة عملك. قم بمراجعة حالة العناصر التي تعمل عليها بشكل منتظم. قم بتقييم أدائك بشكل دوري. واسأل نفسك ما الذي يمكنك فعله لتحسين العملية؟ ثم قم بإجراء تلك التغييرات.
© 2018، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في النشرة الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials