فهم زحف النطاق وإدارته في إدارة المشاريع

يعلم كل مدير مشروع وفريق عمل أنه حتى مع وجود خطة المشروع الأكثر تفصيلاً الممكنة، من المحتمل أن يقترح واحد أو أكثر من أصحاب المصلحة في المشروع تغييرات تبدو غير مهمة على طول الطريق. تتراكم هذه التغييرات، مما يتسبب في تعرض المشروع لتجاوزات في الميزانية وتأخيرات في الجدول الزمني.
وفي سياق إدارة المشروع، فإن مصطلح “زحف النطاق” هو مصطلح يشير إلى توسيع نطاق المشروع بما يتجاوز المعايير المعتمدة، مما يؤثر على الموارد والجدول الزمني والميزانية والنتائج. ويمكن أن يتضمن توسيع النطاق متطلبات أو ميزات جديدة.
ولإدارة ومنع زحف النطاق، يستخدم مدير المشروع خطة إدارة النطاق مع عملية التحكم في التغيير التي يتبعها فريق المشروع وأصحاب المصلحة. وتتضمن إدارة النطاق إنشاء بيان النطاق، ووثائق هيكل تقسيم العمل (WBS)، وخطة مفصلة للمشروع، وعملية قوية للتحكم في التغيير، واتصالات مستمرة مع أصحاب المصلحة.
إن إدارة زحف النطاق مهمة لأنها يمكن أن تكون الفرق بين النجاح في تحقيق أهداف المشروع أو التعرض لفشل المشروع.
في هذه الصفحة:
ما هو “زحف النطاق”؟
في عام 2018، وجد تقرير “نبض المهنة” الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI) أن 52% من جميع المشاريع تواجه زحفاً في النطاق. وقد تكون النسبة أعلى من ذلك بدون إدارة فعالة لنطاق المشروع لمنعه وإدارته.
يشير مصطلح “زحف النطاق” أو “زحف الميزات” إلى إضافة متطلبات غير معتمدة إلى المشروع على مدى حياته. ويُعرّف دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide of the Project Management of Knowledge of the Project Management (PMBOK® Guide) الإصدار السابع النطاق بأنه “مدى ما سينتج عن المشروع والعمل اللازم لإنجازه”.
تتضمن أمثلة زحف النطاق زيادة عدد المخرجات أو إضافة ميزات منتج إضافية أو إضافة منتج جديد. وبدون طلب تغيير موثق وتطبيق عملية رسمية للتحكم في التغيير لتقييم طلب التغيير، تزداد مخاطر زحف النطاق.
نطاق المشروع وزحف النطاق
في الشلال، أو إدارة المشروع التقليدية، يعمل بيان نطاق المشروع كدليل لضمان اتباع المشروع للمتطلبات الأصلية المعتمدة والميزانية والجدول الزمني المعتمد، وتوصي إدارة المشروع الشلال أو إدارة المشروع التقليدية باستخدام بيان نطاق المشروع. نظرًا لأن التغيير أمر ثابت، حتى داخل المشاريع، يجب إدارته بفعالية. وفقًا للموضوع المميز لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ®المعهد الدولي لإدارة المشاريع (PMI) حول إدارة النطاق: “يحدث التغيير، وتتضمن إدارة نطاق المشروع عملية إدارة تغييرات النطاق وضمان استمرار المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.”
يُعد زحف النطاق والمصطلحات ذات الصلة بإدارة المشروع ونطاقه من الموضوعات المحتملة في اختبار شهادة معهد إدارة المشاريع (PMP) ®PMI’s PMI’s Project Management Professional (PMP). تتضمن بعض المصطلحات الأساسية التي يجب فهمها ما يلي:
بيان النطاق: وثيقة تشرح بالتفصيل “نطاق المشروع والمخرجات الرئيسية والافتراضات والقيود”.
النطاق: العمل اللازم لإنتاج مخرجات ونتائج المشروع المعتمدة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، ويتم توثيقه باستخدام بيان النطاق وهيكل تقسيم العمل (WBS).
زحف النطاق هو إضافة ميزات أو وظائف إضافية غير مصرح بها إلى متطلبات المنتج أو المشروع على الرغم من عدم تضمينها في النطاق وبغض النظر عن تأثير ذلك على الميزانية أو الجدول الزمني.
يجب أن يستعد المرشحون لاختبار PMP أيضاً لأسئلة الامتحان حول النطاق وزحف النطاق، بما في ذلك المواضيع التالية:
كيفية حدوث زحف النطاق
كيفية تأثير زحف النطاق على الجداول الزمنية للمشروع والميزانيات والجودة
استخدام وثائق وأدوات إدارة النطاق (بيان النطاق، وهيكل تقسيم العمل، وطلب التغيير، وعملية التحكم في التغيير)، و
استراتيجيات إدارة النطاق ومنع زحف النطاق.
