فهم بيئة المشروع: دليل شامل

تؤثر البيئة التي يجري فيها تنفيذ المشروع تأثيراً كبيراً على نجاحه من عدمه. ومن الضروري إدراك بيئة المشروع واتخاذ التدابير اللازمة للتعامل مع تأثيرها طوال دورة حياة المشروع. على الرغم من أن ميزانية المشروع ونطاقه وجدوله الزمني وأهدافه كلها محددة بشكل جيد للغاية، إلا أن البيئة التي يتم فيها تنفيذ المشروع نادراً ما تكون مفهومة أو محددة بوضوح. وقد يكون هذا الأمر محفوفًا بالمخاطر في سياق إدارة المشروع وتنفيذه. وفي حين أن تحديد الأهداف والنطاق والجدول الزمني والميزانية للمشروع كلها أمور جيدة وضرورية لتخطيط المشروع وتنفيذه والتحكم فيه، إلا أنه إذا تم تجاهل البيئة التي يوجد فيها المشروع، فقد تكون بذلك تدعو إلى الفشل.
والسبب في ذلك هو أن بيئة المشروع تلعب دورًا حيويًا حيث أن هذه العوامل الأخرى تدفع الأداء. وعلاوة على ذلك، لا يوجد مشروعان متشابهان، لذلك قد تؤثر عوامل مختلفة عليهما. ولكن حتى لو كان أي مشروعين متشابهين في الميزانية والنطاق والجدول الزمني وحتى الأهداف، فسيتم تنفيذهما في بيئات مختلفة، لذلك سيكون تأثيرها عليهما مختلفًا. لذلك، غالبًا ما تحدد العوامل البيئية ما إذا كان المشروع سينجح أم لا.
في هذه المقالة، سنتناول في هذه المقالة بيئة المشروع بالتفصيل.
ما هي بيئة المشروع؟
بيئة المشروع ليست سوى البيئة المحيطة والظروف التي يتم فيها تنفيذ المشروع. وهي تشمل العديد من الأشياء مثل الهواء والماء والموارد البشرية التي يتم التفاعل معها والظروف الاجتماعية والسياسية والاقتصادية. وهذه يمكن أن تكون داخل حدود المشروع وخارجها على حد سواء. لذلك، يمكننا القول أن جميع العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على إدارة المشروع تشكل بيئة المشروع. يمكن لأي من هذه الأشياء أن تؤثر على ميزانية المشروع أو الجدول الزمني للمشروع، أو تؤثر على معنويات الفريق، أو تؤثر على المشروع بطرق أخرى كثيرة. في إدارة المشاريع، ليس المشروع وحده هو الذي يجب أخذه بعين الاعتبار، فهناك العديد من الأشياء الأخرى. من أجل الإدارة الاستباقية للمشروع، يصبح فهم البيئة التي يجب أن يعمل فيها المشروع أمرًا ضروريًا. يجب أن يكون لدى مدير المشروع خطط للتعامل مع كل هذه العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على المشروع بطريقة أو بأخرى.
فكل مشروع تقريباً يتم التخطيط له وتنفيذه في بيئة اجتماعية ما. يمارس السياق الاقتصادي والسياسي والبيئي بعض التأثيرات المقصودة و/أو غير المقصودة على المشروع. وقد تكون هذه التأثيرات إيجابية وسلبية على حد سواء. لذا، من الضروري أن ينظر مدير المشروع إلى المشروع من السياق الاجتماعي والثقافي والدولي والاقتصادي والمادي والبيئة السياسية. هذه هي أجزاء البيئة الخارجية التي يجب أن يعمل فيها المشروع. ولكن هناك بيئة داخلية أيضاً. وهذا يشمل جميع أصحاب المصلحة وفريق العمل. يجب على مدير المشروع أن يأخذ بعين الاعتبار قدرة هؤلاء الأشخاص على التأثير على نتائج المشروع. يجب أن تؤثر مهارات مدير المشروع على هذه البيئة بطريقة إيجابية حتى يتم استقبال التغيير الذي يهدف المشروع إلى إحداثه بشكل أفضل. وأثناء العمل مع فريق العمل، تلعب قدرة مدير المشروع على العمل مع الأشخاص دورًا حيويًا في الحصول على أفضل النتائج. وهذا أمر مهم بشكل خاص في عالم اليوم الذي يتسم بالتقنية العالية والتنافسية المليء بالمواقف المعقدة.
لقد رأينا الأشياء المختلفة التي تشكل بيئة المشروع. دعونا نلقي نظرة على الجوانب الفردية لبيئة المشروع واحدًا تلو الآخر، بما في ذلك ما يجب مراعاته فيها وكيف يمكن أن تؤثر على المشروع.
