فهم إدارة مشتريات المشاريع: نظرة عامة شاملة

المشتريات ضرورة منتظمة للمشاريع. تتطلب المشاريع عناصر وخدمات مختلفة، بما في ذلك الإمدادات والبنية التحتية والمتخصصين والتدريب. إدارة مشتريات المشروع هي الحصول على الأشياء اللازمة لتلبية احتياجات المشروع. يُعرف الحصول على المنتجات والمواد والخدمات باسم مشتريات المشروع. تُعد العلاقات مع البائعين أمرًا حاسمًا لأداء المؤسسة، وتسمح خطة عمل جيدة التنظيم للتوريد بتحقيق جودة الخدمة وأهدافها. تشير إدارة مشتريات المشاريع إلى العمل مع البائعين الخارجيين للحصول على أو تقديم طلبات شراء لمشاريع محددة. في كثير من الأحيان، تستند هذه الاتفاقيات إلى عقد لضمان الحصول على المنتجات أو الخدمات المطلوبة في الوقت المحدد وتلبية معايير الشركة المشترية. ينشغل معظم مديري المشاريع بنطاق المشروع وجدوله الزمني وأمواله. ومع ذلك، يشتمل المشروع المنتج على إدارة المخاطر، ومراقبة جودة المخرجات، وتوظيف الأشخاص وإدارتهم، والحصول على المنتجات والخدمات. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على العمليات الأربع الرئيسية لإدارة مشتريات المشروع وأدوار مدير مشتريات المشروع.
4 العمليات الرئيسية لإدارة مشتريات المشروع 4 العمليات الرئيسية لإدارة مشتريات المشروع
تتضمن إدارة مشتريات المشروع أربع عمليات رئيسية. وهي:
1. التخطيط للمشتريات
المراحل الأربع الأكثر أهمية في عملية الشراء في إدارة المشاريع هي بشكل عام مراحل التخطيط والإجراء والرقابة ووضع اللمسات الأخيرة. ستكون مسؤولاً عن صياغة الاستراتيجية الرسمية لإدارة المشتريات خلال مرحلة التخطيط. وتحدد القرارات التي يتم اتخاذها خلال هذه المرحلة جوانب العمل التي سيتم الحصول عليها من داخل المؤسسة وتلك التي سيتم قبولها من مصادر خارجية. ستؤثر هذه المعلومات بشكل كبير على النفقات المرتبطة بالمشروع ونطاقه المالي. خلال هذه الخطوة، يلزم إعداد نماذج لوثائق المشتريات ووضع أطر معايير لاختيار مقدمي الخدمات المحتملين. إن لكل من نطاق المشروع والجدول الزمني والمتطلبات دور في تحديد سلسلة الاختيار هذه. بالإضافة إلى ذلك، يتم النظر في القيود المالية وعوامل المخاطر.
2. إجراء عملية الشراء
بعد الانتهاء من الأعمال الورقية للمرحلة الأولى، تتضمن عملية الشراء التالية تحليل العطاءات المرتجعة وتحديد أي منها سيتم قبوله. ولكن، قبل اتخاذ القرار، يجب وضع معيار لتحديد العرض الأفضل للمشروع والأكثر ملاءمةً لإدارة اللوجستيات الخاصة بك. ثم يتم بعد ذلك تنفيذ العقود ومراجعة خطة إدارة المشروع.
تحديد الفائز من خلال التشاور مع مقدمي العروض، واستخدام منهجيات لتحليل العروض، والحصول على تقديرات مستقلة للتأكد من أن العروض ضمن النطاق النموذجي. لا مانع من طلب آراء المتخصصين في المجالات التي تتعاقد فيها.
هناك طرق تحليلية إضافية متاحة. يعتبر الإعلان أسلوبًا رائعًا للتأكد من أنك تلقي أكبر شبكة ممكنة، مما يسمح لك بتقييم جميع العطاءات المحتملة. بعد ذلك، ستكون مناقشات المشتريات مطلوبة لتكييف العقود النهائية مع مواصفاتك ومواصفات المقاول. استخدم طلب الشراء لتوثيق السعر والكمية ومدة التسليم وشروط الدفع للسلع/الخدمات التي تطلبها. هذا الاتفاق ملزم قانوناً ويضمن لك وللبائع أن تكون أنت والمورد على نفس الصفحة. سيساعدك نموذج طلب الشراء الخاص بنا في إنشاء أمر شراء لمشروعك.
