في عالم مثالي لإدارة المشاريع ، سيتم تنفيذ جميع المشاريع في الوقت المحدد ، وضمن النطاق ، وتحت الميزانية. لكن أي مدير مشروع ممارس سيخبرك بالحقيقة المحزنة: الأمور لا تسير دائمًا كما هو مخطط لها. بهذا المعنى ، من المعقول أن يحدث التعارض في مرحلة ما من تطوير مشروعك. اتخاذ الإجراءات الوقائية والتصحيحية المناسبة ضد هذا التعارض سيمنح مشروعك أعلى احتمالية للنجاح. ومع ذلك ، نعلم جميعًا أن الأمر ليس بهذه البساطة دائمًا ؛ يمكن أن تكون إدارة الصراع صعبة.
احتضان الصراع
غالبًا ما تتكون فرق إدارة المشاريع هذه الأيام من أعضاء فريق لديهم مجموعة واسعة من الخلفيات والمعتقدات والمهارات والخبرات. في كثير من الأحيان ، هذا التنوع هو الذي يؤسس جهدًا تعاونيًا فريدًا ويعزز إنتاجية لا مثيل لها في بيئة متعددة الوظائف. لسوء الحظ ، فإن هذه المنظورات الفريدة هي أيضًا الجذر النموذجي للصراع. وبالتالي ، سيوجد التعارض في أي بيئة جماعية تقريبًا ، ولكن تحديد هذا التعارض وإدارته بشكل فعال في الوقت المناسب سيؤدي إلى أعلى احتمالية لنجاح المشروع. كما استشهد من قبل جريج دي ريتشي ، أحد مدربي الإعداد لامتحان PMP® الخاص بنا ، فإن تثقيف نفسك حول الخلفية الشخصية لأحد أعضاء الفريق وتقييم هذه العوامل في القرارات الإدارية يعد جزءًا مهمًا من إدارة الفريق الفعالة.
المعرفي مقابل الصراع العاطفي
من المهم أن نلاحظ في هذه المرحلة التمييز بين الصراع المعرفي والعاطفي. المصطلحات ، التي صاغها ألين سي أماسون من جامعة ولاية ميسيسيبي ، تمثل على التوالي الصراع البناء والمدمّر (يشار إليه أيضًا باسم الاختلال الوظيفي والوظيفي). غالبًا ما يهدف الصراع المعرفي إلى القضايا أو الأفكار أو المبادئ أو العمليات. يُنظر إلى هذا النوع من الصراع على أنه إيجابي ، وعادة ما يؤدي إلى حل مشكلة ، وتطوير مهارات إدارة الصراع لأعضاء الفريق المعنيين ، وتماسك الفريق بشكل عام. في المقابل ، يستهدف الصراع العاطفي الأشخاص أو العواطف أو القيم ، وهو التنوع الذي يجعل فرق المشروع متعددة الوظائف رائعة للغاية. يرتبط هذا النوع من الصراع بالصراع الشخصي داخل الفريق ، وانخفاض الروح المعنوية ، والانحراف عن أهداف المشروع المهمة ، ونادرًا ما يكون حل مقبول.
على هذا النحو ، فإن تحديد جذر الصراع أمر في غاية الأهمية. في الخطوات الأولية لإدارة الصراع ، يكون أفضل صديق لك هو أذن نشطة. سيعطيك الجلوس شخصيًا مع جميع الأطراف المعنية فهماً أكبر للسبب الأساسي. افهم في هذه العملية أن الأشخاص قد لا يشاركونك وجهة نظرك حول هذه القضية وأن يبذلوا قصارى جهدهم ليكونوا محايدين. تجنب التصرف بشكل موثوق أو دفاعي ، وبذل قصارى جهدك لسماع كل جوانب القصة قبل محاولة حل المشكلة ، على الرغم من صعوبة ذلك كمدير.
