يتواصل المديرون التنفيذيون مع الأفراد المسؤولين عن المشروع. يشركون مديري المشروع في عملية اتخاذ القرار كلما قاموا بتوزيع المهام. يناقشون المشروع مع مديري المشروع قبل إعطاء موافقتهم. تجري المحادثات مع مديري المشروع قبل تسليم ميثاق المشروع. العديد من مديري المشاريع غير مستعدين للاستفادة القصوى من هذه الفرص العابرة للتأثير على اتجاه مؤسساتهم.
إذا كنت تهدف إلى المساهمة في استراتيجية المشروع، فإن بداية المهمة هي اللحظة المثالية للقيام بذلك. عندما يتم لفت انتباه مدير المشروع إلى مهمة جديدة، فإنه ملزم بتقديم طلبات لا لبس فيها للحصول على معلومات معينة بالإضافة إلى سلطة واضحة. إن مجرد طرح أسئلة بسيطة لشرح المهمة يطلق حوارًا أكثر دقة حول طبيعة المشروع ومدى السلطة التي يتم تفويضها. سيكون مدير المشروع في موقع المفكر الاستراتيجي التنظيمي إذا تفاوض على ميثاق مشروع جيد منذ بداية المشروع. وأي تعديلات يتم إجراؤها على الميثاق في المستقبل ستعمل فقط على تعزيز وجهة النظر هذه.
الأسئلة الرئيسية وتأسيس السلطة: دور مدير المشروع
يجب أن يبدأ مدير المشروع بطرح الأسئلة الأساسية بمجرد إسناد المشروع إليه. خلال فترة التكليف، يجب طرح الأسئلة المتعلقة بمكان المشروع والاستراتيجية التنظيمية الشاملة. لنفترض أنه لا يوجد أي غموض حول طبيعة الشراكة. في هذه الحالة، يمكن أن يوفر الميثاق آلية لتوثيق تلك الافتراضات بوضوح والحصول على تأكيد من الجهة الراعية بأن الافتراض دقيق. لنفترض أن المشروع قيد التنفيذ بالفعل وتم تعيين مدير مشروع جديد. في هذه الحالة، فإن إعادة تأكيد الميثاق الحالي أو إنشاء ميثاق جديد هو نهج فعال لمدير المشروع الجديد لإثبات المصداقية.
مدير المشروع مسؤول أيضًا عن تحديد مدى سلطته أو سلطتها. ومع ذلك، يظهر مدير المشروع مستوى نضجه من خلال طرح هذه الأسئلة في وقت مبكر من العملية. يختلف الشكل الذي يتخذه هذا التعريف باختلاف المؤسسة. ويُعرف إعلان الراعي عن السلطة والدعم باسم الميثاق. سيصر مدير المشروع المحترف على وجود ميثاق مفصل قبل بدء العمل، خاصة قبل أن يطلب من أعضاء الفريق الآخرين اتخاذ إجراءات بدلاً منه أو منها.
تأليف ميثاق المشروع
لا يكفي أن نجيب ببساطة على ما هو ميثاق المشروع في إدارة المشروع وحده. نحتاج أيضًا إلى التركيز على من يقوم بإنشاء ميثاق المشروع. إذا منحت أشخاصًا آخرين السيطرة على إنشاء الميثاق، فأنت تمنحهم فعليًا السيطرة على الترويج للمشروع وتسويقه وتوجيهه. وسيتألق الرعاة الأكثر قدرة في هذه الصفات، ولكن ليس كل راعٍ سيبرع في هذه المهام. يشعر عدد كبير بشكل غير متناسب من مديري المشاريع بالإحباط لأن رعاة مشاريعهم يرفضون وضع ميثاق مفصل. لا يوجد ذكر لمن يكتب الميثاق في أي مكان في التعريف؛ كل ما يقال هو من “يصدر” الميثاق. يمكن لمديري المشاريع كتابة الميثاق بشكل مستقل ثم تقديمه للموافقة عليه. ليس من المهم من يقوم بكتابة الميثاق؛ المهم أن تتم الموافقة عليه ودعمه من قبل شخص يتمتع بسلطة كافية.
في حالات نادرة، قد لا يكون راعي المشروع مستعدًا أو قادرًا على إعطاء ختم موافقته على الميثاق الذي تمت صياغته. لدى الرعاة خيار إما قبول أو رفض أي تغييرات يتم إجراؤها. قد يشير رفض التوقيع على المستند إلى سوء فهم أو نقص في الدعم أو ربما شيء أكثر خطورة. يجب على مدير المشروع الماهر أن يوقف العمل حتى يتم حل المشكلة. إن المضي قدمًا في مشروع ما دون الحصول أولاً على التفويض والتعريف اللازمين هو وصفة لكارثة.
ولأنه يمكّنك من القيام بذلك، فإن الميثاق هو فرصة فريدة من نوعها لزيادة نضج المنظمة. قبل المضي قدمًا، من المهم التفكير في أهداف الشركة وخططها. الحفاظ على السلطة على التدقيق وتوزيع الموارد التنظيمية.
