فهم أهمية النطاق في إدارة المشاريع في إدارة المشاريع

بطبيعة الحال، سيهتم كل مدير مشروع بضمان سير المشروع الذي يتولونه بسلاسة دون أي عوائق منذ البدء فيه وحتى اكتماله. كما أن جميعهم تقريبًا يتمنون ألا يكون هناك أي تأخير أو حالات من المشاريع التي تتجاوز الميزانية. ومع ذلك، نادرًا ما تصبح رغبة مديري المشاريع هذه حقيقة واقعة.
فحتى لو ناقش مدير المشروع كل شيء بالتفصيل مع أصحاب المصلحة، هناك دائمًا شيء ما يعدل نطاق المشروع عندما يمضي المشروع قدمًا. يشعر معظم مديري المشاريع أن زحف النطاق هو مصدر قلق كبير في نصف مشاريعهم تقريبًا. عندما تتم إدارة نطاق المشروع بشكل صحيح، سيكون من الممكن والأسهل توثيق كل ما هو مطلوب لتحقيق الهدف من المشروع وتجنب العوائق مثل زحف النطاق.
نطاق المشروع – المعنى:
ما هو النطاق في إدارة المشروع؟ في أي مشروع، يشير مصطلح النطاق إلى مجموعة مفصلة من الميزات أو المخرجات. تتوصل إدارة المشروع إلى هذه المخرجات بناءً على متطلبات المشروع. باختصار، نطاق المشروع ليس سوى العمل الذي يجب إنجازه لتقديم نتيجة أو خدمة أو منتج بمجموعة معينة من الوظائف أو الميزات.
يعد تطوير نطاق المشروع الخطوة الأولى في عملية تخطيط المشروع. وعادةً ما يتضمن وضع قائمة بكل ما هو مطلوب لإنشاء إطار عمل المشروع. وبعبارة أخرى، يجب أن يصف نطاق المشروع المهام والوظائف والميزات والمخرجات وأهداف المشروع. وسيناقش أيضًا التكاليف والمواعيد النهائية المرتبطة بالمشروع.
يجب أن يصاحب أي مشروع بيان يصف أهداف المشروع. يجب أن يناقش هذا البيان أيضًا القيود والتبعيات والافتراضات. يعد إعداد بيان النطاق الخطوة الأولى في تخطيط المشروع.
إدارة نطاق المشروع – المعنى:
تشير إدارة نطاق المشروع إلى إجمالي العمل الذي يجب القيام به لتقديم المنتج أو الخدمة بالميزات والوظائف المتوقعة. وهي تشمل كل ما يجب أن يدخل في المشروع. حتى أنه يحدد ما الذي يحدد نجاح المشروع. عندما لا يكون لدى مدير المشروع خطة مناسبة لإدارة نطاق المشروع، فهناك فرصة جيدة أن ينخرط الفريق في القيام بأشياء غير ضرورية لإكمال المشروع المطروح. أيضًا، هناك احتمال أن يضيع أعضاء الفريق معظم وقتهم في التخطيط لما يجب القيام به بعد ذلك. لذا، فإن الإدارة الفعالة للمشروع ضرورية لنجاح المشروع.
أهمية نطاق المشروع:
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تعرف ما هو نطاق المشروع. من المهم بنفس القدر أن تكون على دراية بإدارة النطاق. أيضًا، من المهم أيضًا معرفة أهمية نطاق المشروع. ولكن قبل فهم أهميته، من الأفضل معرفة ما يجب أن يكون جزءًا من بيان النطاق لأي مشروع. الافتراضات: أي افتراضات تم وضعها للمشروع وتأثيرات هذه الافتراضات على نتائج المشروع. القيود: أي مسائل تتعلق بالتكنولوجيا أو الموارد التي يمكن أن تقيد سلاسة المضي قدماً في المشروع. معايير النجاح: هذه هي المكونات الرئيسية التي ستساعد في نجاح المشروع. يجب تحديد هذا المعيار بناءً على ما يتفق عليه أصحاب المصلحة والعملاء بعد المناقشات. وصف المشروع: يقدم لمحة عامة عن نتائج المشروع. دراسة الجدوى: يجب أن تشرح دراسة الجدوى سبب أهمية المشروع والنتائج المتوقعة من إتمامه بنجاح.
بمجرد أن يحدد مدير المشروع هذه العوامل في إطار المشروع، سيكون من الأسهل إدارة نطاق المشروع. يجب أن يتتبع مدير المشروع دائمًا بيان النطاق. يعد فقدان تتبع نطاق المشروع أحد الأسباب المهمة لفشل المشروع.
نطاق المشروع أمر بالغ الأهمية للعديد من الأسباب الوجيهة. أحد أكبر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع هو تلبية توقعات ومطالب أصحاب المصلحة والعملاء. مع وجود نطاق مشروع متميز، سيكون من الممكن لكل عضو من أعضاء الفريق البقاء على نفس الصفحة مع أعضاء فريق المشروع الآخرين. وعلى وجه الخصوص، يمكن لبيان النطاق أن يضمن حدوث ذلك طوال دورة المشروع. قبل كل شيء، من المهم أن يكون لديك بيان نطاق مشروع مناسب للأسباب المذكورة أدناه:
يساعد بيان نطاق المشروع على تجنب المشاكل الناجمة عن: المتطلبات المتغيرة باستمرار المتطلبات التي يجب إعادة التفكير فيها عندما يكون المشروع قد بدأ بالفعل في المضي قدمًا النتيجة ليست حسب متطلبات العميل الميزانية تزيد عن المخطط لها
يتقدم المشروع ببطء شديد مقارنة بالجدول الزمني
ستساعد الإدارة الفعالة للنطاق في منع بعض المشكلات المذكورة أعلاه. ويمكنها القيام بذلك من خلال شرح وتوصيل النطاق بوضوح لجميع الأطراف المشاركة في المشروع. كما أنها تساعد على التفريق بين ما هو جزء من المشروع وما ليس جزءًا منه. حتى أنه يساعد في التحكم فيما يتم إزالته أو السماح به. الشيء الجيد في إدارة النطاق هو أنها تحدد عوامل التحكم. يمكن استخدام هذه العوامل لمعالجة العناصر التي تجلب التغييرات خلال دورة حياة المشروع.
نطاق المشروع أمر بالغ الأهمية لأي مشروع. فبدون ذلك، سيكون من الصعب على مديري المشروع معرفة العمل والتكلفة والوقت الذي يستغرقه المشروع. وبعبارة أخرى، يوفر نطاق المشروع الأساس لكل قرار سيتخذه مدير المشروع بشأن مهمة ما ومتى يجب تغييره. من خلال التواصل السليم، يمكن لمدير المشروع ضمان النجاح في كل مسار إلى الأمام.
أهمية الإدارة السليمة لنطاق المشروع:
ما هي أهمية إدارة نطاق المشروع؟ بالنسبة لمدير المشروع، تتمثل إحدى المهام الصعبة في إدارة توقعات العميل وأصحاب المصلحة، كما ذكرنا سابقًا. عندما يكون لديه نطاق محدد في متناول اليد، يمكن لمدير المشروع البقاء على المسار الصحيح بسهولة. يمكنه أيضًا التأكد من اتباع المواعيد النهائية بشكل صحيح طوال دورة حياة المشروع. تعد إدارة نطاق المشروع المحددة جيدًا مهمة للأسباب المذكورة أدناه: لمنع التأخر عن الجداول الزمنية في المشروع لمنع المشروع من تجاوز الميزانية المخطط لها لاكتشاف على الفور عندما لا يتحرك المشروع نحو النتيجة المرجوة لتمحور المشروع عندما يبدأ بالفعل في المضي قدمًا للإدارة الفعالة للمتطلبات التي تتغير باستمرار
باختصار، ستساعد الإدارة الفعالة لنطاق المشروع مديري المشروع في الحصول على فكرة واضحة عن التكلفة والعمالة والوقت الذي يستغرقه المشروع. وتساعدهم في التمييز بين ما هو غير مطلوب وما هو مطلوب للمشروع للمضي قدمًا كما هو متوقع. يحدد النطاق في إدارة المشروع عوامل التحكم في معالجة العناصر التي قد تشهد تغييرات في دورة حياة المشروع.
خطوات إدارة نطاق المشروع:
مع معرفة أهمية إدارة نطاق المشروع، من الأفضل أن تكون على دراية بالخطوات المتبعة في إدارة نطاق المشروع:
1. التخطيط لنطاق المشروع:
الخطوة الأولى في إدارة نطاق المشروع هي تخطيط النطاق بشكل صحيح. في هذه المرحلة، سيتعين عليك جمع المدخلات من جميع أصحاب المصلحة. إلى جانب أصحاب المصلحة، سيتعين على مدير المشروع أن يناقش ويقرر ويجب أن يوثق كيفية التحكم في نطاق المشروع والتحقق من صحته وإدارته وتحديده. حتى أن خطة إدارة النطاق يجب أن تشمل معلومات حول كيفية التعامل مع المشروع عندما يحدث شيء غير متوقع. وسوف توضح كيف سيتم قبول المخرجات وكيفية الوصول إلى العناصر الرئيسية التي تشمل هيكل تقسيم العمل وبيان النطاق.
2. جمع المتطلبات:
من هذه الخطوة، كمدير مشروع، ستحصل كمدير مشروع على فكرة واضحة عما يتوقعه أصحاب المصلحة وكيف ستتعامل مع توقعاتهم. في هذه المرحلة، سيكون عليك إنشاء بيان مكتوب حول ما هو متوقع كنتيجة للمشروع. يمكنك جمع المعلومات المطلوبة لهذه المرحلة من خلال الاستبيانات أو المقابلات أو مجموعات التركيز أو من خلال إنشاء نماذج أولية. مع هذه المرحلة من إدارة نطاق المشروع، سيكون من الممكن منع العديد من الإحباطات الناجمة عن العقبات التي تعترض طريق المشروع.
3. تحديد النطاق:
بمجرد أن تقرر كيفية إنشاء بيان نطاق المشروع بعد فهم الإنجازات المتوقعة، تكون جاهزًا لشرح ما هو موجود في النطاق. حتى أنه يمكنك شرح ما هو خارج النطاق في هذه المرحلة. سيكون بيان النطاق الذي تعده في هذه المرحلة بمثابة دليل إرشادي طوال فترة المشروع. يمكن لأعضاء فريقك الرجوع إلى هذا البيان للحصول على توضيحات حول ما هو متضمن وما هو غير متضمن في عمل معين.
الخطوات القليلة التالية التي تنطوي عليها عملية إدارة نطاق المشروع هي إنشاء هيكل تقسيم العمل والتحقق من صحة النطاق والتحكم في النطاق
الاستنتاج:
في إدارة المشاريع، يعد ضمان التنفيذ السلس للمشاريع من البداية إلى الإنجاز طموحًا مشتركًا لمديري المشاريع. ومع ذلك، غالبًا ما ينطوي الواقع على تحديات مثل زحف النطاق، مما يؤدي إلى تأخير المشروع وتجاوز الميزانية. لا غنى عن الإدارة الفعالة لنطاق المشروع في تخفيف المخاطر وضمان نجاح المشروع. ومن خلال تحديد نطاق المشروع وإدارته بدقة، يمكن لمديري المشاريع مواءمة توقعات أصحاب المصلحة، ومنع زحف النطاق، والحفاظ على الجداول الزمنية والميزانيات الخاصة بالمشروع. تدرك “سبوتو” أهمية إدارة نطاق المشروع وتقدم تدريباً شاملاً في إدارة المشاريع لتزويد المهنيين بالمهارات اللازمة للتفوق في أدوارهم. تقدم سبوتو دورات في إدارة المشاريع لتمكين مديري المشاريع الطموحين بالمعرفة والأدوات اللازمة للنجاح.