يجب أن يتضمن إعدادك لاختبار PMP حضور دورة تدريبية من مزود تدريب معتمد، مثل أكاديمية إدارة المشاريع، واختبارات ممارسة PMP، وتعلم أفضل الممارسات لمنع وإدارة تغييرات النطاق.
أمثلة على زحف النطاق
لا توجد صناعة أو مشروع محصن ضد احتمال حدوث زحف النطاق. فكر في تأثير زحف النطاق في الأمثلة التالية:
تطوير البرمجيات: يشمل نطاق المشروع لتطوير برمجيات جديدة تسجيل دخول المستخدم، وإدخال البيانات، ووظيفة إعداد تقارير البيانات. قبل اكتمال المشروع، يطالب اثنان من أصحاب المصلحة بإضافة وظائف تحليلية، والتوافق مع الأجهزة المحمولة، والتكامل مع أربعة أنظمة أخرى تابعة لجهات خارجية. كل إضافة لها آثار مترتبة على الموارد والميزانية والوقت.
البناء: كانت الخطة الأصلية للمبنى مكونة من ثلاثة طوابق مع وسائل راحة محددة. وعندما بدأوا في صب الأساسات، طلب العميل “بعض التحسينات الطفيفة” مثل سطح التشمس، ومنطقة استراحة إضافية للمطبخ تعمل بكامل طاقتها، وتلبية معايير LED. تأثير هذه الإضافات بعيد المدى فيما يتعلق بتصاريح البناء والجدول الزمني والموارد المادية وموارد الموظفين والميزانية.
يشير العديد من مديري المشاريع إلى مشروع مطار دنفر الدولي لإنشاء نظام مناولة الأمتعة المؤتمت بالكامل كمثال معروف جيداً على زحف النطاق غير المحسوب ونتائجه. فقد ورد أكثر من 2000 تغيير في التصميم من مختلف أصحاب المصلحة، مما أدى إلى تأخير لمدة عامين تقريبًا ومضاعفة ميزانية المشروع. ولو كانوا قد استخدموا معايير إدارة المشروع لإدارة ومنع زحف النطاق، لكان ذلك قد قلل أو منع التأثيرات على الميزانية والجدول الزمني.
أسباب زحف النطاق
تتمثل إحدى طرق منع زحف النطاق في معرفة أسبابه الأكثر شيوعًا. يمكن أن تكون التغييرات ناتجة عن عوامل متعددة أو عامل واحد فقط، ولكن يمكن أن يكون لزحف النطاق الناتج عن ذلك تأثير على نطاق المشروع بأكمله. تشمل الأسباب الشائعة لزحف النطاق ما يلي:
نطاق المشروع غير المحدد بشكل جيد يجعل من السهل جدًا انزلاق المهام والميزات الجديدة إلى المشروع والتسبب في زحف النطاق.
عدم كفاية تخطيط المشروع يجعل من الصعب الاستعداد للمخاطر، مما يؤدي إلى تنفيذ التغييرات كجزء من زحف النطاق غير المنضبط.
يمكن أن تؤدي طلبات أصحاب المصلحة غير المدققة للميزات والتغييرات الجديدة التي لا تخضع لعملية التحكم في التغيير إلى إحداث فوضى في المشروع، مما يؤدي إلى زحف مستمر للنطاق.
يؤدي عدم وجود عمليات التحكم في التغيير إلى خلق بيئة مثالية لزحف نطاق المشروع على المدى الطويل، حيث يتم تكديس المهام والميزات والمتطلبات الجديدة باستمرار على المشروع بغض النظر عن تأثيرها.
يمكن أن تكون عبارة “إنه تغيير صغير، ما هي المشكلة الكبيرة” بداية لزحف النطاق الذي لا يمكن السيطرة عليه مع آثار بعيدة المدى على المشروع. بصفتك مدير مشروع، يجب عليك تنفيذ الخطط والضوابط والتوثيق والالتزام بالعمليات لمنع وإدارة زحف النطاق وتحقيق أهداف المشروع ضمن المبادئ التوجيهية المعتمدة.
