عندما يصطدم أعضاء الفريق: إدارة النزاع في بيئة الفريق – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

في عالم مثالي لإدارة المشاريع، سيتم إنجاز جميع المشاريع في الوقت المحدد وضمن النطاق المحدد وفي حدود الميزانية. لكن أي مدير مشروع ممارس سيخبرك بالواقع المحزن: لا تسير الأمور دائمًا كما هو مخطط لها. وبهذا المعنى، من المعقول أن يحدث تعارض في مرحلة ما من مراحل تطوير مشروعك. إن اتخاذ الإجراءات الوقائية والتصحيحية المناسبة ضد هذا التعارض سيمنح مشروعك أعلى احتمالات النجاح. ومع ذلك، نعلم جميعًا أن الأمر ليس دائمًا بهذه البساطة؛ فقد تكون إدارة النزاع أمرًا صعبًا.
في هذه المقالة، سنشرح بعض النصائح للتخفيف من حدة النزاعات المحتملة في المشروع.
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوِّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
احتضن الصراع
غالبًا ما تتألف فرق إدارة المشاريع هذه الأيام من أعضاء الفريق الذين لديهم مجموعة واسعة من الخلفيات والمعتقدات والمهارات والخبرات. وغالبًا ما يكون هذا التنوع هو ما يؤسس لجهد تعاوني فريد من نوعه ويعزز الإنتاجية منقطعة النظير في بيئة متعددة الوظائف. ولسوء الحظ، فإن وجهات النظر الفريدة هذه هي أيضًا الجذر النموذجي للنزاع. وبالتالي، فإن الصراع سيوجد في أي بيئة فريق تقريبًا، ولكن تحديد هذا الصراع وإدارته بفعالية في الوقت المناسب سيؤدي إلى أعلى احتمالية لنجاح المشروع. وكما ذكر جريج د. ريتشي، أحد مدربينا المتخصصين في الإعداد لامتحان PMP®، فإن التعرف على الخلفية الشخصية لأعضاء الفريق وتقييم هذه العوامل في القرارات الإدارية هو جزء مهم من الإدارة الفعالة للفريق.
الصراع المعرفي مقابل الصراع العاطفي
من المهم أن نلاحظ في هذه المرحلة التمييز بين الصراع المعرفي والعاطفي. وقد صاغ المصطلحان ألين سي. أماسون من جامعة ولاية ميسيسيبي، وهما يمثلان على التوالي الصراع البنّاء والمدمّر (يشار إليهما أيضًا باسم الصراع الوظيفي والعاطفي). غالبًا ما يستهدف الصراع المعرفي القضايا أو الأفكار أو المبادئ أو العمليات. ويُنظر إلى هذا النوع من النزاعات على أنه إيجابي، وعادةً ما ينتج عنه حل للمشكلة، وتطوير مهارات إدارة النزاع لأعضاء الفريق المعنيين، وتماسك الفريق بشكل عام. في المقابل، يستهدف الصراع العاطفي الأشخاص أو العواطف أو القيم، وهو التنوع الذي يجعل فرق المشاريع متعددة الوظائف رائعة جدًا. ويرتبط هذا النوع من النزاعات بالصراع الشخصي داخل الفريق، وانخفاض الروح المعنوية، والانحراف عن أهداف المشروع المهمة، ونادرًا ما يتم التوصل إلى حل متفق عليه.
وبالتالي، فإن تحديد جذور النزاع أمر في غاية الأهمية. وفي الخطوات الأولية لإدارة النزاع، فإن أفضل صديق لك هو الأذن الصاغية. سيمنحك الجلوس شخصيًا مع جميع الأطراف المعنية فهمًا أكبر للسبب الكامن وراء النزاع. تفهّم في هذه العملية أن الناس قد لا يشاركونك وجهة نظرك حول القضية وابذل كل محاولة لتكون محايدًا. تجنب التصرف بشكل متسلط أو دفاعي، وعلى الرغم من صعوبة ذلك كمدير، ابذل قصارى جهدك لسماع جميع جوانب القصة قبل محاولة حل المشكلة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
إدارة النزاع
بمجرد تحديد مصدر المشكلة واستنفاد جميع مصادر المعلومات حول المشكلة، يمكننا الانتقال إلى إدارة المشكلة بفعالية. العملية بسيطة:
الاعتراف بالنزاع – لا تتجاهل المشكلة المطروحة! قد يعتبر بعض مديري المشاريع أن النزاع تافهًا، بينما قد يواجه البعض الآخر صعوبة في تمييزه عن النقاش الطبيعي والصحي. تأكد من معالجة المشكلة على الفور، وحددها على هذا النحو لكل عضو من أعضاء الفريق حتى يدركوا أنه يجب التعامل معها.