1. البيئة الاجتماعية والثقافية
هذا عامل مهم إلى حد ما يجب الاهتمام به في إدارة المشروع. هناك أسئلة يجب أخذها بعين الاعتبار: كيف يؤثر المشروع على سكان المكان الذي يتم فيه تنفيذ المشروع أو كيف يمكن أن يؤثر سكان ذلك المكان على المشروع؟ كيف ينظر السكان المحليون إلى المشروع؟ هل سيكونون مؤيدين أو معارضين للمشروع؟ هل سيؤثر المشروع عليهم ثقافياً؟ أو قد تؤثر التركيبة السكانية للمنطقة على الخطة العامة للمشروع. قد يحتاج كل ذلك إلى فهم شامل للخصائص الديموغرافية والأخلاقية والعرقية والتعليمية والدينية للأشخاص المتأثرين بالمشروع. ستتعزز فرص نجاح المشروع إذا أدرك مدير المشروع أهمية التأثير على البيئة الثقافية والاجتماعية بما يعود بالنفع على أصحاب المصلحة في إدارة المشروع.
وعند الحديث عن البيئة الثقافية، فإن ذلك يشمل الثقافة الداخلية للمؤسسة أيضاً. وهنا، يلعب التواصل الواضح والمنتظم دوراً حيوياً. يجب أن يشعر كل عضو من أعضاء فريق المشروع، ومن ثم كل صاحب مصلحة، بأنه جزء أساسي من المشروع، مثله مثل أصحاب المصلحة والأعضاء الآخرين. من الضروري أن يوفر مدير المشروع معلومات كافية لعدد كافٍ من الأشخاص. سيؤدي ذلك إلى تعزيز بيئة ثقافية سليمة من التعاون والتآزر وبناء الثقة. لذا، من الضروري أن يأخذ مدير المشروع بعين الاعتبار ويعمل على تحسين بيئة المشروع الثقافية والاجتماعية الخارجية والداخلية على حد سواء.
2. البيئة المادية
هذا عامل رئيسي آخر في إدارة المشروع. سيساعد النظر بعناية في البيئة المادية للمشروع على تحديد العديد من المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها. هل سيؤثر المشروع على البيئة المادية أو البيئة البيئية للمكان الذي يتم فيه تنفيذ المشروع، وإذا كانت الإجابة بنعم، كيف؟ من الأفضل دائماً أن يكون لدى بعض أعضاء الفريق معرفة بالبيئة والجغرافيا المحلية التي قد تؤثر على المشروع أو قد تتأثر بالمشروع. يجب مراعاة عوامل مثل الطقس المحلي، وأحوال الطقس المتطرفة، والمشاكل الطبوغرافية، والقيود، إن وجدت، للوصول إلى موقع المشروع، وتوافر الموارد البشرية والمرافق، والحساسيات تجاه البيئة وأخذها في الاعتبار في خطة المشروع. كل هذه عوامل خارجية، ومعظمها خارج نطاق سيطرة مدير المشروع أو المنظمة. ومع ذلك، فإنها تلعب دوراً حيوياً في نجاح أو فشل المشروع.
3. البيئة السياسية
تلعب البيئة السياسية أيضًا دورًا حاسمًا في إدارة المشروع. يجب أن يعرف مديرو المشاريع الحدود التي يجب أن يعملوا ضمنها. وقد تكون هذه الحدود قوانين وطنية أو محلية. يمكن أن يؤثر المناخ السياسي السائد أيضاً على تقدم المشروع. تحدد هذه العوامل كيفية تعامل فريق إدارة المشروع مع أصحاب المصلحة. وقد يتعين على مدير المشروع التعامل مع قضايا مثل الفساد والاختلافات بين السياسات الوطنية والمحلية. قد يكون هناك تغيير مفاجئ في السلطة السياسية، وقد يؤدي ذلك إلى تغيير التأثير الذي تمارسه على المشروع، لذا سيتعين على فريق إدارة المشروع التكيف مع هذا التغيير. لذلك، يجب على مدير المشروع مراعاة كل هذه الأمور عند وضع خطة المشروع وجدوله الزمني.
4. البيئة الاقتصادية
تؤثر البيئة الاقتصادية للمكان الذي يتم فيه إنشاء المشروع على تكلفة المشروع. لذا، يجب على مدير المشروع أن يكون على دراية بالمناخ الاقتصادي وما إذا كانت تكلفة المدخلات ستكون مستقرة أم لا. وهذا من شأنه أن يساعد في إجراء تقدير أفضل للمشروع. استقرار الأسعار عامل أساسي في نجاح المشروع. ستساعد معرفة البيئة الاقتصادية أيضًا على التحكم بشكل أفضل في المشروع حيث ستقلل من فرصة تعثر المشروع بسبب التغيرات المفاجئة في التكاليف وتمنع ميزانية المشروع من الانحراف عن مسارها.
