قوالب إدارة المشاريع لتيسير عمل مشروعك |PM

أفضل قوالب إدارة المشاريع لتيسير عمل مشروعك
مقدمة
يحتاج كل مدير مشروع إلى خريطة طريق محددة مسبقًا لمتابعة التقدم الذي يحرزه هو وفريقه في المشروع. يمكن للفريق الرجوع إلى هذه الوثيقة التي قد تكون على شكل جدول بيانات. وهذا يساعدهم أيضًا على متابعة أهدافهم ومواكبة وتيرة العمل ووضع التوقعات والتكليفات. يتم توفير هذه العناصر في مثل هذا القالب.
تتوفر القوالب بسهولة مجاناً هذه الأيام. يمكن لمدير المشروع العثور على مجموعة كبيرة ومتنوعة من قوالب إدارة المشاريع هذه ويمكنه اختيار أحدها على أساس ملاءمته للمشروع.
فيما يلي بعض القوالب التي تمت مناقشتها أدناه بعض القوالب لإدارة المشاريع إلى جانب بعض النصائح حول كيفية اختيار نموذج مناسب.
من أين وكيف نبدأ؟
القوالب المتاحة على منصات الإنترنت أو غير المتصلة بالإنترنت سهلة الاستخدام إلى حد ما. لكن التدريب على العمل على هذه القوالب يتم تقديمه في مختلف الدورات التدريبية المتعلقة بإدارة المشاريع. تكمن الموهبة الحقيقية في اختيار القالب المناسب للمشروع.
يوفر مايكروسوفت إكسل العديد من الخيارات للاختيار من بينها، اعتمادًا على مدة المشروع. يمكن العثور على هذه القوالب الخاصة ببرنامج إكسل في البرنامج وكذلك عبر الإنترنت. يعد Excel برنامجًا جيدًا للحصول على قوالب المشاريع هذه.
في الزر “جديد” من علامة التبويب “ملف” في Excel، يمكن للمرء أن يجد العديد من القوالب المفيدة. على سبيل المثال، يحتوي الملف المسمى “المخططات” في زر “جديد” على “مخططات باريتو” و “مخططات جانت”.
لا شك أن هذه القوالب تقوم بفرز البيانات بأقصى قدر من الكفاءة. ومع ذلك، هناك العديد من القوالب المجانية المتاحة عبر الإنترنت. تدعم هذه القوالب احتياجات المشروع على نطاق أوسع.
فيما يلي بعض القوالب المختارة التي أثبتت كفاءتها أثناء بدء المشروع.
1. قوالب مخطط جانت البياني
مصدر الصورة: https://www.vertex42.com/
هذا القالب هو الأكثر شهرة، وهو الأكثر شهرة بين أخوية إدارة المشروع. قد يكون هذا لأن مخطط جانت قابل للتطبيق على مجموعة واسعة من أنواع المشاريع. يستخدم هذا المخطط لتعيين الوقت الذي تستغرقه مهام معينة. يتم وضع هذه المهام بالترتيب الزمني، وهي توفر مدة المشروع.
يمكن للمرء تعيين المهام لأعضاء الفريق أيضًا. يمكن استخدام ألوان محددة للدلالة على التعيين لكل عضو.
قابلية التطبيق
يمكن استخدام هذا المخطط فعليًا لأي نوع من المشاريع. إن قابلية تطبيق هذا المخطط هي الأنسب للمشاريع المرتبطة بوقت محدد. مثل هذه المشاريع لديها عمليات تتحرك واحدة تلو الأخرى. في العديد من الشركات الكبيرة، يتم وضع مخططات جانت على حائط الردهة التي قد تصل مدتها إلى عام. لا تحظى مخططات جانت بشعبية كبيرة في إدارة المشاريع فحسب، بل في العديد من الصناعات الأخرى أيضًا.
بعض القوالب المفيدة
يتمتع هذا التصميم بالفائدة المتوقعة لعمل مخطط جانت المباشر دون عناء. يتحدث كل سطر من جدول البيانات عن مهمة مختلفة. يجب عليك ببساطة تحديد التاريخ الأولي وطول كل مهمة.
يوفر الموقع فترة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا. كل هذا بدون متاعب بطاقة الائتمان أو التثبيت.
يحتوي الموقع على العديد من القوالب للاختيار من بين مجموعة متنوعة من مخططات جانت. يمكن وضع المخططات من هذا الموقع بسهولة على عرض PowerPoint التقديمي.
قالب مخطط جانت البياني المجاني من Excel.