3. مراقبة المشتريات
بعد توقيع الاتفاقيات، يجب دمج إدارة هؤلاء المتعاقدين في واجبات الإدارة الشاملة. يمكن أن يكون للمقاولين تأثير ضار على التكاليف والجداول الزمنية، مما قد يتسبب في خروج المشروع عن مساره أو حتى فشله.
لذلك، يلزم إجراء تحديثات دورية للحالة لفحص عقود المقاولين، والحصول على تقارير مرحلية، وتقييم أداء العمل لضمان التزام المقاولين بمعايير العقد. على الرغم من أنك تستعين بالمقاولين لأنهم متخصصون في مجال عملهم، إلا أنه يجب عليك الإشراف على عملهم وتتبعه للتأكد من أنه يسير وفقًا للخطة.
ولضمان تنفيذ العمل بشكل صحيح، يُفضّل التعاقد مع نظام مراقبة التغيير وإجراء مراجعات متكررة لأداء المشتريات، بما في ذلك عمليات التفتيش والتدقيق. كما تساعد تقارير الأداء المشرفين على البقاء على اطلاع دائم. بالإضافة إلى نظام الدفع، يجب أن يكون هناك نظام لإدارة المطالبات وإدارة السجلات. يجب أن تتضمن أوامر العمل جميع المعلومات ذات الصلة بعمل المقاول للمساعدة في مراقبة الأداء.
4. وضع اللمسات الأخيرة للمشتريات
تركز عملية وضع اللمسات الأخيرة على إنهاء المشتريات في المقام الأول. بالإضافة إلى ذلك، فهي تنطوي على اكتشاف تحديات إدارة المشروع ووضع إجراءات فعالة وتقييم فائدة المشروع في المستقبل. ترغب بعض الشركات في إجراء عمليات تدقيق مباشرة باستخدام مصفوفات الأداء لتقييم المشروع بأكمله. وتتطلب المشاريع المستقبلية التي تتطلب فرق عمل جديدة كلياً تعمل في مواقع حديثة توثيقاً مكثفاً. خلال مرحلة وضع اللمسات الأخيرة، قد يكون من الضروري إجراء مفاوضات لمعالجة الشواغل التعاقدية. من الناحية المثالية، سيتم تحديد المشاكل التي تم تحديدها خلال عملية المراقبة، مما يسمح ببدء عملية الحل في وقت مبكر. هناك مكونات وقدرات قياسية عندما يتعلق الأمر باعتماد إدارة المشتريات. تفضّل معظم الشركات التعامل مع عدد قليل من الموردين على المدى الطويل بدلاً من العديد من الموردين الذين يتصارعون للحصول على أقل سعر. يعد تطوير اتصالات الموردين والحفاظ عليها أمرًا بالغ الأهمية لأنه يمكّن سلاسل التوريد المتنوعة وأصحاب المصلحة من التعاون في التحسينات وتنسيق المبادرات.
أدوار ومسؤوليات مدير مشتريات المشاريع
يضطلع مدير مشتريات المشروع بالعديد من المسؤوليات. ويعتمد نطاق هذه المسؤوليات والأدوار التي يتعين على المدير القيام بها على حجم الأنشطة.
1. بدء المشروع
يكون مدير المشروع مسؤولاً عن بدء المشروع من خلال تحديد المواعيد النهائية، وإنشاء سلاسل العمليات، والجمع بين فرق العمل لتشجيع التعاون والتآزر. يجب أن يأخذ مدير المشروع زمام المبادرة في هذه الحالات ويوجه شركاءه نحو تحسين التآزر والكفاءة في عملهم. بالإضافة إلى ذلك، وكما قيل سابقًا، يجب على مدير المشروع أن يكون لديه فهم عملي للجدول الزمني للمشروع وأن يكون على اتصال مع كل تكرار.
2. وضع استراتيجية للمشتريات
من الأهمية بمكان تصميم إجراء كامل لمواءمة مقدمي الخدمات وتحديد التوقعات بشكل صحيح. يتم تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لشراء السلع أو التقنيات أو الخدمات من خلال استراتيجية تخطيط تم وضعها بشكل مدروس. بالإضافة إلى ذلك، تشمل جميع عمليات ما بعد الاستحواذ الضرورية لضمان الانتقال السلس إلى العمليات التجارية. وتعتبر خطة التحول ضرورية لفعالية البرنامج بشكل عام.