5. البيئة التكنولوجية
يجب أن يكون فريق إدارة المشروع على دراية بالبيئة التكنولوجية التي سيعملون فيها. فاختيار التكنولوجيا المناسبة للمشروع مهمة مهمة ستؤثر على نتائج المشروع. علاوة على ذلك، يمكن أن تؤثر المعرفة التكنولوجية المتاحة بشكل كبير على أهداف المشروع وقيمة المشروع. لذلك، فإن اختيار الأدوات التكنولوجية المناسبة والأشخاص ذوي المهارات والخبرات ذات الصلة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. وتؤثر هذه الأمور على جوانب مختلفة من المشروع مثل تعقيد التصميم، وسرعة المشروع وكفاءته، والالتزام بنطاق ومعايير إدارة المشروع، وإمكانية الاعتماد على المنتج أو الخدمة، والتشغيل والتنفيذ الآمن للمشروع. مع التقدم التكنولوجي السريع، تتغير بيئة المشروع بسرعة أيضاً. لذلك، يجب أن يكون مدير المشروع على دراية كاملة بأحدث الأدوات المتاحة التي يمكن أن تكون مفيدة في التنفيذ السريع والآمن والسلس للمشروع.
6. ظروف السوق
تلعب ظروف السوق التي يوجد فيها المشروع أيضًا دورًا حيويًا في تحديد نجاحه. فجميعنا يعلم أن الأسواق تعمل في ظروف ديناميكية وبالتالي قد تكون إما مفيدة للمشروع أو قد تكون ضارة بأدائه. فقد تؤثر ظروف السوق بشكل إيجابي أو سلبي على المشروع من خلال التأثير على القدرة على تمويله أو تغيير نطاق المشروع ومعاييره. وقد تؤثر أيضاً على توافر الموارد البشرية اللازمة للمشروع.
7. هيكل وثقافة المنظمة
يتعلق هذا الأمر بالبيئة الداخلية للمشروع في المنظمة. يؤثر هيكل المنظمة على طريقة إدارة المشروع. وقد يشمل الهيكل الأنظمة المعمول بها في المنظمة وكيفية عملها. كما أن العمليات التي يتم اتباعها لتحقيق أهداف المنظمة هي أيضًا جزء من الهيكل. وهذه لها تأثير كبير على كيفية تنفيذ المشروع. وبالمثل، فإن ثقافة المنظمة، بما في ذلك ثقافة العمل، تؤثر أيضًا بشكل كبير على كيفية تقدم المشروع وإدارته. إن عملية التفكير واستراتيجيات الإدارة العليا لها تأثير على صفات نجاح المشروع. لذلك، يعد هذا جانبًا مهمًا من بيئة المشروع بأكملها التي يجب مراعاتها بعناية من أجل إدارة أفضل للمشروع.
التحديات في إدارة المشاريع
يهدف كل مدير مشروع إلى تقديم مشروع ناجح. لكنها ليست مهمة سهلة. هناك قيود الوقت والميزانية. لذا، فإن إدارة منتج ما ضمن هذه القيود ومن ثم تقديم منتج أو خدمة عالية الجودة يمثل تحديًا في حد ذاته. المواعيد النهائية والميزانية هما فقط شيئان يجب على مدير المشروع العمل في إطارهما. هناك العديد من الأشياء الأخرى التي يمكن أن تؤثر على المشروع. بعض العوامل خارجة عن سيطرتك. ويمكنها أن تعيد المشروع إلى الوراء أو تضعه خارج نطاق سيطرتك. ثم هناك بعض الأمور التي يمكن تسويتها ولكنها تستمر في الظهور، وبالتالي تؤثر على سير العمل، مثل المشاكل من أصحاب المصلحة الداخليين أو أعضاء الفريق. كما أن لديهم القدرة على إخراج مشروعك عن مساره أو تأخيره. بعض هذه الأمور، إذا لم يتم النظر فيها بعناية أو لم يتم التعامل معها بكفاءة، يمكن أن تؤدي إلى زيادة تكلفة المشروع، وبالتالي الإخلال بالميزانية، وهو ما لا يرغب فيه أحد.
راجع أيضًا: 5 أنواع مختلفة من تكلفة المشروع
الخلاصة:
إذن، لقد استكشفنا ما هي بيئة المشروع في إدارة المشاريع، وهذه هي الجوانب المختلفة للبيئة التي يوجد فيها المشروع ويعمل فيها. هذه العوامل البيئية والسياقية تشكل نجاح المشروع من عدمه ويجب مراعاتها بعناية أثناء وضع خطة المشروع. وهذا يدل أيضًا على أن دور مدير المشروع ومسؤولياته قد توسعت إلى ما هو أبعد من أنشطة التشغيل والتحكم داخل المنظمة. لم تعد إدارة المشروع تتعلق فقط بالتخطيط والجدولة والمراقبة. فقد أصبح تحديد وإثبات ارتباط المشروع بالعوامل البيئية الخارجية أمرًا حيويًا لإنجاز المشروع بنجاح. لتعميق فهمك لدورات إدارة المشاريع وجوانبها البيئية، قم بالتسجيل في الدورة التي تقدمها سبوتو اليوم!