يعد وضع إجراءات وضوابط موحدة لتفويض المشاريع الجديدة أحد أكثر الطرق فعالية للمؤسسات لتعزيز عمليات إدارة المشاريع بشكل كبير وتحقيق نتائج أفضل بكثير. يمكن أن يفيد وضع المبادئ التوجيهية لميثاق المشروع كلاً من إدارة المحفظة والبرامج لأن إحدى الوظائف الأساسية لإدارة المحفظة والبرامج هي الإشراف على بداية المشاريع الجديدة.
أهمية ميثاق المشروع
من المحتمل أن يفشل المشروع الذي لا يحتوي على ميثاق بنفس الطريقة التي قد يفشل بها الفيلم الذي لا يحتوي على سيناريو. إن توثيق وجود مشروع ما والتحقق من صحته هو الهدف الشامل الوحيد لميثاق المشروع. ستتحقق هذه الوثيقة من أن الموارد التنظيمية قد تم الالتزام بها للمشروع وستعمل بهذه الصفة. يُطلب من مديري المشاريع صياغة ميثاق المشروع من أجل تحليل العوامل التالية. الدوافع الكامنة وراء بدء العمل في المشروع الأهداف والقيود الخطوات التفصيلية لإنجاز المهمة المطروحة أسماء أهم الأفراد المعنيين تلك الأمور التي تقع ضمن اختصاصه، في مقابل تلك التي لا تقع ضمن اختصاصه التحديد المبكر للأخطار والفرص المحتملة المسؤولية عن الميزانية والإنفاق على أعلى المستويات
في حالة عدم وجود ميثاق، يستحيل تحديد ما إذا كان المشروع ناجحاً أم لا.
نماذج طلب مواثيق المشاريع
في معظم المنظمات، غالبًا ما يتم بدء المشاريع من قبل الرعاة أو مديري المشاريع أو رئيس المنظمة. يجب تحديد مهام والتزامات الأعضاء في ميثاق، وهو أمر لا بد منه. عندما تعمل منظمتان أو أكثر معًا في مشروع ما، فإن ذلك يساعد على تنمية علاقة عمل صحية ومثمرة بين تلك المنظمات. ويتولى مكتب إدارة المشروع، الذي يُعرف غالبًا باسم مكتب إدارة المشروع، مسؤولية التعامل مع العقود الرسمية للتأكد من إمكانية الوثوق بالمنظمة الخارجية من عدمه.
ويتمثل الغرض من ميثاق المشروع في أن يكون موجزًا وواضحًا بحيث يمكن استخدامه من أجل: لإخراج المشروع إلى حيز التنفيذ. الجزء الرئيسي من الضمانات التسويقية للمشروع. يعمل كنقطة محورية للمشروع بأكمله. مصممة لتكون بمثابة نقطة مرجعية لمعرفة كيفية تنفيذ المشروع. للحفاظ على الاتساق مع مختلف الأساليب التنظيمية الأخرى لإقناع أصحاب المصلحة والمديرين التنفيذيين بأن المبادرة ستكون مفيدة للأعمال. لتقييم أداء المشروع وكذلك التقدم المحرز فيه عندما تكون بوابة المرحلة نشطة.
تتطلب هذه الوثيقة رفيعة المستوى اهتمامًا ومراجعات للخطة الاستراتيجية، وكلاهما ضروري على الفور. كما أن المراجعة الدورية ضرورية أيضًا لتخطيط وإدارة المشروع بشكل أكثر فعالية.
ميثاق المشروع للشركة العميلة
ميثاق المشروع هو الوثيقة الرئيسية بشكل عام، وهو بمثابة ركيزة أساسية بالنسبة للشركات العميلة. تحتوي هذه الوثيقة على مواصفات متعمقة وتوضيحات موجزة للعمل الذي سيتم تنفيذه. لا يعتبر الميثاق العام للمشروع مكتملاً ما لم يتم التوقيع عليه من قبل شخص مخول بذلك. وعادةً ما يتم نقل سلطة إلزام الاتفاقية من خلال توقيع العميل في أسفل المستند. وقد قدم المسؤول الاستشاري توقيعه كتوقيع مقابل.
من المسؤول عن إنشاء ميثاق المشروع؟
مدير من نوع ما بلا شك. وهو مسؤول عن بدء المشروع وتشغيله بسرعة. لجعل الخطة أكثر قابلية للتطبيق، فإن أول عنصر يجب تطويره هو الميثاق. يتم الانتهاء منه قبل تنفيذ مراحل التخطيط والتطوير.
حتى لو أتيحت الفرصة للجهات الراعية للتوقيع على ميثاق المشروع، فإن مدير المشروع هو المسؤول في النهاية عن الوثيقة. وحتى يتم الانتهاء من المشروع، يقوم مدير المشروع بتقديم التوصيات والإشراف على المشروع.