3. التنسيق مع أصحاب المصلحة والموردين
عند التعامل مع عمليات استحواذ معقدة وواسعة النطاق، فإن إشراك العديد من الأطراف المؤثرة أمر ضروري دائمًا تقريبًا. يبدأ هذا النهج مع مالك الشركة، الذي كان هو من بدأ عملية الشراء ويستمر مع الأفراد الذين سيستخدمون الخدمات أو السلع، بالإضافة إلى أطراف أخرى من أمن المعلومات وضمان المعلومات والامتثال والشرعية والتمويل. أولاً وقبل كل شيء، يجب على مدير المشروع التأكد من تحديد جميع أصحاب المصلحة المعنيين والضروريين. ويتم استجوابهم خلال المراحل الأكثر أهمية من عملية الاستحواذ. قد يكون هناك أكثر من بائع واحد مشارك في عملية الشراء. وقد يكون لدى كل مزود خدمة عدد كبير من الموظفين. يجب على مدير المشروع اتخاذ هذا القرار لضمان أن يكون لكل بائع فريق عمل مخصص للمشروع. وطوال فترة الإجراءات، سيعمل رئيس الفريق كنقطة اتصال واحدة ويعمل بالتعاون مع مديري المشروع لتنظيم الاجتماعات والعروض التوضيحية وجمع التعليقات والإجابة على الاستفسارات وتبسيط إجراءات الشراء.
4. التواصل ونقل المعلومات
يجب الحفاظ على الاتساق بين جميع أصحاب المصلحة والموردين للوفاء بالمواعيد النهائية. مدير المشروع مسؤول عن تحليل المعلومات المنقولة والحصول عليها من الموظفين المعنيين وتنظيمها في الفترات الزمنية التي تم تحديدها. خلال مشروع مشتريات طويل الأمد، يمكن لمدير المشروع إبقاء الفريق على اطلاع دائم من خلال إرسال تحديثات أسبوعية عبر البريد الإلكتروني، وإجراء مراجعات لأداء المشروع، وعقد اجتماعات وجهاً لوجه.
5. تقديم المساعدة أثناء المشروع
يساعد مدير المشروع صاحب العمل أثناء تطوير المشروع ونقل البرمجيات/الخدمات في نهاية المطاف إلى الحالة التشغيلية، وهو أمر حيوي. يحتفظ مدير المشروع بالمسؤوليات نفسها، مثل التخطيط والتنظيم والتواصل، لكن تركيزه تحول من اختيار البائع إلى تنفيذ الحل. بالإضافة إلى ربط إجراءات التنفيذ، يضمن مدير المشروع الحفاظ على المهارات والتوقعات طوال العملية.
الخاتمة
يتمثل أحد الأهداف الأساسية لعملية شراء المشروع في إقامة علاقات مع مستخدمي الخدمة طوال فترة العقد. وينطوي هذا الإجراء المنهجي على اختيار البائعين والعمل معهم، وإنشاء اتصالات تجارية مع الموردين، وقياس الكفاءة.
هذا الإجراء الفريد من نوعه هو جزء أساسي من المشروع. والغرض الأساسي منه هو ممارسة السيطرة على بعض الأنشطة المؤقتة. في المراحل الأولى من المشروع، يتم التعرف على المشتريات ومناقشتها أثناء الإعداد للمشروع. ويتولى مديرو المشاريع مسؤولية تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها وإدارتها وضمان نجاحها.
تقدم سبوتو دورات شاملة في إدارة المشاريع مصممة لتزويد المهنيين بالمهارات اللازمة للتفوق في هذه المجالات. تغطي دوراتنا مجموعة واسعة من الموضوعات، بدءاً من عمليات الشراء إلى تقنيات إدارة المشاريع المتقدمة، مما يضمن استعداد المشاركين بشكل جيد للتعامل مع تعقيدات أي مشروع. سجّل اليوم لتعزيز خبراتك في إدارة المشاريع وتحقيق نتائج ناجحة في إدارة المشاريع.