قائمة الموجهات وتصنيف المخاطر

الفرق بين قائمة الموجهات وتصنيف المخاطر
يلعب تحديد المخاطر وإدارتها دوراً حاسماً في نجاح المشروع في إدارة المشروع. هناك أداتان أساسيتان تستخدمان في هذه العملية هما القوائم الموجّهة وتصنيف المخاطر. وفي حين أن كلاهما يساعدان في التعرف على التهديدات والفرص المحتملة، إلا أنهما يخدمان أغراضًا مختلفة ويقدمان فوائد متميزة. في هذه المدونة، سوف نتعمق في هذه المدونة في الاختلافات بين قوائم الموجهات وتصنيف المخاطر، ونستكشف تعريفاتهما وتطبيقاتهما وكيفية مساهمتهما في الإدارة الفعالة للمخاطر في المشاريع، وهذا بالتأكيد سيعلمك كيف تصبح مدير مشروع جيد.
الوجبات الرئيسية
قائمة الموجهات: أداة في إدارة المشاريع تساعد في تحديد المخاطر المحتملة من خلال إدراج فئات المخاطر الشائعة.
تصنيف المخاطر: عملية تنظم المخاطر في فئات لتسهيل تقييم المخاطر وإدارتها.
تحليل TECOP: تحليل المخاطر من خلال تقسيم المخاطر إلى مكونات فنية وبيئية وتجارية وتشغيلية وسياسية.
الاختلافات: توفر القوائم الأولية نظرة عامة واسعة للمخاطر، بينما يقدم تصنيف المخاطر تحليلاً مفصلاً ومنظماً للمخاطر.
التطبيق: تعتبر كلتا الأداتين أساسيتين في تعزيز تحديد المخاطر وإدارتها، حيث تعمل القوائم السريعة كخطوة أولية بينما يوفر تصنيف المخاطر تحليلاً متعمقاً.
التغييرات في تحديد المخاطر
شهد الإصدار السابع من PMBOK تغييرات كبيرة في قسم جمع المعلومات. وعلى وجه الخصوص، تمت إعادة تسمية “جمع المعلومات” إلى “جمع البيانات”، وأعيد تنظيم بعض التقنيات في فئات جديدة. تم نقل “تحليل الأسباب الجذرية” إلى فئة “تحليل البيانات” التي تم تشكيلها حديثًا، وتم دمج “تحليل الافتراضات” مع “تحليل القيود”.
وبالإضافة إلى ذلك، تم تخفيض رتبة “تحليل قائمة المراجعة” ويندرج الآن تحت فئة “جمع البيانات”. كما تم تخفيض رتبة “تحليل “SWOT” (نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات) و”تحليل المستندات” ويندرج الآن تحت “تحليل البيانات”.
تم نقل “تقنيات الرسم التخطيطي” إلى مرجع في قسم التعريف في الجزء الخلفي من دليل إدارة المشاريع PMBOK، كما تم إزالة مخطط “مخطط التأثير” تمامًا.
ويتعلق أحد أهم التغييرات ب “تقنية دلفي”. فبعد أن كانت أداة مهمة في السابق، لم يعد يُشار إليها في الفهرس، وهو ما يمكن اعتباره خروجًا عن أهميتها السابقة في عالم إدارة المشاريع.
لقد توسعت الطبعة السابعة من PMBOK بشكل كبير، كما يتضح من الفهرس المكون من 29 صفحة والمسرد الأبجدي المكون من 31 صفحة. على الرغم من بعض جهود الدمج والتبسيط، فقد تم إدخال “أدوات وتقنيات” جديدة، مثل “المهارات الشخصية ومهارات الفريق” و”قوائم الموجهات” و”الاجتماعات”.
“PESTLE” و “TECOP” و “VUCA” هي أمثلة مقدمة تحت “قوائم الموجهات”. في حين أن التفسيرات الخاصة بهذه الأمثلة المحددة محدودة في دليل إدارة المشاريع PMBOK، تشير المصادر الخارجية إلى أن “Pestle” تشير إلى العوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتكنولوجية والقانونية والبيئية. يشير مصطلح “TECOP” إلى العوامل التقنية والاقتصادية والتجارية والتنظيمية والسياسية، مع وجود تداخل كبير مع “Pestle”. يشمل مصطلح “VUCA” التقلبات وعدم اليقين والتعقيد والغموض، وقد نشأ من محاولة الكلية الحربية للجيش الأمريكي لوصف العالم متعدد الأطراف في مرحلة ما بعد الحرب الباردة.