صراع إدارة
بمجرد تحديد مصدر المشكلة واستنفاد جميع مصادر المعلومات حول المشكلة ، يمكننا الانتقال إلى إدارة المشكلة بشكل فعال. العملية بسيطة:
الإقرار بالنزاع – لا تتجاهل القضية المطروحة! قد يعتبر بعض مديري المشاريع الصراع تافهًا ، بينما قد يواجه الآخرون صعوبة في تمييزه عن النقاش العادي والصحي. تأكد من معالجة المشكلة على الفور ، وتحديدها على هذا النحو لكل عضو في الفريق حتى يدركوا أنه يجب التعامل معها.
ناقش التأثير – إذا وصل الصراع إلى نقطة الاضطراب في بيئة الفريق (كما هو محتمل) ، اجلس كفريق وناقش آثار النزاع على الإنتاجية والأداء.
إشراك الجميع – من أجل حل المشكلة بشكل فعال ، يجب أن يوافق جميع أعضاء الفريق ، بما في ذلك أولئك الذين لم يشاركوا بشكل مباشر في النزاع ، على التعاون في حل المشكلة. من المهم أن يأتي الفريق أولاً في هذا الصدد.
توضيح القضية المطروحة – اطلب من كل طرف مشارك في النزاع مناقشة آرائه بشأن النزاع في بيئة مفتوحة وغير منحازة. سيسمح هذا لكل عضو في الفريق برؤية جميع جوانب القصة واتخاذ قرار مستنير فيما يتعلق بالإجراء التصحيحي.
خذ تصويتًا – إنه مشروعك ، لكن لن يتم تنفيذه إذا لم يكن أعضاء فريقك على نفس الصفحة. في بعض الحالات ، لا سيما تلك التي تنطوي على مواعيد نهائية وشيكة أو نزاعات تافهة بالفعل ، يجب اتباع نهج موثوق. ولكن ، إذا كان ذلك ممكنًا ودون إعاقة أهداف المشروع ، اسمح لفريقك بالعمل كفريق واحد من أجل إيجاد حل فعال.
منع الصراع
بالطبع ، الصراع العرضي هو أمر متوقع. ولكن فيما يلي بعض النصائح التي تم تطويرها للحد من النزاعات وتخفيفها ، وخاصة الصراع العاطفي:
عقد اجتماع “التعرف على بعضنا البعض” – كما ذكرنا ، من المحتمل أن يتكون فريق المشروع الخاص بك من مجموعة متنوعة من الأشخاص الذين هم في كثير من الأحيان غير مألوفين مع بعضهم البعض. سيؤدي إجراء هذا الاجتماع إلى تعريف أعضاء فريقك ببعضهم البعض وخلفياتهم الشخصية ، ويمكن أن يقضي على السبب الكامن وراء مشكلة الصراع العاطفي.
قم بإنشاء خطة عمل مبكرًا – ربما كتحذير لعملية تقييم المخاطر ، ضع إرشادات مع أعضاء فريقك في معالجة النزاعات والتعامل معها عند حدوثها. إن إشراكهم في عملية صنع القرار هذه لا يوفر فقط وعيًا موحدًا بهذه الإجراءات ، ولكنه يساعد أيضًا في تعزيز الحياد والحلول التعاونية.
استخدام سياسة “الباب المفتوح” – نظرًا لأن مسؤولية مدير المشروع في نهاية المطاف هي تسهيل التفاهم بين أعضاء الفريق ، فإن التوفر كمورد أمر بالغ الأهمية في إدارة الصراع (والمشروع) الفعال. أخبر أعضاء فريقك بأنك متاح في حالة حدوث مشكلة ، وأكد لهم أنه سيتم التعامل مع مشاكلهم على الفور وبشكل محايد.
تذكر أن الصراع أمر لا مفر منه بل وصحي في بعض الأحيان في تطوير المشروع. مع التخطيط والتقنيات والإدارة الصحيحة ، يكون التخفيف من حدة النزاعات المختلة أمرًا بسيطًا. كن متواجدًا من أجل فريقك ، واعرف كل واحد منهم على المستوى الشخصي ، وقبل كل شيء ، استمع.