على الرغم من أن ميثاق المشروع هو جزء أساسي من وثائق الأعمال، إلا أنه ليس الوحيد. فالغرض من حالة الأعمال وخطط إدارة الفوائد هي أوراق تنتمي إلى مرحلة من مراحل المشروع وتعمل كمدخلات للمشروع. عندما يتم استئجار مشروع ما، يتم التحقق من صحة مواءمة المشروع مع استراتيجية المنظمة والعمل الذي يتم إنجازه بالفعل.
العقد مقابل ميثاق المشروع
العقد
هو وثيقة يتم استخدامها في عملية الشراء وهي مسؤولة عن إنشاء العلاقة القانونية القائمة بين العميل والمورد.
يمكن تضمين SOWs في العقود، وتحتوي هذه المستندات على جميع المخرجات التي يتوقعها العملاء. يجب على العملاء أولاً تقديم موافقتهم قبل تمرير العقود إلى المؤسسات المنفذة ليتم تنفيذها.
ميثاق المشروع
هو وثيقة متاحة فقط داخل المنظمة ويتم إعطاؤها لفريق العمل الداخلي حتى يتسنى للمنظمة أن تشرح لهم ما هو متوقع منهم.
قد تكون المنظمة التي تقوم بتنفيذ العقد مسؤولة عن أكثر من مشروع واحد وقد تقوم بتقسيم مخرجات ذلك العقد. كما يمكن لراعي المنظمة التي تقوم بتنفيذ العقد أن يضيف بعض الأهداف أو المنجزات غير المذكورة في العقد. على سبيل المثال، قد تطلب الجهة الراعية أن تقوم المنظمة المنفذة ببناء قدرة على القيام بمشاريع كهذه كجزء من هذا المشروع.
يجب أن توافق المنظمة المنفذة (الجهة الراعية) أولاً على ميثاق المشروع قبل إرساله إلى مدير المشروع.
خطة العمل مقابل ميثاق المشروع
خطة العمل
خطة العمل هي اقتراح يستخدم لإقناع الإدارة أو مجلس الاستثمار بتقديم الدعم المالي للمشروع.
يتم تطويرها عندما يتم التحقق من صحة الفرصة ويكون رواد الأعمال قد نظروا في جميع الخيارات المتاحة لهم.
ميثاق المشروع
من ناحية أخرى، ميثاق المشروع هو عبارة عن أوراق رسمية تحدد كيفية التعامل مع المشروع. ويتضمن قائمة بالافتراضات الأولية والمخاطر والمشكلات والنطاق والإطار الزمني عالي المستوى.
لإنشاء ميثاق مشروع، يجب عليك أولاً تحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتنفيذ في ضوء القيود المقدمة أم لا، ثم يجب عليك تصميم المشروع على مستوى عالٍ.
من الذي يعطي ختم موافقته على ميثاق المشروع؟
قد يعتقد المرء خطأً أن مدير المشروع يمكنه التوقيع على ميثاق المشروع إذا كنت تعتقد أنه يمكنه ذلك. لا يتم توقيع الوثيقة من قبل مدير المشروع؛ بل يتم توقيعها من قبل راعي المشروع.
بدلاً من كتابته بنفسه، يحتاج الراعي فقط إلى التوقيع عليه. يقوم مدير المشروع بتجميع الورقة. قد يتم نقل التفويض بالمضي قدمًا باستخدام توقيع رسمي من قبل راعي المشروع، أو من خلال حفل توقيع رسمي، أو حتى مجرد رسالة بريد إلكتروني بسيطة للرد على رسالة تقول “أوافق”.
الخاتمة
في الختام، يعد ميثاق المشروع بمثابة حجر الزاوية في إدارة المشروع، حيث يضمن الوضوح والتوجيه والمساءلة من البداية وحتى الانتهاء. وتكمن أهميته في تمكين مديري المشروع من التأثير على القرارات الاستراتيجية وتحديد السلطة وتخفيف المخاطر في وقت مبكر. من خلال طرح الأسئلة الأساسية والتفاوض على ميثاق شامل، يضع مديرو المشاريع أنفسهم كمفكرين استراتيجيين، مما يعزز النضج التنظيمي. وعلى الرغم من أهمية الميثاق، إلا أن تأليف الميثاق يعتمد في النهاية على موافقة ودعم الأفراد الذين يتمتعون بسلطة كافية. وبدون ميثاق، تفتقر المشاريع إلى التوجيه وتواجه خطر الفشل. لذلك، فإن تبني إجراءات موحدة لإنشاء الميثاق والموافقة عليه أمر ضروري للنجاح التنظيمي في مساعي إدارة المشاريع.
هل أنت مهتم بتعزيز مهاراتك في إدارة المشاريع؟ تقدم سبوتو دورة شاملة في إدارة المشاريع لتزويد المهنيين بالأدوات والتقنيات اللازمة للتفوق في هذا المجال. استكشف عروض دوراتنا اليوم وارتقِ بمسيرتك المهنية في إدارة المشاريع إلى آفاق جديدة
فهم أهمية مواثيق المشاريع في الإدارة
About the Author