وتعكس التغييرات في قسم جمع المعلومات في الإصدار السابع من PMBOK محاولة لتبسيط وإعادة تنظيم بعض التقنيات. وعلى الرغم من أن بعض التعديلات قد تبدو وكأنها تغيير من أجل التغيير، إلا أن التجميعات تبدو أكثر منطقية، مما يعزز قابلية استخدام الدليل بشكل عام لمحترفي إدارة المشاريع
ما هو تحليل TECOP؟
تحليل TECOP هو أداة لإدارة المشروع تُستخدم لتحديد وتقييم العوامل المختلفة التي يمكن أن تؤثر على نجاح المشروع. يرمز TECOP إلى العوامل التقنية والبيئية والتجارية والتشغيلية والسياسية.
يساعد هذا التحليل مديري المشاريع على توقع المخاطر والفرص، مما يضمن التخطيط والإدارة الشاملة للمشروع.
مكونات تحليل TECOP
العوامل الفنية: تقييم الجدوى الفنية والتحديات.
العوامل البيئية: تقييم الآثار البيئية والامتثال.
العوامل التجارية: تحليل ظروف السوق والجوانب المالية.
العوامل التشغيلية: النظر في الكفاءة التشغيلية وتوافر الموارد.
العوامل السياسية: تحديد التأثيرات السياسية والمتطلبات التنظيمية.
ما هي القائمة الموجّهة في إدارة المشاريع؟
القائمة الموجّهة هي أداة لإدارة المشروع تُستخدم للمساعدة في تحديد المخاطر والفرص أثناء مرحلة التخطيط. وهي توفر قائمة منظمة من الفئات أو المطالبات لضمان تحديد المخاطر بشكل شامل. وعادةً ما تستند القوائم الموجّهة إلى أفضل الممارسات في المجال وتغطي مجموعة واسعة من مجالات المخاطر المحتملة.
التعريف والغرض
القائمة الموجهة، والمعروفة أيضًا باسم قائمة التحقق من تحديد المخاطر، هي قائمة جرد منظمة للمخاطر المحتملة التي يمكن لمديري المشروع وأصحاب المصلحة الرجوع إليها عند بدء المشروع. وهي بمثابة أداة مساعدة للذاكرة، مما يضمن عدم إغفال المخاطر الحرجة أثناء عملية تحديد المخاطر.
وعادةً ما يتم تجميع القوائم الموجّهة استنادًا إلى البيانات التاريخية والدروس المستفادة من المشاريع السابقة وأفضل الممارسات في هذا المجال ومعرفة الخبراء، والغرض من القائمة الموجّهة هو تسهيل اتباع نهج منظم وشامل لتحديد المخاطر.
من خلال توفير قائمة منظمة بشكل جيد لفئات المخاطر وعناصر المخاطر المقابلة، يمكن لفرق المشروع طرح المخاطر المحتملة بطريقة أكثر تركيزًا وتنظيمًا. ويساعد ذلك في تقليل احتمالية تفويت المخاطر الحرجة التي قد لا يتم ملاحظتها في المراحل الأولى من المشروع، مما يساعد على وضع خطة ناجحة لإدارة المشروع.
التكوين
تحتوي قائمة الموجهات النموذجية على مجموعة شاملة من فئات المخاطر وعناصر المخاطر المقابلة. وتشمل هذه الفئات جوانب مختلفة من المشروع، بما في ذلك العوامل التقنية والبيئية والمالية والجدول الزمني والعوامل التنظيمية. يتم وصف كل عنصر من عناصر المخاطر بإيجاز ويتضمن تفاصيل ذات صلة مثل مسببات المخاطر والتأثيرات المحتملة والاستجابات الموصى بها للمخاطر.
