قم بإنشاء ميثاق فعال لفريق المشروع باستخدام هذه الـ 5Rs

5 معايير لميثاق فريق المشروع الفعال وكيفية إنشاء ميثاق فعال لفريق المشروع
يحتاج كل فريق مشروع إلى ميثاق لفريق المشروع، مما يسمح لهم بالعمل بتناغم لضمان نجاح المشروع بشكل فعال ومتماسك. يعمل ميثاق الفريق كمخطط لأعضاء الفريق لتوضيح تركيز الفريق واتجاهه، وتصور قيمة المشروع التجارية، وكسب تأييد أعضاء الفريق. يمكن للفرق التي تعمل على مشاريع طويلة الأجل استخدام ميثاق فريق المشروع لإعادة شحن طاقات الفريق وإعادة تجميعها وإعادة التركيز. إن تضمين جميع أعضاء الفريق في إنشاء ميثاق فريق المشروع يحسن من تحفيز أعضاء الفريق ومشاركتهم ومساءلتهم عن المشروع.
قد يعجبك أيضًا: 8 أنواع شائعة من الهياكل التنظيمية في إدارة المشاريع
ما هو ميثاق المشروع؟
ميثاق المشروع هو وثيقة تبدأ المشروع رسميًا. إنه يصرح رسميًا بوجود المشروع ويوفر مرجعًا للمستقبل. يوفر الميثاق لمدير المشروع التوجيه والإحساس بالهدف من البداية إلى النهاية. ميثاق المشروع هو وثيقة رسمية قصيرة ومكتوبة تحتوي على كل المعلومات المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك:
المصدر: مدثر إقبال
مهمة الفريق
نطاق العمل
أهداف المشروع
المعالم والمبادئ التوجيهية
خارطة طريق المشروع
خصائص المشروع الفريدة
الإطار الزمني (إن أمكن)
فوائد المشروع
الميزانية وسلطة الإنفاق
أدوار مدير المشروع وأعضاء الفريق
معلومات أصحاب المصلحة
يعد ميثاق الفريق أمرًا حيويًا عند التخطيط للمشروع ويستخدم طوال دورة حياة المشروع. أثناء إنشاء الميثاق، يجب على كل عضو من أعضاء الفريق تقديم مدخلات حول دوره. من خلال ميثاق الفريق، يمكنك بسهولة تحديد مسؤوليات الأفراد لتحقيق هدف مشترك والحصول على موافقة أعضاء الفريق.
كيفية إنشاء ميثاق فعال للفريق؟
يعمل ميثاق فريق المشروع كخارطة طريق حاسمة لتنفيذ أنشطة المشروع ويساعد على التركيز وتحديد الأولويات والقيمة وإنهاء المشروع بكفاءة. ولضمان نجاح العمل الجماعي الناجح، من الضروري أن يشارك كل فرد بفعالية.
يجب مراعاة هذه الجوانب عند إنشاء ميثاق فعال لفريق المشروع:
1. إشراك المشاركين في العملية. يجب أن يشارك كل فرد في الفريق في إنشاء ميثاق المشروع وتقديم مدخلاته. قم بإعداد قائمة بجميع الأدوار الأساسية للمشروع، بما في ذلك المستهلكين وأصحاب المصلحة وفريق المشروع اليومي، وأشرك الجميع في العملية.
2. فهم أهداف المشروع وغاياته بوضوح. يجب أن يكون الجميع على نفس الصفحة، وتحديد رؤية المشروع، وتحديد نطاق المشروع، والالتزام بالأهداف والغايات.
3. تحديد التسلسل الهرمي للفريق. يجب أن تقرر الفرق في وقت مبكر، من سيكون قائد الفريق، ومن سيكون القائد الثاني، وهكذا. بالنسبة للفرق الأكبر حجمًا، قد يكون هناك قادة على مجالات مختلفة. يجب تضمين التسلسل الهرمي للفريق في الميثاق.
4. وضع خطة تنفيذ. يجب أن يحتوي الميثاق على المعالم الرئيسية والتبعيات والجدول الزمني لفريق التطوير بأكمله وأصحاب المصلحة.
5. ضع قائمة بمجالات المشاكل المحتملة. لوضع ميثاق واقعي، ضع في اعتبارك كل مشكلة محتملة، وقم بحساب التوقيت الاحتياطي لحل المشاكل، وحدد السلطة التي ستتحمل المسؤولية. قد تساعد إضافة المخاطر والمشكلات المحتملة إلى ميثاق الفريق على التفكير المستقبلي وحتى منع العوائق المحتملة.
6. تحديد مدة إنشاء الميثاق. تعتمد مدة عملية إنشاء الميثاق على حجم المشروع وحجم الفريق واعتبارات أخرى. من الضروري أن يساهم جميع أعضاء الفريق في الميثاق. وبمجرد أن يصبح الميثاق جاهزًا، يجب أن يكون الجميع مرتاحًا للتوقيع عليه والمضي قدمًا في العمل المبين فيه.
7. تحديد مدة الميثاق. تعتمد مدة الميثاق على الفريق. يمكن أن يقرر الفريق أن يكون لديه ميثاق على مستوى المشروع أو ميثاق لتغطية جميع الأعمال لمدة ربع سنة أو سنة أو أكثر، مع إجراء عمليات مراجعة بين الحين والآخر حسب الحاجة.
قد يعجبك أيضًا: كيف تحصل على وظيفة إدارة مشروع بدون خبرة؟
5 روبية لميثاق فريق المشروع الفعال
وفقًا لدليل مجموعة معارف إدارة المشاريع لعام 2017 (PMBOK®) (الصفحة 307)، تتضمن إدارة موارد المشروع عمليات (تحديد واكتساب وإدارة) تضمن حصول مدير المشروع وفريق المشروع على الموارد اللازمة لإنتاج مشروع ناجح. المورد الأكثر أهمية لمدير المشروع هو فريق المشروع الفعال والمسؤول.
وبمجرد تشكيل الفريق المناسب، يجب إنشاء ميثاق لفريق المشروع لتحديد “قيم الفريق والاتفاقيات والمبادئ التوجيهية التشغيلية ومعايير اتخاذ القرار وعمليات حل النزاعات وإرشادات الاجتماعات”. (دليل PMBOK، 2017) هذه الوثيقة الهامة لإدارة المشروع هي أحد مخرجات تخطيط إدارة موارد المشروع، والتي تعمل كنجم الشمال لفريق المشروع.
هناك خمسة مكونات أساسية لميثاق فريق المشروع وهي: النتائج والأدوار والمسؤوليات والعلاقات والقواعد (5 Rs).
1. النتائج: العنصر الأكثر أهمية في الميثاق هو نطاق المشروع، والذي يتضمن تعريفًا واضحًا للنتائج المتوقعة (من حيث المخرجات/المنتجات/الخدمات) للمشروع، وكيفية توافق هذه النتائج مع أهداف العمل والأهداف الاستراتيجية. استناداً إلى النتائج المتوقعة، يجب تحديد التوقعات من أعضاء فريق المشروع كل على حدة. يجب أن يفهم كل عضو من أعضاء الفريق كيف يدعم المشروع الأهداف التنظيمية وكيف تدعم جهودهم أهداف الفريق.
2. الأدوار: توفر الأدوار تعريفًا واضحًا لمشاركة أعضاء الفريق الفردية بناءً على النتائج الفردية المحددة. الدور هو الوظيفة المسندة لعضو فريق المشروع، مثل المهندس أو محلل الأعمال أو منسق الاختبار أو مالك المنتج أو ميسر الفريق.
3. المسؤوليات: كل عضو في الفريق لديه مسؤوليات محددة (الواجبات والعمل المتوقع) يجب أن يؤديها لإكمال أنشطة المشروع. بعد تعيين مسؤوليات كل فرد، تتمثل مسؤولية مدير المشروع في العمل مع فريق المشروع وتحديد الثغرات والتكرار (إن وجد) في أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق.
4. العلاقات: من الضروري التحديد المسبق للعلاقات الضرورية بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة لضمان سير المشروع بسلاسة. وقد تشمل العلاقات ما يلي:
من هو الشخص المعني الذي يمكن لأعضاء الفريق الحصول منه على الموارد لإنجاز مهامهم اليومية؟
من هم المنسقون؟ لمن يقدم أعضاء الفريق الموارد (مثل المعلومات والمنتجات) للآخرين لأداء مهامهم؟
إن تحديد العلاقات الداخلية لفريق المشروع والعلاقات الخارجية مع أصحاب المصلحة يساعد أعضاء الفريق على فهم إطار العمل بوضوح.