2. قوالب ميزانية المشروع
ميزانية المشروع هي أداة لقياس وتعيين التكاليف المتعلقة بالعناصر المختلفة للمشروع. أصبح التتبع المالي لإدارة المشروع ممكنًا من خلال هذا القالب. يمكن أن تتنوع هذه التكاليف على أساس العمالة والمواد والسفر والمعدات والمساحة والثابتة والمتنوعة. يتم تصنيف هذه التكاليف فيما يتعلق بالمهام والمهام الفرعية. هذا عنصر مهم في المرحلة المبكرة للمشروع حيث يتم تحديد التكاليف الإجمالية للمشروع.
قابلية التطبيق
تكون بعض المشاريع معقدة للغاية وقد تتطلب الكثير من تخطيط التكاليف بينما قد لا تتطلب مشاريع أخرى الحاجة إلى ميزانية مشروع واسعة النطاق في البداية. يمكن الوصول إلى المعلومات من مكان واحد عند استخدامها مع مخططات جانت. إذا كان المشروع يتطلب الاهتمام بالتكاليف التي ينطوي عليها المشروع حتى يكتمل، فإن القوالب المذكورة أدناه تكون أكثر فائدة.
بعض القوالب المفيدة
قالب ميزانية المشروع 1
تهدف ورقة العمل هذه إلى تبسيط هذه المهمة. فهي تقوم بتوصيف وترتيب كل من النفقات المتعلقة بمشروع محدد. يتم تخصيص التوصيفات بوضوح في WBS (هيكل تقسيم العمل). يعد هذا التخطيط توسعًا قيمًا لتنسيق مخطط جانت السائد. يمكن استخدامه أيضًا لتوصيف خطة مشروع مفصلة.
نموذج ميزانية المشروع 2
من السهل تخطيط خطة ميزانية المشروع وتتبع الاستخدامات الحقيقية بعد مرور بعض الوقت باستخدام تخطيط جدول البيانات هذا. يتم قياس تكاليف خطة المشروع والتحسين والنقل والإدارة والنفقات الحقيقية.
قالب ميزانية المشروع 3
يساعد في الإشراف على تكاليف المشروع باستخدام تنسيق الإنفاق Excel هذا. يتضمن تظليل لإخبارك عندما تكون في المنطقة الحمراء.
3. قوالب قائمة المهام
تعد “قائمة المهام” أداة أخرى مهمة للغاية لإبقاء مدير المشروع وفريقه على المسار الصحيح فيما يتعلق بالجدول الزمني للمشروع. يمكن لمدير المشروع تعيين المهام التي يجب إكمالها في يوم واحد أو في إطار زمني معين. كما يمكنه أيضًا تعيين المهام لكل عضو من أعضاء فريقه والتي على أساسها يمكنه قياس مدى تقدمهم.
قابلية التطبيق
هذا النوع من القوالب هو الأنسب للمشاريع المحددة بوقت محدد. في بعض المشاريع، يجب إنجاز المهام على أساس يومي إما من قبل أعضاء الفريق الفرديين أو الفريق ككل.
بعض القوالب المفيدة
قالب قائمة المهام هذا قابل للطباعة. يمكن تخصيصه. يتطلب معرفة أساسية جداً بجدول البيانات لتخصيصه أو تعديله. يمكن تطبيقه للاستخدام الشخصي. كما أنه بارع في أجواء الفريق.
يوفر هذا القالب الكثير من الخيارات للاختيار من بينها “قوائم المهام”.
هذه القوالب متاحة مجانًا من مايكروسوفت ويمكن نقلها بسهولة إلى مايكروسوفت باوربوينت ومايكروسوفت إكسل ومايكروسوفت وورد.
4. قوالب الجداول الزمنية
يعد الجدول الزمني أداة أساسية لتخصيص الوقت لمهام معينة في المشروع. حيث يمكن استخدامه لتحديد الوقت المخصص لكل عضو من أعضاء الفريق للقيام بمهمة ما. يضمن ذلك أيضًا التوزيع العادل للوقت والعمل في الفريق.
قابلية التطبيق
تتطلب المشاريع على نطاق أوسع جداول زمنية. في هذه المشاريع، هناك فرق متعددة وتخصيص الموارد معقد. يمكن أن تكون هذه الأداة مهمة لتتبع أغراض الفوترة.
بعض القوالب المفيدة
يحتوي هذا الموقع على سبعة أنواع مختلفة من قوالب الجداول الزمنية. يحتوي على خيارات مثل قوالب الموارد البشرية وعشرة قوالب مختلفة لكشوف الرواتب.