قد يختلف تكوين قائمة الموجهات حسب صناعة المشروع ومدى تعقيده وخصائصه الفريدة. على سبيل المثال، في مشروع تكنولوجيا المعلومات، قد تشمل فئات المخاطر في مشروع تكنولوجيا المعلومات أمن البيانات وتوافق البرمجيات وموثوقية البائعين، في حين أن مشروع البناء قد يحتوي على فئات مخاطر تتعلق بالظروف الجوية وتوافر المواد والامتثال التنظيمي.
التطبيق
عند بدء مشروع ما، يمكن لمديري وفرق العمل في المشروع الاستفادة من قائمة الموجهات لتحديد المخاطر المحتملة بشكل منهجي. من خلال استعراض كل فئة من فئات المخاطر وعناصرها، يمكنهم النظر في كيفية تعرض كل جانب من جوانب المشروع لمخاطر معينة. وهذا يساعد في تطوير سجل شامل للمخاطر، وهو أمر ضروري لتحليل المخاطر اللاحقة وتخطيط الاستجابة.
لا يقتصر تطبيق القائمة السريعة على المراحل المبكرة من المشروع. فطوال دورة حياة المشروع، يمكن إعادة النظر في قائمة الموجهات وتحديثها مع ظهور مخاطر جديدة أو تطور المخاطر الحالية. ويضمن هذا النهج التكراري أن تظل عملية إدارة المخاطر ديناميكية ومستجيبة لظروف المشروع المتغيرة.
استكشاف تصنيف المخاطر
التعريف والغرض
يتضمن تصنيف المخاطر عملية تجميع المخاطر المحددة بناءً على خصائصها أو سماتها المشتركة. ويتمثل الغرض من التصنيف في تبسيط عملية إدارة المخاطر من خلال تجميع المخاطر المتشابهة معًا، مما يسمح باتباع نهج أكثر انسيابية في تحليل المخاطر وتخطيط الاستجابة.
الهدف من تصنيف المخاطر هو تعزيز تحديد أولويات المخاطر وتخصيص الموارد. من خلال تنظيم المخاطر في فئات منطقية، يمكن لفرق المشروع تركيز اهتمامها على مجالات اهتمام محددة وتخصيص الموارد بفعالية لمعالجة المخاطر الأكثر أهمية أولاً.
معايير التصنيف
يمكن أن تختلف معايير تصنيف المخاطر بناءً على طبيعة المشروع ومدى تعقيده. تشمل المعايير الشائعة مصدر المخاطر (على سبيل المثال، تقني أو خارجي أو داخلي)، ومرحلة المشروع التي قد تحدث فيها المخاطر، والتأثير المحتمل على أهداف المشروع (على سبيل المثال، النطاق والتكلفة والجدول الزمني)، وصاحب المصلحة أو القسم المسؤول عن إدارة المخاطر.
على سبيل المثال، في مشروع إنشائي، يمكن تصنيف المخاطر في مشروع إنشائي بناءً على مراحل الإنشاء المختلفة، مثل التصميم والمشتريات والتنفيذ. من ناحية أخرى، في مشروع تطوير البرمجيات، يمكن تصنيف المخاطر في مشروع تطوير البرمجيات بناءً على المكونات المختلفة للبرنامج، مثل قاعدة البيانات وواجهة المستخدم والتكامل.
فوائد تصنيف المخاطر
يوفر تصنيف المخاطر عدة فوائد. فهو يساعد فرق المشروع على التركيز على مجالات مخاطر محددة، مما يمنعهم من الشعور بالإرهاق من قائمة واسعة من المخاطر. وبدلاً من التعامل مع المخاطر بشكل فردي، يمكن للفريق التعامل مع المخاطر المجمعة تحت نفس الفئة باستراتيجية متماسكة وموجهة.
كما أنه يسهل تحديد الأنماط أو الاتجاهات المشتركة عبر المشاريع، مما يتيح وضع استراتيجيات موحدة للاستجابة للمخاطر. يمكن تطبيق الدروس المستفادة من المشاريع السابقة على فئات المخاطر المتشابهة، مما يعزز الكفاءة والاتساق في ممارسات إدارة المخاطر.