مناقشة التأثير – إذا وصل الخلاف إلى حد تعطيل بيئة الفريق (وهو ما حدث على الأرجح)، اجلسوا كفريق وناقشوا تأثيرات الخلاف على الإنتاجية والأداء.
إشراك الجميع – من أجل حل المشكلة بفعالية، يجب أن يوافق جميع أعضاء الفريق، بما في ذلك أولئك الذين لا يشاركون مباشرة في النزاع، على التعاون على حل المشكلة. من المهم أن يأتي الفريق أولاً في هذا الصدد.
توضيح المشكلة المطروحة – اطلب من كل طرف متورط في النزاع مناقشة آرائه فيما يتعلق بالنزاع في بيئة مفتوحة وغير متحيزة. سيسمح ذلك لكل عضو في الفريق برؤية جميع جوانب القصة واتخاذ قرار مستنير فيما يتعلق بالإجراء التصحيحي.
إجراء تصويت – إنه مشروعك أنت، لكنه لن يتم إنجازه إذا لم يكن أعضاء فريقك على نفس الصفحة. في بعض الحالات، لا سيما تلك التي تنطوي على مواعيد نهائية وشيكة أو نزاعات تافهة بالفعل، يجب اتباع نهج موثوق. ولكن، إذا كان ذلك ممكنًا ودون إعاقة أهداف المشروع، اسمح لفريقك بالعمل كفريق واحد من أجل إيجاد حل فعال.
منع النزاع
بالطبع، من المتوقع حدوث نزاعات من حين لآخر. ولكن فيما يلي بعض النصائح التي تم تطويرها للحد من النزاعات والتخفيف من حدتها، خاصةً النزاعات العاطفية:
قم بإجراء اجتماع “تعرّفوا على بعضكم البعض” – كما ذكرنا، من المحتمل أن يتكون فريق مشروعك من مجموعة متنوعة من الأشخاص الذين غالباً ما يكونون غير مألوفين لبعضهم البعض. سيؤدي عقد هذا الاجتماع إلى تعريف أعضاء فريقك ببعضهم البعض وبخلفياتهم الشخصية، ومن المحتمل أن يقضي على السبب الكامن وراء مشكلة النزاع العاطفي.
وضع خطة عمل في وقت مبكر – ربما كتحذير من عملية تقييم المخاطر، ضع مبادئ توجيهية مع أعضاء فريقك في معالجة النزاعات والتعامل معها عند حدوثها. إن إشراكهم في عملية اتخاذ القرار هذه لا يوفر وعيًا موحدًا بهذه الإجراءات فحسب، بل يساعد أيضًا على تعزيز الحياد والحلول التعاونية.
استخدم سياسة “الباب المفتوح” – نظرًا لأن مسؤولية مدير المشروع في نهاية المطاف تقع على عاتق مدير المشروع لتسهيل التفاهم بين أعضاء الفريق، فإن التواجد كمصدر للمعلومات أمر بالغ الأهمية في إدارة النزاعات (والمشروع) بفعالية. اجعل أعضاء فريقك على علم بأنك متاح في حالة وجود مشكلة، وأكد لهم أنه سيتم التعامل مع مشاكلهم على الفور وبنزاهة.
تذكر أن النزاع أمر حتمي بل وصحي في بعض الأحيان في تطوير المشروع. من خلال التخطيط الصحيح والتقنيات والإدارة الصحيحة، فإن التخفيف من حدة النزاعات المختلة أمر بسيط. كن متواجدًا من أجل فريقك، وتعرف على كل واحد منهم على المستوى الشخصي، وفوق كل شيء، استمع إليهم.
لمعرفة المزيد، اطّلع على دورة إدارة النزاعات PDU.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت