فهم أنواع التنظيم: دراسة PMP

فهم أنواع التنظيم: دراسة PMP
لكي تصبح محترفاً في إدارة المشاريع (PMP)، عليك أن تتعرف على أنواع المنظمات التي يحددها معهد إدارة المشاريع. يُعرّف معهد إدارة المشاريع الهيكل التنظيمي على أنه إطار عمل لتحديد التسلسل الهرمي للأشخاص والوظيفة وسير العمل – إلى جانب نظام إعداد التقارير في المنظمة.
يجب أن يكون لدى كل منظمة نوع تنظيمي محدد من أجل العمل بكفاءة وتحقيق أهدافها التجارية.
يجب أن يكون مديرو المشاريع على دراية بالأنواع المختلفة للمؤسسات وكيفية عملها حتى يتمكنوا من تحديد أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الآخرين. فيما يلي قائمة بأنواع المنظمات المختلفة:
المنظمة القائمة على المشاريع
تعتمد هذه المنظمة على المشاريع. لذلك، يتم تقسيم عمل الشركة بأكمله إلى أنشطة صغيرة بحجم المشروع يتم إنجازها في إطار زمني محدد.
على سبيل المثال، قد تعمل على مشروع من المتوقع أن يستمر لمدة عامين، ولكنك ستكمل مهام مختلفة كل يوم أو أسبوع. إذا كنت تعمل في مثل هذه البيئة، فهذا يعني أنك تعمل باستمرار على مشاريع أخرى في نفس الوقت.
يمكن العثور على المنظمات القائمة على المشاريع في مختلف قطاعات الاقتصاد: الوكالات الحكومية والشركات الخاصة. تعتمد معظم المنظمات الكبيرة على الهياكل المتوقعة في عملياتها اليومية.
تتمثل الميزة الرئيسية لهذا النوع من المنظمات في أنه يسمح للشركات بتعديل مواردها بسرعة وفقًا لمتطلبات العملاء وأصحاب المصلحة المتغيرة.
على سبيل المثال، لنفترض أن هناك زيادة مفاجئة في الطلب على أحد المنتجات أو الخدمات التي تقدمها شركتك. في هذه الحالة، يمكنك زيادة عدد الموظفين العاملين في هذا المشروع بسرعة دون الحاجة إلى إجراء أي تغييرات هيكلية كبيرة.
التنظيم الوظيفي
أكثر أنواع التنظيمات شيوعًا هو التنظيم الوظيفي. تم تصميم هذا النوع من التنظيم لأداء المهام في مجال معين مع وجود تسلسل قيادي شفاف، وعادةً ما يتم استخدامه عندما تعمل عدة أقسام معًا لتحقيق هدف مشترك.
تُعرف المنظمات الوظيفية أيضًا باسم منظمات الإدارات لأنها مقسمة إلى إدارات أو أقسام فردية لكل منها أهدافها ومسؤولياتها الخاصة بها.
وعادةً ما يكون للإدارات المختلفة داخل هذا النوع من المنظمات ميزانيات منفصلة وقد تقدم تقاريرها إلى مديرين تنفيذيين آخرين.
أهم فائدة لاستخدام التنظيم الوظيفي هي الكفاءة.
إذا كان لكل قسم أهدافه الخاصة، فسيكون قادراً على التركيز على تلك الأهداف دون القلق بشأن المجالات أو الأقسام الأخرى داخل الشركة. وهذا يسمح لكل قسم بالعمل بشكل مستقل وتكريس الوقت والطاقة لتحقيق أهدافه.
هناك أيضًا بعض الجوانب السلبية المرتبطة باستخدام هذا النوع من الهيكل التنظيمي.
على سبيل المثال، أحد الجوانب السلبية هو أنه يمكن أن يخلق صوامع داخل الشركة حيث لا يتم مشاركة المعلومات بين الإدارات أو الأقسام. وهذا يمكن أن يسبب مشاكل عندما يحتاج الموظفون من الأقسام المختلفة إلى الوصول إلى البيانات من الأقسام الأخرى ولكنهم غير قادرين على الوصول إليها لأنهم ليسوا على اتصال مع بعضهم البعض في كثير من الأحيان (أو لا يتواصلون مع بعضهم البعض على الإطلاق).
المنظمة المركبة
تحتوي المنظمة المركبة على منظمتين وظيفيتين أو أكثر مدمجة في منظمة واحدة. يُطلق على هذا النوع من المنظمات اسم المنظمة المركبة لأنها تجمع بين وظائف مختلفة. مزايا هذا النوع من المنظمات هي: يمكن أن تكون فعالة للغاية عندما تكون هناك حاجة إلى أنواع متعددة من المهارات والموارد في الموقع أو المنطقة المحددة.
على سبيل المثال، لنفترض أن مؤسسة ما تريد الجمع بين موارد عمليات الإنتاج والتوزيع الخاصة بها. في هذه الحالة، يمكنها إنشاء مؤسسة مركبة. سيساعدها ذلك على تقليل تكلفة تشغيل مرافق متعددة وزيادة كفاءة العملية. يسمح للمؤسسات بالاستفادة من وفورات الحجم من خلال الجمع بين الوظائف المختلفة في وحدة واحدة. يساعد المؤسسات على الوصول إلى الموارد التي ربما لم تكن قادرة على استخدامها بفعالية بسبب احتياجاتها أو متطلباتها الخاصة.
التنظيم المصفوفي
تجمع المنظمة المصفوفية بين عناصر كل من الهياكل الوظيفية والمشروعية.
تحتوي منظمة المصفوفة على أقسام أو إدارات متعددة ولكن لديها أيضًا فرق متعددة الوظائف تقدم تقاريرها إلى مديرها الوظيفي ومدير مشروع لكل فريق مشروع يتم تعيينه.
وتتمثل فائدة هذا النوع من الهياكل في أنه يوفر الاستقرار والمرونة داخل المنظمة لأنه يمكن تكليف كل موظف بمشاريع متعددة في وقت واحد، اعتمادًا على مجموعة مهاراته وتوافره.
أما العيب فهو أنه عندما ينتقل الموظف من فريق مشروع إلى آخر، فقد يواجه صعوبة في مواكبة أحدث المعلومات لأنه لم يكن حاضرًا أثناء الاجتماعات الحاسمة أو تم اتخاذ القرارات دون مدخلات.
الخاتمة
قبل الشروع في مشروع جديد، من المفيد دائماً أن يعرف مدير المشروع نوع المؤسسة التي يعمل فيها. هذا الفهم سيعدك بشكل أفضل للتحديات التي تنتظرك ويساعدك على جعل عملك سهلاً قدر الإمكان.
والخبر السار هو أن معظم المنظمات المدرجة في دليل PMBOK® Guide تغطي كل نوع من الأنواع المختلفة وتقدم بعض الأفكار حول الاختلافات بينها.