يساعد تصنيف المخاطر في تخصيص الموارد، مما يضمن توجيه الاهتمام والموارد المناسبة نحو معالجة المخاطر الأكثر أهمية. ويكتسب هذا الأمر أهمية خاصة في المشاريع ذات الموارد المحدودة، حيث يساعد مديري المشاريع على تحديد أولويات جهود الاستجابة للمخاطر لتحقيق أقصى تأثير على نجاح المشروع.
التمييز بين القوائم الموجّهة وتصنيف المخاطر
الغرض والتوقيت
يكمن الفرق الأساسي بين القوائم الموجّهة وتصنيف المخاطر في الغرض منها وتوقيتها. يتم استخدام القائمة الموجّهة خلال المراحل الأولية للمشروع لتحفيز العصف الذهني وضمان تحديد المخاطر بشكل شامل. وهي بمثابة نقطة انطلاق لتحديد المخاطر، وتوجيه فرق المشروع للنظر في مختلف جوانب المشروع التي قد تكون عرضة للمخاطر.
من ناحية أخرى، يأتي دور تصنيف المخاطر بعد تحديد المخاطر، خلال مرحلة تحليل المخاطر، حيث يتم تجميع المخاطر بناءً على السمات المشتركة. والغرض من تصنيف المخاطر هو تنظيم المخاطر المحددة في مجموعات ذات مغزى، مما يتيح تحديد الأولويات بشكل أفضل والتخطيط المركّز للاستجابة للمخاطر.
مستوى التفاصيل
القوائم الفورية هي قوائم جرد مفصلة، توفر عناصر مخاطر محددة ومحفزاتها، في حين أن تصنيف المخاطر هو عملية عالية المستوى، حيث يتم تجميع المخاطر بناءً على خصائص أوسع. يساعد هذا التمييز في إدارة تعقيدات تحليل المخاطر وتخطيط الاستجابة.
في حين أن قوائم الموجهات ذات قيمة لالتقاط سيناريوهات مخاطر محددة، فإن تصنيف المخاطر يقدم نظرة أكثر شمولية، مما يسمح لمدراء المشاريع وأصحاب المصلحة بفهم المشهد العام للمخاطر بطريقة أكثر تنظيماً وتنظيماً.
النهج التكميلي
من المهم ملاحظة أن قوائم الموجهات وتصنيف المخاطر لا يستبعد أحدهما الآخر، بل يكمل كل منهما الآخر. يمكن أن تكون قائمة الموجهات المعدة بشكل جيد بمثابة أساس لتصنيف المخاطر بشكل فعال. ومن خلال استخدام قائمة موجهات أثناء تحديد المخاطر، تصبح عملية التصنيف اللاحقة أكثر تنظيماً وفعالية.
وعلاوة على ذلك، يمكن إعادة تغذية الأفكار المكتسبة من تصنيف المخاطر في قائمة الموجهات وإثرائها بفئات مخاطر جديدة وعناصر جديدة ربما لم يتم النظر فيها في البداية. يضمن هذا النهج التكراري لإدارة المخاطر أن تظل عمليات تحديد المخاطر وتخطيط الاستجابة ديناميكية وقابلة للتكيف طوال دورة حياة المشروع.
الخاتمة
تعتبر قوائم الموجهات وتصنيف المخاطر أدوات أساسية في ترسانة مدير المشروع لإدارة المخاطر بفعالية. وبينما تسهل القوائم الموجّهة عملية تحديد المخاطر بشكل شامل، فإن تصنيف المخاطر يبسّط عملية تحليل المخاطر اللاحقة وعملية تخطيط الاستجابة. وبالاستفادة من هاتين التقنيتين، يمكن لفرق المشروع تعزيز قدرتها على توقع المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها، مما يزيد في نهاية المطاف من احتمالية نجاح المشروع.
من خلال التطبيق الاستراتيجي لأدوات إدارة المخاطر هذه، يمكن لمديري المشاريع غرس الثقة في أصحاب المصلحة وفرق المشروع من خلال إظهار نهج استباقي لتحديد المخاطر وتحليلها ومعالجتها. ومن خلال التقليل من تأثير التهديدات المحتملة والاستفادة من الفرص، تصبح المشاريع في وضع أفضل لتحقيق أهدافها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومستوى الجودة المطلوب.