آثار زحف النطاق
تعتبر إدارة النطاق أساسية لإدارة المشروع نظرًا للتأثير السلبي بعيد المدى الذي يمكن أن يحدثه زحف النطاق على أي مشروع. هناك العديد من جوانب مشروعك التي يمكن أن تتأثر سلبًا بزحف النطاق غير المراقب، بما في ذلك:
الميزانية
الموارد المادية
موارد الموظفين
الجودة
رضا أصحاب المصلحة
الجدول الزمني للمشروع
معنويات الفريق
إنتاجية الفريق
استراتيجيات إدارة النطاق هي أفضل طريقة لتجنب زحف النطاق وآثاره السلبية على نجاح مشروعك.
إدارة زحف النطاق
يعد وضع خطة قوية لإدارة النطاق وعملية التحكم في التغيير أمرًا ضروريًا لتكون استباقيًا في إدارة زحف النطاق. بصفتك مدير مشروع، من الضروري أن تتخذ خطوات لإدارة زحف النطاق في مشروعك. تتضمن بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لإدارة زحف النطاق ما يلي:
إجراء اتصالات مستمرة مع أصحاب المصلحة: تقديم تحديثات حول التقدم المحرز، بما في ذلك التغييرات المحتملة لإدارة التوقعات خلال المشروع.
الحفاظ على وثائق مفصلة وشاملة للمشروع: يجب توثيق التغييرات التي تطرأ على المشروع بدقة مع ذكر التفاصيل مثل التأثير على الجدول الزمني للمشروع والتكاليف والموارد.
مراقبة تقدم المشروع ونطاقه: إجراء مراجعات متكررة لنطاق المشروع لمراقبة الالتزام بأهداف المشروع الأصلية ومعالجة الانحرافات على الفور.
استخدام برامج إدارة المشروع: الاستفادة من الأدوات والقوالب وميزات التتبع الموحدة لدعم أنشطة إدارة المشروع وإعداد التقارير.
أفضل الممارسات لمنع زحف النطاق
في حين أن هناك مجموعة متنوعة لا حصر لها من المشاريع، إلا أن جميع المشاريع لها هدف واحد مشترك – إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية مع تلبية جميع المتطلبات. هناك العديد من أفضل الممارسات التي يجب عليك استخدامها كجزء من إدارة النطاق، بما في ذلك:
إجراء مراجعات النطاق لضمان التوافق مع أهداف المشروع ومعالجة الانحرافات.
إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) لتحديد نطاق عمل المشروع وتنظيمه.
تحديد نطاق المشروع باستخدام بيان النطاق الذي يسرد أهداف المشروع وغاياته ومنجزاته ومعالمه وقيوده وافتراضاته، والحصول على موافقة أصحاب المصلحة قبل بدء عمل المشروع.
إشراك أصحاب المصلحة منذ بداية المشروع لجمع المتطلبات والتوقعات؛ والحفاظ على التواصل المنتظم طوال فترة المشروع.
إدارة توقعات أصحاب المصلحة من خلال التواصل المستمر حول تغييرات النطاق وزحف النطاق والآثار المترتبة عليه.
مراقبة النطاق والتحكم فيه باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والمقاييس لتتبع الالتزام ببيان النطاق الأصلي وتحديد المشكلات بشكل استباقي.
تعيين متطلبات المشروع ضمن وثائق المشروع التفصيلية لمنع حدوث سوء فهم لاحقًا.
استخدام عملية التحكم في التغيير لتقييم كل طلب تغيير مقابل نطاق المشروع وتقييم تأثيره المحتمل على الجدول الزمني للمشروع والموارد والميزانية.
استخدام برنامج إدارة المشروع لإدارة المهام والتقدم المحرز والنطاق.
تقل احتمالية زحف النطاق مع التطبيق المتسق لأفضل ممارسات إدارة النطاق. يستخدم مديرو المشاريع الفعّالون استراتيجيات متعددة لإدارة النطاق لإكمال المشاريع في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد وبما يرضي أصحاب المصلحة.
الخاتمة
إن المعرفة بنطاق المشروع، بما في ذلك الغرض من النطاق في إدارة المشروع، وكيفية إدارة النطاق، وأسباب زحف النطاق، وأفضل ممارسات إدارة النطاق، ستُعد مدير المشروع لاجتياز اختبار شهادة PMP ويكون أكثر فعالية في قيادة المشاريع. وكما هو الحال مع جميع جوانب إدارة المشاريع، تعتمد إدارة النطاق على جودة التواصل واتساقه.
يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى تحسين المشروع، لكنه عادةً ما يؤدي إلى تجاوزات في التكلفة وتأخيرات كبيرة. من الضروري الاستفادة من عملية التحكم في التغيير والإدارة القوية لنطاق المشروع للوصول إلى أهداف المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بصفتك مدير مشروع، يمكنك إدارة زحف النطاق، وضمان النجاح باستمرار باستخدام تقنيات مجربة.