5. القواعد: بالنسبة للعمل التعاوني، من الضروري وضع قواعد أساسية (أو مدونة قواعد سلوك) للدلالة على توقعات أعضاء فريق المشروع فيما يتعلق بالسلوك المقبول. ولوضع القواعد الأساسية لفريق المشروع، يجب أن تأخذ بعين الاعتبار كل دور ومسؤولية وعلاقة كل فرد. يجب أن تركز قواعد فريق المشروع على إرشادات التواصل، وإرشادات الاجتماعات، والالتزامات الأخلاقية، ومعايير اتخاذ القرار، وحل النزاعات، والجوانب الأخرى لميثاق فريق المشروع.
يجب على كل عضو من أعضاء الفريق المشاركة وتقديم مدخلات والموافقة على القواعد الأساسية، مع توجيه من مدير المشروع حسب الحاجة.
قد يعجبك أيضًا: أفضل 8 مهارات فنية لإدارة المشاريع التقنية التي يحتاجها كل مدير مشروع
مثال على ميثاق فريق المشروع
للحصول على فهم أفضل، دعنا نفكر في نموذج لميثاق فريق المشروع. على الرغم من أن المنظمات أو الفرق المختلفة تفضل نماذج مختلفة لميثاق المشروع، إلا أن المكونات الأساسية تظل كما هي في معظم الحالات. فيما يلي مثال على ميثاق بسيط لفريق المشروع.
ميثاق مشروع الشركة XYZ
اسم المشروع: مشروع الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR)
وصف المشروع: إدخال نظام هاتفي آلي جديد لضمان الرد على جميع المكالمات.
حالة العمل: يدعم هذه الأهداف على مستوى الشركة:
زيادة طلبات أعضاء فريق المبيعات بنسبة 20% عن المستوى الحالي
تقليل عدد المكالمات التي لم تتم معالجتها إلى 0%
زيادة رضا العملاء بنسبة 10 نقاط
مخرجات المشروع نظام IVS للمكالمات التي لم تتم معالجتها يوميًا
مساعدة فريق المبيعات
توفير التدريب لفريق المبيعات
دعم فريق المبيعات خلال الشهر التشغيلي الأول من تشغيل النظام
فوائد المشروع
مخاطر المشروع:
لا يمتلك أي من أعضاء الفريق خبرة سابقة في إعداد نظام الرد الصوتي التفاعلي، لذلك هناك احتمال التقليل من حجم العمل الذي ينطوي عليه المشروع
ميزانية المشروع:
لا تتجاوز $ABC
معالم المشروع:
الانتهاء من تطوير نظام الرد الصوتي التفاعلي: 15 أكتوبر 2020
تاريخ آخر مراجعة: 26 أكتوبر 2020
بدء التشغيل: 1 نوفمبر 2020
أعضاء فريق المشروع
مدير المشروع أليس مايكلز
المصممة: غريتا ك: غريتا ك.
المطور: جيسون ب: جيسون ب.
عضو ضمان الجودة: صفية م: صفية م.
الخلاصة
يعد إنشاء ميثاق فريق المشروع مسؤولية رئيسية تقع على عاتق محترف إدارة المشاريع. ولإدارة أنشطة المشروع وفريق المشروع بكفاءة، يلعب التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) دورًا مهمًا. تقدم SPOTO، وهي شريك تدريب معتمد من معهد إدارة المشاريع (PMI)، برنامجاً تدريبياً لمديري المشاريع الممارسين الحريصين على اجتياز اختبار شهادة PMP من معهد إدارة المشاريع.
تساعدك SPOTO على تعزيز جهودك في التحضير من خلال خطة دراسة فعالة، ومواد دراسية رسمية من معهد إدارة المشاريع، وأسئلة تدريبية مختارة، واختبارات محاكاة. هنا يمكنك الحصول على المشورة من مدربين معتمدين من PMP، مما سيوفر لك تجربة تعليمية ممتازة. في SPOTO، ستتعلم في SPOTO على أيدي مدربين مدربين على برنامج إدارة المشاريع، والذين تم تقييمهم وتأهيلهم من قبل معهد إدارة المشاريع لتدريس منهج PMP المحدث.
هل تريد تتبع الأهداف مع ميثاق فريق المشروع؟ اشترك في معسكر تدريبي اليوم!