يصبح تتبع ساعات العمل لفريق المشروع أمرًا سهلاً مع قالب الجدول الزمني الذي يمكن الوصول إليه.
يوفر هذا القالب أحد أفضل القوالب للجداول الزمنية. هناك مجموعة متنوعة من الخيارات مع خيارات أسبوعية ومرتين في الأسبوع وشهرية. تأخذ هذه القوالب أيضًا في الاعتبار فترات الراحة والعطلات والنوبات النهارية أو الليلية.
5. قالب مخاطر المشروع
مصدر الصورة: http://myexceltemplates.com
يمكن أن تكون هناك مخاطر في المشروع. يجب على كل مدير مشروع أن يستعد لمثل هذا التحدي. يلعب قالب مخاطر المشروع دورًا حاسمًا في مثل هذه المواقف.
يمكن أن يؤدي التنبؤ بمثل هذه المخاطر إلى تقليل التأثير على العمل أو الميزانية. يمكن أيضًا تصنيف المخاطر على أساس شدتها في القالب.
التوافر
ينطبق هذا القالب على المشاريع واسعة النطاق حيث يتم التخطيط للتخفيف من هذه المخاطر. ويمكن إسنادها بسهولة إلى أعضاء الفريق أيضاً.
بعض القوالب المفيدة
يمكن إعطاء المخاطر التشغيلية إلى جانب المخاطر التنافسية درجات في هذا القالب. هذا يشبه بطاقة الأداء مع تقييم المخاطر.
تم إعداد سجل المخاطر واستخدامه لتتبع وتحديث نتائج تحليل المخاطر والتخطيط للاستجابة للمخاطر. يشتمل سجل المخاطر على لوحة معلومات تعطي مخططًا للظروف الحالية.
نموذج مخاطر المشروع 3
يمكن للمرء أن يتضمن الحالة والمهام والاحتياجات والتكلفة والتوقعات وتواريخ الاستحقاق والساعات وغيرها من المهام بأكملها.
6. قالب تتبع المشروع
مخطط تتبع المشروع هو نسخة مفصلة من مخطط جانت الشهير. في حين أن مخطط جانت هو تصوير شامل للمهام، فإن مخطط تتبع المشروع يدخل في التفاصيل الصغيرة. وهذا يساعد مدير المشروع على الاحتفاظ بسجل للمهام في إطار زمني يومي. كما يحتفظ بالتقدم المحرز فيما يتعلق بالمهام المعطاة لكل عضو من أعضاء الفريق.
التوفر
ينطبق هذا القالب بشكل أكبر على المشاريع التي تكون موجهة نحو الموعد النهائي. قد تتطلب المشاريع ضمن ترتيب تسلسلي أيضًا قالب تتبع المشروع. يمكن أن يجلب قالب تتبع المشروع سهولة في إدارة العناصر المتحركة في المشروع.
بعض القوالب المفيدة
هذا القالب هو أداة للمقاولين والاستشاريين والمستقلين ومقدمي الخدمات الآخرين. وهو يعمل بشكل أفضل للتعامل أو العمل على مشاريع متعددة ذات مخرجات مختلفة.
يستخدم هذا القالب التنسيق الشرطي مع مدخلات المستخدم لسهولة وضع علامة تحت/فوق باستخدام الآلة الحاسبة. يتم تصنيف مهام المشروع مع تعيين موظفين لكل منها.
يمكن إضافة الحالة، والمهام، والأولوية، والتكلفة، والتسليمات، والمواعيد النهائية، والساعات، والمزيد للمشروع بأكمله من خلال هذا القالب.
7. قالب تعقب المشكلات
مصدر الصورة: https://d2myx53yhj7u4b.cloudfront.net
هناك مشكلات تنشأ أثناء العمل في أي مشروع. قد تكون هذه المشكلات حتمية في بعض الأحيان. ومع ذلك، يمكن الاهتمام بهذه المشكلات من خلال مخطط تعقب المشروع. الشيء المهم هنا هو الاحتفاظ بسجل لهذه المشكلات.
يساعد هذا السجل أيضًا مدير المشروع على دعم فريقه في حالة ظهور مشكلات مماثلة مرة أخرى في نفس المشروع أو في مشروع آخر. يتيح لك هذا القالب تسجيل هذه المشكلات مع عضو الفريق الذي يتعامل مع المشكلة. يمكن أيضًا تحديد أولوية المشكلة والتحقق من تقدمها ووضع علامة على أنها مغلقة من خلال هذا القالب.
لا يترك هذا القالب المشكلات تمر دون أن يلاحظها أحد. فهو يمنح الفريق منصة للإبلاغ عن المشكلات.
التوفر
هنا، يكون المشروع عبارة عن مزيج من عدد كبير من المهام التي تم تعيينها لعدد كبير من أعضاء الفريق مع وجود فرص كبيرة لحدوث مشكلات. في مثل هذه الحالات، يمكن أن يصبح هذا المخطط أداة مهمة.
بعض القوالب المفيدة
توجد ثلاثة قوالب مفصلة على هذا الموقع.
يمكن متابعة الأخطاء والمشكلات من خلال تنسيق متعقب الأخطاء والمشكلات البسيط في Smartsheets. يمكن إنشاء شبكة قابلة للتكيف في الإطار لصالح الموظفين أو المحللين أو العملاء. هذا لتسجيل المشكلات وتسجيلها، والتعامل مع جميع الأقسام من منطقة واحدة. تنظيم وترتيب ردود الفعل إلى النقطة التي يتم فيها حل كل تذكرة صادرة.
يتيح لك قالب الإكسل هذا إنشاء لوحة التحكم الخاصة بك.
يمكن تحديد الأولوية لكل مشكلة.
لوحة تحكم إكسل لإدارة المشاريع.
8. لوحة معلومات إدارة المشروع
مصدر الصورة: https://d2myx53yhj7u4b.cloudfront.net
يعد المكان الذي يمكن فيه عرض جميع المخططات المذكورة بسهولة أمرًا ضروريًا للمشروع. توفر لوحة معلومات إدارة المشروع هذه المنصة. توفر لوحة المعلومات هذه جميع المعلومات في عرض واحد.
تتوفر المخططات مثل المشكلات وميزانية المشروع ومخاطر المشروع ومخطط جانت وقوائم المهام لمدير المشروع على لوحة المعلومات. يمكن لمدير المشروع بعد ذلك إلقاء نظرة سريعة على المخططات بسهولة والتعمق في المخططات التي يرى أنها ضرورية.
قابلية التطبيق
لوحة القيادة قابلة للتطبيق أو بالأحرى ضرورية لجميع أنواع المشاريع. وهي في الواقع ضرورية لمدير المشروع للقيام بعمله بكفاءة.
بعض القوالب المفيدة
قالب لوحة معلومات إدارة المشروع 1
قم بالإشراف على سير المشروع باستخدام قالب لوحة معلومات Excel هذا. يصبح تتبع حالة المهام أسهل. يمكن القيام بخطة الإنفاق أو مراقبة الرسم البياني لجانت من خلال قالب لوحة المعلومات هذا.
قالب لوحة معلومات إدارة المشروع 2
يمكن للمرء إنشاء لوحة معلومات لإدارة المشروع (PM) في Smartsheet بمساعدة قالب Smartsheet Sights. تمنح المشاهد المجموعات نظرة ثاقبة للعمل الذي يتم إنجازه. فهي تُظهر المعلومات من أوراق المشروع الأساسية.
قالب لوحة معلومات إدارة المشروع 3
يتيح هذا البرنامج للمستخدم تخصيص لوحة التحكم الخاصة به. يسمح بفترة تجريبية ثم يتوفر مقابل تكلفة. يمكن لمدير المشروع تحديد الجدارة على أساس الفترة التجريبية المجانية.
القالب الأكثر رواجاً وسهل الاستخدام
القالب الأكثر شيوعًا وسهل الاستخدام من بين القوالب المذكورة أعلاه هو مخطط جانت. وهو أحد الأدوات الأساسية لتقدير المدة الزمنية. تشهد الشركات الناشئة والشركات الكبرى على أهميته. يكون استخدامه أسهل بكثير عندما يتم تقدير الفترات الزمنية حسب المهام والفرق.
كيف يفيد المشروع؟
يساعد المؤسسات على أن تكون على أهبة الاستعداد ومتابعة الفترات الزمنية. يمكن لمدير المشروع أن يضمن جودة أداء الفريق، ويمكن للمجموعات الأصغر أن ترى المرحلة التي يتم استخدامها فيها. كما أنه يجعل هذه المجموعات الأصغر تدرك أهمية الدور الذي تلعبه. مخطط جانت شائع في إدارة المشاريع، ويمكن تطبيقه على أي مشروع.
الوجبات الجاهزة الرئيسية
أثبتت القوالب المذكورة أعلاه أنها ذات فائدة كبيرة. يمكن لمدير المشروع دعم مشاريعه بهذه القوالب إلى حد كبير. معرفة قابلية تطبيق هذه المخططات مفيدة. إن الحصول على شهادة في إدارة المشاريع مفيد في معلومات قوالب هذه المخططات.